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“六招”写好申报材料
“六招”写好申报材料作者/李利利
申报材料是上级机关考察、考核下级单位工作开展、落实情况的主要依据之一。特别在年末之际，各单位要写作大量的申报材料，展示本单位的工作落实情况，争取在考察、考核中获得好成绩。因此写作申报材料不仅是秘书工作的重要内容，也是秘书必须掌握的工作技能之一。在此，笔者整理多年的申报材料写作经验，与秘书朋友们分享。
一般认为，写作申报材料应该先整理、收集材料，再动笔写作。而笔者认为，该写作方法欠妥。要写好申报材料，应当按照“研究考核标准”、 “分析实际状况”、 “梳理写作思路”、“构建文章框架”、 “写作具体内容”、 “进行对标核查”六个步骤来进行。
一、认真研究考核标准
研究上级机关发送的关于报送申报材料的文件是写作申报材料的第一步。认真研究上级文件对申报材料的要求，是写好申报材料最基础的环节，也是最重要的前提。
（一）明确考察考核项目及标准。秘书在写作申报材料前，首先要仔细研读上级机关印发的文件，对文件精神及对申报材料的具体要求做到心中有数。一是要通读、研读文件全文，明确写作申报材料的目的，特别要明确上级机关通过申报材料想实现的目的。二是要明确上级机关通过申报材料来考察、考核的项目，以及相对应的考核标准。这些项目及标准，一般都会在文件中或者是文件的附件中予以明确，秘书要仔细研读，将其内化于心。
（二）抓住关键考核内容和要求。在仔细研读上级机关文件、明确考核内容及项目的基础上，秘书要即时提炼，抓住考察、考核的关键内容，并熟知与之相对应的具体要求。抓住关键考核内容及要求，便于在文章构思、具体写作的过程中突出重点，向上级充分展示其想了解的内容。
（三）纵向分析比较考核标准。在研读申报材料要求及考核标准时，秘书要有意识地展开“三看”，即“看过去”、 “看现在”、 “看未来”。“看过去”指的是秘书要知道同样的申报材料在去年、前年的考核要求是什么； “看现在”指的是秘书要掌握当前申报材料的要求； (申报材料 www.fwsir.com)“看未来”指的是秘书在比较过去、现在对同一或者类似申报材料要求的基础上，预测今后对这一申报材料的要求及其考核方法、标准。对比研究过去、，现在的考核标准，有助于秘书与时俱进，具体问题具体分析，根据不同要求及标准写作不同的申报材料。
只有在仔细、充分研读上级机关文件精神，明确、掌握上级机关考察、考核内容项目以及与之相对应的衡量标准的基础上，秘书方能更好地写作申报材料。
二、仔细分析实际状况
仔细分析、研究本单位的实际状况，是秘书写作申报材料的第二步。秘书在掌握了考察考核项目及评价标准之后，要迅速投入到分析、梳理本单位实际情况以及相关材料的工作中。
（一）明确现成的相关材料。在分析本单位实际状况、梳理整理相关材料时，秘书要对照申报材料要求，整理好自己清楚知道或者通过其他途径能得到的相关资料，将这些材料——列表登记。同时，还要考虑这些材料的应用范围、位置安排、展示方式以及使用后所体现出的价值等。
（二）明晰需要挖掘的材料。在写作申报材料的过程中，较麻烦、耗时较多的工作是收集、分析、总结挖掘资料。有的资料是现成的，有的资料是半成品，而很多资料需要秘书通过分析或者协同生产统计部门一起挖掘整理。一般而言，具体做法、比较数据、出现问题的客观原因以及形成的模式、经验等要素材料需要进一步挖掘。如可将具体生产项目以年度为单位进行比较，挖掘历年来持续增长的项目，并分析原因、展示具体做法。
（三）清楚展示有特色的内容。秘书要对如何充分展示本单位工作中形成的特有模式、经验等“特色产品”做到心中有数。这些特色材料，秘书可通过如下方法获得：一是在日常工作中特别是在材料整理的过程中，注意收集、整理、提炼；二是通过业务部门的介绍、推荐而获得；三是在准备材料的过程中，通过横向、纵向分析比较而挖掘、发现。在写作申报材料时，秘书一定要有“特色理念”，以充分展示本单位独具特色的工作方法、生产管理模式、创新经验及其所带来的价值提升。
写作申报材料时，秘书要围绕各项要求及评定标准，立足本单位实际情况，全面梳理、仔细分析所需要的资料，明确哪些资料可以直接引用，哪些资料需要进一步挖掘与整理。秘书在收集、整理材料的过程中，要围绕评定标准分析每一类资料所体现出的价值以及在材料中的展示方式等。
三、全面梳理写作思路
在掌握考核标准、材料写作要求并收集整理相关资料的基础上，秘书要围绕考核要点、本单位特色工作或者亮点工作展开构思，理顺写作思路。
（一）紧紧围绕考核要点。秘书在构思时，要将各项考核要点内化于心，并紧紧围绕考核要点展开。秘书要对所有考核标准按重要程度排序，即根据考核要求在材料整体要求中所占比重加以排序。基本要求、关键要点等是材料得分的关键点，应当优先、着重考虑。
（二）主要扣住得分项目。秘书既要紧紧围绕考核要点构思，又要根据本单位的实际情况，紧紧扣住本单位能够“得分”的内容进行。在构思时，对本单位已经完成、比较出色的内容应当重点考虑，对于完成情况一般甚至没有完成的相关内容，可适当减弱其在材料中的比重。
（三）贯穿展示自身特色。在构思时，秘书要充分考虑本单位的特色，特别是能通过数据等资料展示的特色要作为重要内容加以安排。在这个过程中，秘书要根据本单位的实际情况进行梳理。如果该特色属于上级考核的关键点，秘书可以将其“放大”，使其成为本单位申报材料的核心；如果特色产生于重要的考核项目上，秘书在构思时就要充分考虑如何展示特色。
（四）排定内容先后次序。在围绕考核项目要点和自身特色构思的基础上，秘书要对所有材料进行排序。排序时，一要深入分析考核项目之间的内在逻辑关系，二要认真考虑自身特色与考核项目之间的逻辑关系，三要全面权衡“得分点”与“失分点”之间的逻辑关系。总之，在材料的整体布局上，最为重要的内容、最为突出的特色、最为明显的“得分点”一定要排在靠前位置；在材料的某一部分中，最能展示工作实况、工作成绩和自身特色的内容，应当优先安排。
四、慎重构建文章框架
构建文章基本框架是秘书写作申报材料的第四步。在理顺材料写作思路的基础上，秘书应当搭建材料基本框架，包括概括文章题目、写作文章二级标题、列出文章二级标题下的主要内容点、写作导语及结束语等。
（一）亮化文章题目和标题。俗话说，题好文一半。申报材料也是如此。如果能够写出一个切合要点、特色突出、简洁明了、朗朗上口的申报材料标题，则申报材料几乎成功了一半。在确立文章框架时，秘书要先拟好文章题目，然后列出文章二级标题，再写好文章的导语与结束语。题目是整个申报材料的统帅、灵魂。写作时要注意如下几个方面：一是要紧紧围绕关键考核要点或者突出特色概括总结，二是要尽量简短、易懂，三是要应用对仗、借代等文学手法加以美化。拟定二级标题时应注意以下四点：一是要紧紧围绕文章题目展开，所有二级标题的“合集”即为文章的标题；二是要合理安排二级标题的先后次序，重要的、特色突出的优先安排；三是二级标题尽量“一气呵成”，逻辑性强、前后呼应；三是在列出二级标题后，要逐个点出该标题下所要呈现的、展示的、写作的内容要点，并对其排序；四是要力求二级标题的写作思路、写作手法、外在形式的协调、统一。
（二）写好导语与结束语。导语与结束语应当作为申报材料的组成部分通盘考虑。写作导语应当注意如下几个方面：一是要交待上级机关的文件精神及要求；二是要概括介绍本单位执行的过程；三是要归纳出本单位取得的成绩及经验；四是要力求精简，多用短句，多用数据，多写实际做法，少用套话空话。在写作结束语时应注意如下几个方面内容：—是要对整篇文章的内容进行小结；二是要对申报材料所反映的具体做法以及取得的成绩进行概括总结；三是要对整个单位的工作作自我评价；四是要展示下一步的工作思路、计划。
在理顺思路之后，应当抓住申报材料的文章题目、导语、二级标题、结束语等基本内容，拟定文章写作框架。
五、巧妙写作具体内容
写作具体内容是写作申报材料的第五步。在明确考核要点及标准、掌握实际情况及资料、完成思路梳理、拟定文章架构之后，对于整个申报材料写作而言，主要内容已经完成。接下来秘书只需对照已经拟定的文章“骨架”添补“血肉”即可。在填充具体内容的过程中，秘书应当掌握如下几个方面的技巧。
（一）形成一种写作视角。在申报材料写作过程中，秘书要逐步形成一种写作视角，即通过横向分析比较和纵向观察发现发展趋势来写作。在具体内容的写作过程中，秘书要通过横向、纵向两个方面的比较，充分展示所获得的成果。特别在写作关键内容时，更要在这一视角的指导下组织语句，整理展示数据。
（二）套用一个写作范式。在写作具体内容的过程中，秘书要学会套用一种写作范式。在拟定好文章标题的基础上，在标题下填充具体内容时，秘书应当套用如下范式，即先陈述工作开展思路，然后陈述具体做法，再展示所取得的成果。其中要对做法与成果展开定量分析，对思路与效果进行定性总结。
（三）掌握一个写作技巧。在具体内容写作过程中，秘书应当掌握一个写作技巧。这个技巧包括两个方面：一是要用具体措施吸引眼球，二是要用数据分析说服审阅者。写作具体内容时，可分类陈述本单位实施关键项目时采取的具体措施，大量列举具体做法、案例、经验等，以充实和丰富申报材料，吸引审阅者、评定者的眼球。同时，要通过分析数据的方法，展示如何具体开展工作，取得的成果如何丰硕等。
六、务必进行对标棱查
检查、修改完善申报材料是秘书写作申报材料的第六步。在检查申报材料时，对文章逻辑、文章架构、文字语言等方面要全面检查，重点要对照申报材料的写作要求及评定标准进行全面的检查、评定。秘书可以假设自己是评审者，当看到这样的申报材料时，该如何对照既有的标准打分评价。
（一）检查考核内容是否齐全。在初步写完申报材料后，秘书要对照上级机关的要求及评价标准对全篇材料进行检查，主要看所写的题目、二级标题、三级标题、具体内容是否符合评审要求，是否与上级机关的评定标准相符，是否能够在诸多的申报材料中脱颖而出。同时，秘书还要检查，上级机关所要考察、考核的内容是否齐全，反映材料是否充分展示了关键的“得分点”所要的内容，是否能够得到应得的和力争能够得到的“分数”。
（二）检查自身特色是否展示充分。在检查所写内容是否符合申报材料的写作要求及评定标准的基础上，秘书还应当审查申报材料是否充分展示了本单位工作中形成的先进做法、经验及模式。一般情况下，一个申报评优项目常会有多家单位展开角逐。秘书想让自己单位的申报材料“鹤立鸡群”，就必须在材料中充分展示本单位的经验与做法。所以，秘书在写完申报材料后，一定要检查申报材料是否充分展示了本单位的特色，以及特色是否鲜明。
（三）检查结构、语法、标点及数据等。在完成写作后，秘书还要检查文章题目是否与文章内容相切合，文章的结构是否合理、完整，文章的语言运用是否妥当、语句是否通顺，文章的前后逻辑顺序是否合理，文章标点使用是否正确，以及所采用的数据是否真实合理，能否经得住推敲与考证。 仔细检查申报材料并作适当的修改完善，是写作申报材料的最后一步，也是不可缺少的一步。秘书在写作时，一定不能小看甚至忽略了这一步。
一般来说，通过提交申报材料的方式评优的工作在每年特别是年底都要展开。秘书必须直面申报材料写作工作，不怕、不急、不妥协，积极、主动、认真地完成写作任务。我们相信，按照上述六个步骤，秘书一定能够写出适合本单位实际、能够充分展示本单位特色的具有说服力的申报材料。
（作者单位：中国移动重庆 公司城区一分公司）
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