秘书随从事务的工作程序

秘书随从事务的工作程序

　　秘书随从事务的工作程序随从事务的类型很多，诸如随领导进行商务调查研究、随领导出席会议、谈判、商务出访。以下是小编整理的秘书随从事务的工作程序，仅供参考，希望能够帮助到大家。

　　随从事务的类型很多，诸如随领导进行商务调查研究、随领导出席会议、谈判、商务出访（出县、出省、出国）。随从事务，往往内容不同，时间有短长，但其工作程序都大致雷同。以随从领导出访为例，其工作程序大致可分为三个阶段：

　　1、准备阶段

　　当领导确定出访后，秘书要在出发前做好充分的准备工作，包括思想、组织、物质和资料等方面的准备工作。

　　（1）思想准备。秘书要了解商务出访的意图、目的；出访的内容和重点；邀请单位和对象；参加出访的有关人员；出访的大致日程安排；希望邀请单位做哪些准备工作等。

　　（2）组织准备。秘书要做到：根据领导指示拟制出访方案；通知有关部门确定参加出访的随从人员名单，并进行编组和分工；组织所有人员参加预备会，听取领导关于预备工作的指示，学习有关文件，布置具体任务；印发出访方案和日程安排；与邀请单位联系，使其有所准备。

　　（3）资料准备。秘书要收集：邀请单位的历史沿革，领导班子，当前工作发表及评价的资料；同出访工作相关的领导指示政策，法规性文件；同出访中心内容相关的理论和典型经验方面的资料；出访地区有关地理、气候、交通情况以及风土人情方面的资料。

　　（4）物质准备。秘书要携带：办公用具、常用药物、差旅费以及照相机、收录机等文化用品。

　　2、出访阶段

　　（1）做好组织安排。领导商务出访免不了有察看商品生产现场，召开座谈会或个别访问等形式。这就要求随从秘书为之安排好时间、地点和有关人员。无论哪种活动，随从秘书都要做好记录，以便事后分析、研究。

　　秘书看到、听到的情况要及时、准确地向领导汇报。

　　（2）主动提出建议。在出访阶段，随从秘书如发现问题，应主动向领导提出如何处理的建议。

　　（3）及时同企业联系。在领导出访期间，秘书要同原企业及时沟通信息。如将外出领导的活动情况及时用通讯工具告知企业，使企业留守领导者掌握外出领导的状态。同时也要从企业内部获取信息，使外出领导及时了解领导的重要指示，以及原企业的工作动向，保证领导信息灵通，以利实施不间断的指挥。

　　（4）处理好日常事务。随从秘书要主动处理日常的事务工作。在组织安排中碰到人事、时间、地点等方面的矛盾，要主动协调，尽量做好事半功倍，提高效率。还要尽可能保证首长的生活和休息，使之身心健康、精力充沛地投入工作。

　　3、结束阶段

　　随从秘书要做好出访活动的善后工作，这个阶段主要有：

　　（1）做好返程安排。联系安排好返程的交通工具，预定好车、船、机票，安排好途中食宿，确保领导的安全。

　　（2）整理调查资料。回企业后，要把出访中发现的问题整理归纳成条，提出改进工作、解决问题的建议。

　　（3）抓紧有关问题的落实。在出访时，领导答应办的事，回企业后秘书要及时通知、督促有关部门抓好落实，做到言而有信，件件有着落，事事有回音。

　　（4）报销差旅费。随从秘书要协助领导结算开支、报销差旅费、偿还预借款。

　　（5）回顾总结。随从秘书工作要对自己跟随领导出访期间的工作进行回顾总结，主动征求领导的批评、帮助，这对秘书自身的提高不失为一种有效的办法。

　　秘书在整个跟随领导外出活动期间要时刻注意维护领导的威信，执行政策，遵守纪律，谦虚谨慎，平易近人，为领导、也为秘书自身树立良好的形象。

　　扩展资料：

　　怎么做好秘书随从

　　随从工作是秘书部门的一项经常性工作，是秘书为领导活动服务的重要体现。做好随从工作，对于促进领导作风的转变，抓好各项工作的检查落实，提高领导工作效率，树立领导机关的威信，锻炼和提高秘书人员的素质，具有十分重要的意义。

　　一要进行充分准备

　　当领导决定外出视察后，在出发前，秘书应当抓紧时间进行充分的准备。“兵马未动，粮草先行。”准备工作的好坏，对视察工作的成败有着十分重要的影响。

　　一是做好思想准备。在视察前，秘书一定要摸清、摸透领导视察的意图，明确自己的任务。主要包括：视察的指导思想和目的，视察的内容和重点，视察的对象（单位），视察时大致的日程安排，参加视察的有关人员，要求被视察单位做哪些准备工作,视察前需要召开什么预备会议等。思想准备还包括认真学习领会上级的有关指示精神，本级党委、领导的意图、决定和工作安排，熟悉、掌握基层特别是视察对象的有关情况，以便在视察中当好领导的参谋和助手，做好咨询服务工作。

　　二是做好组织准备。秘书是随从工作的组织者，应重点做好四项工作。

　　①根据领导指示拟制视察工作方案，如果是调查研究,要拟制调查提纲、调查问卷、调查表等；

　　②通知有关部门确定参加视察的人员名单，并进行编组和分工，指定各组负责人、记录人；

　　③通知有关人员参加预备会，听取领导关于视察工作的指示，学习有关文件，布置任务；

　　④印发视察方案和视察日程安排表。

　　三是做好资料准备。资料准备十分重要，有了资料，一方面可以做好领导的咨询服务工作，防止一问三不知；另一方面可以更全面地研究问题，提高调查研究的效率和撰写材料的速度。一般来说，秘书应当携带这样一些资料：

　　①被视察单位的历史沿革、领导班子配备及人员简况、当前工作情况及与其相关的评价资料；

　　②与视察中心内容相关的上级指示；

　　③与视察中心内容有关的理论材料、经验材料及各种信息资料；

　　④视察地区的有关地理、气候、交通以及历史、人文情况的资料。

　　四是做好后勤物资准备。除了准备好领导的办公用具、生活用具、必备药物外，还要预支足够的差旅费，提前订购车票、船票或飞机票。

　　二要深入实际搞好调查研究

　　视察阶段是深入实际、调查研究的阶段，是秘书工作最繁忙的阶段，也是全面发挥秘书才能的阶段。一般来说，应抓好以下几个主要环节。

　　一是深入调查，了解情况。视察就是调查研究。领导了解情况的办法不外乎三种：一个是到各个现场看一看，叫现场观察；再一个是召开有关会议（干部汇报会、群众座谈会）听一听，叫听取汇报；还有一个是分别我不同层次的干部、群众谈一谈，叫个别谈话。这一阶段秘书的主要职责是做好安排和记录工作。这里要做好以下几点：①现场观察要仔细。要善于从现象中捕捉具有典型意义的事物，提供给领导作参考。②会议记录要认真。在听取基层单位领导同志汇报工作时，秘书除了应事先将有关资料送领导熟悉外，还应按照领导意图事先向有关同志通知会议的议题，让有关同志做好准备。对领导在会议上的讲话、各类人员的汇报、发言应详细记录，如发现有出入和矛盾的地方，要核实清楚。③走访谈话要深入。深入群众，进行个别走访谈话，往往能了解到许多汇报会上听不到的真实情况。在个别走访谈话时，秘书和领导有时是分头进行的。秘书要学会接近群众，与群众交朋友，取得群众的信任，以便深入地了解情况，认真听取各方面群众对当地工作提出的意见，收集群众的各种要求和反映，并及时向领导汇报。④反映情况要准确。秘书对基层群众反映的情况,事先要调查了解清楚，然后再向领导报告。报告情况一定要实事求是，准确无误，切忌用“大概”、“可能”之类的词语。要客观地反映基层单位的实际情况，切忌主观臆断，掺杂个人成见。领导为了掌握工作进度，一般情况下每天都要召开工作组碰头会,收集有关情况，布置翌日工作。秘书要负责通知，并做好记录、收集、整理有关材料的工作。每一项工作或每一阶段工作结束后，都要及时进行总结。当视察工作进入尾声时，领导的主要活动集中在总结讲评、讲话作指示上。这一阶段的秘书工作进入紧张的脑力劳动阶段，突出地表现在写材料上。为了写好有关材料，应注意三点：一要随时注意领会领导意图。秘书要在整个视察过程中，随时留心并记下领导对某一问题的看法、评价、指示。秘书要把领导在不同时间、不同地点讲出来的零散的观点集中起来、连贯起来，加以分析，找出共同点，就能把握领导意图，写作时就能做到符合领导意图。二要及时整理所得材料。视察工作一开始，秘书就应着手收集和整理调查材料，为最后写总结讲评材料、调查报告做好准备。三要加强请示报告。无论是写情况反映、专题报告，还是写总结讲评材料，秘书都应当首先列出提纲，向领导请示，然后根据领导意图动笔起草。这样可以避免返工现象，提高文章的成功率。

　　二是提出建议，解决问题。视察就是要解决问题。领导和秘书要牢固树立为基层服务的思想，不要一味责备基层，要体谅基层的实际困难，力争为基层多办几件实事，扎扎实实地帮助基层解决一些实际问题。对基层提出的问题，秘书人员要摸清情况,提出处理意见，供领导参考。当时能解决的，建议领导及时给予解决；不能解决的，要向基层解释清楚；属于有关部门职权范围的，要转告有关部门，并将办理情况及时报告领导或通知有关单位。对于来访人员，秘书要热情接待，协助领导处理好来访人员反映的问题。对于无正当理由、胡搅蛮缠的人，要加以劝阻，不让他们干扰领导工作。

　　三是加强联系，沟通信息。领导虽然离开机关下到基层，但仍然需要掌握全局情况，并经常发出指示指导全局工作。这就需要秘书在下基层期间仍要加强同机关的联系，沟通信息。①领导每到一地，秘书都应将领导活动情况及时用电话告知机关，使机关掌握领导动态，以便遇到紧急事情及时请示报告。②秘书要及时向领导转呈机关、基层单位的请示、报告，传达领导对机关、基层工作的指示，并注意检查落实情况，及时报告领导。③每到一个单位，秘书都应及时同所在单位机要、保密、收发部门取得联系，以便领导能及时看到上级下发的电报和重要文件，能读到报纸、刊物，保证领导信息灵通，耳聪目明，能够实施不间断的指挥。

　　四是处理事务，力争主动。跟随领导视察工作，有大量的日常事务性工作需要处理。秘书人员要积极主动、周到细致地做好这些工作，否则一个环节出现纹漏，就会影响整个工作。①细心安排领导的工作、生活和休息，保证视察工作有秩序地进行，保证领导身体健康、心情舒畅、精力充沛地投入工作。②每视察完一个单位，要提前与下一个视察单位取得联系，以便对方做好接待准备工作。③联系安排好交通工具（汽车、火车、飞机或轮船等），预订车、船票，定准出发时间、地点，及时通知领导和有关人员，并联系安排好途中食宿、警卫等事项，确保领导的安全。

　　三要抓紧做好解决问题等工作

　　视察工作的结束并不意味着该次视察的秘书工作也随之结束,秘书尚有许多工作要做。概括起来，主要应抓好以下几项工作。

　　一是提出解决问题的方案。虽然我们强调在视察过程中要帮助基层解决问题，但是实际上只能解决一些具体问题，大部分问题需要带回机关，提交常委会或有关部门统一研究解决。秘书回机关后，要把调查中发现的问题整理归纳成条，并提出改进工作、解决问题的建议，供领导斟酌采用。形成决议后，有些问题还要拟成文件下发。

　　二是抓紧有关问题的落实。领导在视察时答应给基层办的事,回来后，秘书要及时通知、督促有关部门抓好落实，做到言必信,行必果，有头有尾，善始善终，件件有着落，事事有回音。如果在办理过程中遇到困难，秘书无力解决，应及时报告领导裁决,千万不能拖延、积压，不了了之。

　　三是整理调查资料。秘书应将视察中获得的材料进行分门别类的整理和处理。根据领导意图进一步修改、完善调查报告，并打印上报；领导在视察期间的重要讲话，对全局有指导意义的重要发言，经领导同意后，可整理下发；对视察中收集的一些有重要价值的信息，可编写成《情况反映》呈报上级和在机关的领导参考；对全局有指导意义的典型材料也可转发所属单位借鉴；对其他有保存价值的调查讲评材料要及时归档，留作以后参考。

　　四是做好随从工作总结。一般来说，工作组回机关后，还要召开一次会议，由领导对该次视察工作情况进行总结。秘书要注意收集这方面的情况，列出讲话提纲，供领导总结时参考使用。同时，秘书还应当对自己在跟随领导视察期间的工作进行认真的回顾和总结，也可恳求领导的批评帮助。这种自我总结对秘书自身素质的提高是十分必要的，对做好今后的随从工作大有裨益。

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