如何提高秘书的办事办文办会能力

如何提高秘书的办事办文办会能力

　　如何提高秘书的办事办文办会能力

　　秘书是当代领导者、主事者身边综合办理日常事务，即办文办事办会、沟通信息、协调事务、完成交办任务、提供跟踪服务的参谋助手。负有参谋助手、承上启下、协调服务、调查、信息督查等重大责任。要想提高秘书人员的职业素养，就必须加强对秘书人员的道德素养、业务素养和心理素养的培养。因此，秘书人员必须具备很高的职业素养，以便更好的胜任本职工作。下面就如何加强秘书人员的职业素养谈一下自己的看法。

　　一、     加强秘书人员的职业道德素养

　　秘书人员要搞好本职工作，一定有具有高尚的职业道德。所谓职业道德，就是同人们的职业活动紧密联系的符合职业特点所要求的道德准则、道德情操与道德品质的总和。一个秘书人员，如果不能把"德"放在首位，即使有"满腹经纶"、"张良之才",也不能算是一个合格的秘书。提高秘书人员自身的职业道德素养，应该注意以下几点：

　　1、要忠于职守顾全大局，坚持团结。做秘书，最根本的一条就是实事求是、尽心尽责的工作。秘书的高尚可贵之处，恰恰在于他的献身精神、埋头苦干精神、热爱事业的精神、不计报酬待遇的精神。决不在领导人之间说不利于团结的话，不在上下级之间办无原则的事，坚持正派公允，不感情用事，不拨弄是非。

　　2、讲求工作效率。工作效率，是指在一个单位时间内的工作速度。对于经营家、企业家来说，时间就是效益，时间就是生命，应当把时间看得无比重要。要把时间看的无比重要。作的处理上，能早一天，就要早一天，能早一分钟就要早一分钟。"雷厉风行"这个成语，就是指的我们秘书的工作原则和应有的作风。

　　3、要严守秘密。保守秘密关系到党和国家的根本利益，关系到国家的安全和社会主义现代化建设的顺利进行。保守秘密具有普遍性，是每个公民义不容辞的责任，而处于枢纽地位的秘书和秘书部门则显得尤其必要和重要，它不仅是秘书和秘书部门的重要职能，而且还是秘书工作的重要原则和重要纪律之一。作为一名称职的秘书，必须强化保密意识，明确新时期保密工作的方针和特点，遵守保密纪律，执行保密制度，切实作好保密工作。

　　4、要注意协调关系。我们生活的社会是一个充满矛盾的社会，有矛盾就需要协调。秘书作为领导的耳目、助手和参谋，协调关系是他的基本职责之一。秘书协调，在领导工作和机关工作中占有重要的地位，发挥着重要的作用。（1）协调是秘书工作的一项基本职能；（2）它有利于领导工作的正常进行；（3）它有利于提高机关、单位工作的效能

　　5、要实事求是，恪尽职守。秘书人员工作态度和工作质量的好坏，在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。只有树立较强的责任意识，秘书人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉，才能做到工作认真、态度端正、处事果断，在任何人面前、在处理任何事上，都表现出良好的思想文化和职业道德素养，才能真正提高秘书工作的质量和水平。如果秘书人员在工作中不负责任，办事拖拉，得过且过，势必会给工作带来损失，给单位带来影响，同时也是缺乏道德素养的具体体现。

　　二、   加强秘书人员的业务素养

　　秘书人员的业务素养集中体现在工作能力和工作方法上，一个秘书人员只有在平时工作中勤于学习、勤于钻研、勤于调查、善于总结，才能不断提高自己的政治水平和文化水平。政治水平指的是马克思、列宁主义理论修养，认识问题的能力，对现行政策的理解和掌握。文化水平指的是基础知识、文字能力等等。这是秘书业务素养的土壤和肥料，也是业务素养的构成部分。那么，秘书人员的业务素养在工作中是如何加强的呢？下面就5点加以探讨：

　　1、终生学习---厚功底

　　在学习内容上，侧重学政策、学理论、学业务、学经济、学法律、学写作、学计算机、学现代市场与科技知识，以拓宽知识面；同时，还要在实践中学习，边工作、边学习、边总结、边提高，使撰写的文稿充实生动；向领导学习，学习领导讲话时的构思、处理问题时的技巧，使文稿起伏与领导语言、工作方式达到高度和谐；向同事学习，取人之长，补己之短，努力做一个多专、多能的合格秘书。

　　2、不断锻炼办事能力

　　秘书要提高自己的办事能力，要求坐到：能正确理解和领会领导的意图、指示，熟悉职权范围，知晓办事渠道，遵循办事程序，了解有关业务，掌握工作规律，区分轻重缓急，抓住工作要害，并具有较强的交际能力、应变能力，能审时度势，因势利导，驾驭局势，将繁杂的机关、单位的事物处理的井井有条。尽可能地安排秘书人员深入调查研究，吃透"下情",广泛获取第一手资料。现今的时代，秘书人员一方面受开放环境的影响，应该具有较强的主动性和能动性，另一方面又多半受过较高层次的教育，更加应有思考的独立性。作为一名秘书人员，应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力，以便在领导决策前为之提供有效的依据，在领导决策后正确领会其意图。当然，秘书人员在强化自我意识的同时，还要注意自我意识和角色意识的对立统一。

　　3、加强规范遵纪守法

　　严格遵循政策法规和公文规范；以实事求是的精神，忠实地体现组织意志；准确把握客观规律、政策法规、组织意志和领导意图，是秘书撰拟公文最基本的要求，是公文有效发挥管理工具作用的基础。严格按党和国家的公文条例规范拟文，则是撰拟公文时必须遵循的准绳。

　　4、办理业务能力

　　作为一名成功的文秘人员，我自认为能让领导满意放心是天职，要想做到这些，必须得具备过硬的业务技能，必须具备秘书人员要具备的各方面的能力。如：对问题的理解，分析和处理能力，应变能力，社交能力，在实际生活中表现为替领导出谋划策，排忧解难。在顺境中，能让领导更借东风，在逆境中能帮领导力挽狂澜。由此可见，秘书人员应该具备一定的"谋略",应是足智多谋，善于谋划，是文秘者必备的素养，倘能谋划得当，受到领导的嘉奖，定能在文秘路上绽放异彩。

　　5、积累经验灵活办事

　　秘书的办事才干有许多方面，如领会能力、语言表达能力、组织协调能力等。秘书与领导人共事，经常接受任务，汇报工作。领导人说话各自有不同的特点：或简或详、或快或慢、或直或曲，千差万别。有时，他说了，就认为秘书懂了。而事实上，秘书听到的与领导人头脑中想的总有一定差距。这就全靠秘书领会了。只有把意图领会了，把握准确了，才能很好地执行。秘书的表达能力在发挥办事职能方面起着重要的作用。在日常工作中，对上对下，都不能说话过快过慢、罗索、冗长，词不达意。而应简练明白，富于感染力，忠于事实。只有这样，在上传下达过程中才能协调好、组织好。而协调、组织的能力要在平时的工作中不断的学习、积累和总结。

　　三 、加强秘书人员的心理素养

　　心理素养是秘书人员基本素养的基础。而秘书的心理素养，是指秘书在心理过程和个性心理特征方面表现出来的稳定的、经常性的、本质的心理特点的总和。一个秘书如果没有良好的心理素养，是难以胜任这项工作的。要想成为一个成功的文秘人员，必须学会调整自己的心理平衡保持良好的心态，坚定信心和意志，完善个人的乐观、豁达的性格。

　　1、 平衡心理控制情绪

　　情绪，指人的情感较强烈、带冲动性的外部表现。是一种高度扩散的兴奋或抑制状态。冲动性、情景性、短暂性和不稳定性是情绪的突出特征。秘书的情绪，是秘书对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验。它是秘书实践活动主观方面的前提条件，受到自然环境、自身健康状况和社会环境等因素的影响和制约。要求秘书本身尽可能的冷静地对待社会环境、舆论评价等的影响，能驾驭和控制自己的情绪，经常保持积极、乐观、平静的情绪，防止并善于克服消极、悲观、烦躁的情绪。

　　2、 坚韧的意志

　　秘书工作做的如何，效率是高是低，在很大程度上取决于秘书意志的强弱。具有坚韧的意志，不但是一切成就大事业的人们的心理特征，而且也是平凡岗位上默默无闻，不是"红花"而甘为"绿叶"者的一种典型心理特征。做一件事，完成某项工作，能否有不达目的不肯放手的劲头和毅力，是评判秘书是否具备坚韧的意志力的一个标准。一般情况下，许多人都能随众而向前，顺利时也肯努力奋斗。可是，在别人都已退出，或者都已向后转的情况下，对于一个既要参与政务，又要管理事务的秘书，如果不具有这种始终如一的信心和意志，他的工作就会虎头蛇尾，有始无终，难以令人满意。有了这种贯穿始终的信心和意志，他就能兢兢业业，满怀信心，胜利到达理想的彼岸。

　　3、 完善自身性格

　　性格，指人对显示态度及相应的习惯行为方式中比较稳定的、独特的心理特征的总和。秘书的性格，是秘书在个性生活过程中所形成的、对显示稳定的态度以及与之相对应的习惯化的行为方式，是表现在态度和行为上比较稳定的心理特征。秘书的工作性质，要求秘书具有外向型和内向型性格之长而弃其短，既要敏捷，又要沉着；既要活泼，又要严肃；既要善于交际，又要保守秘密。秘书工作的特殊性，对秘书人员的性格要求是自信开朗、意志坚强、敏捷稳健、坚毅谦虚、幽默风趣和友爱合作。

　　所以说秘书是一个富于挑战的职业，必须在情感的基础上，上升为意志，才能激励秘书在到达目标的山路上攀爬。作为秘书，要想在人群中脱颖而出，出类拔萃，就必须放弃以往保守被动的心理，而以积极的进取心来迎接一切。在建设有中国特色社会主义宏图大业中，各行各业、各级党政机关需要有大批精明能干的秘书，才能适应现代社会高效率的管理。尽管秘书人员级别不同，行业各异，"闻道有先后，术业有专攻",其秘书心理素养不能不增强，不能不控制。有良好的心理素养，秘书功能才能得到最佳发挥，秘书职能才会高效运转。因此，秘书人员在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时，必须自觉加强秘书的心理素养。

　　总之，职业素养的三个方面之间是相辅相成，缺一不可的。时代对秘书人员提出了更高的要求，各行各业从事秘书工作的人员只有不断的加强自身的职业道德素养、业务素养和心理素养，才能克服思想及行为上的偏差，才能在本职岗位上得心应手并取得更大的成绩。

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