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新秘书从四个方面提升自身工作能力容易入门
新秘书从四个方面提升自身工作能力容易入门
文秘工作是办公室工作的重要组成部分。对于一个刚踏进工作岗位的文秘人员来说，如何提升自身素质和业务水平，不断增强办事效率和服务水平，是每个初级文秘工作者必须思考和解决的问题。常言道：工欲善其事，必先利其器。个人认为，初级文秘者应从确立目标、强化学习、提高写作水平及交际能力等方面扎实做起，不断提高对文秘岗位的认识，不断提升专业水平能力。
一、文秘工作现状
由于受就业压力影响，很多人不能选择自己所学专业相关的职业，这样，从业文秘人员不具备秘书职业资格的现象很普遍，加上很多单位和部门，对文秘工作的重视也不够，没有组织行之有效的职业资格培训。另外，由于办公室工作繁琐杂碎，很多文秘工作缺乏独立性以及过于泛化，很多在职人员感觉不到大的成就感，导致文秘人员流动性很大，使得文秘队伍实践能力不足，竞争意识不强等问题突出。因此，文秘队伍存在着业务综合素质参差不齐的现象，在职文秘工作人员基本素质大打折扣，服务水平较差。
二、初级文秘提升工作能力的措施
（一）科学定位，树立起明确目标
在《秘书职业技能标准》一书上 "秘书"是这样定义的：专门从事办公室程序工作，协助领导处理财务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。但在实际工作中，很多人感受不到协助领导处理重大事务及决策等职能，而是每天徘徊在文件收发、撰写会议纪要及简单的文字材料、档案管理及其他日常服务性工作中。一般来说，文件收发、档案管理和撰写材料等不同"板块"又会分配给不同人员。这样，很多在职文秘人员都会觉得工作量太少，很多时候会无所事事。这样就很容易陷入没有成就感甚至走向懒散的状态，最终凭借一杯茶和一台电脑来打发掉大部分时间。可俗话说：少年易学老难成，一寸光阴不可轻，对于刚踏上工作岗位的人来说，其实正是学习和锻炼的最佳时机。但如果对自身工作认识不清，对自己要求不严，往往会觉得不知道学什么和做什么的问题，三年五载后，很多人还是和刚工作一样，"没思想、没技能和没能力"的"三无"人员。其实，文秘还要从等级上划分，一般可分为初级秘书、中级秘书和高级秘书三个类别。对于刚走上岗位的初级文秘人员，只要具备了基本的办公软件操作能力，最基本的应用写作能力，就可以胜任工作，但对于高级文秘，不仅对办事能力及应用写作能力有更高的要求，而且对法律、税务、金融等各方面知识要掌握了解，才能具备为领导处理事务及决策的能力。
另外，文秘人员要时刻谨记自己的职业角色。文秘尽管担任着为领导决策的职能，但这个决策只是起参谋的作用，文秘工作"辅助领导"的本质亘古未变，在日常的工作中，文秘工作者不能出现擅自为领导决策或者行使权力的越职行为。文秘是一个默默无闻的幕后工作者。
秘书是一项琐碎繁杂的工作。作为初级文秘人员，要对文秘工作有个科学的定位，真正理解文秘的性质。"不想做将军的士兵不是好士兵",我想说的是，不想做一个优秀的高级秘书的文秘不是好文秘。每个人的一生是短暂的，能用于工作的时间更是短暂的，我们应该具备干一行，爱一行的职业道德，在平凡的岗位中，既能兢兢业业，又能开拓创新，在社会中做出自己的一番贡献。
（二）勤钻务实，从点滴中锻炼成长
目前受就业形势的影响，许多大学毕业生不能选择与自己专业对口的职业，而是从事了秘书行业。同时，由于缺乏实践工作经验，文秘人员对日常工作都需要经历一个不熟练到熟练、不老练到老练的过程。俗话说：书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。对日常工作要用一颗细腻的心多看、多学、多问，只有通过坚持不懈的努力，工作才能得心应手。
一方面要认真学习相关办公技能。一是能熟练掌握办公软件及办公设备。灵活运用office、wps等办公软件进行文字处理、表格制作、简单的数据库操作等以及对传真机、打印机、投影仪、摄影机等办公设备能熟练操作。当今世界是科技技术迅速发展的时代，软件和设备更新周期越来越短，但日常事务处理中，每天都离不开它。这要求文秘能用心地学习和灵活的运用。因为这些办公工具不仅能优化办事效率，而且还能提高办事质量。二是快速掌握办公流程的同时巧妙利用办公技巧。文秘是一份检验人细心和耐心的活儿。对于刚走上岗位的文秘来说，向有经验的人耐心学习办事流程，细心体会办事技巧，是走向成熟的有效捷径。文秘人员在日常的公文处理、档案管理及其它服务工作中就要很好的掌握流程和技巧，只有这样才能不误时机、影响大局。例如公文处理，在进行下载到存档的过程，一定要注意文件的紧急程度及督办力度，保证传阅过程中不丢失，其中的细节方面更需要细致耐心和相关技巧。
另一方面学习了解相关政策法规。为领导参谋建议及起草公文是秘书的重要职责，但不管是参谋建议还是起草公文都要求能熟悉基本的政策知识和法律法规知识。这就要求文秘人员能勤看报纸、电视，勤于了解国际、国内形势，掌握党和国家的相关路线、方针和政策。秘书"说话做事"决不能违背国家法规和政府的政策精神，为适应将来更高目标的实现，学习并掌握政策制定方面的知识是初级文秘的必修课。一名有干练和魄力的秘书，是在学习和实践的点滴中不断磨砺锻炼出来的。
（三）勤于练笔，厚积薄发待时展
杰出的写作能力是文秘人员应具备的重要素质。公文起草、领导讲话、总结计划及各类宣传稿件等，无不体现出文秘人员的文字功底和写作能力。"木无本必枯，水无源必竭",文秘要想写出优秀的文章，就要在锻炼的同时学会不断的积累材料和积累技巧。首先是积累材料。"不积跬步，无以至千里；不积小流，无以成江海",材料积累是文秘做好文稿写作的基础。平时看书看报时，可以把佳词丽句、名言名段摘抄出来，把有启发性的文章剪切出来。上网浏览时，可以对网络信息进行披沙拣金、去芜存精，搜集一些对自己写作有帮助的文本文档和图片资料。同时，对这些搜集到的材料，要进行分类整理，以便加强记忆和随时查阅。其次是积累技巧。公文写作同求学期间应试考试写作及自己随性而发的写作是有本质区别的。作为文秘，不仅要客观的审视这一体裁，而且要学会不断的总结经验。在平常起草公文、撰写领导讲话稿等材料时，要追求"求真、求深、求短和求鲜"的文风，学会用科学理论武装头脑，马克思主义方法论指导实践，不断提高自己的写作能力。文秘这支"笔杆子"不仅能很好地为领导决策服务，而且能更好地为基层、为群众说话。最后是积累语感，形成敏捷思维。尽管网络时代能为我们写作提供大量的信息，但要要形成自己的思想和见地还是需要不断积累和培养的。古人云："读书破万卷，下笔如有神。"多读书，能开阔眼界，多品读，能让我们感知语言世界的神韵。在工作之余，除了要广泛涉猎各种书籍外，还应该"独有情钟",因为只有反复品读，烂熟于心，工作中才会灵感频现，思维才会敏捷活跃，独辟见解才会横空出世。
积累和写作是文秘生活中的重要组成部分，两者相辅相成，文秘应学会在积累中不断提高写作的能力，在写作中不断学会积累实用的材料，这样才能培养出出口成章，下笔成文的工作素养和能力。
（四）塑造形象，大方得体的交际能力
文秘工作不仅要上传下达，而且要对外接待，培养大方得体的交际能力是一门必修课。一个人的气质主要是从一举一动、一言一语中得以展现的。对于男秘书来说，穿上西装革履系上领带，理个精神点的头发，形象就能焕然一新。但要想成为一名优雅大方的女秘书则没这么简单，俗话说，"十分人品，三分内在七分打扮",可见衣着打扮对女士精神气起着十分重要的作用，女文秘应根据不同气候、场合来选择自己的衣着，同时，还要注重自己的妆容，这样不仅能给办公室增添色彩与活力，而且能给领导、同事及客户展现出得体大方的形象。其次学会察言观色。文秘要学会从观察别人的言语脸色来揣摩对方的心理。学会"听"不仅是促进交往的重要手段还是一门艺术。不管是倾听领导交待某事或是接待客户时，我们都要用心的听，听出其中的意图 ,同时，加以恰当的目光交流和得体的身体语言，不仅能把自己的真诚和感情传达给对方，更为重要的是，说话者会有被尊重的感觉和知遇之恩。最后是恰当的表达能力。一个人的说话能力可以反映出他的综合素质水平。文秘人员不仅涉及的面广，而且接触的人员复杂，要想把诸多事务处理得体，把复杂关系理顺。文秘在表达时要注意言语的简洁得体，以及要有较强的应变能力。在向领导汇报情况或向同事传达指示时，要注意语言的清晰、简洁和富有逻辑性；在处理突发事件时，要沉着善断，体现大局的能力；在面对难堪场面时，要有委婉圆场的能力。
记得有这样一句话："文秘像政治家一样有灵敏的头脑；像心理学家一样善于观察和理解他人；像外交官一样有潇洒的风度；有良好的速记能力以及文字功夫；谙熟各种商业往来中的法律关系；能熟练地使用各种办公自动化设备；具备相当的金融和税务方面的知识；能熟练地对各种文件资料进行整理归类。"可见，文秘工作本身是丰富的，对从业人员的要求也是全面的。对于初级文秘人员来说，加强学习，不断提高自身素质和业务水平，不仅是在文秘行业中不断前进的助推器，也还是适应经济社会不断发展的需要。
参考文献：
[1]秘书职业技能标准，国家劳动部，1998
[2]秘书，《秘书》编辑部，2011（1），2011（2）
[3]秘书之友，《秘书之友》编辑部，2011（1），2011（2）
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