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如何从新手成长为一名合格秘书
秘书是个很常见的职业，各行各业都会有这个岗位。但是大家对这个职业的认识，往往停留在打杂，花瓶，技术含量低等层面上，这是对秘书行业的不了解造成的。下面是小编精心整理的如何从新手成长为一名合格秘书，希望对大家有所帮助。
1、秘书工作的重要性及工作内容
秘书是领导的左膀右臂，工作的目标是协助领导，帮助领导节省时间。一名优秀的秘书要能分清事情的轻重缓急，减少领导等待的时间和耗费在低价值工作上的时间。
不同企业对秘书要求略有不同，但秘书的核心工作都可以概括为办文，办会和办事。
办文就要秘书熟练掌握如何写材料，公文以及如何做PPT及各种表格。
办会即组织各种会议。开低效会议往往是在浪费时间，如何组织高效的会议是一名优秀秘书必须具备的能力。同时，会后跟踪落实会议安排，也是秘书需要认真完成的。
办事的范畴比较广泛，包括日程，差旅，接待，上传下达，文件流转等许多大事小情。这里就要求秘书具备较强的办事能力，掌握高效的办公工具，知分寸，懂礼仪，能把大事办好，小事办细。
2、如何成为一名优秀的秘书
秘书要做很多琐碎的工作，忙的时候恨不得自己能长出三头六臂，变身千手观音。那么如何把自己修炼成一名优秀的秘书呢？
首先，要得到领导的认可和支持。
作为领导的助手，如果自己的工作连领导都不能认可，那怎么可能得到其他同事的支持呢？领导的一次公开批评很可能让秘书变成无本之木，事事难办，在公司举步维艰。
要获得领导的认可和支持，除了勤勤恳恳、任劳任怨以外，还要增加对公司的了解，多学习和业务相关的知识，要跟上领导的思维模式，了解领导对公司的期望和对秘书这个岗位的期待。
其次，要学会向上管理。
德鲁克曾经说过，“你不必喜欢、崇拜或憎恨你的老板，但你必须管理他，让他为你的成效、成果和成功提供资源。”
向上管理就要求秘书非常了解自己的领导，同时更要认真工作，善于助人，树立一个良好的正面的形象，成为领导眼中，那个值得信任和委以重任的人。
做向上管理没有什么复杂的技巧，做好主动汇报、兑现承诺和观察总结这三点，坚持下去一定会有所收获。
文秘需要具备的能力
1、写作能力
具体是指公文和事务应用文的写作能力，这和对记者、作家的写作能力要求不同。秘书人员要写好公文和应用文，应具有语法、修辞、逻辑知识，应掌握大量的词汇和不同的句式，应具有公文和应用文文体知识，应掌握常用汉字和简化字，掌握标点符号用法，并通过长期实践，将这些知识综合起来转化为写作能力。应该认识到，写作能力并不仅仅是文字表达能力，还反映了一个人的思维能力、观察能力和语言组织能力。这同样是需要加以锻炼、培养才能提高的。秘书还要练习书法，虽不必成为书法家，但要求把字写得端正、匀称、流利。
2、口头表达能力
秘书不仅要会写文章，还要能说会道。秘书要会说一口标准而且流利的普通话，要口齿清晰，不紧不慢。对领导讲话语言要简明扼要，对群众讲话切忌罗嗦，更不要拖音带腔。同样，思维清楚才能说话清楚。要使说话有条有理，秘书要多思考，说话前要善于打腹稿，不要信口开河，滔滔不绝，也不能沉默寡言，问一句答一句。
3、听知能力
秘书要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，要能从别人的冗长、反复的发言中找出要领，或是从众口交加、激烈争论中抓住重点，并且能转化为自己清晰简明的语言加以复述。听知能力还意味着秘书应努力掌握方言、外语和民族语言。我国疆土辽阔、民族众多，现在实行开放政策，横向联系和国际交流日益增多，秘书多懂一种方言、多懂一种民族语言和外语，就是多了一样交际工具，多了一条信息渠道。
4、阅读概括能力
秘书要善于阅读，既善于精读，又要善于快读和泛读。
5、社交活动能力
现代社会中的秘书不再是整天坐在办公室里整理文件或是伏案写作，而是经常要参加各种社会活动，外出联系工作，调查情况，收集信息，进行协调，参加各种会议、会谈或宴会，甚至有参加外事活动的机会。秘书人员必须具有一定的社会活动能力，懂得各种场合的礼仪、礼节，善于待人接物，善于处理复杂的人际关系。
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