对秘书在大型会议中做好媒体接待工作的几点思考

对秘书在大型会议中做好媒体接待工作的几点思考

对秘书在大型会议中做好媒体接待工作的几点思考
　　
　　作者/唐志攀　刘伟咸
　　
　　秘书在工作过程中，时常会遇到单位举办大型会议或论坛的情况，为了收到更好的宣传效果，就难免要与媒体记者打交道。那么，秘书该如何处理与媒体记者的关系，顺利完成宣传任务？笔者结合自己参与海洋生态文明国际论坛会务的经历，谈一点浅陋的看法。
　　
　　大体来讲，处理与媒体的关系，应坚持主动、细心、热情、耐心、严格五个原则，这样方能事半功倍，达到预期目标。
　　
　　一是要主动。为了扩大论坛或会议的影响，一定要在会前积极主动地联系媒体，提供其所需资料。在2011海洋生态文明国际论坛前期，论坛组委会确定由笔者负责媒体的全程接待工作。通过国家海洋局与浙江省海洋与渔业局，笔者拿到了国家级和省级媒体联系人的名单（他们分别由一名领队带队前来），通过与两个领队联络，拿到了各家媒体记者的联系方式。接下来的事情就是逐个给媒体打电话，询问他们需要哪方面的文字材料，并马上通过邮箱发给他们。在联系的过程中，一定要注意留下他们的邮箱，以便发送文字材料及后期联系。同时，要注意说话语气，不要打官腔，以免让对方听了不舒服。正是因为会前与媒体进行了充分沟通，引起了媒体的高度重视，部分媒体对论坛的召开进行了预告，为论坛烘托了氛围，渲染了气氛，产生了积极的效果。
　　
　　二是要细心。我们常说“小心驶得万年船”，这句话用在媒体接待过程中同样合适。拿到各方面媒体联系方式后，应立刻建立一个通讯录，一般应包括姓名、性别、单位、电话和邮箱等内容，然后打印2份，一份呈送领导，以备领导查阅；一份自备，将来带到会议现场记录媒体的其他信息。这里特别需要注意的是，“性别”一定要问清楚，以方便安排住宿。有一个单位就曾为此闹过笑话：接待人员拿到来访宾客名单后，未经仔细确认，就想当然地按照名字来安排住宿，结果把其中一位来宾性别搞错了，给接待工作造成了一定的负面影响。可以说，接待工作无小事，任何一个环节都要注意到。
　　
　　三是要热情。在接待过程中，一定要真诚、热心，从记者的需要考虑，尽量为他们提供方便。在论坛报到当天，笔者与媒体的领队联系，确认了他们到达的时间，提前替他们领取了房卡和餐券，他们到达后只需要提供身份证即可入住，减少了不少麻烦。这里有一个细节问题，由于记者驻扎会场时间不同，所以他们报到时一定要发放相应的餐券，避免出现漏餐现象。同时，要确认媒体记者的离开时间，提前为他们安排返程事宜。对于媒体记者，秘书不仅要提供文字材料，还要从他们的角度出发，想他们所想，急他们所急，在生活上尽量照顾周到。据笔者观察，所来记者大部分是年轻人，很容易相处。一般情况下，他们也能体谅主办方的难处，尽量不给我们添麻烦；但作为主办方，一定要热情细心，提供周到的服务。
　　
　　四是要耐心。与媒体打交道一定要有耐心，满足每个人不同的需要。举办论坛期间，大概有40家媒体，由于性质不同，需求也不尽一样，比如有家媒体要做专访，就需要提供论坛方方面面的资料。由于任务繁重，笔者有些烦躁，对有些媒体言谈之中流露出不耐烦情绪，幸好组长及时发现了这个问题，与笔者交流谈心，阐述其中的利害关系，才让笔者恍然大悟。另外，在论坛期间，有些媒体会对有些单位或个人作专访，为配合媒体工作，应尽量帮他们安排好采访事宜，但如果媒体的专访对象不在论坛邀请之列，则可以婉言拒绝。
　　
　　五是要严格。即严格要求自己做到善始善终，催促媒体寄回有关会议报道的纸质材料或电视录像等视频资料。 (范文网　www.fwsir.com) 论坛召开后，组长要求拿到媒体的报道材料，于是笔者与媒体逐一联系，表明意图。一般情况下，媒体都会答应主办方的要求，把相关报道寄送过来。当然，有些记者比较忙，可能忘记了这件事，这时，就要有耐心，多催促几次，直到拿到论坛相关报道为止。在此，有个小问题需要注意一下，在跟记者告别的时候就应要求其及时提供相关的报道材料，而笔者直到论坛结束后才联系媒体，这让有些记者感到为难，因为报纸在前几天已经出版，过期的报纸不太好找。另外，笔者还有一个小建议，对于媒体寄回的报纸，可以把它们扫描下来，做成电子文档加以保存，以备不时之需。
　　
　　总之，媒体对于大型会议或论坛的宣传起着重要作用，在与记者联系的过程中，应本着“主动、细心、热情、耐心、严格”的原则，处理好与媒体的关系，为会议或论坛的宣传和后续工作打下良好基础。
　　
　　参考文献：
　　
　　杨素华，秘书实务[M].北京：北京大学出版社，2008.
　　
　　（作者单位：浙江省海洋水产养殖研究所）

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