如何做好基础材料的准备工作

如何做好基础材料的准备工作

如何做好基础材料的准备工作
　　
　　口隋福军
　　
　　秘书写材料经常会遇到这样的情况：上级急着要的材料，往往是头天下发通知，第二天就要求上报；或者是上午下达通知，下班前就要求上报；再就是刚打完电话，一会儿就催着上报。这样的情况的确难为人。
　　
　　遇到上述情况该怎么办？笔者的体会是：要扎实做好基础材料的准备工作。平时多注意积累资料，多掌握素材。只要勤奋积累，注意搜集，在电脑里分类积存，保存的资料十分丰富，到时候就能信手拈来，快速写成上报。笔者认为，作为执笔者应做好三个方面的基础材料准备工作。
　　
　　首先，是有关业务工作的基础材料准备。这主要涉及单位、部门、组织的业务工作。如果是政府的经济主管部门就是经济运行工作，如果是企业就是生产经营工作，如果是学校就是教研工作，如果是军队就是作战训练工作。执笔者要经常积累这方面的资料，了解单位的业务范围、工作性质、工作质量、工作成效，以及有关的数字和典型实例。有些材料和数字是固定的，如单位地址、机构设置、人员构成、领导职数、人员总数等。这些基本的东西应储存在脑子里，需要时随时释放出来为我所用。写的时候注意灵活掌握、变通使用就行了。这些材料起码要能够反映业务工作的雏形，这样对后续文稿的起草可起到引路作用，必要时在这个雏形材料的基础上“添枝加叶”就可以成文。我们知道螃蟹在生长期内需要蜕掉一次壳，蜕壳后进入新的生长期方能完美成熟。写文章也是一样，既要学会在原有材料的基础上创新写作，又要学会蜕壳生新和借壳创新。实际上是原有材料内容未变，只是因为外壳的改变而成为新文章。
　　
　　其次，是有关党建工作的基础材料准备。这个内容较多，包括党的理论、党的组织、党的纪律、党的作风、党员管理、党员发展、党的基层建设，还有党的路线方针政策的制定、党的干部队伍建设等。对于起草文稿的人而言，应重点把握党建工作中先进典型材料的写作，如先进基层党组织、优秀共产党员、优秀党务工作者等材料的写作。这些材料虽然有固定的写作模式，但也有创新之处，只要执笔者早有准备，到时就能改头换面、翻新写作。有一年，我们写了一篇关于优秀共产党员的典型材料，该材料由三部分组成，每个部分都是一个故事。后来我们把三个故事分别进行裁剪，进一步充实材料，写成了三篇人物通讯，发往报社全被采用。领导看了很满意，夸我们干工作不刻板教条，敢于大胆创新。这就是变通运用基础材料的效果。
　　
　　再次，是有关数字工作的基础材料准备。这个基础材料主要靠平时统计汇总，如果建立有关内容的数据库，就可随用随调。主要是把截止时间前的数据弄清楚，这样就可以随时补充到文章里。如果平时没准备积累，等临时统计根本来不及。所以，要在脑子里选一个位置专辑数字。温家宝总理讲话时一些常用的数字常能随口而出，博得众人喝彩。如果你能脱口而出且准确无误，久而久之也会成为这方面的专家。
　　
　　基础材料准备好了写作就会得心应手。
　　
　　一是可以使执笔者长久享用写作成果。我们经常说，你不会写材料，先看看别人是怎样写的，跟人家学一学。 (范文网　www.fwsir.com) 如果你自己写了一篇好文章，也要储存起来作为今后写作的样本。如果有类似的文稿，你就知道怎样写了。以前有位同事做过办公室主任，不知啥原因，领导突然要他离岗回家，当时他还不到退休年龄，一气之下，就把原来他写的一些材料全部拷走了，包括原先写的一些纸质材料也带走了，结果后任办公室主任写年度工作报告找不到以前的参考资料十分困惑。没有办法，他就来找我诉说，事也凑巧，他所要的材料我这里都有，因为我们单位是他们的上级单位，经常有他们单位的材料发往我的电子信箱，于是，我就从信箱里调出来给了他，解了他的燃眉之急。所以以前写的的基础材料一定要保留好，一篇好的基础材料能使你长久借鉴参考。在机关工作的同志一般都会写文章。在单位一般三种人最受欢迎，一是能写的，二是能干的，三是能说的（这里不包括溜须拍马之人）。能写会写当然最受欢迎，每个单位对这样的人都非常需要，可以说当宝贝使用，并且这种人了解领导的口味，写出的材料对领导的胃口，时间长了也学到了领导的工作经验，工作能力和水平也比较高。
　　
　　二是可以使执笔者写出众多好文章。人们常说：文章一大摞，全靠秀才做；一文变多文，全在笔下功。即写文章翻来覆去、变来变去都离不开最初的那个基础材料。
　　
　　比如，你到一个新单位上班，领导交给你一项任务，要你写一下当年的工作总结，你可能无从下笔，因为你不太了解这个单位的情况，也就是缺乏相应的基础材料。怎么办，你就得调查研究，深入了解情况，然后根据得来的材料构思、布局、确定主题，以及分几个部分写，每个部分写什么内容，具体事例如何插入，段落衔接如何搭配，如何开头，如何结尾，情况分几段写，如何从工作取得的实效中提炼出经验。经验就是具体做法，写出来可以给人以借鉴，给人以启迪。于是，你根据调查得来的情况就可完成这篇经验性工作总结。
　　
　　等到写新的工作总结时你就有了参考，因为通过第一次写单位的工作总结有了初步的经验，打下了良好的基础。那么，你就可以根据来年发生的事情和工作情况，写出同样模式的工作总结。这样做省工省事，只是把时间、地点、人物、事情经过、涉及的数字修正一下就行了。领导肯定会说，你写的很好，也写得比较陕。你自己也会感觉轻松自如。
　　
　　如果要想有所建树，就得有所创新，还需要调整修饰。在原有材料基础上进行格式创新、模式创新。1．你可以把一篇工作总结改头换面变成一篇领导讲话，让领导在全体员工大会上报告工作。当你写的讲话稿被领导当众宣读时，你在台下听着就会有一种成功的感觉，因为领导讲的都是从你笔管中流淌出来的话语。2．你还可以把你写的工作总结作一番深加工，写成一篇带有研究性的思考文章。就是把工作总结中的问题单独拿出来作理性分析，分析问题产生的原因，应该吸取的教训，并针对这些问题提出解决的办法与对策，就是一篇很好的调研文章。3．如果你善于动脑，还可以单独把工作总结中的成绩部分列出来，分析一下取得成绩的主客观原因和侧面因素，提炼几点经验体会，给人以启示。这就是一篇很好的经验性工作总结。4．你还可以把这篇工作总结选用的事例作进一步筛选，进行深加工、精加工，按照通讯的形式，写成反映单位新变化的长篇通讯。5．你如果再仔细琢磨琢磨，还可以把这篇工作总结写成一篇综合性调查报告，这会在更大范围引起关注、这些不同形式的文稿，会更好地促进单位的全面建设与发展，调动各方面的积极性。
　　
　　三是可以促使执笔者进行创新写作。有句俗语说得好，先报是经验，后报是任务。为什么这样说，就是在完成某项工作或者某项活动时，你如果能够写出几点做法体会（因为经验就是指具体的做法）及时报给上级部门，你报的材料就是经验；如果你等这项工作结束了再总结上报，那就晚了。所以，你一定要快速总结上报，不说去争头彩，也要养成争先创优的好习惯即我们常说的单项工作争第一，全面工作争上游我的前任领导就是这样做的，他不仅工作认真，而且工作中有创新。每当上级部署一项工作，他总是善于动脑筋，心领神会，科学谋划，随即就向上级写幽汇报稿，说已经做了三点：第一步进行了动员部署，传达了上级的文件精神；第二步，选择在一个基层单位进行试点，取得了初步成效；第三步，准备开展一些调研活动，总结新的经验，以促进工作向纵深发展。材料上报的同时，他按照这三步开展工作，等上级领导检查弩核时，他已经把工作做完了，并且把工作情况汇报稿进一步完善了。这种有预见性的工作方法，事实上就是一种创新方法。这不仅培养了他快捷务实的工作精神，也使他养成了雷厉风行的工作作风。他按照这样的工作思路扎实快速推进工作，赢得了领导和同志们的一致好评。因此，他所在单位工作总是走在全系统的前头，单位年年被评为先进；他本人也得到了提拔重用。
　　
　　我们这些在机关工作的人员，经常会凑在一起研究基础材料的活力，写出各式各样的文章。这事实上就是一种创新写作。这样写出来的文章就充满活力，富有生命力。
　　
　　（作者单位：山东省烟台市经信委）
　　
　　

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