网络时代文秘人员的沟通意识及用E-mail沟通的方法

网络时代文秘人员的沟通意识及用E-mail沟通的方法

网络时代文秘人员的沟通意识及用E-mail沟通的方法
　　
　　口龙志鹤
　　
　　一、网络给文秘人员的沟通方式带来巨变
　　
　　案例：高秘书在广州某外资企业任职，每天起来第一件事就是打开手提电脑，首先上网查看自己的电子邮箱，并浏览公司公告板上一天的工作安排，然后根据已经安排好的工作日程和领导指示在本公司的BBS上发布该日重要工作事项的通知，或者用电子邮件把那些要提醒领导的信息发往领导的邮箱。
　　
　　像高秘书那样利用网络工作近些年人们已经司空见惯，也是大势所趋。现代网络环境下的文秘工作正在悄悄地发生革命性变化，网络给文秘人员的沟通方式带来了巨大变化。
　　
　　首先，网络提高了文秘人员沟通的质量和效率。文秘工作的网络化使得文秘人员能够快捷地与外界交换信息。网络资讯服务、搜索引擎、网上银行、网络视频、邮件服务等为文秘工作提供了丰富的资源，大大方便了文秘人员的工作，提高了文秘工作的效率。例如网络沟通中搜索引擎的使用，不仅使传统搜集信息慢、传递手段落后、信息资源浪费、共享性差、存贮功能低、检索复杂、带有主观性等问题较好地得到了解决，而且文秘人员通过网络掌握了大量信息，真正做到了“眼观六路，耳听八方”，这就使得信息处理事务和参谋辅助工作得以落到实处。在信息发布方面，组织的通知、规章制度等以往通常必须印成书面材料，张贴出来或散发下去，不仅消耗大量的人力和物力，而且往往不能及时更新，现在通过网络特别是局域网沟通，一些重要情况的通报和上级指示精神的传达，通过信息渠道当时、当天即可完成，不仅节省了成本，而且提高了效率。
　　
　　其次，网络实现了文秘人员沟通的新跨越。文秘人员不仅利用网络能收发电子邮件、了解相关新闻，而且能运用Office软件和其他实用软件来沟通和传递信息。例如，QQ、MSN、邮箱和BBS这些网络沟通资源方便快捷，其丰富多样的功能极大地提高了办公效率。另外，多媒体技术融计算机、声音、文本、图像、动画、视频和通信等多种功能于一体，文秘人员利用多媒体技术与办公自动化、图像处理技术、动画制作技术、音频技术、视频技术、多媒体扩展设备、Word文字处理技术、Excel表格处理技术、Powerpoint演示文稿制作等相结合，可大大提高文本处理、信息沟通的质量。
　　
　　再次，网络促进了文秘工作方式的变化。网络沟通使得传统的抄抄写写式的工作方式受到极大冲击，文秘工作方式就要与之相适应。例如，处理信息时，文秘人员在办公室就能从计算机中调阅所需的信息资料，阅读电子信箱中的书信和各种文件目录表，接收领导人通过计算机发出的指令并按照需要在计算机上进行必要的文字处理。办会时，传统的会议往往在会议室、办公室或其他某个特定的会议场所举行，随着网络的发展，各种通讯技术的运用，与会人员足不出户，就能通过网络会议参与会议的整个过程；通过电视会议系统，不出差即可参加地区性或更大范围的会议。使用移动通信和网络，文秘人员可随时同外出的领导和工作人员保持联系，可大大减少出差人员和出差费用。
　　
　　最后，网络促进了文秘工作职能的扩展。随着网络的发展，文秘工作的内容与以往相比有了很大的扩展。如视频会议中，需要秘书人员处理各种技术难题和通讯设备的连接问题。又如，把本单位的简介和发展概况等放在网站上供公众查询、及时有效地收集本单位的最新信息并在网上公布、定期编制简报、、汇总阶段性成果并在网上发布等，往往成为文秘人员的重要工作。
　　
　　二、网络沟通时代文秘人员应具备的意识
　　
　　一是要意识到有更多的智力补偿性任务有待自己去实施与完成。网络的飞速发展，新型办公设备与软件的使用，，使得文秘人员的手工劳动大大减少，智力方面的事务不断增多。由于领导没有太多的时间和精力了解这些设备与软件的用法，这就需要文秘人员花大力气去学习并掌握这些设备与软件的用法，以便随时为领导提供智力服务。
　　
　　二是要意识到有更多的服务方式和服务范围有待自己去开拓。随着网络的发展，文秘人员可以凭借各种办公设备与软件为领导服务，服务方式多种多样，服务范畴更加广泛。文秘人员要密切关注当代科学技术的发展状况，更加敏锐地发现办公自动化的新产品新成果，不断地收集资料并归纳总结，找出有参考价值的信息，及时提供给有关领导，作为领导决策的参考依据。
　　
　　三、文秘人员利用电子邮件沟通的方法
　　
　　收发E-mail，对E-mail做及时处理，已成为文秘人员日常工作的主要任务之一。目前，越来越多的单位已将电子邮件作为正式公文来管理，档案的管理已不仅限于各类纸张文档，也包括各类来往的电子邮件。E-mail的沟通，本质上仍然属于书面文字语言的沟通。书写电子邮件时，措辞要得体，特别要注意自己的地位与角色。文秘人员接收和发送电子邮件似乎很简单，但在发送E-mail的过程中，经常会遇到上传文件的特殊情况，这需要文秘人员掌握一定的方法技巧。
　　
　　（一）上传有特殊要求照片的方法
　　
　　用数码相机等数码设备拍摄的高像素图片，因容量比较大，要直接把图片传到网上很不方便；如果对方对所传照片有大小尺寸的要求，就需要对图片进行压缩。例如，要求照片宽480x高640，大小≥30KB且≤60KB，文件格式为“jpg”，就可以利用以下几种方法来处理。
　　
　　方法一：利用Windows自带“画图”工具来完成。
　　
　　用鼠标选中需要处理的照片，单击鼠标右键弹出菜单，并点击选择“编辑（E）”，即用“画图”工具打开该照片。点击“图像一拉伸和扭曲”，弹出“拉伸和扭曲”对话框。在“拉伸”单元中，可按“水平”和“垂直”的要求调整照片。如值设置为“30%”，然后，点击“文件-另存为”，出现“保存为”对话框，只须选择要保存的图片为“jpg”格式即可。
　　
　　方法二：采用使用广泛的ACDSee软件来实现。
　　
　　这种方法速度快，操作简便。一般系统都会自带ACDSee软件。
　　
　　首先用ACDSee打开要修改的图片，单击“工具-转换格式”，在“格式”框选中“jpg”格式，再点“选项”设置好转换后文件的输出路径，点击“确定”完成转换。
　　
　　然后用ACDSee打开要修改的图片，单击“工具一调整大小”。在“像素”处设定“宽度”和“高度”的像素值，这个数字由你确定，数字越小，输出的图片就越小，再点“选项”设置好转换后文件的输出路径，点击“确定”完成转换。
　　
　　方法三：使用光影魔术手、美图秀秀（美图大师）等电脑软件来实现。
　　
　　这些软件往往具有图片特效、美容、饰品、边框、场景、拼图等功能，可以做出影楼级照片，还能做非主流图片、闪图、QQ表情、QQ头像等。以光影魔术手为例：
　　
　　打开光影魔术手软件→打开所需要编辑的图片→点击工具栏上的“缩放”按钮一输入新的图片像素→点击开始缩放→缩放完成后点击保存→点击估算大小，可得知图片现在的大小（如果不满意可重新编辑）。
　　
　　（二）按要求“启用宏”来填报有关内容并上传的方法
　　
　　文秘人员尤其是科研教学秘书，经常要为领导网上填报有关内容并上传。以教育部科研项目的申报为例，对方往往要求把Word或Excel宏的安全性设为“中”。
　　
　　文秘人员为什么要设置和启用宏？设置了宏，上传文件时，就会自动防护文件病毒，同时宏程序如果不启用对方无法打开文件。因为宏会控制文件的相应格式，如果不启用宏，文件的格式将无法上传，对方接到的文件将不是你所设置的格式，将会对文件内容产生影响，因此上传文件时必须启用宏。
　　
　　首先要进行宏安全性设置。方法是：在“安全性”对话框（Word2003：“工具”菜单，“选项”命令，“安全性”选项卡，“宏安全性”按钮）中控制安全级别。安全级别有四个：“非常高”、“高”、“中”和“低”。一般的报表、文档要求宏安全级是“中”。使用此级别时，无论何时打开包含宏的工作簿，Word或Excel都会显示一个对话框，询问您是否要启用宏。单击“启用宏”则打开文档或工作簿，并允许在文档或工作簿中运行宏。
　　
　　Word2007和Word2010用户，点击Word左上角“安全警告”处“选项”中的“启用此内容”即可。
　　
　　四、利用E-mail沟通管理时应注意的事项
　　
　　E-mail可能成为有意或无意泄漏机密的主渠道。据调查，美国大约3/4的大型企业利用特殊软件检查员工的电子邮件，防止泄漏公司机密。为此，文秘人员在管理电子邮件时首先要预防电子邮件病毒。计算机病毒可以通过网络尤其是电子邮件迅速传播，危害很大。对付邮件病毒，第一是防，如拒收陌生人的邮件，不从陌生的站点下载文件；第二是杀，如果不慎下载了邮件病毒，可以利用杀毒软件查杀邮件病毒。同时，要注意以下一些事项。
　　
　　第一，尽量使用专门的邮件管理程序。现在某些网站提供的免费邮箱服务主要供个人使用，用于办公业务则不太安全且不太方便。而专用的电子邮件管理程序可以在离线状态下撰写邮件，可一次写上若干封，全部完成后再单击“发送”按钮自动发出。收信时自动将所有信件一次取回，然后可离线阅读。收发工作完成后自动断线。所以在线时间全部是在传输信件，效率将大大提高。
　　
　　第二，正确设置E-mail软件。正确设置E-mai软件，如使用Outlook，OutlookExpress等软件提供的“收发邮件后自动挂断链接”、“挂断前提示是否要挂断”等功能，邮件收发结束就会自动断线。
　　
　　第三，多申请几个来自不同站点有着不同用途的免费邮箱。例如，用一个邮箱专门收取私人信件，—个邮箱处理公务信函，一个邮箱收订电子刊物等。
　　
　　第四，及时取消订阅的邮件列表和电子刊物。如果确信不再需要所订阅的邮件列表和电子刊物，要及时取消订阅，不然电子邮箱会塞满各种无关信息。
　　
　　第五，公共场合尽量少填写个人信息。在聊天室和一些需要登记个人信息的场合，要尽可能少填写个人信息，以免遭到垃圾邮件的侵袭。
　　
　　第六，及时整理邮箱。检查邮箱并及时删除已经下载的邮件，删除尚未阅读但确信无用的邮件，以节省时间和邮箱空间。
　　
　　第七，注意清除浏览器的历史记录和缓存。当在公用的计算机上收发电子邮件后，应该清除浏览器中的历史记录和缓存，以防别有用心的人查看这些信息。
　　
　　参考文献：
　　
　　［1］周贺来，连为民．办公自动化实用教程［M］．北京：高等教育出版社，2010.
　　
　　［2］蔡超，秘书网络实务［M］.北京：高等教育出版社，2005.
　　
　　［3］郭建庆．秘书导论［Ml.北京：高等教育出版社，2008.
　　
　　［4］黄若茜，陈琼瑶，秘书理论与实务［M］.北京，清华大学出版社，2007．
　　
　　（作者单位：大连大学）
　　
　　

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