一份紧急公文办理失误带来的反思

一份紧急公文办理失误带来的反思

　　一份紧急公文办理失误带来的反思
　　
　　作者/ 李文博
　　
　　2012年6月，我市某部门收到上级部门一份关于做好某重要活动期间信访维稳工作的紧急通知。该部门及时按有关规定将文件呈送市有关领导阅示。但公文传来传去，最后送到市主要领导手上的时候，已到了活动结束的日期。这份紧急公文办理的失误，影响了领导对相关情况的及时了解和集体决策，虽未造成严重后果，其中的教训却值得我们深思并引以为戒。
　　
　　从客观上分析，首先，需要阅看此份公文的领导较多，期间，个别领导在外开会或出差，一定程度上影响了公文的传阅速度；其次，中间赶上周末休息，一定程度上延误了公文的传递时间。
　　
　　尽管存在这些客观因素，但认真分析后不难发现，主观因素才是造成这次失误的根源。首先，该部门没有认真执行紧急公文流转的规定，没有指定专人负责部门紧急公文的传办，也未及时与相关部门沟通、反馈。此外，这份紧急公文的文件夹上没有反映缓急程度的明显标识，导致有些同志麻痹大意。其次，办文人员工作思想僵化，对时效性强、需紧急处理的公文仍按部就班组织传阅，没有做到特件特办、灵活处理。再次，少数工作人员责任心不强，没有及时认真查看公文的紧急程度和文件内容，对公文的时效性没有给予足够重视，没有起到上呈下达、协调左右的作用，存在“等人来拿”的依赖心理。
　　
　　我们应从上述事件中汲取教训，引以为戒，提高公文办理效率，确保政令畅通。
　　
　　一是高度重视公文办理工作。公文办理不是小事，关系部门形象和政令畅通，紧急公文更是如此。紧急公文之所以紧急，就是因为其内容的重要性和时间的紧迫性。如果没有在规定时间内呈报领导阅知，就有可能影响领导科学决策，甚至造成严重后果。办公室相关工作人员要对紧急公文格外重视，高看一眼，做到办文“零停留”。
　　
　　二是严格执行公文流转规范。紧急公文应做到随到随办，快中求准。要严格按照紧急公文处理规范要求，认真办理各级来文来电，把好公文运转关。要指定专人负责紧急公文的传递和催办，做到勤送、勤催、勤取，提高传递周转速度，避免文件积压。
　　
　　三是完善部门问的沟通机制。涉及跨部门或跨单位的紧急公文，传递时要主动加强沟通衔接，克服依赖思想，及时反馈公文传阅的最新动态，形成互通互助的工作氛围。此外，紧急公文办理要随文附上办理时间流程表，避免在某个部门长时间积压。
　　
　　四墨公文处理人员要增强责任感。传递紧急公文，相关工作人员要切实增强工作责任感和使命感，牢固树立时效观念，形成雷厉风行的工作作风，养成日清日毕的工作习惯，进一步提高工作效率，确保办理的每份公文不在自己手中延误。
　　
　　五是既要讲规则又要灵活处理。对于紧急公文，要打破常规，优先传递。按照公文紧急程度使用不同颜色文件夹，并贴上注有“急件”或者“特急件”字样的标识，以引起领导重视，优先阅示。如遇领导不在办公室或者出差在外，应通过电话或短信的形式及时报告。特殊情况下可以不按从分管领导到主要领导的顺序传递，直接呈送主要领导阅示。对不同领导的批示意见要及时传达、报告，确保上级各项工作要求落到实处。
　　
　　六是加强公文办理情况考核。要对各单位、各部门公文办理情况进行检查、评比，对做得好的给予表扬和奖励；对做得不好的进行通报批评或警示，并要求限期整改；对因延误时限造成严重后果的要严格追究有关人员的责任。
　　
　　（作者单位：山东省莱西市委办公室）

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