元认知策略对商务秘书下作的启示

元认知策略对商务秘书下作的启示

　　元认知策略对商务秘书下作的启示
　　
　　作者/林素真
　　
　　众所周知，商务秘书一般承担三大功能：直接辅助功能，辅助领导决策和实施综合管理，充当领导的智囊；行政执行功能，帮助公司处理事务——办文、办会、办事；技术操作功能，运用专业和技术知识开展工作。无论是哪种功能，归根到底都是服务与管理i在工作层面上，虽说是服务与管理他人，但是要做到优质的服务与管理，必须先做好自我的服务与管理。
　　
　　商务秘书自我服务与管理的水平直接影响着工作的质量，没有良好的工作状态，是很难将工作水平提到一定层次的，因而元认知策略对商务秘书工作有一定的启示作用。元认知策略本是教育心理学学习策略中的一种，该理论代表人物弗拉维尔认为， “元认知就是主体对自身认知活动的认知”，其原理同《学记》中的“学然后知不足，教然后知困。知不足然后能自反也；知困然后能自强也”的道理相同。只有意识到自己知识与能力的匮乏，才能让自己强大起来——在“自反”中学会增强自己的本领。此道理对商务秘书工作同样适用。商务秘书的工作实质就是服务，要服务好他人自己先要具有服务的本领。当意识到自己的服务本领有欠缺时，就要想方设法去完善自己，有了良好的服务状态才会提供良好的服务，这是相互影响的：元认知策略包含元认知知识——清楚地自我定位、元认知体验——有效地自我提升和元认知监控——准确地自我监控与调整三方面内容。下面一一阐述其对商务秘书工作的启示。
　　
　　一、准确定位
　　
　　元认知知识提示，要清楚地把握认识自身和外界的关系，清楚地了解影响自身发展的因素，为自我发展的实施监控做好预案。商务秘书明白自己在公司所处的位置和在具体业务活动中的位置非常必要。尽管在业务工作中商务秘书大致具有三大功能，但是它们并不是齐驱并驾地发挥作用的，而是需要审时度势与恰如其分地发挥作用。
　　
　　例如某公司两位老总因某项业务发生争执，你作为其中一位老总的秘书，若贸然去阻拦某一位老总的发言或在现场表示出偏袒某位老总的言论，均不合适。这时候你要做的是适时干预，缓解现场气氛。劝架是需要艺术的。大家都明白冷静是调解矛盾的良药。这时要做的是找个借口将两位老总劝开，别在争吵与辩解的紧张气氛中酝酿更大的矛盾。其实说到底，争辩的仅仅是公司的业务发展而不是因为个人恩怨，业务的发展与公司的收益均是共同的目标，因而争吵不是最终的解决途径，但是波动的情绪、暴躁的脾气均是激烈争吵的酵母，这些很容易让人进入不理智的境况中，于是隔离两人是最好的方式。这考验着秘书的智慧。秘书可以适时向两位老总送茶递水，缓解气氛。若气氛到了剑拔弩张的境地，可以给老总递送外面重要业务的接听电话，假若真有此类救急电话更好；若没有，等老总出来接电话后，秘书马上道歉并向领导解释。更换了氛围环境，明事理的领导此时应该会冷静地对待此事。处理诸如此类的危机，如帮上司挡驾处理棘手业务或甘当“丫头”帮上司处理私人事务，或许这些不属于商务秘书角色功能所要承担的，但是这又是必须处理的，这需要彰显商务秘书的智慧——需要你对自己的身份与对老总的脾性和当时当地的境况准确的把握。而这能力无关学识，无关业务技能，只关乎胆识与才识。胆识与才识不是一朝一夕就能养成的，需历练。
　　
　　二、准确体验
　　
　　元认知知识虽然告诉商务秘书要具备智慧与能力，但是如何具备还得靠元认知体验，只有经过历练才能将学识、胆识、才识融为一体，实践出真知。《101个影响职业发展的经典寓言》中有个捕鱼技能高超的渔王，几乎是手把手地传授儿子捕鱼技能，儿子捕鱼过程他丝毫没敢松懈，时时刻刻提醒与监控跟踪，但是儿子的捕鱼技术一点也不见提升。原因是儿子虽然有“实践”的机会，但是没有犯错误的机会，旁人的经验不如自我体验来得更真实可靠。其实自我体验的深刻就在于实践的深度。整个捕鱼过程就像提线木偶一样，渔王的儿子哪能获得真知灼见呢？
　　
　　某名牌大学中文系毕业生柳某毕业后进入一家大型国有企业做运营部总经理的行政助理，该公司从事包装运输服务，运营部每天都跟打仗一样，业务繁忙，不但要接待大量客户的订单，还要接受众多客户的咨询。电话经常会打给行政助理，业务咨询、资金流转、物品调配、计划调整、方案设计等都需要行政助理去处理。这个部门事务杂、变化多、压力大，要求工作人员反应快、判断准。柳某刚进入这样的工作单位，一开始并不能适应其岗位业务，再加上行政助理这个岗位要求懂一些财务、物流、采购、人力资源管理等方面的知识，这对她的专业技能提出了新的挑战。尽管她在大学期间专修或选修过上述业务的相关课程，但是柳某仍感到力不从心。经过半个多月疲于奔命的应付，她只好选择向部门总经理寻求帮助，同老总详谈后，她认识到自己缺乏相关的体验经历，不能胜任此岗位，于是主动提出到相关业务部门去轮岗半个月，希望掌握相关业务的处理流程，以便以后做好商务秘书的工作。该案例中，柳某是幸运的，她在获得职业资格的同时还有机会去做职业准入的准备——并不是每个人都是如此幸运的。柳某明白自己若不进行自我提升，获得相关的经验，就无法在这样的综合岗位留任，更不用说发展了。其实元认知体验中的自我管理理论就包括自我提升，这是职业发展必需的环节。其实自我提升最好是在职业准入前就做好相关准备，如参加相关的技能培训或学历深造或基层锻炼。像会计、物流、人力资源等的相关业务能力，可以通过参加有关技能培训，并考取资格证书来获得；而学历深造因为相对成本高，需花时间、金钱，所以并不提倡；自我提升的最便捷途径就是人基层锻练，如先应聘公司干部储备生或实习生之类的岗位，从基层干起，积累相关的经验；以免正式进入岗位后无力应对。
　　
　　元认知的体验理论提示商务秘书要不断自我体验，在此过程中获得自我提升，进而完善自我管理。自我体验分为直接体验与间接体验，感同身受的体验也是自我体验，这种体验有时是要付出沉重代价的。电视剧《杜拉拉升职记之似水年华》第14集中，人力资源部苏浅唱到市场部串门，杜拉拉告诉她该部门很多重要文件需要谨慎对待，别在此处逛了，她也答应了。杜拉拉离开后，恰遇该部门同事都外出，苏浅唱又接到跟市场部索求相关项目回收点地址的电话，她发现电话旁就有对方所需要的文案，二话不说就将方案传真给对方。事后她才发现刚才杜拉拉提醒她市场部文案有两套，对内和对外的文案是不同的，这是营销策略也是商业机密，可是已经晚了，因为苏浅唱将内部文案传真出去了，已间接泄露了公司秘密。其实苏浅唱是知道这回事的，但同事在告诉她时没有引起她足够的重视与注意，以至于在传真过程中漫不经心，没有留意文件右上角“内部资料”的标注。粗心或漫不经心都不能成为工作失误的借口，作为一名商务秘书，最基本的业务素养就是谨慎。行为养成习惯，习惯形成性格，性格决定命运，这是职业发展必背的口诀。相信任何商务秘书经历此事后都会对此口诀铭记于心。有些自我体验其实不必亲自经历，可以从阅读及他人的经验中获得，阅读、观察与总结均能拓宽知识面，经历他人的体验也能获得智慧。
　　
　　三、准确监控
　　
　　元认知体验提示商务秘书在业务素养养成过程中要谨慎对待自己的工作，并认同自我体验对自我提升的重要性。商务秘书自我提升的方法方式很多，不必拘泥于某种，但其核心理念是不能缺乏的——有准确的判断力。无论是元认知知识的获取——清楚而准确地把握自己与外界的关系，以此来判断自己的行为动向，还是元认知体验的践行——理智而清晰地把握自我提升的方向，都需要准确的行动判断与导向。同样，元认知监控也离不开准确的判断力。商务秘书的角色功能虽然有明确定位，但在业务工作中并不是每个人都能清醒把握自己的位置。
　　
　　元认知监控理论提示在业务工作过程中要不断对自己的工作状态进行评估、判断、调整，以便进入更好的境况。尽管商务秘书一般都具有敏锐的洞察力，但商务秘书对自己工作境况的评估往往不甚理想。某高职院校文秘专业毕业生曾某毕业后的第一份工作是做一家销售碳粉的小型民营企业老总的秘书，由于公司规模不大，行政部、财务部、市场部、销售部、外联部等部门均在一个办公室办公。小曾一直保持良好的工作状态，逢人求助必帮，同事请她帮忙打印文件、接听电话、下订单、发货，甚至跑税务局报税等业务，她从不拒绝。虽然这没有影响到她的秘书工作，因为老总对秘书的要求也不高，只要求她草拟和整理公司日常业务文件，但是三年下来，小曾发现自己的业务能力并没有多大提高，仍停留在处理琐碎事务的水平。而和她同时进入销售部的小郑已经做到部门主管了。其实在帮助同事接汀单、发货的过程中也帮助小郑谈成了几笔大生意，小郑也请过她吃饭表示感谢，但是提成与业绩均与她无关。某次聚会时遇到了在猎头公司任职的高中同学小陈，同小陈聊完自己的所作所为后她才发现：自己的工作境况处于非常糟糕的状态。秘书最基本的业务素养——洞察力虽然全用在了工作上，却忽略了对自我职业发展的洞察。小曾开始怀疑自己是否适合做商务秘书，也想尝试转到销售部——因为老同学帮其分析后她发现自己具有良好的沟通与谈判能力，是公关型能手，适合销售岗位；她又担心转岗后收入不稳定，毕竟销售部的收入主要靠提成，不如秘书岗位稳定。之后小陈帮助其释疑并为其成功介绍工作：仍然应聘某商会的秘书，协助会长对外开展公关业务，同时从协助商会下属公司谈妥交易业务中获得相应提成。这既满足了她的职业兴趣，又可使她获得经济利益，从而达到了“双赢”局面。商务秘书对自己的工作业务不仅不能迷糊，对自己的工作境况也不能含糊。敏锐的洞察力有助于自己获得职业生涯的长足发展。
　　
　　综上所述，商务秘书要想在职业领域获得发展，就需要时刻对自己的定位、行动导向、职业境况进行有效评估、监控与调整，不仅要有敏锐的洞察力，还要有准确的判断力。当然，元认知策略对商务秘书工作的启示，只是提供一种工作思路，此处权当抛砖引玉。
　　
　　（作者单位：广东科贸职业学院）