浅谈传播技巧在公文写作中的运用

浅谈传播技巧在公文写作中的运用

　　浅谈传播技巧在公文写作中的运用
　　
　　作者/林 曦
　　
　　传播学中的传播技巧是指针对信息共享的传播活动，所采用的能够迅速高效地达到传播目的的对策方法。传播技巧包括内容提示法、说理法和诉求法等。在传播信息时，需要考虑到不同情况下表达信息的效果。这实际上涉及传播过程中三个方面的因素对于传播效果的影响——传播者（学识、品格等）、传播内容（话题和证明方法）、传播对象（主要指传播者对于受众心理和性格的了解、激发和控制）。这三个影响因素要求传播者在主旨和论点被限定的时候，运用传播技巧，将主要观点的提出、论证方式的选择、材料的安排巧妙地结合在一起，将信息的侧重点鲜明地展现在读者面前。 公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效用和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。公文中的传播活动实质上是文字信息的传播，成功的传播方法和技巧的运用，有利于提高公文写作的科学性、有效性和公文的传播效果。如果在公文撰写中针对特定的受众和特定的信息内容采用适当的传播策略、手段，不仅可以完整准确地表达公文需要传递的信息，而且可以增加公文的美感，进而提高对受众的影响力和吸引力。因此在公文写作中传播方案的确定和传播内容的选择，从整体上来看是为发文目的服务的。本文着重探讨在公文写作中如何使用恰当的传播技巧以提高公文的表达和传播效果。
　　
　　一、明示态度法
　　
　　在传播信息时，应该简洁明了地表明所要表达的结论，以方便读者清楚地了解文章的主旨，领会传播者所要表达的观点。在公文写作中，突出结论可以迅速有效地使读者清楚撰写者的目的和意图。特别是在宣传性、告知性公文传播活动中，为了使受众接受传播者所提供的信息与观点，更需要直观地摆出结论。古人论文章的写作时强调“立片言以居要” “开门见山”等，都是要求在传播活动中首先将传播目的和核心内容告知读者。当然，要根据具体的公文内容、传播对象、传播时机等因素来判断是否应直截了当地将发文目的表达出来。
　　
　　比如， 《国务院关于深化改革严格土地管理的决定》（国发[2004] 28号）一开头就展示了重要结论： “实行最严格的土地管理制度……土地市场治理整顿取得了积极进展，有力地促进了宏观调控政策的落实……必须正确处理保障经济社会发展与保护土地资源的关系，严格控制建设用地增量，努力盘活土地存量，强化节约利用土地，深化改革，健全法制，统筹兼顾，标本兼治，进一步完善符合我国国情的最严格的土地管理制度。”公文的第一句话“实行最严格的土地管理制度”作为本文的主旨，简洁明了地表达了中国要深化土地管理制度的决心。接下来“土地市场治理整顿取得了积极进展”一句叙述了土地整改的效果，让读者看到了实行土地管理制度各地区取得的进步。当然还要点明在这个制度下的成效是阶段性的，有些地区存在的问题仍需要解决。这份公文的主题与人民的生活息息相关，与受众原有态度和利益相吻合，所以可以使用明示态度法。
　　
　　二、敲警钟法
　　
　　传播学中的“敲警钟”法是指用能够使人们产生恐惧意识的语句唤醒人们焦急、紧张的心理活动，这种方法也称为“恐惧诉求法”。这种传播方法在公文写作里也能发挥很大作用。一方面，运用这种方法所产生的紧迫感可以督促人们尽快行动以防发生突发情况。古人早就言明要防患于未然，所以人们在阅读用敲警钟法写作的公文时就会无意识地采取行动了。另一方面，采用这种方法，会在第一时间吸引读者的全部注意力，为满足好奇心，读者会继续阅读下去。虽然借助恐惧诉求能收到较好的传播效果，但我们需要清楚地知道一点，那就是过度地唤醒人们的危机意识以求达到目的，很有可能使读者产生不适感。只有把握好一定的度且切合实际，才会最大限度地发挥警钟的作用。
　　
　　譬如《国务院办公厅关于印发国家综合防灾减灾规划（2011-2015年）的通知》（国办发（2011） 55号）中写道： “‘十二五’时期，在全球气候变化背景下，自然灾害风险进一步加大，防灾减灾工作形势严峻。干旱、洪涝、台风、低温、冰雪、高温热浪、沙尘暴、病虫害等灾害风险增加，崩塌、滑坡、泥石流、山洪等灾害仍呈高发态势……设防水平偏低，农村居民抵御灾害的能力较弱。自然灾害引发次生、衍生灾害的风险仍然很大。”在公文写作中，运用敲警钟法可以快速有效地传递信息给收文对象，并使之警醒。首先，对问题的现状加以描述，像这份通知里的“干旱、洪涝、台风、低温、冰雪、高温热浪、沙尘暴、病虫害等灾害风险增加……设防水平偏低，农村居民抵御灾害的能力较弱。自然灾害引发次生、衍生灾害的风险仍然很大”，就写出了自然灾害的发生越来越频繁，对人类的危害越来越大的现实，这自然会造成读者对象的心理紧张，产生态度和行动上的变化。其次，提出解决问题的方法， “加强自然灾害监测预警能力建设、加强防灾减灾信息管理与服务能力建设”，从心理上催促读者采取相应行动。通过给传播对象施加压力，调动他们的紧张、恐惧心理，引导他们把握公文的主题，符合传播者的意愿。这份通知很好地运用恐惧诉求法即敲警钟的技巧来撰写公文，收到了很好的传播效果。
　　
　　三、感情交流法
　　
　　感性语言最容易打动人。传播学中的“诉诸感情”主要是指通过营造某种气氛或使用感情色彩强烈的言辞来感染对方，以谋求特定的效果。公文语言的表达不仅影响工作的执行力度，也影响公务活动的效果。写进公文里的材料必须来自生活实践，不允许虚构，在此基础上运用富有感情的言辞来撰写公文，就能收到较好的效果。感情交流是向传播对象传达一些能让人感到温情的信息，消除对方对传播者的疑虑、误解，为公文的传递创造有利条件。要注意宣示说理严密周全、简洁精练，切忌滥用修辞，于平淡之中见感情才显功夫。要正确认识情感在公文写作中的作用，树立正确的得失观，合理表达自己的感情，确保写作的公文观点正确、内容真实、表达合情合理。
　　
　　《关于申请暴雨台风受损农村公路维修资金的请示》 （连区建（2012） 66号）一文中写道：“2012年7月初和8月初连云区先后遭受特大暴雨和强台风的猛烈袭击，造成多处县、乡、村道路破坏严重，部分路基出现坍塌……据统计，全区县、乡、村道路因暴雨台风造成的道路路面损坏和路基塌方现象多达56处，路面损坏面积约8680平方米，部分道路简易修复后虽能维持通行，但仍存在着很大的安全隐患，亟待进行全面修复……恳请市局酌情考虑拨付部分农村公路维修资金……以保证抢修工程的快速推进。”从这篇公文中可以看到请示单位对灾害的忧心以及进行灾后重建的决心。该请示在摆出连云区灾情严重的实际状况时，运用“56处” “8680平方米”等有说服力的数据，融入足以打动人心的“恳请”等词语，语言真挚感人，拉近了文件授受双方的距离，建立了良好的双向沟通交流关系，以期达到希望上级拨款维修的最终目的。要完成一篇高质量的公文，关键是要对发文意图有一个准确的把握，然后将这些转化为充满感情色彩的语句，以收到打动人心的目的。这份请示无疑是一个成功的范例。
　　
　　四、尊重事实法
　　
　　公文的另一大语体特征是真实性。孔子《论语，里仁》中云： “君子欲讷于言，而敏于行。”意思是说君子说话要谨慎，行动则要敏捷。在公文写作中也可解释为执笔者用词要谨慎小心，内容要遵从实际。公文中有些文种如情况报告、工作总结、调查报告等内容涉及面宽、传播领域广，不仅拓宽了人们的视野，提高了人们的思维境界，而且促使写作策略发生了变化。只有正确把握问题的实质，坚持实事求是，遵从事物间的逻辑关系，公文才能收到良好的传播效果。在写作中应坚持客观的态度，尽可能地将自己的倾向在文章中隐去。
　　
　　如《福建省粮食局关于2012年第四季度粮油质量抽检情况的通报》 （闽粮行[2013] 24号）一文中写道： “福州市抽检大米、小麦粉、食用植物油、原粮共484批次，合格484批次，批次合格率100% ……宁德市抽检大米、小麦粉、食用植物油、粮食复制品共67批次，合格63批次，批次合格率94.0%；龙岩市抽检大米、小麦粉、食用植物油、原粮共288批次，合格288批次，批次合格率100%。”在信息传播过程中，经常会遇到无法解决的冲突，这时需要借助于实例来增强说服力。福建省粮食局把2012年第四季度粮食质量抽检结果作了通报，数据真实、叙述清楚，说服力强。
　　
　　五、重复结论法
　　
　　传播学指出，传播者要想提高传播效果，就必须设法减少选择性因素对受传者的干扰。古人对这一技巧的功效已有肯定。 《战国策》中“三人成虎”“曾母投杼”就是明证。例如，脑白金是大众耳熟能详的保健品，脑白金在刚刚进入市场时并未受到人们的关注。这时，一个虽然通俗却能够让人记住的广告出世了，电视、报纸等传播媒介对这个产品反复宣传，引起大众对脑白金的好奇并相互交流，自此脑白金名声大噪。可见，重复地叙述某个问题或信息可以收到很好的传播效果。
　　
　　《工业和信息化部、发展改革委、环境保护部关于开展工业产品生态设计的指导意见》 （工信部联节[2013] 58号）一文中写道： “生态设计是实现污染预防的重要措施。污染预防是改变‘先污染后治理’发展方式的根本途径。研究表明，800/0的资源消耗和环境影响取决于产品设计阶段……生态设计是落实生产者责任延伸制度的要求……生态设计有利于绿色技术创新……”该意见的主旨是“开展工业产品生态设计”，文中有四段都在重复生态设计的重要意义， “生态设计是实现污染预防的重要措施，生态设计是落实生产者责任延伸制度的要求，生态设计有利于绿色技术创新”，这些句子无一不是在强调生态设计是一件有价值的事情。运用反复强调主题的技巧，的确能快速有效地传递信息给收文对象，传播效果显著。
　　
　　综上所述，在公文写作中适当运用传播技巧，可以为公文增色添彩，增强表达效果。在写作中要注意把公文主旨表达与公文传播技巧结合起来，重视公文写作策略的作用，从全局上实现公文传递策令、沟通情况、交流经验的社会价值。采取适宜接受对象、传播主体、传播内容的传播方式，就能取得好的效果；否则，传播者虽有好心也可能会办坏事。恰当地使用明示态度法、恐惧诉求法、感情交流法等写作技巧，不仅能加快公文上情下达、沟通联络的速率，也能增强公文的生动性和艺术感染力。