简析公文处理法规中“一般”的应用

简析公文处理法规中“一般”的应用

　　简析公文处理法规中“一般”的应用
　　
　　作者/张维功
　　
　　《党政机关公文处理工作条例》 （以下简称《条例》）和《党政机关公文格式》 （以下简称《格式》）已实施一年多了。学界对《条例》和《格式》做了详细介绍、多方位研究，解读细致而充分。笔者试就上述两部公文法规中“一般”一词的使用情况作一剖析，以求教于方家。
　　
　　一、 “一般”在汉语语境中的意义
　　
　　“一般”在汉语中的意义主要有：一样，同样；一种；普通；通常。
　　
　　表“一样，同样”之意时，表示所描述事物之间具有相同的特征，如他哥俩长得一般高。
　　
　　表“一种”之意时，表示所描述事情具有类型的意义，如别有一般滋味。
　　
　　表“普通”之意时，表示所描述事物的程度，有基本、平常之意，如一般性、一般化。
　　
　　表“通常”之意时，表示所描述事物正常情况下的状况，意指所表述的事情还含有例外的特殊情况，如一般情况；一般地说，吃这种药是很见效的。
　　
　　公文法规在表述中使用“一般”，多是基于“一般”在表“通常”之意时所含有的例外特殊情况而考虑的。
　　
　　二、《条例》中“一般”的运用，体现了夏活性与原则性的结合
　　
　　《条例》中“一般”的使用有3处，分别在第9条、第14条、第32条，在阐述公文格式要素构成、越级行文、绝密级公文的复制与汇编问题时使用了这一词语。
　　
　　《条例》第9条规定： “公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。”
　　
　　公文格式构成要素有18个，但不是每份公文都必备这18个要素。18个格式要素中，每份公文必备的要素只有9个，分别是发文机关标志、发文字号、标题、主送机关、正文、发文机关署名、成文日期、印发机关和印发日期、页码。其他要素根据行文的方向、公文的涉密程度、公文办理的时限要求、附件的有无、印章加盖与否、文件是否需要抄送而相应有所变化。
　　
　　《条例》第14条规定： “行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。”
　　
　　公文的正常行文方式是逐级行文，越级行文是基于特殊情况，如遇有重大突发事件，包括重大自然灾害、重大事故灾难、重大公共卫生事件和社会治安事件等，主要是为了抢时间，不误事。或是直接的上级机关乱作为或者违法违纪的，对处分决定不服的，可以越级行文。
　　
　　《条例》第32条规定： “绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。”
　　
　　绝密级公文涉及最重要的国家秘密，泄漏会使国家安全和利益遭受特别严重的损害，《条例》规定不得复制、汇编，但也考虑到了确有工作需要时的特别情况。
　　
　　《条例》中“一般”的使用，都是基于例外的特殊情况而考虑的，虽用的少，却真实反映了例外特殊的实际情况；用得得体，无损作为法规应具有的刚性，是表达的灵活性与原则性的有机结合。
　　
　　三、《格式》中的“一般”，存在着过度使用的问题，有失作为国家标准应有的刚性
　　
　　《格式》中“一般”的使用有20处，有19处是在对公文格式要素作具体规定时使用的，有1处是在表述“规范引用文件”时使用的，即“GB3101有关量、单位和符号的一般原则”，用的是“一般”的“普通”之意。
　　
　　19处涉及公文要素的规范中，用于格式要素字体字号的规范就有11处。
　　
　　1.关于“字体字号”，《格式》规定， “如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整”。
　　
　　2.关于“份号”，《格式》规定， “如需标注份号；一般用6位3号阿拉伯数字”。
　　
　　3.关于“密级和保密期限”，《格式》规定，“如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字”。
　　
　　4.关于“紧急程度”， 《格式》规定， “如需标注紧急程度，一般用3号黑体字。”
　　
　　5.关于“标题”，《格式》规定， “一般用2号小标宋体字”。
　　
　　6.关于“正文”，《格式》规定， “一般用3号仿宋体字”。
　　
　　7.关于“结构层次序数”， 《格式》规定，“文中结构层次序数依次可以用“一、” “（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注”。
　　
　　8.关于“抄送机关”，《格式》规定， “如有抄送机关，一般用4号仿宋体字”。
　　
　　9.关于“印发机关和印发日期”，《格式》规定， “一般用4号仿宋体字”。
　　
　　10.关于“页码”，《格式》规定， “一般用4号半角宋体阿拉伯数字”。
　　
　　11.关于“纪要格式中出席人名单”，《格式》规定， “一般用3号黑体字”。
　　
　　《格式》在规范这么多具体格式要素字体字号时使用“一般”，很难说都是基于例外特殊隋况的考虑，只能说是对例外特殊情况的滥用。上述1 1例中，只有第1例因为是从整体上对公文格式要素“字体字号”作规定，可以说是基于特殊情况的考虑，有其合理性，而其他10例是对具体格式要素字体字号的规范，再使用“一般”，笔者认为有损骼式》作为国家标准应有的刚性，建议在规定这些格式要素的字体字号时无须使用“一般”一词。
　　
　　此外，《格式》中其他8处使用“一般”的情况是：
　　
　　1.关于“公文用纸的主要技术指标”，《格式》规定， “公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2～80g/m2的胶版印刷纸或复印纸”。
　　
　　2.关于“行数和字数”，《格式》规定， “一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整”。
　　
　　3.关于“联合行文时发文机关的排列”， 橢式》规定， “如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前”。
　　
　　4.关于“多个签发人的签署”，《格式》规定， “如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名”。
　　
　　5.关于“成文日期”，《格式》规定， “成文日期一般右空四字编排”。
　　
　　6.关于“发文机关署名”， 《格式》规定，“单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名”。
　　
　　7.联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置。
　　
　　8.签名章一般用红色。
　　
　　上述8例中，第1例是对公文用纸主要技术指标的规定，是从整体上说的。各机关在公文用纸上很难统一一种规格，存在例外的特殊情况，不能做刚性的硬性规定。第2例是对公文每面所排行数和每行字数的规定，也是从整体上说的。公文首页必须显示正文，当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的办法解决，为此对公文每面所排行数和每行所排字数用“一般”表述就较为得体。
　　
　　第5例是对成文日期标注的规定，因《格式》对加盖公章的公文和不加盖公章的公文成文日期的规定不一样，此处用“一般”也较为适宜。
　　
　　第8例是对签名章用色的规定，考虑机关负责人个性差异，不作硬性规定也有其合理性。
　　
　　第7例是对联合行文发文机关署名按发文机关顺序排列的规定，使用“一般”表述，也反映了公文处理的实际情况，各机关不必在署名的排名先后上过于较真。
　　
　　第3例是对联合行文时发文机关排列的具体规定。因絛例》规定， “联合行文时，使用主办机关的发文字号。” 《格式》此处使用“一般应当将主办机关名称排列在前”的表述，出现例外特殊情况，势必会造成发文机关标志与发文字号不匹配的问题，这样的表述就不够严谨。
　　
　　第4例，多人签发时每行排两人，既然这样具体规定，就不应有什么例外。第6例，单一机关行文时，发文机关署名在成文日期之上的位置关系是约定俗成的，没有特别的例外情况。建议这两处不用“一般”来表述。
　　
　　与《条例》相比而言， 《格式》在对各格式要素作具体规定时，有的的确是基于特殊的例外情况考虑，反映了公文处理工作的实际，但不少并不是基于实际的特殊情况考虑，存在一定意义上对“一般”的过度使用，这些表述有损《格式》作为国家标准、法规应有的刚性，一定程度上会影响公文法规在实际工作中的执行力。
　　
　　（作者单位：湖北文理学院管理学院）