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秘书工作礼仪中的左右讲究
秘书工作中有很多礼仪要求,特别是在会务、接待、事务管理等工作中,有不少次序上的左右讲究。现实工作中,我们发现有时尊左,有时尊右。以下是小编整理的秘书工作礼仪中的左右讲究,希望对大家有所帮助。
秘书工作礼仪中的左右讲究
我国是礼仪之邦,在古代总的来说是以左为上。但在不同朝代、不同场合也有以右为尊的。百度百科总结说,夏、商、周、晋(包括春秋战国、南北朝、五代十国):文官尊左,武将尊右;秦、唐、宋、明尊左;汉、元、清(包括三国时期)尊右;春秋战国秦汉晋一直是右为尊,隋唐之后左为尊;民间喜庆活动一般以左为贵,凶伤吊唁以右为尊。改革开放后,我国次序礼仪大多和国际接轨,实行以右为上。但在一些非涉外礼仪活动中沿袭传统礼仪做法,按尊左排序。长期以来,我国次序礼仪没有系统完备的规定固化,教科书的解释也是五花八门,导致现实工作中次序礼仪安排混乱。因此,本文简要地将秘书工作中的次序礼仪作一收集整理,方便秘书人员在工作中参考。
1.主席台座次。中大型会议都设立主席台。主席台座次一般由秘书人员会前排列。有的教科书指出政务会议(活动)应“以左为尊”,商务会议(活动)则“以右为尊”。笔者认为这样容易造成混乱,应统一标准为好。一般来说,会议主席台座次安排遵守“尊左”原则。职务最高者居中,其左手位为第二尊位,右手位为第三尊位,如果主席台领导人数为双数,同样也是遵守“尊左”原则,将第一尊位和第二尊位同时居中安排,且面对观众席,第二尊位府在第一尊位左手位。
2.会见会谈。会见一般安排在会客室进行,宾主各坐一边。面对会客室正门,客人应安排在主人右手边入座,主客双方随员以主人主宾位置为参照,按照职务高低由近及远,由前至后分坐两旁。
会谈通常安排在会议室进行,宾主相对而坐。同样,以正门为参照,客方面对正门,主方背对正门。双方主谈人居中入座,各方人员按照以左为尊的原则安排落座,这一点同于主席台座次安排。
会谈布置还有一种情况,面对正门,主客双方左右排列入座,仍以“左尊”,把客方排在左边,主方排在右边。
座谈会。座谈会现场布置与会谈相似,座次与主席台安排一样,都是“以左为尊”。
3.签字庆典。签字仪式上,主客双方面门而坐,按照以右为尊的原则,客方应安排在主方的右手边。双方随员按照职务高低由中间向两旁分别站立于己方签字代表后方。
庆典活动如开业剪彩、奠基竣工、节日庆典等,主办方邀请的领导和嘉宾台上站列时,一般按照身份职务高低和“尊左”原则排列站序,即职务身份最高者居中,其左手位高于右手位,具体安排与会议主席台座次安排一样。因为是庆典仪式,时间简短,如果台上领导站位时相互谦让,秘书人员切忌上前纠正。
4.宴请桌(座)次。宴请桌(座)次一般以右为尊。宴请如果只有两桌,那么面对正门,应在第二桌的右手边摆放第一桌。
宴请桌数如果超过两桌,应按照以远为上标准,将主桌安排在离正门最远的位置,然后再以主桌为参照,按照以右为尊原则,由近及远安排其他桌次。
餐桌上的座次以圆桌为例,都按“以右为尊”的原则安排。一般有两种排法:一种是将主宾安排在主陪的右手边,次宾安排在主陪的左手边,主客双方其他人员按照身份职务交叉而坐,方便席间谈话交流。另外主陪与副陪相对,客方主宾次宾分坐主陪右左手位,三宾四宾分坐副陪右左手位。
5.乘车座次。乘车座次也是“以右为尊”。以最常见的小轿车为例,如果是司机驾车。主宾坐在后排右车门处;如果是主人开车,主宾则坐在副驾驶位置。
6.合影站序。合影站序前排高于后排,职务身份高的站前排。同一排的人员站位内外有别,如果是系统单位内部合影,则类似于主席台座次安排,遵循“以左为尊”,不论第一排人数单双与否,都是主要领导居中,其左手位为第二尊位。
如果是主宾合影,站序则完全相反,应按照“以右为尊”排位,主人居中,其左手边为主宾。主客双方其他人员按职务身份高低由中间向两旁分别站立。为礼貌起见,主方一般不让宾客站在最边侧,而全由主方人员把边。
总之,各种场合的次序礼仪是左还是右,秘书都应知其然并知其所以然,做到了然于心,这样工作才能忙而不乱、有序高效。当然,工作中还有很多特殊情况会影响次序安排,特别是在领导执意坚持的情况下,秘书人员应适当变通稍作调整,以达到气氛融洽、宾主愉快的目的。
秘书礼仪技巧
仪容仪表
1.女性的妆容和着装
(1)妆容
化妆并不是一种随心所欲的涂抹,而是一种审美的艺术过程。其基本原则如下:
化妆是为了突出自己美的部分,掩饰自己不足或有缺陷的部分;色彩的选用取决于肤色和服装的色彩;因人、因时、因地制宜,切记强求一律;化妆创造新意时不失自己的基本形象寻找统一和谐美。净面后,均匀打好粉底定妆,粉薄而均匀;眉头自然、眉峰清晰;眼影涂于眼部凹陷处;眼线紧贴睫毛;腮红自颧骨向上;口红先画唇线,再涂口红。
(2)着装
“云想衣裳花想容”,相对于偏于稳重单调的男士着装,女士们的着装则亮丽丰富得多。得体的穿着,不仅可以显得更加美丽,还可以体现出一个现代文明人良好的修养和独到的品位。职业女性着装要求四讲究。
整洁平整。服装并非一定要高档华贵,但须保持清洁,并熨烫平整,穿起来就能大方得体,显得精神焕发。整洁并不完全为了自己,更是尊重他人的需要,这是良好仪态的第一要务。
色彩和谐。不同色彩会给人不同的感受,如深色或冷色调的服装让人产生视觉上的收缩感,显得庄重严肃;而浅色或暖色调的服装会有扩张感,使人显得轻松活泼。因此,可以根据不同需要进行选择和搭配。
配套齐全。除了主体衣服之外,鞋袜手套等的搭配也要多加考究。如袜子以透明近似肤色或与服装颜色协调为好,带有大花纹的袜子不能登大雅之堂。正式、庄重的场合不宜穿凉鞋或靴子,黑色皮鞋是适用最广的,可以和任何服装相配。
饰物点缀。巧妙地佩戴饰品能够起到画龙点睛的作用,给女士们增添色彩。但是佩戴的饰品不宜过多,否则会分散对方的注意力。佩戴饰品时,应尽量选择同一色系。佩戴首饰最关键的就是要与接待员的整体服饰搭配统一起来。
2.男性的妆容和着装
男士相对于女士简单一些,但是并不是代表不用注意这些。
在妆容上男士应该对自己的眉毛稍微修饰一下已及理干净胡子,不留长发,不留指甲,可使用清淡的香水。在着装上男士有一套质地上乘的深色西装或中山装足以包打天下。
仪态
1.站姿
站姿是静态的造型动作,是其他动态美的起点和基础。良好的站立姿势应给人一种挺、直、高的感觉。男士则主要体现出阳刚之美,抬头挺胸,双脚大约与肩膀同宽站立,重心自然落于脚中间,肩膀放松。女士则体现出柔和和轻盈,丁字步站立。
(1)基本站姿
两脚跟相靠,脚尖展开45度到60度,身体重心主要支撑于脚掌、脚弓之上;两腿并拢直立,腿部肌肉收紧,大腿内侧夹紧,髋部上提;腹肌、臀大肌微收缩上提,臀、腹部前后相夹,髋部两侧略向中间用力;脊柱、后背挺直,胸略向前上方提起;两肩放松,下沉,气沉于胸腹之间,自然呼吸;两手臂放松,自然下垂于体侧;脖颈挺直,头向上顶;下颌微收,双目平视前方。
(2)站姿主要分为以下几类
根据不同的场合,在基本站姿的基础上可以有前搭手站姿、后搭手站姿和持物站姿等不同站姿。前搭手站姿。两脚尖展开,左脚脚跟靠近右脚中部,重心平均置于两脚上,也可以置于一只脚上,通过重心的转移可减轻疲劳,双手置于腹前。后搭手站姿。两脚平行开立,脚尖展开,挺胸立腰,下颌微收,双目平视,两手在身后相搭,贴在臀部。这种站姿一般是男士站姿。持物站姿。女士应身体立直,挺胸抬头,下颌微收,提髋立腰,吸腹收臀,手持文件夹。男士应身体立直,挺胸抬头,下颌微收,双目平视,两脚分开,一手提公文包,一手置于体侧。谈话时,要面对对方,保持一定的距离。尽量保持身体的挺直,不可歪斜。依靠着墙壁、桌椅而站;双腿分开的距离过大、交叉,都是不雅观和失礼的行为。手中也不要玩弄物品,那样显的心不在焉,是不礼貌的行为。
2.坐姿
坐是一种静态造型,是秘书每日的主要内容之一,无论是伏案书写、参加会议、会客交谈、娱乐休息都离不开坐。不正确的坐姿会显得懒散无礼,正确的坐姿能给人一种安详端庄的印象。
(1)基本坐姿
入座要轻而稳,女士着裙装要先轻拢裙摆,而后入座;面带笑容,双目平视,嘴唇微闭,微收下颌;双肩平正放松,两臂自然弯曲放在膝上,也可放在椅子或沙发扶手上;立腰挺胸、上体自然挺直;双膝自然并拢,双腿正放或侧放;至少坐满椅子的三分之二,脊背轻靠椅背;起立时,右脚向后收半步而后起立;谈话时,可以侧坐,此时上体与腿同时转向一侧。
(2)坐姿的种类
女士坐姿要挺拔优雅,表现出女士的魅力,可以有如下几种姿势。开关式坐姿。坐正,双膝并紧,两小腿前后分开,两脚前后在一条线上,两手合握置于两腿间或腿上;右侧点式坐姿。坐正,双膝并紧,上身挺直,两小腿向左斜伸出,左脚靠近右脚内侧,左脚脚掌内侧着地,右脚脚跟提起,双手放置于右腿上,头向右侧转;右侧挂式坐姿。在左侧点或右侧点式基础上,将左脚提起挂在右脚踝关节处,两脚并拢,上身左转45度,立腰挺胸。
侧身重叠式坐姿。髋部左转45度,头胸向右转,左小腿垂直于地面,右腿重叠于左腿上,右腿向里收,右脚尖向下。男士坐姿应注意这几个方面,男士前伸式坐姿。坐正,两腿前伸,双脚在踝关节处交叉。男士后点式坐姿。坐正,上体微向前倾,双小腿向后屈回,双脚掌着地。男士开关式坐姿。坐正,两小腿前后分开,两脚前后在一条线上,两手合握置于两腿间。男士正身重叠式坐姿。右小腿垂直于地面,左腿在其上重叠,左小腿向里收,脚尖向下,双手扶于扶手上或交叉于腿间。不论男女,坐姿的关键在上体的挺直,腰部要立住,而后再变化的不同姿态,重点在头、颈部、躯干和四肢的协调配合,和谐的姿态会让人感到端庄、大方、自然、舒适。
(3)坐姿中容易出现的问题
女士不宜将双膝分开,或大腿并拢而小腿分开;坐在松软的沙发中,不可将整个人推入沙发里;不要为了表现谦虚,故意坐在椅子边上,身体前倾给人阿谀之感。
3.行走
(1)行走的基本步态
双目向前平视,微收下颌;双肩平稳,双臂自然摆动,摆幅在30度到35度不宜过大;上身挺直,头正挺胸,收腹、立腰,重心稍前倾;注意步位,两脚内侧落于一条直线上;步幅适当,一般应该是前脚脚跟与后脚脚尖相距一脚之长,但因性别、身高不同以及服饰的限制会有一些差异;步行速度适中,停步、拐弯、上下楼梯要从容不迫控制自如。
(2)行走的类别
后退步。向别人告辞时,转身就走是不礼貌的,正确的做法是先向后退两三步,在转身离开。侧行步。当走在前面引导来宾时,要尽量走在客人的左前方,侧身向着来宾,髋部朝着前行的方向,上身稍向右转,左肩稍前右肩稍后,身体与来宾保持两三步距离。当在路面较窄的走廊和楼道中与人相遇,也要采用侧身步。在实际工作中灵活运用不同的步伐,形成自信、优雅、协调的步态。与此同时要靠道路的右侧行走,遇到同事、主管要主动问好。在行走的过程中,应避免吸烟、吃东西、吹口哨、整理衣服等行为。上下楼梯时,应尊者、女士先行。多人行走时,注意不要因并排行走而占据路面。
(3)行走的禁忌
走路忌内八字和外八字步伐;走路时不可脚蹭地面,发出声响;女士不可扭腰摆臀,左顾右盼;男士不可弯腰驼背、歪肩晃膀。
4.体态语
(1)目光
与人交往是,少不了目光接触。正确的运用目光,传达信息,塑造专业形象,要遵守以下规律。PAC规律:P—PARENT,指用家长式的、教训人的目光与人交流,视线是从上到下,打量对方,试图找出差错。A—ADULT,指用成人的眼光与人交流,互相之间的关系是平等的,视线从上到下。C—CHILDEN,一般是小孩的眼光,目光向上,表示请求或撒娇。作为职场人士,当然都是运用成人的视线与人交流,所以要准确定位,不要在错误的地点、对象面前选择错误的目光,那会让人心感诧异的。
三角定律:根据交流对象与接待员的关系的亲疏、距离的远近来选择目光停留或注视的区域。关系一般或第一次见面、距离较远的,则看对方的以额头到肩膀的这个大三角区域;关系比较熟、距离较近的,看对方的额头到下巴这个三角区域;关系亲昵的,距离很近的,则注视对方的额头到鼻子这个三角区域。分清对象,对号入座,切勿弄错。
时间规律:每次目光接触的时间不要超过三秒钟。交流过程中用60%-70%的时间与对方进行目光交流是最适宜的。少于60%,则说明接待员对对方的话题、谈话内容不感兴趣;多与70%,则表示接待员对对方本人的兴趣要多于他所说的话。
(2)常见的手势
一般常见的手势有横摆式、直臂式、曲臂式、斜摆式。
横摆式。表示的是“请进”。五指伸直并拢,然后以肘关节为轴,手从腹前抬起向右摆动至身体右前方,不要将手臂摆至体侧或身后。同时,脚站成右丁字步,左手下垂,目视来宾,面带微笑。
直臂式。表示“请往前走”。五指伸直并拢,屈肘由腹前抬起,手臂的高度与肩同高,肘关节伸直,再向要进行的方向伸出前臂。
曲臂式。表示“里边请”。当左手拿着物品,或推扶房门、电梯门,而又需引领来宾时,即右手五指伸直并拢,从身体的侧前方,由下向上抬起,上臂抬至离开身体45度高度,然后以肘关节为轴,手臂由体侧向体前左侧摆动成屈臂状,请来宾进去。
斜摆式。表示“请坐”。当请来宾入座时,即要用双手扶椅背将椅子拉出,然后一只手曲臂由前抬起,再以肘关节为轴,前臂由下向上摆动,使手臂向下成一斜线,表示请来宾入座,当来宾在座位前站好,要用双手将椅子前移到合适的位置,请来宾坐下。
但在介绍人或为他人指路时不可用手指指点点,而应使用手掌,四指并拢,掌心向上;手势不宜过多,幅度不宜过大,更不要手舞足蹈,手势要控制在一定范围内;在公共场合切忌挠头皮、抓耳挠腮、咬指甲、用手指在桌上乱写乱画。
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