小区管理处筹备方案

小区管理处筹备方案

　　小区管理处筹备方案
　　
　　为确保管理处正式接管小区物业以后，各项工作能够稳妥有序的开展，达到《物业服务合同》约定的服务标准，管理处（筹）根据物业公司与甲方的合作意向，以《物业服务合同》（草稿）和《物业管理方案》（草案）为基础，重点从清洁、保安、设备、绿化等综合服务和日常管理方面做好各项筹备工作，具体从以下几个方面开展：
　　
　　一、基本筹备工作
　　
　　基本筹备工作主要指管理处开办计划，通过购买、调配管理处日常运作所需的设备、用具等，使管理处具备办公和为甲方提供服务的硬件环境。具体包括以下内容：
　　
　　（1）办公设备的配置（办公桌、椅、电脑、打印机、复印机、传真机、文件柜等）；
　　
　　（2）日常办公用具的准备（办公用品采购、公章雕刻等）；
　　
　　（3）管理处工作人员的服装制作（含胸卡等）；
　　
　　（4）护卫、清洁等临时工作人员的住宿（包括宿舍、床架、床上用品等，如有需要，还应考虑以上人员的伙食，如煤气灶、煤气罐等）；
　　
　　（5）维修保养工具的配置。
　　
　　说明：管理处（筹）应结合甲方及自身的实际情况，对以上计划进行合理调整。
　　
　　二、制度建立工作
　　
　　健全的制度是管理处规范运作的基础。管理处在接管期间应高度重视各项制度的健全工作，以公司管理部制定的《物业管理服务标准规范文本》为指导，尽快完善管理处的各项规章制度。在制度未出台之前，管理处可采取召开专题会议、形成会议纪要的方法来临时规范各项工作，一旦时机成熟，就应形成制度。具体实施包括以下几个方面：
　　
　　1、管理处各岗位的岗位职责。包括：主任岗位职责、副主任岗位职责、各部门负责人岗位职责和各基层岗位的岗位职责等。
　　
　　2、管理处日常管理制度。包括：公文管理、印章管理、电脑管理、会议管理、财务管理、考勤管理、值班管理、收费管理、投诉管理、人事管理、维修管理、员工请休假管理、员工仪表仪容及行为规范管理、员工考核管理、员工宿舍管理等。
　　
　　3、管理处清洁工作手册。(www.fwsir.com)包括：管理处清洁质量监管办法、各岗位清洁工作标准、各岗位清洁工作程序等。
　　
　　4、管理处保安工作手册。包括：管理处保安工作管理规定、管理处保安岗位设置、各岗位工作标准、各岗位工作程序、保安巡检路线图、人员出入管理规定、人员来访接待管理规定、人员来访接待流程图、车辆出入管理规定、物品出入管理规定、保安装备使用管理规定、保安交接班管理规定、保安交接班程序、保安队队列训练内容及标准、文明执勤用语等。
　　
　　5、管理处设备管理工作手册。包括：管理处设备管理规定、设备台帐、各设备的操作规程、各设备的保养维修计划、各设备的维修保养运行记录、各设备故障紧急处理措施等。
　　
　　6、管理处绿化管理工作手册。包括：管理处绿化管理规定、绿化植物台帐、各植物的习性及养护方法、各植物的养护计划、各植物的养护记录等。
　　
　　7、管理处紧急情况应急处理程序。包括：常用电话号码、火灾应急处理程序、治安紧急情况应急处理程序、停电应急处理程序、停水应急处理程序、水浸应急处理程序、液化石油气泄漏应急处理程序、新风机防毒应急处理程序、电梯停梯困人应急处理程序、台风应急处理程序、盗警应急处理程序、急救应急处理程序、其他应急处理程序等。
　　
　　说明：管理处应根据各综合服务的外包/内管情况对各综合服务的工作手册进行相应调整。
　　
　　三、员工岗前培训
　　
　　管理处要针对各岗位的特点，对管理处员工（包括正式工、外聘工、临时工）的工作能力进行评估，有针对性的开展岗前培训，主要有以下几个方面：
　　
　　1、管理处全体员工：物业公司发展史、质量方针、质量目标、小区基本情况、小区内设备（供水、供电、排水、消防、运载、弱电等）情况、甲方基本情况、物业管理各综合服务的标准及要求、常用礼仪礼节、常用礼貌用语等；
　　
　　2、清洁工：清洁保养方法、清洁工作标准、清洁工作程序；
　　
　　3、保安员：各岗位工作标准、各岗位工作程序及相关的管理规定学习、监控及消防系统操作培训等；
　　
　　4、绿化工：绿化养护方法、绿化工作标准、绿化工作程序等；
　　
　　说明：岗前培训的具体内容应根据实际情况进行调整。
　　
　　四、综合服务实施的准备工作
　　
　　1、清洁准备工作
　　
　　（1）外包：如清洁外包，管理处则只需按照《合同》约定的清洁卫生范围和标准，明确各岗位的范围及职责，制定清洁月度工作计划和完善相应的监管措施即可。
　　
　　（2）自管：如清洁工作由管理处自己负责，除明确各清洁岗位的范围及职责、制定清洁月度工作计划和完善相应的监管措施以外，还需要进行相应的机械设备和清洁物料准备、每月清洁物料消耗测算及跟踪、人员招聘、人员服装、岗前培训等。
　　
　　2、保安准备工作（由于物业公司接管小区均自建护卫队，故不列出外包工作内容）
　　
　　（1）自卫警械、对讲机等装备的购买或调配；
　　
　　（2）保安岗位设置、排班等；
　　
　　（3）明确巡检时间、巡检频度、巡检路线及相应的巡检签卡的设立；
　　
　　（4）强化队列训练（重点突出岗位形象训练）；
　　
　　（5）岗前培训。
　　
　　3、绿化准备工作
　　
　　（1）建立区内绿化植物台帐；
　　
　　（2）绿化岗位设置、排班等；
　　
　　（3）按照绿化工作标准和绿化工作程序明确每日、每周、每月、每季的绿化工作任务；
　　
　　（4）岗前培训。
　　
　　5、设备准备工作
　　
　　（1）根据甲方提供的物业资料（如甲方未能提供资料，则需要工程技术人员进行现场查看了解），对区内的供电、供水（水池）、排水、弱电、运载、新风、消防、避雷、有线电视等系统的机器设备、线路和管渠走向进行实地对照，并建立相应的设备台帐和设备卡片；
　　
　　（2）根据各设备的运行、使用状况，制定合理的保养、维修及定期检查计划；
　　
　　（3）根据各设备的情况，做好设备运行、维修、保养记录；
　　
　　（4）岗前培训。
　　
　　6、停车场及整改建议
　　
　　（1）停车场管理。熟悉区内车辆的号牌、车型、车主姓名及单位，对停车场周边的安全隐患进行重点防范，并及时进行整改。
　　
　　（2）整改建议。对建筑主体及附属设备存在的缺陷或不完善的地方，提出整改建议。
　　
　　五、其他准备工作
　　
　　1、办公区
　　
　　办公区除了要做好以上四项基本的准备工作以外，还须重点做好与甲方职能部门的沟通工作，对甲方负责后勤工作的重点科室、重点人员进行了解、熟悉，根据甲方的实际情况建立适当的沟通渠道，确保双方能够及时沟通，使信息及时反馈，为双方进一步的合作打下基础。
　　
　　2、生活区
　　
　　生活区除了做好以上四项基本的准备工作之外，还要重点做好住户档案的建立工作，在资料的收集过程中应做到尽可能详细。

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