文件档案管理制度[必备]
在现在社会，制度使用的情况越来越多，制度具有合理性和合法性分配功能。你所接触过的制度都是什么样子的呢？下面是小编为大家整理的文件档案管理制度，希望对大家有所帮助。
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文件档案管理制度1
第一章总则
第一条为加强对公司各类文件、档案的规范管理,确保档案保管和使用安全,提高利用效率,更好的为公司经营管理服务,特制订本制度。
第二条本制度所称的档案是指自公司成立,在建司、经营、管理工作和活动中形成的,具有备用、备查价值的各类资质证照,文书、公文、公函,合同、图纸,影像、实物等不同形式的历史记录。
第三条本制度适用于公司各部门。
第二章基本原则及管理范围
第四条档案工作的基本原则:集中统一管理公司系统档案,维护档案的完整与安全,便于各项工作的利用。
第五条根据公司现阶段管理特点制定本制度,管理范围暂不包括人事档案、会计档案和资金类档案,须由公司相应职能部门负责制定三类专项档案的具体管理办法,公司行政人事部具有监督和指导的责任。
第三章管理机构及主要职责
第六条管理模式
公司行政人事部是公司系统档案工作的主要管理部门,采取总经理直管模式,即公司档案管理人员的工作内容、业务管理和考核等工作均由公司总经理直线管理。
第七条管理范围。主要分为综合类档案和技术类档案两种。
一、综合类档案主要包括:行政文书、管理监察、经营管理、营销策划、计划管理、行政广告和销售合同、资产、声像、实物等档案;
二、技术类档案主要包括:各工程项目的开发报建、招投标和预决算档案,以及工程管理性材料、工程项目合同、施工中形成的技术文件材料和竣工技术文件等档案。
第八条重要档案基本管理要求
合同造价部、招投标采购部、总工室、工程部和营销策划部等专业性很强的部门必须设置专门的档案室或档案柜,并设专职人员保管,其它部门根据管理需要设兼职档案管理员。
第九条档案管理部门(行政人事部)主要职责
一、贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策,制定公司文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度,确定公司系统全宗编号原则和档案分类体系;
二、统筹规划并负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作,加强档案工作规范化、标准化建设;
三、监督落实同步归档制度,指导各部门文件材料的收集、积累、整理和归档工作;
四、维护档案的完整和安全,做好安全防范、修复和保护工作;
五、推行公司系统档案管理系统信息化建设。
第四章档案的归档、立卷和移交
第十条档案归档范围及归档时间
一、对于公司规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何个人不得据为己有、拒绝移交;
二、必须严格按照归档时间进行归档。如无正当理由延迟归档者,将对相关人员进行失职问责。
第十一条归档要求
一、归档专业技术要求
(一)归档的文件原则上一律为原件,凡有原件的文件,不能以复印件归档。传真纸不能直接归档,要尽量追加原件,必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处;
(二)归档的文件材料应对照归档范围完整、准确、系统收集,工程技术类档案应符合国家有关规定。归档的文件材料种数、份数及每份文件的页数均应齐全完整;
(三)文件书写和载体材料应能耐久保存,文件材料整理符合规范。归档的电子文件,应有相应的纸质文件材料一并归档保存;
(四)声像类、实物类档案要清晰完整,符合有关规范和标准,并按归档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者等信息。
二、相关工作要求
(一)如因工作需要不能及时归档的,应主动向公司行政人事部备案,并安排专人妥善保存,待使用完毕后立即归档;
(二)原则上,档案取得后未存档之前,部门人员不得先行使用,否则,如因此项原因导致的档案遗失、损坏等,一律对当事人和部门负责人失职问责严肃处理;
(三)新成立公司,在取得营业执照、组织机构代码证、税务登记证、公司章程和印章印模后3个工作日内,必须将上述内容的原件存公司行政人事部。
第十二条档案立卷
一、立卷原则
综合档案按性质、类别、年限、重要程度和文件材料的自然形成规律,当年立前一年的卷,并预立当年的'卷。技术档案立竣工工程卷,在建工程资料要整理成册;
二、立卷时间:综合档案立卷时间为每年年末或次年年初。技术档案在该项目开发报建工作完成后立即开始立卷,该工程项目完工后45天内完成组卷工作;
三、各部门专兼职资料管理员应注重日常收集和整理,按照归档范围督促部门人员及时归档,并做好档案预立卷工作。
第十三条档案移交
一、档案对外移交要求:按照政府规定办理档案对外移交时,须上报公司总经理审批。凡政府部门批复的文件及附图,在政府有关部门需回收时,公司行政人事部须留存复印件备查。
二、公司内部移交要求:
(一)行政人事部接收档案时,应根据移交目录,与移交人共同逐页清点,双方在每一页都要签名确认。对重要、机密类的案卷,更需要仔细核对,经查验无误方可办理签收手续。(档案移交登记表格式见附表一)
(二)全部移交手续办理完毕后,移交部门和行政人事部经理均签署“同意”意见,并加盖部门印章,档案移交工作视为完成,移交中的所有记录均须存档。
三、对调出、离职等人员,在办理调离手续前,必须清还档案。没有行政人事部经理签字,不得办理调离手续。
四、电子档案管理(略)
第五章档案的利用
第十四条档案借阅基本程序
仅在档案室查阅一般数据和信息,办理普通登记手续即可,查阅重要密级资料,须按借阅管理权限呈公司总经理签字同意,且必须在档案室当场查阅后归还,不得私自带出复印。(档案查询审批表见附表二)
第十五条档案借阅事项规定
一、借阅档案必须按时归还,并及时办理清户手续。逾期无法归还应提前办理延期使用手续;(档案借阅审批表见附表三)
二、借阅档案最长应在7个工作日内归还,一次性借阅时间超过10天以上,须上报公司总经理审批;
三、借阅者必须保证原样归还所借的档案资料,而且完整无损,不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记;
四、严格遵守保密制度,妥善保管所借档案,做到不丢失不泄密;
五、涉及根据公司领导指示开展具有查处办案性质的工作,档案、资料借阅须上报公司总经理审批各档案室即可办理;
六、新入职和未转正的员工,原则上不允许借阅档案原件。如因工作需要,须报公司总经理签字同意;
七、节假日前和工作发生变动时,必须及时归还档案;
八、借阅的档案,一旦发生损坏、丢失或失密,应立即向公司行政人事部报备,按公司规定失职问责处理;
九、密级档案材料和已立卷的文件,原则上不借出,如确因工作需要,须经公司总经理同意方可借出;
十、外单位借阅档案,应持盖有该单位公章的介绍信,写明借阅内容,经公司总经理批准,由相关部门人员带领方可借阅;
十一、实物档案一般不外借,声像档案只能以复制件提供利用。
第十六条档案资料借阅规定
一、公司绝密类的档案一律不得复制;
二、复印完毕须注明用途,根据情况加盖“再复印无效”印章。
第十七条档案密级确定与管理
公司档案密级分为绝密、机密和秘密三类。(密级事项划分表见附表四)。密级档案保管要求如下:
一、未经具备相应管理权限的领导批准,不得复制和摘抄;
二、查阅机密档案资料,只能在阅览室内查阅;
三、属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,必须由专人负责执行,采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由各部门负责保密;
四、须在设备完好的保险装置中保存密级档案,且档案室内门、柜应做到随开随锁;
五、档案室的档案材料要定期清查,做到帐物相符。发现失密、窃密情况,应及时报告公司总经理,查明情况严肃处理;
六、不准在私人交往、通信、网络中泄露公司秘密,不准在公共场所谈论公司秘密,不准通过其他方式传递公司秘密;
七、档案属下列情况之一者,不与开放利用:
(一)涉及公司商业机密;
(二)涉及公司专利或技术秘密;
(三)涉及公司员工个人隐私;
(四)档案形成部门规定限制使用。
第十八条档案统计
公司行政人事部应在每年年终对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况、档案的利用等情况进行统计。统计工作必须做到实事求是,如实反映情况,务必确保提供的数据准确,符合客观实际,不得虚报、瞒报、漏报和伪造。(档案材料归档数量统计表格式见附表五)
第六章档案的保管和鉴定
第十九条档案室设置及管理规定
一、公司应设置独立的档案室,并保证档案室安全。档案室由专人管理,无关人员一律不许进入档案室。档案管理员离开档案室要随时关好门窗,确保档案安全;
二、档案室应按照“十防”进行管理,即防光、防水、防火、防尘、防虫、防有害气体、防高温、防潮、防霉、防盗,尽可能全面妥善保管好各类档案,并定期检查、通风;
三、档案室内严禁存放与档案无关的物品,严禁吸烟,严防火灾;
四、定期对档案室进行检查,每半年进行一次全面盘查,对档案室设施、案卷数量和案卷排列、损坏情况等做好记录,发现问题及时采取措施。
第二十条档案鉴定与销毁流程
档案一经立卷、归档,未经鉴定,未报公司领导批准,任何人不得擅自销毁。档案鉴定工作由公司行政人事部经理组织,行政人事部与相关部门负责人组成鉴定小组。
一、档案鉴定要求
(一)经鉴定小组鉴定后仍无法确定其保存价值时,应继续保存至次年再进行鉴定;
(二)技术档案鉴定时,需附工程技术部门的专业意见;
(三)鉴定小组不能单纯地从保管期限、年代或名称判别其价值,要从公司利用的角度综合衡量后提出存、毁意见。
二、档案销毁规定
(一)经批准销毁的档案,由公司行政人事部负责妥善安排,不得作其它用途或当作废纸出售;
(二)销毁档案须有至少两名监销人。监销人应认真复核所销毁档案。销毁完毕须在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期,监销人分别在销毁清册上签字;
(三)档案室应及时做好档案整理、检索工具调整等工作。档案鉴定过程中形成的鉴定工作申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、长久保存。
第二十一条档案保管期限
档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期等,公司各类档案具体保管期限见相关文件管理规定。
第七章奖惩规定
第二十二条公司行政人事部每半年一次对公司和各部门的档案管理工作进行全面检查,对于在档案管理过程中做出成绩和贡献,或者进步非常突出的部门或个人,整理相关材料上报公司总经理,给予相应表彰和奖励。
第二十三条罚则
一、工作不负责任,未认真贯彻执行公司及档案管理工作要求,导致档案管理工作混乱,根据实地检查情况,对于档案管理人员给予相应行政和经济处分。
(一)档案保管期限内,档案严重缺失,或因管理、使用不当,造成档案材料损坏、遗失等;
(二)未根据公司统一制度规定制定档案管理细则,导致工作流程不清晰,关键环节工作失控等;
(三)未按规定严格执行归档、借阅、移交、销毁等各项工作流程规定,未经批准,档案管理人员擅自外借档案材料等;
(四)未按照公司统一全宗编号规定编排目录,立卷归档不及时,且目录与内容严重不符等;
(五)未组织专兼职档案资料管理人员培训学习,导致公司整体管理水平偏低,各项检查严重不达标等;
(六)专兼职管理员态度不端正,工作责任心不强,未按要求管理本部门的档案资料,经检查管理混乱等。
二、因管理或使用不当,违反公司档案保密规定,造成档案(保密)信息外泄;或者未经允许,私自将档案材料抄录、复制与转借他人等情况,公司将根据情节严重性给予相应处分。
第八章附则
第二十四条本制度自印发之日起执行。
附表:一、《档案移交登记表》
二、《档案查询审批表》
三、《档案借阅审批表》
四、《公司密级事项划分表》
文件档案管理制度2
为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。
一、公司文件、资料应归档的范围和归档分类
本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下:
1、行政类:本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要。公司各类证照。
2、经营业务类:公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。
3、人事类:劳动人事档案、劳动工资档案等。
4、财务类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。
5、音像类:公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。
二、公司文件、资料归档的编制及编号
公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合:统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的大原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。
1、本公司所有应归档的文件、资料,一律以韶关市新江控股资产营运管理有限公司中的“韶新控”汉语拼音第—个字母, SXK冠以编号之首。
2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1行政类; 2经营业务类; 3人事关类; 4财务类; 5音像类。
3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以百位数进行归编。
4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级,“AA”代表重要级,“AAA”代表机密级。
“A”一般级文档包含:公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。
“AA”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。
“AAA”机密级文档:内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。
5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为: SXJKG-类别-发布年号-归档序号-受密级。
例如:将20xx年第—份归档的公开发布的行政类文件“公司某规章制度”归档,编制及编号为: SXK-1-20xx-001-A
三、公司文件、资料档案的的保管、调阅与移交
1、巳归档的公司文件、资料,由总经理办公室统一编号后形成《文件档案》,并根据《文档》的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。其中:股东会、董事会、监事会专项《文档》由董事会秘书负责保管;人事专项《文档》由人力资源部负责保管;财务专项《文档》由财务会计部负责保管;其它《文档》均由总经办指定专人负责保管。
2、巳归档的.公司文件、资料,由专管员负责填写《文档管理登记册》,并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。
3、公司文件、资料档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写《文档调阅申请单》。一般级公司文档,须经主管领导批准方可调阅。重要级以上文档,须经各分公司总经理批准后方可调阅。机密级公司文档,须经控股公司总经理批准后方可调阅。
4、公司文件、资料档案跨公司调阅,须经控股公司总经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅。
5、公司文件、资料档案移交时必须填写《文档移交清册》,《文档移交清册》一式三份,供移交双方、总经办留存。
四、公司文件、资料的归档保存期限
1、永久保存:本公司章程、股东名簿、股东会、董事会、监事会会议记要、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。
2、十五年保存:根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。
3、五年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须五年保存的文档。
4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。
五、公司文件、资料档案的销毁
1、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。
2、待销毁的文档由专管员填报《文档销毁申请单》,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。重要级以上文档,须经各分公司总经理批准后方可销毁。
机密级公司文档,须经控股公司总经理批准后方可销毁。
3、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写《文档销毁登记表》。
4、《文档销毁申请单》和《文档销毁登记表》各—式三份供申请部门、分公司、控股公司留存。
六、其它
本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善,过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司以及属下营运公司和涉及文档管理的工作人员必须严格遵照执行。各关联公司可参照执行。
本制度自签发人签字日起生效执行。
文件档案管理制度3
1目的
规范分公司档案资料的管理工作。
2适用范围
适用于分公司所有档案资料的管理工作。
3职责
3.1行政部负责分公司的文件、资料的打印、归类、发放及登记工作,并保存分公司在管理服务活动中形成的各类档案。
3.2各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的'各类档案。
3.3分公司总经理负责上报分公司文件、对外公开文件的发放审批工作。
3.4分公司总经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工作。
4实施程序
4.1归档保存的文件
4.1.1分公司在管理服务或公务活动中形成的工作计划、外来文件、报告、质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。
4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。
4.1.3在专门业务活动中形成的各种档案,如:会议纪要、声像档案、工作记录等专项档案。
4.2文件、资料归档的要求。
4.2.1归档的文件资料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家标准。
4.2.2归档的文件材料要完整齐全。
4.2.3每类建设工程竣工必须有兼职资料档案管理员参加,对其文件材料(含有关图纸等)完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收。
4.2.4保持归档文件材料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编号。
4.2.5案卷题名应确切反映卷内文件内容,并区分保管期限。
4.3档案资料的保管。
4.3.1所有档案资料均由资料管理员管理。
4.3.2存放档案必须有专用柜架,在排列上架时,应按照类别和保管部门的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库时,要认真检查其修改、补充情况,并在档案资料盒内的面层上注明修改情况。
4.3.4存入胶片、照片、录像带、软盘、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火资料柜内。必要时采取复制、拷贝。
4.3.5每年一季度,对上一年度的各种资料档案进行归档,并对库藏档案进行清理核对和质量检查工作,做到完好、齐全。对破损或载体变质档案,要及时进行修补和复制,发现档案发霉或虫害要及时消杀。
4.3.6档案资料柜需做好防盗等设施。
4.3.7质量记录保存期为二年。
4.4档案资料借阅管理。
4.4.1分公司所有人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。
4.4.2分公司员工查阅档案资料,必须办理登记手续。
4.4.3在借阅档案资料时,应做到以下几点:
4.4.3.1按规定办理登记手续,定期归还;
4.4.3.2要爱护档案资料,不得丢失;
4.4.3.3所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写;
4.4.4借出和归还档案时,应办理清点手续,由资料档案员和借阅者当面核对清楚。
4.4.5档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事者责任。
4.4.6调离或辞职的人员,必须办理文档移交后方可办理调离手续。
4.5档案鉴定和销毁
4.5.1档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行,鉴定小组由分公司总经理、各部门经理、资料档案员和有关业务管理人员组成,日常的鉴定工作由行政部资料档案员负责。
4.5.2档案鉴定小组的任务:
4.5.2.1负责制订档案保管期限表;
4.5.2.2对到期档案提出存、毁意见。
4.5.3确定保管期限原则
4.5.3.1对有长远利用价值(如技术图纸、操作说明书等),并能反映分公司职能活动和历史面貌的档案应永久保存。
4.5.3.2凡是在一定时间有利用价值的档案分别为长期或短期保存。
4.5.4鉴定工作应该每年进行一次,由资料管理员在每年1月初提出。
4.5.5鉴定中发现档案不准确、不完整,应及时责成有关人员负责修改和补充。
4.5.6销毁档案的程序包括:
4.5.6.1鉴定小组应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告分公司总经理审批,销毁清单及报告要保存。
4.5.6.2档案销毁时,由行政部经理进行监销并在销毁清册上签名。
4.5.7销毁档案资料时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失密或对分公司造成损失的,将根据有关规定进行处理。
5相关文件和质量记录表格
5.1《档案管理制度》
5.2《保密规定》
5.3《文件发放登记表》
5.4《文件借阅登记表》
文件档案管理制度4
一、目的
为加强与安全生产有关的文件、记录和档案管理，规范并确保各相关场所使用文件为有效版本，加强安全记录控制和档案管理，特制定此制度。
二、适用范围
本制度适用于公司安全生产相关的文件、档案资料的管理。
三、工作职责
1、企业主要负责人负责批准、发布安全、环保、职业健康等有关管理体系文件。
2、综合管理部负责体系文件的审核、发放、更改、归档、保管和作废文件的回收、销毁，负责组织体系文件的编制、评审、修订；负责档案的收集、整理、立卷、保管、统计和利用等工作；负责有关上级来文的转发。
3、安全环保部负责组织编制、修订、评审与安全生产有关的各类文件，如安全管理制度、安全操作规程、作业指导书、事故应急救援预案、记录汇编及其他支持性文件；负责安全生产相关法律、法规、标准、规范、规章等的收集、整理、汇总及发放。
4、职能部门负责职责范围内文件的编制、审核，对职责范围内记录的格式及使用负责，对记录填写的规范性进行指导及监督，负责保管职责范围内档案的收集、保管和统计工作。
四、管理要求
1、安全生产相关文件的分类
（1）安全生产目标；
（2）机构和职责；
（3）安全投入；
（4）法律法规和管理制度；
（5）培训教育；
（6）设备设施、工艺信息；
（7）作业安全；
（8）隐患排查；
（9）重大危险源监控；
（10）职业健康；
（11）应急救援；
（12）事故调查、报告和处理；
（13）绩效评定和持续改进。
2、安全生产相关文件的编号和标识
安全标准化管理手册、管理制度、操作规程、作业指导书、记录等文件的编号由安全保卫科负责，按管理体系要求统一进行编号控制。
安全生产相关文件分为“受控”和“非受控”，并以印章标识。受控文件在更改时接受更改服务。持有文件人员因工作变动，应将“受控”文件交回文件发放部门。文件持有人不得私自复制文件，不得私自向外部人员借用、赠送、转让。
国家标准、行业标准、各级政府主管部门及上级单位下发的文件、规定等采用原名称及原编号。
3、安全生产相关文件的编制、审核和批准
安全相关管理体系文件由安全保卫科组织编制、审核，职能部门负责编制、审核职责范围内的文件。记录表格的制定由职能部门同时进行，企业已有的表格，可在文件中直接引用。
受控文件经审核并确定发放范围后，由企业主要负责人批准发布。
4、安全生产相关文件的发放
行政办公室负责安全生产相关文件的相关登记、发放工作，并填写文件清单以便于核对文件版本和检索。应确保文件使用的各场所都得到相关文件的最新版本。
安全生产相关文件的发放范围由行政办公室提出，企业主管领导或主要负责人批准后，由xx发放。
安全生产相关文件的发放、回收均要填制文件发放、回收记录。企业建立局域网并实行无纸化办公的，按照文件网上流转程序实施文件的收发。
政策性方面主要的法律、法规、标准、规范、规章等由职能部门负责收集、整理、识别、登记，填制法律、法规与其他要求清单。
5、安全生产相关文件的评审、修订
企业安全管理规章制度、安全操作规程、应急预案等应每年由原组织编制单位组织评审，对安全管理规章制度、安全操作规程、应急预案等的适用性、可操作性、合规性等进行评估。经评估需修订的，或者由建议修订的部门提出修订意见和建议，由编制单位进行修订、完善后按原审批程序进行发布。文件评审组织部门应保存文件评审和修订的记录。
对少量的变动可由更改人采用“划线更正法”进行更改，当一页有三处以上（含三处）的'更改时，采取换页的方式进行并标注修改次数。安全生产相关文件的版次号从1开始顺序标注。当文件出现重大或多次修订、机构发生重大调整等情况时，对体系文件作整体换版处置，并做出相应的换版标注。
所有安全生产相关文件的修订方式由安全保卫科在文件修订记录注明“更改方式”和“负责更改的人员”。
6、安全生产相关文件的领用、借阅和复制
安全生产相关文件领用人应在发放记录中签字。因破损需重新领用文件的，由文件使用部门向文件发放部门提出申请后，以旧换新。若发生文件遗失，由遗失单位提出申请，经行政办公室负责人审批同意后方可补发。
内外部人员借阅与安全管理体系有关的文件时，应填写文件借阅复制记录，由行政办公室负责人批准；内外部人员需复制安全管理体系文件时，由分管领导批准。
7、安全生产相关记录的格式设计和填写
各部门专用的记录格式，由各部门组织设计编制并经部门负责人审批后交安全保卫部备案。
记录表格样式的设计应能充分反映规定的活动，满足支持性文件的有关要求。一般应包括：名称、编号、日期、项目、数据、描述必要的结果、填写部门、填写人员、说明等。
安全生产相关记录填写要及时、准确、真实、内容完整、字迹清晰、不得随意涂改。不得用铅笔和圆珠笔填写；如因某种原因不能填写的项目，将该项用斜杠（／）划去；各相关栏目责任人签名不允许空白。如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其附近用黑色钢笔或碳素笔填入更改后的数据，签署更改人的姓名（或加盖印章）、日期。
8、安全生产相关文件保管、作废与销毁
安全生产相关文件由编制部门或使用部门分类进行保管。需归档保存的安全生产相关文件，每年或项目完成时向档案管理部门及时归档。
受控的安全生产相关文件失效或因其它原因需要作废时，由原发放部门提出申请经领导批准后方可作废，作废的文件应及时从使用场所撤出，需保存的加盖“作废留存”印章，确保防止作废文件的非预期使用。
对要销毁的作废文件，由原发放部门填写文件记录销毁清单，经分管领导批准后方可销毁。方式有：撕毁、烧毁、磁盘格式化，损坏光盘等。
9、安全生产档案的分类
归档材料应是在生产过程中形成的与安全生产有关的各种文件、规章制度、技术资料、原始记录、图片、图纸等资料。
应对下列主要安全生产资料实行档案管理：
（1）安全生产目标；
（2）机构和职责；
（3）安全投入；
（4）法律法规和管理制度；
（5）培训教育；
（6）设备设施、工艺信息；
（7）作业安全；
（8）隐患排查；
（9）重大危险源监控；
（10）职业健康；
（11）应急救援；
（12）事故调查、报告和处理；
（13）绩效评定和持续改进。
10、安全生产档案收集与移交的基本要求
归档材料应确保完整、准确真实、系统规范，反映企业安全生产各项活动的真实内容和历史过程。
归档材料应按照国家有关档案管理的规定、标准和要求，进行整理、编目造册。
具有重要保存价值的电子文件，应与内容相同的纸质文件同时归档。
11、安全生产归档时间
各部门在安全生产活动过程中形成的材料可以按年归档，也可按项目活动内容归档。
12、安全生产档案保存期限
安全生产档案保管期限分为永久、长期（1—5）年、短期（1年以下）三种。
档案管理人员调动工作时，必须办理完安全生产档案移交手续后方可离岗。
13、安全生产档案的利用
借阅、复制有密级的安全生产档案，必须按照国家有关保密的法律和法规办理。
安全生产档案利用中，要处理好安全生产档案保密和利用的关系，既要保护企业的知识产权和商业秘密，保障企业的合法权益不受损害，又要充分发挥档案的指导、借鉴等积极作用。在提供、利用、公布档案时，不得损害国家利益和他人的合法权益。
14、相关记录
文件清单
文件发放记录
文件回收记录
文件销毁记录
文件评审记录
文件修订记录
文件借阅、复制记录
文件档案管理制度5
1、目的
为加强与安全生产有关的文件、记录和档案管理，规范并确保各相关场所使用文件为有效版本，加强安全记录控制和档案管理，特制定《文件和档案管理制度》。
2、工作职责
2.1 副总经理负责批准、发布安全、环保、职业健康等有关管理体系文件。
2.2 综合办公室负责体系文件的审核、发放、更改、归档、保管和作废文件的回收、销毁，负责组织体系文件的编制、评审、修订；负责档案的收集、整理、立卷、保管、统计和利用等工作；负责有关上级来文的转发。
2.3 安环部负责组织编制、修订、评审与安全生产有关的各类文件，如安全管理制度、安全操作规程、作业指导书、事故应急救援预案、记录汇编及其他支持性文件；负责安全生产相关法律、法规、标准、规范、规章等的收集、整理、汇总及发放。
2.4 职能部门负责职责范围内文件的编制、审核，对职责范围内记录的格式及使用负责，对记录填写的规范性进行指导及监督，负责保管职责范围内档案的收集、保管和统计工作。
3、管理要求
3.1 文件的分类
方针、目标、管理方案；
管理手册；
程序文件、管理制度；
操作规程、作业指导书：
记录；
应急预案；
其他，包括法律、法规、国家标准或行业标准规范、各级政府主管部门及上级单位下发的文件、规定等。
3.2 文件的编号和标识
管理手册、程序文件、管理制度、操作规程、作业指导书、记录等文件的编号由部公室负责，按管理体系要求统一进行编号控制。
文件分为“受控”和“非受控”，并以印章标识。受控文件在更改时接受更改服务。持有文件人员因工作变动，应将“受控 ”文件交回文件发放部门。文件持有人不得私自复制文件，不得私自向外部人员借用、赠送、转让。
国家标准、行业标准、各级政府主管部门及上级单位下发的文件、规定等采用原名称及原编号。
3.3文件的编制、审核和批准
安全体系文件由安环部组织编制、审核，职能部门负责编制、审核职责范围内的文件。记录表格的制定由职能部门同时进行，企业已有的表格，可在文件中直接引用。
受控文件经审核并确定发放范围后，由企业主要负责人批准发布。
3.4文件的发放
安环部负责安全体系文件的相关登记、发放工作，并填写文件清单以便于核对文件版本和检索。应确保文件使用的各场所都得到相关文件的最新版本。
相关文件的发放范围由相关职能部门提出，企业主管领导或主要负责人批准后，由职能部门发放。
文件的发放、回收均要填制文件发放、回收记录。企业建立局域网并实行无纸化部公的，按照文件网上流转程序实施文件的收发。
政策性方面主要的法律、法规、标准、规范、规章等由职能部门负责收集、整理、识别、登记，填制法律、法规与其他要求清单。
3.5文件的评审、修订
企业规章制度、操作规程、应急预案等应每年由原组织编制单位组织评审，对规章制度、操作规程、应急预案等的适用性、可操作性、合规性等进行评估。经评估需修订的，或者由建议修订的部门提出修订意见和建议，由编制单位进行修订、完善后按原审批程序进行发布。文件评审组织部门应保存文件评审和修订的`记录。
对少量的变动可由更改人采用“划线更正法”进行更改，当一页有三处以上（含三处）的更改时，采取换页的方式进行并标注修改次数。
文件的版次号从1开始顺序标注。当文件出现重大或多次修订、机构发生重大调整等情况时，对体系文件作整体换版处置，并做出相应的换版标注。
所有文件的修订方式由相关职能部门在文件修订记录注明“更改方式”和“负责更改的人员”。
3.6文件的领用、借阅和复制
文件领用人应在发放记录中签字。因破损需重新领用文件的，由文件使用部门向文件发放部门提出申请后，以旧换新。若发生文件遗失，由遗失单位提出申请，经职能部门负责人审批同意后方可补发。
内外部人员借阅与管理体系有关的文件时，应填写文件借阅复制记录，由职能部门负责人批准；内外部人员需复制管理体系文件时，由分管领导批准。
3.7记录的格式设计和填写
各部门专用的记录格式，由各部门组织设计编制并经部门负责人审批后实施。
记录表格样式的设计应能充分反映规定的活动，满足程序及支持性文件的有关要求。一般应包括：名称、编号、日期、项目、数据、描述必要的结果、填写部门、填写人员、说明等。
记录填写要及时、准确、真实、内容完整、字迹清晰、不得随意涂改。不得用铅笔和圆珠笔填写；如因某种原因不能填写的项目，将该项用斜杠（／）划去；各相关栏目责任人签名不允许空白。如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其附近用黑色钢笔或碳素笔填入更改后的数据，签署更改人的姓名（或加盖印章）、日期。
3.8文件保管、作废与销毁
文件由编制部门或使用部门分类进行保管。需归档保存的文件，每年或项目完成时向档案管理部门及时归档。
文件失效或因其它原因需要作废时，由原发放部门提出申请经领导批准后方可作废，作废的文件应及时从使用场所撤出，需保存的加盖“作废留存”印章，确保防止作废文件的非预期使用。
对要销毁的作废文件，由原发放部门填写文件记录销毁清单，经分管领导批准后方可销毁。方式有：撕毁、烧毁、磁盘格式化，损坏光盘等。
3.9档案的分类
归档材料应是在生产过程中形成的与生产经营有关的各种文件、规章制度、技术资料、原始记录、图片、图纸等资料。
应对下列主要安全生产资料实行档案管理：
——主要安全生产文件、事故、事件记录；
——风险评价信息；
——培训记录；
——标准化系统评价报告；
——事故调查报告；
——检查、整改记录；
——职业卫生检查与监护记录；
——安全生产会议记录；
——安全活动记录；
——法定检测记录；
——关键设备设施档案；
——应急演习信息；
——承包商和供应商信息；
——维护和校验记录；
——技术图纸等。
3.10档案收集与移交的基本要求
归档材料应确保完整、准确真实、系统规范，反映企业生产经营各项活动的真实内容和历史过程。
归档材料应按照国家有关档案管理的规定、标准和要求，进行整理、编目造册。
具有重要保存价值的电子文件，应与内容相同的纸质文件同时归档。
3.11归档时间
各部门在生产经营活动过程中形成的材料可以按年归档，也可按项目活动内容归档。
3.12档案保存期限
安全生产档案保管期限分为永久、长期（1—5）年、短期（1年以下）三种。
档案管理人员调动工作时，需完成安全生产档案移交手续后方可离岗。
3.13档案的利用
借阅、复制有密级的安全生产档案，必须按照国家有关保密的法律和法规部理。
档案利用中，要处理好安全生产档案保密和利用的关系，既要保护企业的知识产权和商业秘密，保障企业的合法权益不受损害，又要充分发挥档案的指导、借鉴等积极作用。在提供、利用、公布档案时，不得损害国家利益和他人的合法权益。
4、相关记录
《文件清单》JL-JS-AH-0101-20xx
《文件发放记录》JL-JS-AH-0107-20xx
《文件销毁记录》JL-JS-AH-0109-20xx
《文件评审记录》JL-JS-AH-0106-20xx
《文件修订记录》JL-JS-AH-0409
文件档案管理制度6
一、目的
为了规范安全生产文件档案的管理,确保文件档案的完整性、合理性、科学性,使其为今后工作开展提供参考资料和文献,特制定本制度。
本制度适用于公司与安全生产有关的文件档案的管理。
二、职责
2.1 安全环保部负责制定本制度,并负责综合监督管理。
2.2 各部门负责本部门文件档案的管理,并负责监督检查和考核。
2.3 各部门管理人员负责本单位文件档案的收集、归档和保管。
三、内容
3.1文件资料收集,安全生产文件档案内容如下:
3.1.1国家有关安全生产法律法规、标准规范及其他要求。
3.1.2上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等。
3.1.3公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、领导指示材料等。
3.1.4安全生产工作计划、总结、报告等。
3.1.5各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等。
3.1.6供应商、承包商相关材料。
3.1.7安全设施检测、校验报告、记录等。
3.1.8安全、职业卫生评价报告。
3.2立卷归档
3.2.1文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷,保证档案的齐全、完整,能反映安全生产主要情况,以便保管和利用。
3.2.2应根据文件资料的.重要性,按时间永久、长期和短期等三种进行时间整理,分类归档。
3.2.3各部门在每年2月底前对上年度的文件资料进行归档,统一保存。
3.2.4各种文件资料按一定特征进行排列和系统化,应层次分明,编写页码,填写卷内文件资料目录。
3.2.5不同价值,不同性质的文件资料应当区别管理,单独立卷。
3.3档案保管
3.3.1档案应入柜上架,科学排列,避免暴露和捆扎堆放。
3.3.2应采取防潮、防虫措施,防止档案损坏。
3.4档案借阅
3.4.1文件资料档案借阅,必须办理借阅手续,借阅档案要注意保护,不得丢失、损坏、涂改,要如期归还,到期不能归还者,要说明情况,并办理续借手续。
3.4.2借阅的档案要注意保密,未经许可,不得随意公开、发表或转借他人。
3.4.3归还档案时,由档案管理人员当面查点清楚,并在借阅登记本上注销。
3.5档案销毁
对于过期并失去保存价值的文件资料,经单位领导批准,可以定期销毁,必要时做好销毁记录。
四、本制度由安全环保部制定并负责解释,自发布之日起实施。
文件档案管理制度7
物业公司文件档案管理制度
(一)意义
(二)文件档案的类别与形式公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等
5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等8.公司业务文件:公司各项对外服务的'内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等
11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等
12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志
13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函
14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。
文件档案管理制度8
1.目的
为提高公司文件处理工作的效率和质量,使之规范化、科学化、制度化,结合公司实际工作情况,特制定本制度。
2.范围
公司在筹备、成立、生产、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。
3.内容
3.1公司下列主要安全生产资料应进行档案管理：主要安全生产文件、风险评价信息；培训记录；标准化系统评价报告；事故调查报告；检查、整改记录；职业卫生检查与监护记录；安全生产会议记录；安全活动记录；法定检测记录；关键设备设施档案；应急演习信息；承包商和供应商信息；维护和校验记录；技术图纸；人员资格证；安全评价报告等。
3.2公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒绝归档。
3.3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。
3.4归档文件材料必须准确地反映企业生产、基建和生产管理等各项活动的真实内容和历史面貌。
3.5归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。
3.6归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
3.7归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。
3.8归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
3.9非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
3.10外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
3.11为便于保管和利用，归档的.文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。
3.12归档范围及保管期限
3.13归档时间：
（1）管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交行政部归档。
（2）凡专项工程、专题项目等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向行政部移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。
（3）外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
（4）工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。
（5）每年形成的财务档案，由行政部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向行政部移交归档。
（6）电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
（7）荣誉档案由给合办收集整理后于次年统一归档。
（8）声像档案在每次活动结束后整理归档。
（9）相关会议（技术会议、专题会议、年度工作会议），在会议结束后归档。
（10）外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。
（11）变更、修改、补充的文件材料随进归档。
（12）公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。
（13）公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。
3.14档案查（借）阅制度
档案借阅是行政部的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：
（1）凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在行政部阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。
（2）本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。
（3）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。
（4）外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总经理同意审核后方能带出。
（5）凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。
3.15档案的保密制度
（1）凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。
（2）非综合行政部人员不得随便进入行政部，行政部门窗及箱柜应及时关锁。
（3）全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。
（4）凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。
（5）查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。
（6）档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。
（7）定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。
3.16行政部管理制度
（1）档案存入检查：
1）档案出入行政部要清点、登记。
2）定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。
（2）行政部管理：
1）行政部未经许可，外来人员不得擅自进入。
2）档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。
3）行政部门窗须安装窗帘，行政部内采用白炽灯且照度不超过100lx。
4）避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。
5）行政部严禁堆放食品和易燃易爆物，必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。
8）行政部须做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。
9）做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的统计工作。
10）建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。
3.17档案鉴定、销毁制度
（1）根据《档案法》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。
（2）保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。
（3）从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。
（4）档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。
（5）销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告报总经理审批。销毁档案时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。
3.18档案工作人员岗位职责
（1）认真学习贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。
（2）负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。
（3）积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。
（4）做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。
（5）严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。
（6）负责对本部门档案工作进行监督、检查和指导。
文件档案管理制度9
一、公司员工必须切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的`要求。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人事部门要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。
四、文件资料档案的保管、查阅。
1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜要保持整洁卫生，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。
七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。
八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。
文件档案管理制度10
文件及技术档案管理工作,是工程施工的延续,但常常因项目经理部的解散、人员调动等原因而滞后,为了使本项目在该方面的管理工作上一个新台阶,同时为以后的工作提供依据,体现'重生产同样重技术档案管理'的方针,实现生产和内业双丰收,特制定文件、技术档案管理制度。
(1)文件及技术档案管理的任务、意义
①文件及技术档案管理的任务是
按照一定的原则和要求,系统地收集记述工程建设全过程中具有保存价值的用于指导施工的技术文件材料,并按归档制度加以分类整理,以便完工验收后,完整地移交给有关技术档案管理部门。
②文件及技术档案管理的意义是
可以保证技术文件的完整性、正确性和及时性,组织有序的交流,及时满足施工生产的需要,出了问题,有据可查,从而起到稳定正常生产的作用。
(2)文件及技术档案管理制度
①文件管理制度
施工过程中发生的往来文件,项目经理部应设专职人员,按照is09001:20xx 的.要求进行专门管理,并形成硬性规定,并由此建立文件管理制度。
②技术档案管理制度
施工过程中产生的技术资料,项目经理部应设专职人员,按照is09001:20xx 的要求进行专门管理,并形成制度贯彻落实。
(3)文件及技术档案管理的方法
①文件管理方法
a、收集:主要是注意搞好日常文件的管理工作。
b、整理及编目:是在文件全面收集基础上,对来文或发文进行科学地分类和有秩序地排列。分类应根据文件的行文类别区分。同时按文件的收发时间编制目录,该受控的要建立受控文件清单并加盖受控章。
②技术档案管理办法
a、收集:由项目经理部工程管理部统一管理。
b、整理及编目:是在技术档案材料全面收集基础上,对技术档案材料进行科学地分类和有秩序地排列。分类按技术档案本身的自然形成规律进行。工程技术档案分类,原则上按工程项目划分,使同一项工程的技术档案都集中在一起,以便能够反映该项目工程的全貌。而每一类别下,又可按专业分为若干类。编目方针为能够揭示技术档案的内容和他们之间联系,便于检查。
(4)交工验收及资料整理
①建立技术资料复核制,来源于施工过程中的资料,必须现场填写且有人复核,决不允许一人一填到底,更不容许事后补填,且资料能够反映工程实际。
②交工验收资料的整理,要从工程施工一开始就着手抓,先化整为零,再化零为整。同时做到资料、图纸和计量支付三者的统一。
③加强交工验收及资料整理的管理工作,彻底根治此方面滞后的弊病。
(5)竣工资料整理、竣工图绘制
①在交工资料的基础上,进一步完善成竣工资料,摒弃持久战。
②每一分项工程完成后,要随即把施工中变更的部分用铅笔描绘在原施工图纸上,并注明变更的依据及日期等。
③把竣工资料的整理及竣工图绘制与项目经理的业绩挂钩,作为奖罚的依据之一。
文件档案管理制度11
一、目的
加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
二、适用范围
适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
三、术语和定义
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活
动中所直接形成的`对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑
盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
四、职责
1、行政人事部：
1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；
2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；
3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；
4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；
5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；
6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
2、其他各部门相关人员：
1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；
3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；
4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；
3、各部门档案主管人员
文件档案管理制度12
（一）目的
建立主要安全生产过程、事件、活动、检查的安全记录档案，并加强对安全记录的有效管理，充分利用文件和档案信息资源，为安全生产服务,规范安全生产文件档案材料保管借阅销毁程序,特制定本规定。
（二）适用范围
本制度适用于公司的文件、档案管理。
（三）规范性引用文件
《中华人民共和国安全生产法》
《中华人民共和国档案法》
（四）职责
1、行政人事处负责公司安全文件和档案的日常管理。
2、公司各部门负责本部门的安全记录和档案的管理。
（五）管理要求
1.档案管理范围
1.1公司对涉及主要安全生产过程、事件、活动、检查的安全生产资料（包括文件和记录）定期归档，实施档案管理。
1.2对一般的安全记录按公司的《记录控制程序》执行。
2.保管事项
2.1公司的安全生产文件和档案的保管，要符合国家文件和档案管理要求，有文件柜存档的文件，使用文件夹档案袋存柜，分类清楚合理，便于查阅，做到防火防潮防鼠防蛀清洁通风干燥。
2.2重要的文件档案，要按时归档，存放在公司档案室。
2.3一般文件、记录，由各分厂、处室自行按规定保管。
2.4保管档案的场所要做到有专人负责、配备灭火器材，标示严禁烟火标志。
2.5档案箱、柜；钥匙专人保管。无关人员不得进入档案室。
2.6完善安全保管措施，防止档案人为或自然的损坏。
2.7案资料的保管和存放应科学、规范，便于查找。
3.归档时间
3.1办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档。
3.2按年度形成的'文件，第二年上半年归档。
3.3凡是有法律效用的文件材料，一经识别就立即归档。
3.4凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。
4.文件和档案保存形式档案用纸张形式保管。
5.安全档案的借阅
5.1凡本公司职工因工作需要查阅技术文件档案，技术人员登记后方可查阅，其它人员须部门负责人批准，并经档案员同意后，方可查阅；如查阅财务数据、考勤、工资等须部门分管领导批准，并经档案员同意后，方可查阅；查阅其它文件的，须部门主管批准，并经档案员同意后，方可查阅。
5.2查阅档案需办理登记手续，原件不外借，确因工作需要，须经主管部门批准，予以复制。
5.3公司重要的文件、技术资料、合同(协议)，未经公司领导批准同意，任何人不得查阅、借阅。
5.4专业工具书，一律实行先归档保存，再办理借阅手续，如长期使用的，部门内部应自备一本。
5.5外单位来公司查阅档案、资料，必须得到分管副总经理以上领导的批准同意。
5.6每次借阅档案资料时间最长为半个月，可以续借，到期由档案室人员负责催讨，如须长期使用的部门内部则复印予以备份，并保证文件内容不得外泄。
5.7查阅、借阅档案资料人员，要爱护公司财产，使用过程中严禁在档案、资料上划线、标号涂改、抽取等损害档案、资料的情况发生，违者严肃处理。
6.保密事项
6.1档案管理人员要自觉遵守保密纪律，档案内容不外传。严禁任何人私自保管档案。
6.2对公司下发的保密文件及重要会议材料各部门进行妥善保管，并进行登记管理，不得乱扔乱放
6.3保密文件的复制必须履行审批、登记手续。要严格按照批准的份数，不得擅自多印留存。复制文件应按原文密级进行管理，复制中形成的废页应作为密件销毁。
6.4绝密级文件、资料和密码电报不得全文抄录，确因工作必须摘抄的，须经公司领导批准，并履行登记手续。未经同意，不得擅自复印、翻印和摘抄。
6.5报废的、过期的档案材料及档案工作中形成的不需进档的草稿纸，要进行登记，经主管领导审批，送往有关地点监督销毁，确保保密安全。
6.6对够不上密级又不宜公开的档案，可划为“内部”。
6.7密级和保密期限的确定和变更以及解密，必须经公司分管领导审核批准。
6.8查阅“绝密”档案必须由总经理批准，未经批准不得复制和摘抄。
6.9“绝密”档案必须放在保险柜中单独存放。
6.10定期检查档案保密工作，发现问题及时处理。档案人员应严格遵守保密纪律，防止泄密事件发生，对造成泄密事件的责任者，要视情节严肃处理。
7.修改、补充事项
7.1修改、补充科技档案，必须填写修改、补充申请单，并经分管副总经理以上领导审批后，方可修改，任何个人或部门不得擅自改动。
7.2档案室必须对自己归档的科技档案的修改，进行监督和检查。
8.销毁
8.1档案室对已保管期满，拟销毁档案提出存毁的初步意见，并对拟销毁档案按类别登记，由专业技术人员和档案人员共同鉴定档案，确定销毁或续存，分别送交分管副总经理以上领导进行初审。
8.2汇总初审意见，编造档案销毁清单。销毁清单是准备销毁案卷的登记簿。同时还应该撰写一份销毁档案的书面报告。
8.3销毁清单连同销毁档案的书面报告送交公司总经理审核批准。
8.4销毁时要进行监销。
经鉴定批准销毁的档案，必须送指定地点销毁，不准出卖或做其它用；销毁档案时必须派专人护送到指定地点，由两人（或两人以上）监督销毁，并在销毁清单上注明"已销毁"字样和销毁日期，监销人要签名盖章，以示负责。经审查不准销毁的档案仍继续保存，并再销毁清单上详细注明。
8.5档案销毁的具体工作由办公室承办，并将销毁清单归档。
对已到保存期限安全生产文件和档案材料，由公司生产技术处或相关部门提出申请，由公司分管领导及相关负责人审核签批，对审批同意销毁的材料，由公司生产技术处或相关部门销毁，并在销毁记录上签字。
文件档案管理制度13
(一)意义
(二)文件档案的类别与形式
公司文件档案包括以下各类别的'书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等
2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等
3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程
4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等
5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等
6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等
7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等
8.公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等
9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等
10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等
11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等
12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志
13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函
14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。
文件档案管理制度14
为加强公司安全基础档案管理，发挥好档案服务于安全工作的功能，完善安全管理过程监督，特制定本制度。
1、实行安全文件收发登记制度，上级来文和下发文件，先行登记、分类存放，按照领导签批意见督办落实。
2、文件应按照收发顺序整齐放入档案盒中，，卷首制作目录，年终装订存档。
3、严格按档案管理要求建立健全各种基础资料档案，实行从业人员一人一档，安全管理每一个过程一档，每项活动、工作一档，档案资料做到真实、有效、完整。
4、基础档案资料要分类存档保管，档案分为长期档案和短期档案，短期档案满3年之后可以进行销毁处理。
5、档案基础资料管理信息，必须实现从购置到退出市场的全过程监督，及时进行更新，确保档案资料完整性。
6、档案资料借出必须办理相关登记手续，经公司主要领导审批同意后方可借阅。
7、档案资料由安全科安排专人负责管理，实习专柜存放，落实防护措施，防止损毁。
文件档案管理制度15
1.目的
为进一步规范公司安全文件、档案管理工作，有效地保障安全生产管理工作的顺利进行。根据《中华人民共和国安全生产法》、《中华人民共和国档案法》及有关规定，结合公司实际，制定本制度。
2.适用范围
适用于本公司安全文件、档案管理
本制度所称安全文件、档案是指在安全生产管理活动中直接形成的，对国家、社会及企业安全生产具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
3.管理体制与职责
3.1公司的安全生产直接责任人负责安全生产档案工作的领导，指定一位档案管理员，负责档案日常管理工作。
3.2安全生产档案管理员应具有安全生产及档案专业知识，集中统一管理本公司安全生产档案，对各部门、车间的安全生产档案工作进行监督与指导。
3.3安全生产管理档案员职责
(1)凡是企业生产及业务活动中形成的有保存价值的与安全关联性文件材料都应按规定收集齐全，整理归档。
(2)建立健全安全生产档案管理责任制和规章制度。
(3)安全生产档案管理员应忠于职守，认真执行有关法律、法规和相关标准，协助各职能部门、车间对收集的安全关联归档材料的完整程度、准确性以及保存价值进行审核。
(4)公司办公室负责收集公司领导在企业安全管理和参加重大安全生产活动中形成的材料。
4.档案的范围、收集与移交
4.1安全生产档案范围包括以下内容：
1)基础档案
(1)企业基本情况；
(2)厂区平面布置图；
(3)主要管理人员登记表；
(4)企业证照文书；
(5)危险化学品登记证；
(6)职业危害申报表及申报回执单；
(7)应急预案备案回执单；
(8)重点部位、关键装置和危险岗位一览表；
(10)特种设备登记表；
(11)特种作业人员登记表(附操作证复印件)。
2)组织机构
(1)安全生产组织架构图；
(2)关于成立安全生产领导小组的通知；
(3)关于任命安全生产管理人员的决定；
(4)关于印发安全生产职责和安全管理制度的通知。
(5)其他与安全组织有关的内容。
3)安全职责
各部门、各级人员安全生产职责
4)安全管理制度
安全标准化规定的安全管理制度。
5)安全操作规程
6)教育培训
(1)企业安全教育培训计划；
(2)企业主要负责人、管理人员的安全教育培训记录；
(3)员工三级教育培训卡；
(4)员工三级安全教育培训记录；
(5)特种作业人员安全教育培训记录；
(6)复转岗、“四新”安全教育培训记录；
(7)日常安全、宣传、教育培训记录及总结；
(8)应急救援预案演练记录及总结，
(9)其他安全培训记录。
7)安全检查
(1)各级政府及行业主管部门监督检查所发的安全检查指令书、整改通知书等各类执法文书；
(2)企业执行各类执法文书所采取的措施及上报主管部门的报告；
(3)安全监督执法方面的其他文件、文书和记录。
(4)安全检查及整改通知书(企业自检部分)。
(5)车间(部门)、班组例行安全检查记录；
(6)各专项安全检查的计划安排、检查记录；
(7)安全生产领导小组组织季度、年度安全检查记录；
(8)各项安全检查的处理情况及整改验收记录；
(9)各项安全检查的总结汇报材料；
8)安全投入
(1)全年安全投入的计划及专项安全投入计划；
(2)安全、宣传、教育培训投入的情况记录；
(3)安全隐患整改方面的投入记录；
(4)劳动防护用品方面的投入记录；
(5)安全防护设备、设施方面的投入记录；
(6)安全评价、职业安全健康管理体系、安全文化建设的投入；
(7)其他与安全有关的投入。
9)“三同时”
(1)有关安全设施和劳动防护职业卫生方面“三同时”项目的文件、资料；
(2)“三同时”项目的设计图纸及相关资料；
(3)“三同时”项目的竣工验收报告及相关资料；
(4)其他与“三同时”项目相关的文件、资料。
10)防护装置(含职业卫生设备、下同)
(1)各类安全防护设备的种类及型号等基本情况资料；
(2)各类安全防护设备运行维护保养情况记录；
(3)应急救援设备的种类、数量、型号及管理部门、状况记录；
(4)其他与安全防护设备相关的文件、资料和记录；
11)特种设备
(1)特种设备制造单位、合格证书、使用说明书、安装技术文件和资料；
(2)特种设备的定期检验记录；
(3)特种设备的日常使用及维护保养记录；
(4)特种设备安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常维修保养记录；
(5)特种设备运行故障和事故记录。
12)安全用电
(1)变、配电室运行状况记录。
(2)临时用电申请及拆除记录；
(3)配电柜(箱)、控制柜(箱)等用电设施运行记录；
(4)变配电室平面图及供电系统图。
13)工伤保险
(1)参加工伤保险员工的名单；
(2)企业为员工缴纳保险费的凭证或单据；
(3)发生工伤的员工获得工伤保险理赔的凭证或单据；
(4)其他与工伤保险相关的文件、凭证或单据。
14)职业病防治
(1)本公司内产生职业病危害的岗位情况及可能产生的职业病种类；
(2)产生职业病危害的岗位的预防措施情况；
(3)产生职业病危害的岗位定期检测检验报告；
(4)接触产生职业病危害的岗位的员工及其身体检查情况；
(5)确诊为职业病的员工情况及其身体检查、治疗记录；
(6)其他与职业病防治相关的文件、材料。
15)劳动防护用品
(1)各类劳动防护用品发放记录；
(2)员工使用和佩戴劳动防护用品的记录；
(3)其他与劳动防护用品有关的文件、材料。
16)事故调查处理
(1)事故调查收集各类证据；
(2)事故调查的相关会议记录；
(3)工伤事故调查处理报告书(表)；
(4)按“四不放过”原则对事故进行处理的文件；
(5)其他与事故相关的.文件、资料。
17)消防安全
(1)消防安全管理制度及落实情况记录；
(2)消防安全管理组织机构和各级消防安全责任人的岗位职责；
(3)消防设施、器材平面布置及应急疏散平面图；
(4)火险火灾应急处置预案框图及实施细则；
(5)义务消防队人员名单及其消防装备情况；
(6)建筑物或者场所施工、使用前的消防设计审核、验收以及消防安全检查的文件、资料；
(7)消防设施、器材及防火材料的合格证明材料；
(8)消防设施、器材定期检查、测试报告以及维修保养记录；
(9)有关电气设备检测(包括防雷、防静电)等记录资料；
(10)火灾隐患及其整改情况记录；
(11)其他与消防安全相关的文件、资料和记录。
18)其他与安全生产相关的内容。
4.2收集与移交
(1)归档材料应是企业开展安全生产标准化管理中形成的各种文件、记录、台帐、规章制度、原始资料、图片、图纸、技术资料等。
(2)归档材料应确保完整、准确、系统，反映企业安全生产标准化管理活动的真实内容和历史过程。
(3)用纸、用笔标准(不用铅笔、圆珠笔)，字迹清晰。
(4)具有重要保存价值的电子文件，应与内容相同的纸质文件同时归档。
(5)本公司及各部门在安全生产管理过程中形成的材料应随时归档，对基础建设、物料购置与处理、产品生产等活动中形成的与安全相关材料，可在项目结束后整理归档。
(6)安全生产档案管理员负责有关归档材料的审核。
(7)安全生产档案管理员应对各部门送交的各类安全生产档案认真检查。检查合格后交接双方在移交清册(一式二份)上签字，正式履行交接手续。接受电子安全生产档案时，应在相应设备、环境上检查其真实有效性，并确定其与内容相同的纸质安全生产档案的一致性，然后办理交接手续。
(8)在资产与产权变动时，本公司安全生产领导小组应负责安全生产档案处置工作的组织协调，按国家有关法规做好善后工作。其安全生产档案由接受单位或原主办单位保存。
5.档案处理
1)根据公司安全标准化管理要求，安全管理档案建档，与危化品企业安全标准化《评审标准》一致，设立以下档案类别，并根据其归档内容分别编制档案目录。
(1)法律、法规和标准
(2)机构和职责
(3)风险管理；
(4)管理制度；
(5)培训教育；
(6)生产设施及工艺安全
(7)作业安全
(8)职业健康
(9)危险化学品管理
(10)事故与应急
(11)检查与自评
2)特殊载体安全生产档案(录像带、照片、磁盘)可按载体形式、所反映问题或形成时间进行分类编目，并分别保存，注明与相关纸质档案文件的编号。
3)档案保存，设专用柜屉，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保安全生产档案安全。对破损或载体变质的安全生产档案要及时进行修补和复制。
4)安全生产档案保管期限分永久、长期(五年)、短期(一年)三种。
5)对保管到期的安全生产档案，由本公司安全生产领导小组及档案工作人员进行鉴定，对经过鉴定后已失去保存价值的安全生产档案，应写出鉴定报告并编制销毁清册，经鉴定人员签字后，报安全生产第一责任人审批。销毁安全生产档案时必须履行签字手续，由两人以上监销，销毁清册长期保存。
6)安全生产档案工作人员调动工作时，必须办理完安全生产档案移交手续后方可离岗。
6.档案利用
(1)安全生产档案的借阅、复制必须经本公司安全生产第一责任人或安全生产直接责任人的批准。
(2)在提供、利用、公布安全生产档案时，不得损害国家利益和他人的合法权益。
(3)应积极主动地接受安全生产监督管理部门对安全生产档案管理工作的监督指导。
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