公司档案管理规章制度

公司档案管理规章制度

　　在不断进步的时代，越来越多人会去使用制度，制度是指一定的规格或法令礼俗。那么你真正懂得怎么制定制度吗？下面是小编为大家收集的公司档案管理规章制度，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。

公司档案管理规章制度1

　　第一条为加强档案信息管理，充分发挥档案信息的作用，有效保存和应用档案信息，制定本制度。

　　第二条本制度所称档案信息是指工程建设活动中形成的各种技术的、商务的、综合的具有保存价值的.文件、批件、标书、纪要、图纸、照片图片、测绘数据、视频、签证、信函、通知、报表等，包括纸质资料、电子版资料和多媒体资料等。

　　第三条公司规划建设管理部负责工程类档案信息的收集、

　　第四条调度员、测绘员、施工管理员、监理工程师、招标单位、设计单位、施工单位和公司运行管理部门是档案信息资料的来源，负责相关资料的绘制、记录、编辑、修改、

　　第五条各种档案信息资料应按要求分类编码保存，要注意防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持适当的通风。具体要求参照公司综合档案管理办法。

　　第六条工程竣工图纸及相关资料应在归档的同时向生产运行相关部门及时

　　第七条旧管

　　第八条档案资料的借阅执行综合档案相关条款。

　　第九条档案信息需要同时向综合管理部归档的，应按要求归档。

　　第十条保存三年以上的工程类档案资料应移交综合管理部档案室统一保存，需要留存备用的可留复印件。

　　第十一条未尽事宜执行综合管理部档案管理办法。

公司档案管理规章制度2

　　一、目的

　　1、加强档案管理工作，保证档案的及时收集、归档、完整和有效利用。

　　1.1适用范围

　　适用于公司档案室的各种档案的管理工作。

　　二、职责

　　1、主管行政公司领导：负责外单位〔个人〕查阅档案的审批。

　　2、行政管理部经理：负责公司员工借阅档案的审批。

　　三、档案员职责

　　1、档案员负责档案的接收、整理、编号、装订、存放。

　　2、档案资料的交接。

　　3、办理档案的借阅、登记、统计。

　　4、执行相关保密制度。

　　5、档案室设备、设施的管理等。

　　四、工作步骤

　　1、凡属以下几类资料均属归档资料：

　　1.1本公司根本情况资料，包括批文、营业执照、代码本、财产登记台帐、管理制度、合同、人事劳资、工作根本情况描述等资料；

　　1.2公司行文，包括发文、发函、会议纪要、报告、请示等；

　　1.3各部门资料，包括业务、行政管理等材料；

　　1.4外来资料，包括中央、省、市、区、集团公司来文、友邻单位及其它单位、组织来文及法律法规等；

　　1.5图书等参考资料，包括参考书籍、期刊、报纸及其它宣传资料等。

　　五、档案编号、档案分划

　　为便于系统化管理，根据档案的内容和形式特征，将公司档案划分为八大类（为一级分类），每一大类下再划分出假设干子类（为二、三、四级分类）。

　　1、具体分划详见档案分划编号表

　　1.1档案编号

　　为方便查阅档案资料，根据档案分划对档案进展编号。编号采用八位阿拉伯数字。具体编号方法如下：

　　1.2分类图示：

　　┌─┬─┬─┬─┐

　　│Ｘ│Ｘ│Ｘ│Ｘ│

　　└┬┴┬┴┬┴┬┘

　　│ │ │ └─────第四级类，类数0～99 │ │ │

　　│ │ └───────第三级类，类数0～999 │ │

　　│ └─────────第二级类，类数0～9 │

　　└───────────第一级类，类数0～99每一编号的具体意义。

　　案卷号、文件顺序号按电脑输入时间自动排序，从00000001开场。

　　2、档案地址确定

　　档案存放位置利用分类编号来确定。

　　2.1确定档案一级类存放区：根据各一级类档案资料的多少在档案架上划定各一级类档案存放区。各一级类档案存放区依序按从右到左、从正面架到反面架的顺序在档案架上标出。

　　2.2各一级类档案区内的子级类档案依序按从右到左、从上到下的顺序排列。

　　2.3每一份档案均存放在某一级类的档案盒内。

　　2.4同一个档案盒内的档案资料按编号顺序从上到下排列存放。

　　2.5每一类档案在柜架存放时均须留有一定余地，以保证新增档案的存放。

　　六、归档前管理

　　1、归档前资料管理

　　1.1分散在各部门的资料归档前由各部门兼职资料员负责管理。

　　1.2各部门必须设置资料固定存放处，并将资料分类放入不同的卷宗内。

　　1.3各部门负责人对应归档资料的完整、完好负责。

　　七、归档时间

　　各类档案资料视其类别、性质等不同，分别按如下：

　　1、确定归档时间

　　1.1公司批文、供水、供电增容方案指标下达执行书等重要文件随时归档；

　　1.2法律诉讼、外来文件等资料处理完毕即行归档；

　　1.3用户资料在用户办理完各项手续后即行归档；

　　1.4各项工程资料在验收后一个星期内归档；

　　1.5各部门当年的业务、行政管理资料、行文、承包合同、人事劳资等资料在翌年的第一季度内归档；

　　1.6图书资料购置后即归档，期刊、杂志半年归档一次。

　　2、其它资料按公司领导确定的时间归档。

　　八、归档要求

　　1.归档资料必须完整，如文件的正文与附件、正式印本和稿本、设计图纸及其更改通知等都必须齐全。

　　2.归档的文件资料必须是原件。部门须常用的资料可留用复印件，原件归档。书写材料必须是耐久的纸张、墨水，不得使用铅笔、圆珠笔，纯兰墨水。

　　3.归档资料必须准确记录各项活动，凡涉及工程图纸、管网分布及走向、埋深等，必须做到“图物相符，数字准确〞，设计的修改也须在图纸上反映出来。

　　九、档案资料移交

　　1.资料归档前各部门须按类整理好，并填写档案资料移交清单。

　　2.移交时，档案员须仔细核对移交的资料，核对无误后，交接人在移交清单上签字。

　　3.移交清单一式两份，交接人各留存一份。

　　十、资料编号归档

　　1.档案员把各类移交资料按编号方法进展整理、编号。

　　2.档案员须把每份档案资料名称、编号和归档时间等逐一登记在登记册上。

　　3.编号后的档案，按“档案地址确定〞的规定上架排列存放。

　　十一、档案管理

　　档案室由行政管理部负责管理，行政管理部指定档案员负责具体管理工作。

　　十二、档案员岗位职责

　　1.档案员必须熟练掌握档案业务知识，了解、掌握公司职能活动和档案材料情况。

　　2.档案员负责档案的接收、整理、编号、装订、存放、管理等工作。

　　3.档案员负责催促各部门档案资料的移交工作。

　　4.档案员负责档案资料的借阅、登记、统计等工作。

　　5.各部门兼职资料员必须配合公司档案员做好有关档案资料的收集、整理及交接等工作。

　　6.档案员必须按要求做好保密工作。

　　7.档案员必须做好档案室设备、设施的保管维护工作。

　　8.档案员必须完成公司安排的其它相关工作任务。

　　十三、档案保管

　　1.档案架合理排放，既保证光线充足、通风，又能方便使用。

　　2.档案室必须每天清洁一次，每周大扫除一次，保持清洁卫生。

　　3.档案室内严禁烟火，室内须配灭火器材，档案员必须掌握正确使用灭火器材的方法。

　　4.保持档案室枯燥，定期在柜架中投放枯燥剂。

　　5.雨季加强检查，每逢大雨必须检查档案室有无漏水、渗水现象，雨后即检查档案有无潮霉现象。

　　6.档案柜架内须定期投放防霉、防鼠药品，定期检查档案有无霉变、鼠咬现象。

　　7.发现档案有潮霉、鼠咬情况，应立即采取措施加强防范，对已造成损坏的档案进展修复、补制。

　　8.下班时或档案员离开时应仔细关好、锁好门窗。档案室钥匙除档案员外，其他人不得持有。

　　十四、档案鉴定与销毁

　　1.文书档案资料保存期限分别为短期15年、长期25年、永久三类。

　　2.城建档案的保存期限分为短期30年，长期70年，永久三类。

　　3.公司抽调各部门有关人员组成档案鉴定小组，鉴定小组负责审议、鉴定档案资料的.保存期限。

　　4.鉴定小组于每年的最后一个季度内召开一次鉴定会，审议、鉴定新增资料的年限及应销毁的资料。

　　5.档案资料的销毁由档案员具体执行，鉴定小组委派一人监视执行。

　　十五、销毁档案编号的处理

　　1.经鉴定不需保存但暂时不能销毁的档案，将其从原存放架上取出，用X（表示暂存记号）标识记号，并将其装订放入专门存放区内。

　　2.档案销毁情况均须登记在物业管理档案销毁登记表上。

　　十六、档案借阅

　　1.档案资料一般只限于公司员工及集团公司需要查阅的人员查阅。

　　2.外单位及个人因工作需要查阅档案的，必须经主管行政副总经理批准。

　　3.档案一般只限于在档案室内查阅，因工作需要借出时，必须填写档案借阅申请审批表。

　　4.审批表经部门负责人批准签字后，交行政管理部负责人批准签字，方可借出档案。

　　5.借出档案者必须保证档案的完好，不得在档案上涂改、划线、圈点等，不得缺页、遗失、私自复印，并保证如期归还。

　　6.档案借还情况须在登记本上登记。

　　十六、档案统计

　　1.档案资料定期进展清理、统计。

　　2.档案员必须每季度统计一次档案增删、使用及管理情况，并将统计结果报行政管理部负责人。

　　十七、档案管理意外事件处理程序

　　档案失盗、借出档案人丧失或损毁档案、潮霉鼠咬损毁档案等均属于档案管理中的意外事件。

　　1、处理程序

　　1.1发生意外事件时，首先应立即将事件情况报告行政管理部负责人和主管领导。

　　1.2当发生档案失盗或借出档案人丧失档案事件时，应立即设法追回所失档案。

　　1.3当发生借出人损毁档案或潮霉鼠咬等损毁档案事件时，应立即对损毁档案设法进展修补、复原。

　　1.4假设无法追回、修补损失的档案，那么应请有关部门协助设法重新补制。

　　1.5在进展补救工作的同时，对意外事件发生的原因进展调查，追究有关人员的责任。

　　1.6根据意外事件发生的性质及档案损毁程度，对有关责任人进展行政和经济处分。

公司档案管理规章制度3

　　档案保管制度

　　一、综合档案室负责全院档案（不含人事档案）的管理工作，有关部门按规定立卷后向综合档案室移交。

　　二、实行科学管理，档案库房内橱具、设备放置整齐合理。档案排列整齐美观、条理系统，编号科学规范、查找方便。

　　三、定期对档案进行检查、修复、整理，保持整洁完好。

　　四、档案的接收和移出都必须手续完备，室藏档案必须账物相符。

　　档案借阅制度

　　一、查阅档案时，首先由借阅人认真填写查阅档案登记簿。

　　二、查阅档案只限于有关内容，任何人不得擅自将档案、资料带出室外。

　　三、如因工作需要借出档案时，要办理借阅手续，用完后按期归还，不得转借他人使用。对所借的档案妥善保管，不得私自拆毁、涂改和对外传播。如需复制，要经档案室同意，重要内容须经院办公室主任批准。在借阅期间发生的一切问题，一律由借阅人负责。

　　四、医院档案主要供本院利用，院外单位或个人需查阅时，应持介绍信，重要内容的材料需经院办公室主任批准后，方可查阅。

　　档案立卷归档制度

　　一、凡记录反映本院职能活动情况、具有日后查考利用价值的各种文字、图表、材料，均列为归档范围。

　　二、各部门兼职档案员应根据归档范围将材料收集齐全，按档案立卷要求整理组卷。交档案室检查后，再编排页号，填写卷内目录，拟出案卷标题，装订。

　　三、编号抄目要严肃认真，案卷标题要简明扼要，正确反映卷内内容，由档案室统一书写。

　　四、凡立卷材料必须纸质优良，规格统一，书写规范，字迹清楚。禁止用铅笔、圆珠笔书写，也不能用复写纸复写。对不符合要求的要返工重制。

　　五、每年6月份以前必须完成上年度的档案立卷归档任务。

　　档案鉴定与销毁制度

　　一、对档案要认真进行鉴定，确无保存价值或保管期满的档案，可确定销毁。

　　二、档案的鉴定、销毁工作必须有组织、有领导地进行。在院办公室主任的.主持下，由综合档案室和有关立卷单位人员组成档案鉴定、销毁小组，负责档案的鉴定、销毁工作。

　　三、经过鉴定，需要销毁的档案，必须编造销毁清册，经院有关领导批准后，方可销毁。

　　四、销毁档案时，必须由二人以上在指定地点监销，监销人员必须在销毁清册上签名盖章，并注明销毁方式和日期。

　　五、销毁档案清册要妥善保管，并将所销毁档案在目录中注销。

　　档案库房管理制度

　　一、档案库房门窗牢固，及时关闭上锁。钥匙要专橱保管，不准随身携带。

　　二、非本室工作人员不得擅入库房，因工作需要进入库房时，必须有本室人员陪同。

　　三、库房要配备好“六防”设施（防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防强光），库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品及其他物品。

　　四、库房内橱具排列要整齐合理，要经常打扫和擦拭，保持室内清洁卫生。

　　五、做好室内外温湿度记录，除湿，降温。

公司档案管理规章制度4

　　一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

　　二、归档范围

　　公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

　　三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

　　四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

　　五、资料的收集与整理

　　1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

　　2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

　　3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

　　4.各部门专用的`收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

　　5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

　　六、资料的分类与归档

　　1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

　　2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

　　七、档案的借阅

　　1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

　　2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

　　3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

　　4.档案借阅者必须做到：

　　①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

　　②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

　　八、档案的销毁

　　1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

　　2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

　　3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

　　4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

　　5.在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

【公司档案管理规章制度】相关文章：

档案管理规章制度04-01

档案管理规章制度12-18

档案管理规章制度(优秀)06-06

(必备)档案管理规章制度06-06

档案管理规章制度15篇(精选)06-16

档案管理规章制度15篇【必备】06-16

档案管理工作各种规章制度02-13

it公司规章制度04-03

公司的规章制度（经典）07-08

（精选）公司的规章制度06-15