文件管理制度

[通用]文件管理制度

　　随着社会不断地进步，越来越多人会去使用制度，制度一般指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则，也指在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范或一定的规格。那么什么样的制度才是有效的呢？以下是小编为大家收集的文件管理制度，希望能够帮助到大家。

文件管理制度1

　　施工文件管理制度是确保工程项目顺利进行的重要组成部分，它涵盖了从项目启动到竣工验收的所有关键环节的文档管理。主要包括：

　　1. 设计文件管理：涵盖设计方案、图纸、技术规格书等。

　　2. 施工过程文件管理：包括施工日志、进度报告、质量检查记录、材料检验报告等。

　　3. 合同与变更文件管理：涉及合同文本、变更通知单、索赔文件等。

　　4. 安全环保文件管理：如安全规程、环保监测报告等。

　　5. 竣工验收文件管理：包括验收报告、竣工图、工程结算等。

　　内容概述：

　　1. 文件的编制、审批与发放：明确各类文件的编制标准、审批流程及发放范围。

　　2. 文件的保管与检索：规定文件的存储方式、期限、检索机制。

　　3. 文件变更与版本控制：设定文件修订、替换的程序，确保信息一致性。

　　4. 文件的使用与执行：指导如何正确使用文件，确保其在施工中的'有效执行。

　　5. 文件的销毁与归档：规定文件的保存期限及到期后的处理方式。

文件管理制度2

　　一、文件管理内容

　　第一条

　　为削减发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的引导作用，结合公司的实际情况，特订立本制度。

　　第二条文件管理内容紧要包含：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料。同级相关方函、电、来文。

　　二、收文的管理

　　第三条公文的签收：

　　凡来公司公启文件（除领导订启的外）均由办公室收发员登记签收

　　第四条公文的编号保管：

　　1、办公室收发员对上级来文拆封后应适时附上外来文件流单，并分类登记编号、保管。

　　2、公司外出人员开会带回的文件及资料应适时分别送交办公室收发员进行登记编号保管，不得个人保管。

　　第五条公文的阅批与分转。

　　1、凡正式文件均需由办公室主任依据文件内容和性质阅签后，由收发员分送承办部门阅办，紧要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为避开文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

　　2、一般函、电、单据等，分别由办公室收发员直接分转处理。

　　3、为加速文件运转，办公室收发员应在当天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特别情况例外）。

　　第六条文件的传阅与催办。

　　1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的.文件不得向外泄露内容。

　　2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，切忌横传，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导批示、拟办看法，办公室收发员应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

　　3、办公室收发员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件应立刻指定专人办理。不得将文件压放分散，如确系工作需要备查，应依照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应适时归档周转，以防丢失。

　　三、发文的管理

　　第七条发文的规定：公司上报下发正式文件由办公室负责。

　　第八条发文的范围：

　　1、凡是以公司名义发出的文件、决议、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

　　2、下发文件紧要用于：（1）公布规章制度；

　　（2）转发上级文件或依据上级文件精神订立的工厂文件；

　　（3）公布体制机构变更或干部任免事项；（4）公布重点经营管理、技术、生活福利等工作的决议；

　　（5）发布有关奖惩决议和通报；

　　（6）其他有关重点事项；

　　3、上行文件紧要用于：（1）对上级呈报工作计划、请示报告、处理决议；

　　外发文紧要用于：（2）同相关单位联系有关重点经营管理、技术、人事、物资供应等事宜。

　　4、在日常经营管理、技术工作中，有关图纸、技术文件、审批工作、布置部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由相关业务科室书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。

　　5、各业务部门如开专题会议所作的决议，一般都不应发文，可以各业务部门名义发会议纪要。

　　6、各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各部门的名义对外发函（应各自编号备查）不用公司名义发文。

　　四、发文程序与要求

　　第九条发文程序规定：

　　1、各部门需要发文，应事先向办公室提出申请；拟搞人应填写《发文拟稿单》，并认真写明文件标题、发送范围、印刷份数、标定日期；

　　2、草拟文稿必需从公司角度启程，做到情况的确、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。

　　3、办公室对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容欠妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿；

　　4、经办公室审查修改后的文稿，送主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；

　　5、对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理清楚；

　　6、需经会签的文稿，由办公室在交付打印前送会签部门会签； 7、经领导批准签发后的文稿交办公室统一编号打印；

　　8、文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名； 9、文件打字后，由办公室派专人分发并检查落实情况。

　　五、文件的借阅和清退

　　第十条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人同意后办公室方可借阅。

　　m.第十一条

　　借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，定时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。 第十二条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

　　六、文件的立卷与归档

　　第十三条文件的归档范围：

　　以公司名义形成的文件统一由办公室负责归档；其它部门日常工作中形成的活动资料，由各业务部门负责立卷归档。

　　第十四条立卷要求

　　1、文件立卷应依照内容、名称、时间次序，分门别类地进行整理归档。

　　2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要坚持平常立卷与年终立卷归档相结合的原则。紧要工作、紧要会议形成的文件材料，要适时立卷归档。

　　4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向办公室移交，清单一式两份。（交接部门各留存一份备查）。

　　七、文件的销毁

　　第十五条对于多余、重复、过时和无保管价值的文件，办公室应定期清理造册，办理销毁手续。

文件管理制度3

　　(一)意义

　　(二)文件档案的类别与形式

　　公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。

　　1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等

　　2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等

　　3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程

　　4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等

　　5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等

　　6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等

　　7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等

　　8.公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等

　　9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等

　　10.公司客户档案:已结案客户的.完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等

　　11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等

　　12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志

　　13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函

　　14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。

文件管理制度4

　　文件管理制度对于企业的运营至关重要：

　　1. 提升效率：规范化的文件管理能减少寻找文件的时间，提高工作效率。

　　2. 保障信息安全：严格的权限控制防止信息泄露，保护企业利益。

　　3. 支持决策：准确、完整的文件资料为企业决策提供有力支持。

　　4. 遵守法规：符合相关法律法规要求，避免因文件管理不当引发的法律风险。

　　5. 传承知识：有序的'文件归档有助于企业知识的积累和传承。

文件管理制度5

　　一、目的

　　为规范文件资料的管理，防止文件治疗的丢失，提高日常办公效率，特订立本规定。

　　二、适用范围

　　本企业个部门文件柜、资料柜、墙柜等。

　　三、细则

　　1、各部门办公室必需按规定的流程申请、购买文件柜。 2、各部门办公室必需充分利用文件柜的空间，现场不的`摆放多余的和利用率低的文件柜，否则将强制收回。

　　3、文件柜必需定置摆放，文件柜内的物品也必需分类并定置摆放。 4、做好文件柜的标识，实在做到以下两点。 （1）文件柜表面贴上标签，且一律贴在门的右上角。

　　（2）文件柜内贴有“物品清单”，（）且一律贴在右门的左上角。 5、文件柜物品必需按“物品清单”摆放整齐。 6、文件柜内资料必需编号，分类摆放。

　　7、文件必需装在文件夹内，文件夹必需有文件目录及编号。 8、文件柜表面及柜内保持干净，无油污、无赃物、无垃圾等。 9、文件柜损坏或钥匙丢失，按规定的程序申报维护和修理，不得擅自撬文件柜。有意损坏者，照价赔偿。

　　10、各部门办公室必需建立文件柜管理台账。

　　11、各部门办公室必需于每月月末自查文件柜，将自查结果报有关部门。

　　12、本规定由7S活动推行委员会办公室起草。 13、本规定接受权属于“7S检查小组”

文件管理制度6

　　账号密码管理办法

　　为维护网络安全运行，确保公司各项文件资料不受侵害，促进各类密码统一管理，特制订此制度。

　　一、账号、密码设置对象

　　1．服务器（域名、阿里云、教师行动网、云平台、中考中招、各部门存档）账号密码等；

　　2.公司网站用户（云平台、教师行动网、中考中招）、后台账号等；

　　3．公司官网、微信、微博等与公司宣传有关的账号、密码；

　　4.因工作需要，在政府或第三方机构等网站注册的账号、密码；

　　5.需加密的文件资料；

　　6.上述未列出的其他与工作有关的账号密码。

　　二、密码的设置

　　1．公司各项密码，由直接责任人及部门负责人商议确定，密码可由直接责任人设定，并报部门负责人知晓及备案。

　　2．密码内容设置规则：必须由数字、字符和特殊字符组成；密码长度不能少于8个字符；机密级对象，设置的`密码长度不得少于10个字符；设置密码时应尽量避开有规律、易破译的数字或字符组合。

　　三、密码的修改

　　1．公司因实际需求，修改（更换）各项密码，须向直接责任人申请，并得到部门负责人同意才允许更改密码。

　　2．所有离职的员工须履行密码交执程序，及时上交公司各项账户密码。由部门负责人通知相关人员及时修改相应密码。

　　3．定期更换密码:一般服务器密码更换周期不得超过60天。

　　四、账号和密码的保存

　　1．公司设置的各项用户密码由直接责任人自行保存，严禁将各项密码告知他人；若因工作需要必须告知，应按程序请示上级领导，经上级领导批示后方可告知相应密码。一旦对方工作完成，直接责任人必须及时更改密码，确保密码安全。

　　2．公司的各项密码均由各部门负责人负责建立《密码信息表》（详见附表）、管理保存、及时更新，须将《密码信息表》（详见附表）提交至行政部档案管理员备份。档案管理员按月进行核查。

　　3．各项密码直接责任人对所管理的密码，严禁通过各种渠道漏密，切勿出现忘记密码、遗失密码等情况。否则，将视情况承担相应工作失职的责任，部门负责人亦将承担部门管理连带责任。

　　4．如发现密码有泄密迹象或黑客入侵，密码直接责任人应立刻报告上级领导，并严查泄密源头、修补系统漏洞，采取一切可行的方式规避公司损失，并将详细情况以书面形式及时上报上一级领导。

　　五、处罚

　　针对上述条款，违反者公司将依据情节轻重给予50元至1000元罚款，情节严重者将移送司法机关。

　　附表：

　　密码信息表

　　序号

　　名称/用途

　　管理部门

　　责任人

　　账号/用户名

　　密码

　　备注

　　网址、地址等

文件管理制度7

　　文件管理制度审核部分主要涉及以下几个核心领域：

　　1.文件分类与编码：明确各类文件的定义、分类标准及编码规则。

　　2.文件审批流程：规定文件从起草、审核、批准到发布的整个流程。

　　3.文件存储与检索：设定文件的存储方式、期限、权限管理和检索机制。

　　4.文件变更管理：规定文件修订、更新、废止的程序和责任。

　　5.文件安全与保密：确保文件的安全性，防止未经授权的访问和泄露。

　　6.文件审计与评估：定期对文件管理系统进行审查，以保证其有效运行。

　　内容概述：

　　1.法规遵从性：确保文件管理制度符合相关法律法规的.要求。

　　2.内部控制：强化内部流程控制，降低业务风险。

　　3.员工培训：提供必要的文件管理培训，提升员工操作能力。

　　4.技术支持：利用信息技术实现文件电子化管理，提高效率。

　　5.文档版本管理：控制文件的不同版本，防止使用过期或错误的信息。

　　6.外部协作：确保与合作伙伴、供应商等外部机构的文件交换有序进行。

文件管理制度8

　　本《校产管理制度文件》旨在规范学校资产管理，确保资产的安全、有效利用，提升学校的教育质量和运营效率。主要内容包括以下几个方面：

　　1.资产分类与登记

　　2.资产购置与审批

　　3.资产使用与维护

　　4.资产处置与报废

　　5.资产审计与监督

　　6.责任与奖惩机制

　　内容概述：

　　1.资产分类与登记：详细规定各类资产（如教学设备、图书、土地及建筑物等）的分类标准，明确登记流程和责任人。

　　2.资产购置与审批：制定采购政策，包括预算编制、采购申请、招标程序、合同签订等，确保资产购置的`合规性。

　　3.资产使用与维护：设定资产分配原则，规定使用人责任，建立定期保养和维修制度，延长资产使用寿命。

　　4.资产处置与报废：设立资产处置流程，包括评估、审批、出售或报废等环节，确保资产价值最大化。

　　5.资产审计与监督：定期进行资产盘点，配合内部审计和外部审计，确保账实相符。

　　6.责任与奖惩机制：明确各级管理人员和使用人的权责，设立激励和惩罚措施，激发管理积极性。

文件管理制度9

　　一、编制目的

　　为维护公司文件收发和轮阅的规范性、严肃性和安全性,维护公司的利益,特制定本制度。

　　二、适用范围

　　本制度适用于公司文件收发和轮阅的管理。

　　三、相关职责

　　1.公司员工必须严格依照本制度规定收发和轮阅文件。

　　2.综合办公室负责文件收发和轮阅管理制度的管理。

　　四、文件收发程序

　　1.凡上级和有关部门发、送本公司的文件,均应由综合办公室专人负责开拆、登记。

　　2.收到文件要及时拆封,及时分送。综合办公室文件收发每天不少于一次,对需送阅的文件应登记后及时送阅。时效性较强的会议通知和文件等,应立即交总经理阅签。

　　3.各类文件送阅前由综合办公室负责人拟办,并提出拟办意见。

　　4.经总经理批办的`文件,由综合办公室专人负责及时转交有关职能部门办理。如需复印、打印的文件,则由承办部门按规定办理。

　　5.各职能部门需要发文件,先由各职能部门自行拟稿,经部门负责人审稿,交办公室负责人核稿,再交分管副总经理审核,最后由总经理签发。

　　6.收到已签发的文件后,办公室专门人员应及时编好文号,确定印制份数,并逐项将文件标题、文号、发文日期、印编份数等记入发文登记簿。同时,留二份与底稿一并归档。

　　7.文件材料一般由各职能部门装订封发,送综合办公室邮寄。机密和挂号文件在封发时需注明,由综合办公室按有关规定办理。

　　五、文件轮阅程序

　　1.文件轮阅由办公室专人负责。各部门轮阅文件一般不超过两天。因故不能及时轮阅的,应将文件送回,待后补阅。

　　2.轮阅时不得擅自将有关轮阅文件取走。确因工作需要借阅的,应经办公室负责人同意,办理有关登记手续,借阅时间一般不超过五天,复印件应妥善保管。

　　3.文件轮阅完毕,办公室专门人员应及时收集、整理,分类存查,并按规定立卷归档。

　　六、其他

　　1.本制度自签发之日起执行。

　　2.本制度最终解释权归综合办公室。

文件管理制度10

　　1.目的

　　建立文件与资料管理制度，规范质量体系文件的起草、修订、审核、批准、分发、保管，以及修改、撤销、替换、销毁的管理,确保文件的有效性和适宜性。

　　2.依据

　　《中华人民共和国药品管理法》及其实施条例、《药品流通监督管理办法》、《药品经营质量管理规范（国家食品药品监督管理总局令第13号）》及附录。

　　3．适用范围

　　本制度适用于公司质量体系文件的起草、修订、审核、批准、分发、保管，以及修改、撤销、替换、销毁等。

　　4．职责

　　4．1质量管理部负责组织制订质量管理体系文件，并指导、监督文件的执行；

　　4．2文件使用部门、人员严格按本制度进行文件的使用。

　　5．内容

　　5．1公司质量体系文件由质量管理制度、部门及岗位职责、操作规程、进货评审、内审等组成；

　　5．2编制质量管理文件时遵循以下原则：

　　5．2．1合法性原则：质量管理文件应符合国家法律、法规以及部门规章和有关政策；

　　5．2．2实用性原则：与企业经营规模、经营范围、经营方式相适应，与企业组织机构、人员岗位设置、设施设备、计算机系统的`设置相吻合，与企业经营和质量控制的实际流程一致、实用；

　　5．2．3高效性原则：在合法及实用原则前提下，管理要求适当高法定标准，采用先进科学的管理办法和手段，提高工作效率，推动企业不断改进和提高；

　　5．2．4强制性原则：提供必要的人力、财力、物力和措施，有必要的奖惩措施和办

文件管理制度11

　　技术人员管理制度是一套旨在规范企业内部技术团队运作，提升技术研发效率，保证产品质量和创新力的管理规则。它涵盖了人员选拔、职责分配、工作流程、绩效评估、激励机制等多个方面。

　　内容概述：

　　1. 人员选拔与培训：设立明确的技术人才引进标准，制定有效的培训计划，确保技术人员的专业技能和综合素质。

　　2. 职责与权限：明确每个技术人员的职责范围，规定其在项目中的角色和权限，避免职责重叠或空缺。

　　3. 工作流程与规范：建立标准化的工作流程，包括需求分析、设计、编码、测试和维护等阶段，同时设定质量控制标准。

　　4. 沟通协作：鼓励团队间的'沟通与协作，通过定期会议、报告和项目跟踪，保持信息畅通。

　　5. 绩效考核：制定公正的绩效评价体系，以项目完成情况、技术创新和团队贡献为考核依据。

　　6. 激励制度：设立奖励和惩罚机制，激发技术人员的积极性和创新能力。

　　7. 知识管理和知识产权：保护企业的技术资产，建立知识库，明确知识产权归属和保护措施。

文件管理制度12

　　一、严格履行保密职责,严守秘密,责任分明。

　　二、有专人负责领取密级文件,并由a、b角负责公务网的文件接收,并及时做好收文登记(并注明密级)、编号、传递、签收、保管等工作。

　　三、将已阅处的保密文件及时放入专用保密箱,确保文件的。

　　四、保密文件采取专用文件夹进行传阅,注明周转时间、文件编号、文件件数,严格办理阅读者签名手续。

　　五、严格按规定控制传阅范围,每个环节都严格把关,确保文件在每个环节的`安全。

　　六、严格做好不复印保密文件,不擅自扩大传阅范围,不自行横传、不随意摘抄密件内容,不向传阅范围之外的人员谈论密件内容,真正做到将其泄密可能降到最低。

　　七、按规定及时清退密级文件。

　　八、按规定统一上交保密废纸。

文件管理制度13

　　一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

　　二、归档范围：公司的规划、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

　　三、档案管理员的职责：

　　1.贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策。严格遵守《档案管理法》。

　　2.积极参加档案工作的对外协作活动。

　　3.集中统一管理公司各类档案资料，努力学习档案专业知识，不断提高档案管理水平。

　　4.定期检查档案，做到档案无霉变、褪色、尘污、破损及虫蛀，无失、泄密事件。

　　5.做好借阅和利用效果登记;做好检查、借阅、回收、整理归档工作;做好分类和综合工作。

　　6.保证公司及各部门的`原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

　　四、档案的借阅

　　1.因工作需要，公司员工需借阅档案时，由部门经理核批。

　　2.公司档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批。

　　3.档案借阅者必须做到：

　　①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

　　②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

　　五、档案的销毁

　　1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

　　2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

　　3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

　　4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

　　5.在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

文件管理制度14

　　规范性文件管理制度对企业运营至关重要，主要体现在以下几个方面：

　　1.维护秩序：确保企业各项活动按照既定规则进行，减少混乱和冲突。

　　2.提高效率：通过标准化流程，提高工作效率，减少错误和延误。

　　3.保障合规：防止法律风险，确保企业在法律法规框架内运行。

　　4.传承知识：将企业经验和最佳实践以文件形式固化，利于知识传承。

　　5.提升执行力：明确职责和权限，增强员工对政策的理解和执行力度。

文件管理制度15

　　节能管理对于学校而言至关重要。它有助于控制运营成本，节省资源，提高财务健康度。节能行为符合国家环保政策，有助于树立学校的社会责任感。节能教育能够培养学生的环保意识，为未来社会培养可持续发展的.公民。

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