物业客户管理制度
在快速变化和不断变革的今天，越来越多地方需要用到制度，制度是国家法律、法令、政策的具体化，是人们行动的准则和依据。那么相关的制度到底是怎么制定的呢？以下是小编精心整理的物业客户管理制度，希望能够帮助到大家。
物业客户管理制度1
一、安全职责
1、严格执行公司的各项管理制度;
2、负责制定各项安全护卫职责制度，根据实际情况进行指导和检查，对公司管理区域实施安全监督;
3、负责小区消防设施的监护和公共服务场所安全防范的督察;
4、做好公司管理区域内的管理工作，涉及违法案件的药及时移交派出所，业务上自觉接受派出所指导;
5、查处公司管理区域内因员工玩忽职守而发生的治安、刑事案件和火灾事故;
6、建立健全和管理好系统档案资料;
7、抓好护卫队思想政治教育和业务技能培训;
8、做好新接物业护卫工作人员的'岗位设置和物品配备的统筹策划工作;
9、完成领导交办的其他任务。
二、护卫岗位职责
1、护卫员上岗必须穿着统一制服，佩戴统一的工号，仪容严整;
2、纠正违章时必须先敬礼，做到文明服务，礼貌待人;
3、上岗时要认真检查设备、设施，认真做好安全防范工作，发现不安全因素应立即查明情况，排除险情，并及时报告领导，确保小区的安全;
4、坚守岗位，提高警惕，发现违法犯罪分子要勇于与之斗争并设法将其抓获;
5、熟悉本岗位任务和工作程序，预防案件、事故发生，力争做到万无一失;
6、爱护设施设备、公共财物，对小区的一切设施、财物不得随便移动及乱用;
7、熟悉小区的消防系统及消防器材的安装位置，掌握各种灭火器材的使用方法，遇到突发事件能正确进行处理;
8、值班时间，对岗位内发生的各种情况要及时认真处理，并作好记录;
9、熟悉小区内公共设施情况，巡查、登记公共设施完好及损坏情况;
10、严格执行交接班制度，认真做好交接记录;
11、对进入小区内的可疑人员、可疑车辆要进行盘问和检查;
12、对进入小区内的陌生车辆要进行登记;
13、对发生在护卫区的刑事案件或治安案件，有保护现场、保护证据、维护秩序及提供请客的职责;
14、熟悉本管理区域内公共设备、设施及业主的基本情况;
15、认真完成领导交办的其他任务。
三、门岗、巡逻岗位职责
1、24小时严密监视护卫对象的各种情况，发现可疑或不安全迹象及时处置，必要时相领导报告，且随时汇报变动情况直到问题处理完毕;
2、掌握业主的来客动态，维护小区秩序;
3、严格执行来客登记制度，对身份不明无任何证件、形迹可疑者，应禁止其入内;
4、熟悉小区内住户的基本情况;
5、做好执勤记录，接班人员未上岗，不准下岗，严格执行交接班制度，做到交接清楚，职责明确;
6、严格执行24小时巡逻制度;
7、对于进入小区的各类人员，必须认真进行验证登记方可放行;
8、对于进入小区内的陌生车辆认真登记方可进入。
物业客户管理制度2
物业客户投诉管理制度旨在建立一套有序、高效且公正的处理机制，确保客户的权益得到保障，同时也为物业服务质量的`持续改进提供参考依据。该制度涵盖了以下几个核心部分：
1、投诉接收与记录
2、投诉分类与评估
3、投诉处理流程
4、责任人分配与跟进
5、解决方案制定与执行
6、客户反馈与满意度调查
7、数据分析与服务改进
8、员工培训与教育
内容概述：
1、客户投诉渠道的设立，包括电话、电子邮件、现场接待等多种方式。
2、投诉信息的详细记录，包括投诉人的基本信息、投诉内容、时间、地点等。
3、对投诉进行分类，如环境卫生、设施维护、安全问题、服务态度等。
4、设立投诉处理时限，确保快速响应客户需求。
5、确定责任人，明确处理流程，包括初步调查、问题定位、责任归属、解决方案制定等步骤。
6、制定并实施解决方案，确保客户满意，必要时进行沟通协调。
7、定期收集客户满意度反馈，了解投诉处理效果。
8、通过对投诉数据的分析，识别服务短板，提出改进措施，提升物业管理水平。
物业客户管理制度3
1.客户档案的管理工作由客务部负责。
2.客户资料按单元号一户一档建立，按楼层统一存放在客户档案文件柜内。
3.每个客户档案内由入住资料、二装资料、往来函和房门锁、电话、车位、水牌、客户加班等申请单等组成，退租客户的资料须及时装订另存。
4.每个客户档案均按日期顺序排列，将最新的文件摆在最前面。
5.客户档案的标牌须与档案内现客户的公司名称吻合。
6.客务部每年整理一次退租客户档案，对已装订好的退租客户资料打印目录后按楼层装入文件盒内存放。
7.客户档案查阅可向客务主管借出，经客务部经理批准后在客务部办公室阅览。
8.原始客户档案一般不可修改，客务部工作档案需经客务部经理同意方可修改。
9.客务部档案应积极推行计算机管理，由客务主管设置客户档案管理系统，将客户各类资料、各单元房屋使用情况等输入计算机中，进行资料分析、整理和信息传递。
物业客户档案管理制度
一。制度内容
为做到客户服务部与客户的.良好沟通，掌握客户的人员构成、公司性质、物业费交纳情况等，有必要建立一套综合的客户信息系统，而客户档案可以协助客户服务部以最便捷的方式提供以上信息。因此，为充分利用客户信息并管理好这些信息，特建立此制度。
二。管理目标
客户档案资料全面、准确、有效。
三。适用范围
客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。
一般客户档案包括以下的资料：
1. 收集客户单位资料
2. 客户缴费记录包括各样应付之押金
3. 客户装修工程文件
4. 客户迁入时填具之资料
5. 客户资料补充
6. 客户联络资料
7. 紧急事故联络人的资料
8. 客户与管理处往来文件
9. 客户违规事项与欠费记录
10. 客户维修记录
11. 客户投诉记录
12. 客户单位有关的工程档案（与二次装修工程有关资料）与工作程序
四。注意事项
1. 及时上行下达客户与管理之间的知识、报告、通知、通报，传送文件应及时、准确，认真地登记并制作各种表格。
2. 协调与客户之间的关系，加强横向沟通；
3. 做好与客户有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时查询及跟进；
4. 接听客户投诉，解决客户投诉；
5. 接听客户工程报修电话，及时联系修复。
物业客户管理制度4
一、 客户档案属绝密文件，任何人均应严格执行保密制度;
二、 客户档案由专人管理，任何人未经客户书面授权无权向他人提供客户任何档案资料及其他相关资料;
三、 如因工作需要查阅客户相关资料时，必须征得客服主管批准方可查阅;
四、 经客服主管批准查阅资料的人员，在查阅相关信息时，应由客服部档案管理负责人在验证领导批示后，方可进行查阅并将相关信息告诉查阅人。严禁查阅人自行领出、复印或翻查客户资料;
五、 客户资料均应整齐码放在文件柜内，并粘贴醒目标识以便于查阅，每户一档，资料齐全。并及时更新相关资料;
六、 资料档案柜的钥匙，由指定客服部档案管理负责人保存，随身携带，认真交接、清点，发现问题及时整改。严禁将档案柜钥匙随意乱放及借于他人。
七、 客户档案的内容
(一) 经客户签署后的《业主公约》。
(二) 经客户签署后的《消防安全责任书》。
(三) 《客户家庭情况登记表》。
(四) 《钥匙领用登记表》。
(五) 《客户入住验房表》。
(六) 客户验房整改销项记录
(七) 装修档案：装修施工单位资料、《装修申请审批表》、签署后的《装修施工承诺表》、《装修安全责任书》、相关图纸、装修现场巡视记录等装修相关文件。
(八) 《违章处理通知单》及处理结果资料。
(九)客户的'有关证件复印件。
(十)客户产权确认登记(产权证书复印件)。
(十一) 客户违规事项与缴费记录
(十二) 客户维修记录
(十三) 客户与管理处往来文件
(十四) 其他应保存的资料。
(十五) 放行条
(十六) 委托书
物业客户管理制度5
1、问候语:您好、早、早上好、下午好、路上辛苦了、您来了;
2、欢迎语:欢迎您来我们住宅小区、欢迎您入住小区、欢迎光临;
3、祝福语:恭喜、祝您节日愉快、祝您圣诞快乐、祝您新年快乐、祝您生日快乐、祝您新婚快乐、祝您新春快乐、恭喜发财;
4、告别语:再见、晚安、明天见、祝您一路平安、欢迎您下次再来;
5、道歉语:对不起、请原谅、打扰您了、失礼了;
6、道谢语:谢谢、非常感谢;
7、应答语:是的、好的`、我明白了、谢谢您的好意、不要客气、没关系、这是我应该做了;
8、征询语:请问您有什么事我能为您做什么吗需要我帮您做什么吗您有别的事吗
9、请求语:请你协助我们……、请您……好吗
10、商量语:……您看这样好不好
11、解释语:很抱歉,这种情况,公司的规定是这样的;
12、基本礼貌用语10字:您好、请、谢谢、对不起、再见
物业客户管理制度6
为树立物公司的良好形象，体现“关爱无处不在”的公司宗旨，现结合公司的实际情况，特制订以下管理制度：
1、前台接待工作：
A必须做到面带微笑、热情接待、礼貌服务、用语文明；
B对接待服务作好记录，对需要解决的问题及时通知相关部门处理，并作好回访及其相关记录；
C负责投诉、报修的受理和跟踪，报修单内容填写详实，并将处理结果上报部门主管；
D负责电话回访的记录，及相关工作，且记录内容要详实清楚，E负责办理业主房屋装修的相关手续；
2、日常巡查工作：客户接待对辖区楼宇的设施设备完好率、绿化、保洁、协管队保卫工作等的巡查必须在每日9：30前完成，并做好巡查记录。发现的问题均以工作联系单的形式交部门主管，并根据工作安排作好跟踪检查。对问题的'处理结果报部门主管；
3、对装修的监管、巡查工作：对辖区装修情况必须详细了解：1）进度情况；2）施工情况；3）进场工人证件，并作好巡查登记；
4、空置房管理工作：每月定时对空置房进行检查，使其保持设施完好、卫生清洁。对存在问题及时填写工作联系单交部门主管。根据工作安排作好跟踪检查，对处理结果报部门主管，并作好巡查记录；
5、业主回访工作：为加强物业公司与业主之间的沟通与交流，使物业公司的工作得以顺利的开展，得到业主的理解与支持，特实行业主回访制。即客户接待对自己所辖区域进行回访，每月不少于10户，并填写回访情况记录。及时将相关信息反馈至部门主管，并对业主投诉的问题作出及时有效处理，同时作好跟踪检查。
物业客户管理制度7
为充分保证客户档案保密，并保证售后服务工作的顺利进行，特制订以下规则供遵守执行：
一、营销部为客户档案的主要收集整理者，应每天由售楼部负责将来访客户、成交客户等资料上报给销售经理，营销经理每周分类整理一次后归档，同时复印一份交总经理，并由总经理指派相关部门专门保管。
二、售楼员不可以私自保存客户档案，违者视为严重违反公司纪律。
三、售楼员要查阅客户档案，应征得营销经理同意并同时知会经营部经理方可。
四、销售经理应负责定期跟踪回访客户，并及时将客户情况的变化进行档案的`更改。
物业客户管理制度8
一：弄清投诉定义
众所周知，物业管理是寓服务、管理、经营为一体的服务性行业，而作为服务性行业的物业管理企业要想杜绝业主住户投诉是完全不可能的。你做得很出色，业主住户不一定会赞扬你，而一旦你做得不够好，业主住户就一定会投诉你。
为何投诉呢？它是指业主住户（即物业所有人和使用人）在使用物业或享受服务的过程中，由于对房屋质量、设施设备运行、毗邻关系以及服务质量、服务态度等产生不满情绪或抱怨，而提请物业管理企业解决处理，或者直接向有关主管部门反映的行为。处理投诉，是物业管理企业日常管理与服务工作的一项重要任务，也是与业主住户直接交流与沟通的最佳方式。
二：剖析投诉成因
俗话说：“金无赤足，人无完人”，尽管物业管理公司尽心尽力、尽职尽责，但也不可能把工作做到十全十美，无懈可击。因此，投诉也就在所难免。产生投诉的原因，可以归纳为以下几点：
1.房屋质量方面：如房屋渗水、内外墙体开裂、管道裂缝或堵塞、下水道不畅通等等。
2.物业配套方面：如水电、煤气或有线电视、防盗系统等未到位，垃圾房布置不合理，没有足够的车辆停放场所，没有休闲与娱乐场所或活动室。
3.设备设施方面：如电梯经常出故障，防盗门禁电子系统无法正常使用等。
4.服务技巧方面：如服务态度：如物业管理人员礼仪礼节欠佳，出言不逊，态度生硬，横眉冷眼等。 服务时效：如工作效率低、处理问题速度慢，维修不及时，办事拖拉等。务质量：如人身、财产的安全得不到保障，环境卫生脏、乱、差，绿化区域内杂草丛生，维修返修率高等。服务项目：主要是指物业管理企业所提供的物业服务项目单一，不能满足各类不同层次业主的需求。
5.管理费用方面：主要是对物业管理服务费、各种分摊费用等感到不满：如认为物业管理费太高，各类公共能耗等费用的分摊不均或不合理等。
6.突发事件方面：如突然停电，被困于电梯，室内被盗、家室浸水，遭受意外的火灾、车辆的丢失、私人物件被损等。
7.相邻关系方面：主要是由于业户与相邻业户之间产生的矛盾协调不成而转至物业管理企业的各类投诉：如漏水、噪音等等。
三：洞察投诉动机，充分了解物业管理投诉者及其心态是物业管理从业人员处理物业管理投诉的'关键所在，知己知彼，才能百战不殆。
1、投诉者的类别：
A.职业投诉者。这些人不间断地以不同的理由进行投诉，希望通过这样的途径能直接或间接的获得经济上的更多的收益或补偿，以及为其提供超高的服务水准。投诉的内容往往是小问题，但投诉者总是试图以之夸大。
B.问题投诉者。在物业管理投诉项目中，绝大多数都属于这一类，他们对所出现的问题感到不满，但不想小题大做只想将问题或不满通过各种有效途径进行反映，以求得到妥善处理。
C.潜在投诉者。这类投诉者有其合理的投诉事由，但出于某种原因的考虑并不想进行投诉，尽管有时也会向自己的亲朋好友“诉苦”或不间断地发牢骚、埋怨。此类投诉者只有在被“逼上梁山”才会转为问题投诉者。
2、投诉者的心态
A.心态之一：求尊重。这主要是指那些有身份地位、有财富及其他类型（如自我感觉良好等）的业主，他们往往口气大，来势猛，有时甚至还大吵大闹，盛气凌人。他们力图通过这一系列行为向物业管理企业提示：你要关注我、尊重我、要不折不扣的为我办事等。
B.心态之二：求发泄。这种心态类型的业主，由于他在工作上、家庭生活中受到不同程度的委屈，造成心理上的偏差或不平衡，想通过对某一件小事甚至想尽办法寻找投诉点，发泄心中的郁闷或不快，以此来满足心理上的安慰。
C.心态之三：求补偿。“表里不一”是这种类型业户最好的心态表述。这种人来势往往不凶猛，来了以后并不是单刀直入，而是甜言蜜语、夸这赞那，弄的物业管理人员晕头转向，在未来得及还神时，突然直截了当地反转话锋，正式切入主题，目的是要获得经济上的补偿。
D.心态之四：求解决。业户确实遇到问题，希望通过物业管理企业帮助或协调解决。
物业客户管理制度9
1.客户投诉须坚持"五清楚，一报告"的处理原则：
（1）听清楚：在接待客户投诉时，应耐心听客户讲完，听清客户投诉的内容，不得打断客户说话，更不能急于表态。
（2）问清楚：待客户讲完后，要进一步问清有关情况，切忌与客户正面辩驳，应客观冷静地引导客户叙述清楚实际情况。
（3）跟清楚：受理客户投诉要一跟到底，直到问题得到解决并回复客户为止。对不能解决的投诉，应婉转地向客户讲清楚，并确定下次回复的`时间。
（4）复清楚：对客户的投诉在充分了解情况后，应及时把处理的过程及结果清楚地回复客户，以表明客户的投诉已得到足够的重视和妥善的解决。
（5）记清楚：处理客户投诉后，应把投诉的事项、处理过程及结果清楚地记录于客户意见处理表内，由客户确认后收回存档。
（6）报告：重大投诉，必须马上报告部门经理和物业管理中心领导。
2.客户投诉处理程序：
（4）一般性投诉：当接到一般性投诉时，将投诉情况记录在《客户投诉记录表》上，及时向职能部门进行信息传递并立即将情况回复客户。
（5）通过物业管理中心处理的一般性投诉有：大厦内装修噪音滋扰他人办公；卫生间等公共设施使用出现故障和问题；客户室内设施需要维修；客户邮件、报纸遗失或欠收；大厦公共区域环境卫生及绿化花木问题；大厦鼠虫害防治问题；涉及物业管理中心所提供的各类服务问题。
（6）重大投诉：遇到重大投诉，须将投诉事项及时上报部门经理和中心领导并向投诉客户解释原因，确定回复时间；重大或突发事件包括：火灾、电梯困人、爆炸、突发性停电、水浸、盗窃等破坏性行为、刑事案件、客户集体投诉（三家以上）、中央空调主机、发电机、高低压电柜、通讯设备等主要设备设施故障、大厦主题结构遭受破坏等。
（7）书面投诉：对客户的书面投诉，确认投诉性质以书面形式回复客户。
（8）投诉汇总：每月对投诉进行一次汇总，记录在《客户月投诉统计表》上，并根据客户投诉情况，进行客户回访。
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小区物业客户管理之管理费
管理费标准及收缴规定
为保障住户在本物业的长远利益,以达到投资保值和升值的效果,因此各业主/住户亦需要承担本物业之保养、维修及日常管理开支等费用,按时交纳管理费。
1 费用标准的核定:
1.1 根据政府物业管理服务收费指导标准、物业及配套设施的档次、服务标准,结合当地物业管理服务收费行情,进行合理收费。
2 费用使用:
2.1 管理费主要用以支付下列各项之费用:
1)管理服务人员的工资、社会保险和按规定提取的福利费等;
2)物业共用部位、共用设施设备的日常运行、维护费用;
3)物业管理区域清洁卫生费用;
4)物业管理区域绿化养护费用;
5)物业管理区域秩序维护费用;
6)办公费用;
7)物业管理企业固定资产折旧;
8)物业共用部位、共用设施设备及公众责任保险费用;
9)经业主同意的其它费用。
3 现行之管理费金额可随日后实际开支而调整,调整前会先通告各住户,并经业主委员会批准或物价部门批准。
4 交费办法:
4.1 住户入伙前必须到物业管理公司指定的银行开办存折,日后一切费用均由银行代收,除入伙期间到物业公司交费外。
4.2 住户入伙后,应每月按规定缴交管理费和水、电及其他有关费用,财务部每月月底将住户本月发生的费用通知单输出并由客服部安排送达住户,住户须在次月十日前将费用存入指定的银行缴清费用。
4.3 如在交款期内未收到住户的'付款,物业管理公司将采取有效的措施来催促住户缴款,并从逾期之日起按所欠费用每天千分之三计收违约金。
4.4 住户如对交款通知单所列金额有异议,可在交款期的前五天与物业管理公司联系,但不可借故拖延付款。如属技术问题,短时间无法解决,应经物业管理公司确认同意,可以延期。
4.5 各项缴交费用以银行回单到达物业管理公司为准,到达后住户可向物业管理公司索取财务票据。
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目的
1、树立良好企业形象，共同维护公司利益和良好声誉。
2、提高工作效率，优化服务质量，提高客户信心，确保客户满意。
适用范围
xx物业管理服务有限公司属下各项目及公司内部相关业务部门。
具体内容
1、凡属xx公司之员工，当接到顾客投诉时，必须聆听，同时将顾客投诉的时间、姓名、住址、联系电话号码及投诉主题详细记录，并将相关信息及时反馈客户中心前台（一般情况下在24小时内反馈）。
2、客户中心前台接到投诉信息后，必须做好汇总、核实、分析，根据各种投诉性质和程度及时作出相应的处理办法，并于12小时内向相关部门传递，要求限期处理和回复。
3、属非合理投诉事项的，客户中心须向顾客耐心解释，力求给予顾客谅解和宽容，对于难以说服的顾客，则由部门负责人须出面协调解决。
4、属日常投诉合理事项的，相关责任部门接到客户中心传递信息或调度后，须及时核实，并组织落实相应工作，若遇特殊情况或客观等原因不能按规定时间完成工作的，须在接到调度后的`2个小时内向客户中心前台作出回应，以便向顾客回复。
5、相关部门将问题处理妥善后，须于2小时内反馈客户中心，以便跟进验证和回访顾客（回访时效在2个工作日内执行）。
6、属紧急抢险抢修、重要重大或需要开发商解决等事项，接报人或前台人员须于3分钟内知会相关部门作应急处理；各管理处负责人遇不能解决之重要重大事项，须于接报后的5分钟内上报物业公司主管领导，并于24小时内提交相关书面报告。
7、物业公司主管领导遇不能协调解决的重要重大事项，须于接报后的10分钟内电话上报董事领导决策处理（并在48小时内提交书面报告）；处理完毕后，由发展商客户服务部会同物业公司于8小时内跟进验证，并于完成后的2个工作日内回访客户。
8、首问人（即第一时间与客户接触和接报投诉的人），必须负责跟进客户中心处理进度情况，客户中心协调处理完毕，须于2小时内反馈首问责任人。
9、每周每月由客户中心作统计评估分析报告，并反馈董事办、总经办和开发商客户服务部。
10、不按本规定及相关工作流程配合工作，而影响整体运作或引起客户矛盾激化或有损公司利益和声誊的，视其责任轻重程度，根据公司制度，分别给予书面警告、记过、记大过、降级或开除处理；对工作表现出色或对公司有卓越贡献的，经相关部门和公司董事领导认可，分别给予嘉奖、记小功、记大功或颁发奖金等鼓励。
以上规定，于20xx年8月15日正式试行。
物业客户管理制度12
为了明确工作单使用规范,加强投诉处理过程控制,确保工作件件有着落、事事有回音,特制定本制度。
第一章 总则
第一条 本制度适用于物业公司内的所有员工。
第二条 工作单一式两联,一联作调度中心存底,一联给执行人作执行凭证;
第三条 工作单由档案管理员统一管理,根据需要定期安排采购,并按领用发放规定分发使用;
第四条 工作单的主体使用部门为调度中心,调度员、调度主管或部门领导均可派单,主要对象为各部门负责人、主管级员工、物业助理、工程师、维修工、维修监理、咨询员,每项工作都可用工作单的形式安排处理;
第二章 管理规定
第五条 调度中心派单员须详细填写派单人、任务地点、工作内容、工作要求、要求回复时间等,接单人签名确认并填写接单日期(精确到分钟)后带走执行联开展工作;
附则:如违反本规定,发现每漏填一项或不清楚的扣罚责任人当月工资30元。
第六条 调度中心派发工作单必须合理,任何接单人不得拒绝接单,如确实无法处理的`可逐级向上级领导汇报。
附则:如违反本规定,调度中心派单人派单不合理的扣罚当月工资30元,接单人拒绝接单的,扣罚接单人当月工资100元。
第七条 接单人必须按时完成派工任务,若未能如期完成,应在回复期限内反馈调度中心,报告工作进展情况;
附则:如违反本规定,接单人未按时完成工作,也未向调度中心回复进展情况的,扣罚责任人当月工资30员。
第八条 完成委派任务后,执行人须将处理过程及结果详细填写在备注一栏后,请服务对象(业主或住户等)签字认可,再交调度员进行电话回访后签字确认并记录后存档;
附则:如违反本规定,扣罚责任当月工资30元。
第八条 每天下班前十分钟调度员应核查当天工作单完成情况,在交接班记录本上详细了解工作未完成的原因并进行适当的指导、调整;
第九条 工作单用完后,由调度员凭存根联到档案管理员处领取,要求工作单存根联不得有缺页或损坏。
附则:如违反本规定,每发现缺、损一页的扣罚当事调度员当月工资30元
第三章 附则
第十条 本规定由xx物业管理有限公司客户服务部负责解释。
第十一条 本规定从下发之日起开始施行。
物业客户管理制度13
一. 接待来访投诉工作
1. 接待来访望风披靡工作由服务中心物管员负责，管理处应广为宣传接待投诉的办公地点、电话，让住户投诉有门。
2. 任何管理人员在遇到住户来访投诉时，都应给予热情接待，主动询问，耐心、细致地做好解释工作，当住户有不理解住宅区的管理规章制度时，要晓之以理，动之以情，让住户理解并支持管理处的工作。
3. 对住户投诉、来访中谈到的问题，接待人员应及时进行记录，当天进行调查、核实，然后将处理结果汇报管理处责任部门和主任;不能解决的，要将问题和意见向有关部门和主任汇报，由主任决定处理办法。
4. 当住户主动前来提合理化建议时，要详细、认真地做好记录，并及时向主任汇报，由主任决定采取或制定整改计划，并张榜公布整改措施和表彰“爱我小区”的住户名单，同时给住户优先评选“文明户”。
5. 责任部门在处理来访、投诉时，要热诚、主动、及时，要坚持原则，突出服务;不得推诿责任、为难住户或乘机索取好处，在处理完毕后应将结果回复住户和管理处主任，做到事事有着落、件件有回音。
6. 全体管理人员要认真负责，做好本职工作，为住户提供满意的服务，尽量减少住户的投诉、批评。将住户的不满消解在投诉之前。
7. 当同行物业管理单位要求参观时，管理处员工应给予热情接待，把住宅区情况做全面的.介绍，通过互相学习，共同提高小区管理水平。
二. 回访工作
1. 回访要求：
(1) 办公室主任把对住户的回访列入职责范围，并落实到每年的工作计划和总结评比中。
(2) 回访时，虚心听取意见，诚恳接受批评，采纳合理化建议，作好回访记录。
(3) 回访中，对住户的询问、意见，如不能当即答复，应告知预约时间回复。
(4) 回访后对反馈的意见、要求、建议、投诉，及时逐条整理综合、研究、妥善解决，重大问题向公司请示解决。回访处理率达100%，有效投诉率力争在1%以下。
2. 回访时间及形式：
(1) 办公室主任每年登门回访1~2次。
(2) 物管员按区域范围分工，每季回访1次。
(3) 每半度召开一次住户座谈会，征求意见。
(4) 利用节日庆祝活动、社区文化活动、村民集会等形式广泛听取住户反馈。
(5) 有针对性地对住户发放住户调查问卷，作专题调查，听取意见。
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一、背景介绍
随着经济的不断发展和城市化的进程，物业管理在城市生活中扮演着重要的角色。为了更好地管理和服务物业客户，建立一套健全的物业客户档案管理制度是必不可少的。
二、目的和意义
确保物业客户信息的统一、完整和准确；
2 、提高物业服务效率和水平；
3 、为物业决策提供可靠的数据参考；
4 、加强与物业客户的沟通和合作。
三、档案建立与管理
1 、档案建立
（1）在客户入住物业前，要求客户提供个人身份证明、联系方式、家庭成员及单位情况等基本信息，建立客户档案；
（2）对于企事业单位客户，还应建立组织机构代码、税务登记号等信息，并提供相关证明文件；
（3）对于租赁客户，要求提供租赁合同、租金缴纳证明等相关资料。
2 、档案管理
（1）分类管理：根据档案类型进行分类管理，如个人住户档案、企事业单位客户档案、租赁客户档案等；
（2）档案编号：为每个客户档案分配唯一的档案编号，并进行标识和记录；
（3）档案整理：定期对客户档案进行整理和清理，确保档案的完整和准确；
（4）档案存储：建立专门的档案室进行存储，对档案进行保密、防火、防潮等处理；
（5）档案查阅：保障客户合法权益的前提下，提供方便快捷的档案查阅服务。
四、档案内容和更新
1 、基本信息
（1）个人住户档案：包括客户姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式、住址等；
（2）企事业单位客户档案：包括单位名称、组织机构代码、税务登记号、联系方式、办公地址等；
（3）租赁客户档案：包括租赁合同、租户姓名、联系方式、租金缴纳证明等。
2 、动态信息更新
（1）客户迁入、迁出信息；
（2）客户家庭成员变动信息，如婚姻状况、子女入学等；
（3）客户单位经营情况、税务信息等。
五、档案保密与安全
1 、保密措施
（1）对客户档案中的个人隐私信息，如身份证号码、联系方式等进行严格保密；
（2）严格限制档案查阅权限，只允许授权人员进行查阅和使用；
（3）加强信息系统的安全保护，防止未经授权的人员获取档案信息。
2 、档案安全措施
（1）档案室要求严格控制出入口，防止非法人员进入；
（2）档案室配备专门的监控设备，保证档案安全；
（3）定期备份档案数据，防止档案丢失或损坏。
六、档案利用与管理
1 、信息查询和报表
（1）客户档案应提供方便快捷的查询和统计功能，以满足物业日常工作的需要；
（2）定期生成客户档案报表，提供给物业决策相关人员使用。
2 、客户服务与管理
（1）根据客户档案提供个性化的服务和管理；
（2）定期与客户进行沟通和联系，了解客户需求和意见；
（3）在重要事项变化时及时更新客户档案。
七、改进措施与建议
1 、不断优化客户档案管理流程，提高工作效率；2 、引入信息技术，实现客户档案的电子化管理；
3 、定期组织员工培训，提高档案管理水平和服务质量。
综上所述，物业客户档案管理制度的建立和实施对于提高物业服务质量、加强与客户的沟通和合作具有重要意义。只有通过完善的档案管理制度，才能更好地服务客户，提升物业管理水平。八、档案管理流程
为了确保物业客户档案管理的规范和高效，需要建立一套完整的档案管理流程。
1 、档案建立流程
（1）接收客户信息：物业管理人员应在客户入住物业前，要求客户提供个人身份证明、联系方式、家庭成员及单位情况等基本信息。
（2）档案登记：将客户提供的信息进行归档，并为每个客户分配唯一的档案编号。
（3）信息核实：核实客户提供的信息的真实性和准确性，确保档案信息的可靠性。
（4）档案归类：根据档案类型进行分类管理，如个人住户档案、企事业单位客户档案、租赁客户档案等。
（5）档案存储：将客户档案存放在专门的档案室中，做好防火、防潮、防盗等安全措施。
2 、档案更新流程
（1）定期更新：根据客户提供的个人住户或单位信息的变更情况，对客户档案进行定期更新。
（2）动态信息更新：包括客户迁入、迁出信息、家庭成员变动信息等，及时更新到客户档案中。
（3）档案查阅：对于需要查阅和使用客户档案的人员，需要经过授权，并按照相关流程进行查阅，避免档案信息泄露。
3 、档案整理和清理流程
（1）定期整理：定期对客户档案进行整理和清理，删除过期和无效的档案信息，保持档案的完整和准确性。
（2）档案装订：对于松散的档案文件，进行装订和整理，提高档案的可读性和保存性。
（3）档案归档：将整理好的客户档案按照规定的流程和标准进行归档，确保每个档案的存放位置和状态清晰可见。
4 、档案保密和安全流程
（1）保密措施：对客户档案中的个人隐私信息进行严格保密，不得泄露和滥用。
（2）权限控制：对于需要查阅和使用档案的员工，进行权限控制，确保档案信息的安全。
（3）档案安全：加强档案室的安全防护，限制非授权人员的进入，定期检查档案室的安全设施和防护措施。
九、档案管理系统引入
为了提高档案管理的效率和便利性，可以引入信息技术，实现客户档案的电子化管理。
1 、电子档案建立：建立客户档案的电子数据库，并将所有客户档案中的信息进行电子化处理，提高信息存储和检索的`效率。 2 、档案管理软件：引入专业的档案管理软件，实现对客户档案的全流程管理，包括档案建立、档案更新、档案整理、档案查阅等功能。
3 、档案安全措施：对电子档案进行加密和备份，确保档案信息的安全性和完整性，防止意外丢失和损毁。
4 、电子档案查询和报表：通过电子档案管理系统，可以方便快捷地进行客户档案的查询和生成报表，提供给物业决策相关人员使用。
十、员工培训和质量管理
为了提高档案管理人员的专业水平和服务质量，需要进行定期的员工培训和质量管理。
1 、培训内容：包括档案管理制度、档案管理流程、档案管理软件的使用等方面的培训。
2 、质量评估：定期评估档案管理人员的服务质量和工作效率，及时发现问题并进行改进。
3 、绩效考核：将档案管理人员的档案管理质量和工作效率纳入绩效考核体系，激励和奖励优秀表现的人员。
十一、总结和建议
物业客户档案管理制度的建立和实施对于提高物业服务质量、加强与客户的沟通和合作具有重要意义。通过健全的档案管理制度，可以确保物业客户信息的统一、完整和准确，提高物业服务效率和水平，提供可靠的数据参考，加强与物业客户的沟通和合作。此外，引入信息技术，实现客户档案的电子化管理，可以进一步提高档案管理的效率和便利性。同时，通过员工培训和质量管理，可以提高档案管理人员的专业水平和服务质量。在实施档案管理制度的过程中，还应不断优化流程，提高工作效率，同时保障档案的保密和安全性。
综上所述，只有通过完善的物业客户档案管理制度，才能更好地服务客户，提升物业管理水平。在未来的工作中，我们应不断总结经验，改进工作方法，进一步提高物业客户档案管理的水平和质量。
物业客户管理制度15
一.接待来投诉工作
1.接待来望风披靡工作由服务中心物管员负责，管理处应广为宣传接待投诉的办公地点、电话，让住户投诉有门。
2.任何管理人员在遇到住户来投诉时，都应给予热情接待，主动询问，耐心、细致地做好解释工作，当住户有不理解住宅区的管理规章制度时，要晓之以理，动之以情，让住户理解并支持管理处的工作。
3.对住户投诉、来中谈到的问题，接待人员应及时进行记录，当天进行调查、核实，然后将处理结果汇报管理处责任部门和主任;不能解决的，要将问题和意见向有关部门和主任汇报，由主任决定处理办法。
4.当住户主动前来提合理化建议时，要详细、认真地做好记录，并及时向主任汇报，由主任决定采取或制定整改计划，并张榜公布整改措施和表彰“爱我小区”的住户名单，同时给住户优先评选“文明户”。
5.责任部门在处理来、投诉时，要热诚、主动、及时，要坚持原则，突出服务;不得推诿责任、为难住户或乘机索取好处，在处理完毕后应将结果回复住户和管理处主任，做到事事有着落、件件有回音。
6.全体管理人员要认真负责，做好本职工作，为住户提供满意的服务，尽量减少住户的投诉、批评。将住户的不满消解在投诉之前。
7.当同行物业管理单位要求参观时，管理处员工应给予热情接待，把住宅区情况做全面的.介绍，通过互相学习，共同提高小区管理水平。
二.回工作
1.回要求：
(1)办公室主任把对住户的回列入职责范围，并落实到每年的工作计划和总结评比中。
(2)回时，虚心听取意见，诚恳接受批评，采纳合理化建议，作好回记录。
(3)回中，对住户的询问、意见，如不能当即答复，应告知预约时间回复。
(4)回后对馈的意见、要求、建议、投诉，及时逐条整理综合、研究、妥善解决，重问题向公司请示解决。回处理率达100%，有效投诉率力争在1%以下。
2.回时间及形式：
(1)办公室主任每年登门回1~2次。
(2)物管员按区域范围分工，每季回1次。
(3)每半度召开一次住户座谈会，征求意见。
(4)利用节日庆祝活动、社区文化活动、村民等形式广泛听取住户馈。
(5)有针对性地对住户发放住户调查问卷，作专题调查，听取意见。
2、物业管理规章制度
1、环卫人员必须保持小区干净整洁，各个场所旮旯不得有垃圾，废塑料袋等杂物。
2、环卫人员必须在上午8：00前清扫完毕，每天一小扫，三天一扫。
3、环卫人员必须经常保持小区洁、净、美，并负责督促拉垃圾人员勤拉，不堆积。雨天负责清扫道路积水，雪天主动配合其他人员清扫积雪。
4、严格执行物业制订的卫生保洁程序，按时完成季节性、突击性卫生清理任务。
5、认真巡查保持环境卫生，制止破坏环境的行为。
6、认真使用和保管所有环卫工具，如有丢失或损坏要照价赔偿。
7、严格遵守物业制定的其他有关规章制度，如有违犯，轻者警告，重者辞退。
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