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项目采购管理制度
随着社会一步步向前发展，我们都跟制度有着直接或间接的联系，制度具有使我们知道，应该做什么，不应该做什么，惩恶扬善、维护公平的作用。到底应如何拟定制度呢？以下是小编收集整理的项目采购管理制度，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。
项目采购管理制度1
第1章 总则
第1条 为规范对公司采购招标的管理，选择合格的投标方，维护公司利益，特制定本制度。
第2条 本办法适用于公司项目物资采购的招标。
第3条 原则上项目造价在××万元及以上时，项目物资采购必须通过招标的办法选择合作单位，并且至少有三家以上的单位参与竞标。
第4条 有下列情形之一者，可以不采用招标方式。
1．项目造价在××万元以下时，项目部可选择三家以上合作机构，按照质优价廉的原则选择合作单位，填报《供应商考察结果审批表》经公司招标小组审批后即可。
2．经公司董事会审批过的、与公司确立了长期合作伙伴关系的项目。
3．某些地方政府的垄断工程。
第5条 公司招标时应遵守以下6项原则。
（1）全面招标原则，凡符合招标条件的项目全部招标。
（2）整体招标原则，项目作为一个整体进行招标，不允许拆分。
（3）资质审查原则，参加投标的单位必须通过公司的资质审查。
（4）低价中标原则，在同等情况下，价低者中标。
（5）透明公正原则，整个招标工作的程序、步骤等全部公开，禁止暗箱操作。
（6）保密原则，做好标底、投标文件、评标、定标等的保密工作，以避免影响招标的公平性。
第2章 招标的管理机构、职责
第6条 项目采购招标管理由公司设立的招标工作小组全面负责，工作小组由项目部经理、施工经理、采购经理、财务部经理等人员组成，招标小组进行集体决策。
第7条 招标工作由采购主管组织人员具体执行。
第8条 招标过程中各相关人员的职责。
（1）项目部人员提出全面的招标要求，组织人员负责招标的执行工作，监督招标工作的进程。
（2）采购人员负责预审投标单位的资质，建立合格投标商的档案，编制招标文件。
（3）财务部人员，负责与其他部门共同编制标底、参与评标工作。
第3章 对投标方的要求
第9条 项目采购的投标单位必须经过公司招标小组的审查方可参加竞标，所有项目采购招标必须从合格投标单位中选择。
第10条 合格的投标单位必须满足以下要求。
（1）证照齐全、管理规范。
（2）在行业中有一定的知名度，技术力量与资金实力雄厚。
（3）在以往的经营中信誉良好。
（4）近三年无重大质量、安全事故发生。
第11条 对合格投标单位的评估不是一成不变的，应每隔一段时间重新进行评估，评估内容包括投标单位工作的质量、进度、与公司的配合程度等，评估结果记入其档案作为选择依据之一。
第4章 招标的过程及要求
第12条 招标的`过程一般分为制订招标计划、编制招标文件、发布招标信息、解答招标疑问、开标、评标、定标、发中标通知及资料保管9个阶段。
第13条 招标工作小组负责根据项目部提供的资料编制整体招标计划，报总经理批准后执行。
第14条 招标文件。
（1）招标文件由采购主管组织相关部门人员共同起草，经招标工作小组审批后作为公司的标准格式文件。
（2）规范的招标文件应包括正文与附件。
①正文内容，即招标内容，包括招标范围、项目简介、工期、质量要求、物资需求、投标须知、投标截止日期、开标时间和地点、评标办法、违约责任、投标押金、相关规范、投标文件格式、特别约定等。
②附件内容，包括物资需求清单、拟签的合同等。
（3）招标文件中的物资需求应包括计价文件约定、合同造价的包含范围、货款的支付方式、主要材料价格、采购过程中各种费用的
提取方式及报价明细表等内容。
（4）施工类工程采购招标一般根据施工图中所需材料、设备编制标底，以标底作为评标的重要依据，若施工图不能及时提供，应采用费率招标。
（5）采用费率招标的项目必须在招标文件与合同中明确计费的依据，并规定在施工图预算编制完成后及时根据施工图的预算和中标费率确定采购物资的造价，双方就核对后物资总造价签订补充协议。
第15条 招标信息的发布与投标邀请。
（1）招标信息应在当地主要的报纸上或建设交易服务中心发布，按政府有关部门的规定办理发布手续。
（2）实行邀请投标时，邀请对象从采购经理提供的合格投标商档案中选取。
（3）若合格投标单位档案中没有合适的投标单位，由招标工作小组重新组织考察确定符合要求的投标方，录入合格投标单位档案。
第16条 发标与答疑。
（1）在向投标单位发放招标文件前，招标工作小组需根据项目要求和公司规定对投标方进行资质审查。审查内容参考本制度第10条的相关内容。
（2）招标答疑要做好记录工作，记录文件应作为招标文件的附件一并发给投标单位。
第17条 开标。
（1）在投标文件收取截止日期后，原则上不再接受任何投标文件。
（2）项目部组织人员进行开标工作，开标工作在招标工作小组监督下进行，开标时应现场拆分，参与开标的全体人员签字确认，并将记录开标内容与过程的文件资料进行存档。
第18条 评标与定标。
（1）评标、定标时一般采用最低投标价法、综合评标打分法与合理最低投标价法进行评议，根据货比三家的原则对各投标商的投标文件进行充分、科学的比较与论证。
（2）招标工作小组应根据招标文件中的相关要求，并结合项目的具体状况，客观、公正地制定评标办法。
（3）评出的中标单位必须满足招标文件规定的要求，并且投标价格原则上应该是合理的最低价。
（4）在投标与定标的过程中，与投标单位有利害关系的相关人员应回避。
（5）评标过程中，如果投标单位的标价相同或接近，则应对比投标方的企业信誉、资质、以往业绩等，在这些方面占优势的企业可优先中标。
（6）确定中标单位后，应在三个工作日内向中标单位发出《中标通知书》，并将结果以书面形式通知其他投标单位。
第19条 招标结束后，采购经理应及时与中标单位签订合同，并收集整理招标过程中的全部资料进行分类、存档。
第20条 有下列情形之一者，必须重新进行招标。
项目采购管理制度2
“世行综合林业发展和保护项目”工程或设备采购程序及使用管理
一、世行项目采购程序与招标原则
1、经济性
世行对贷款的使用，特别对采购和工程招标资金的使用非常重视，对采购和工程招标过程进行严格的监控，并对其经济性进行严格的考核，使所采购货物和所建工程在满足项目需要的条件下，资金使用最经济。
2、有效性
项目采购与工程招标不仅要考虑经济性，还要看其是否有效，也就是在采购与工程招标中所购物资设备和所建工程，能否在项目建设中有效的发挥作用。
3、竞争性
世行项目采购及工程招标属于国际贸易范畴，必须按照国际贸易惯例进行，通过竞争招标采购，使参加竞争的投标者提高质量，降低售价。有利于借款人降低投入成本，达到经济有效地实施项目建设的目的。
4、公平、公正性
为了使项目采购与工程招标能在合理有效的竞争机制下进行，世行在《采购指南》中规定，采购与工程招标要给所有的合格投标商提供公平合理的竞争机会，过程要透明，坚决反对腐败现象和欺诈行为。并加强对项目采购与工程招标的检查和审计，如有违反规定，一经查出将受到取消贷款和退赔等惩罚。构成违法的由司法机关处理。
二、世行项目的采购及招标方式
世行在项目采购及工程招标中，根据采购金额及工程投入的大小规定了国际性竞争招标、国内竞争招标、有限国际招标、询价采购（货比三家）、直接采购、自营工程等方式。“广西综合林业发展和保护项目”的采购方式及资金限额范围如下：
造林工程采取社区参与形式采购；货物采购方面单个合同预计金额超过50万美元的采用国际竞争性招标方式采购，低于50万美元，高于10万美元的货物采用国内竞争性招标方式采购。10万美元以下采用询价采购或自营工程。
三、询价采购
询价采购（俗称货比三家），实际上就是小范围的招标，是在比较几家厂商或经销商（至少三家）报价的基础上，进行选择供货商或承包商。世行贷款《广西综合林业发展和保护项目》中，有部分设备或工程采用询价采购方式进行采购。因此，对询价采购的程序和方法进行介绍。
1、询价采购的程序
（1）编制询价邀请函
询价邀请函是询价过程中向外发出的招标要求，内容应包括设备清单、主要技术规格和技术参数等，并标明询价编号、询价日期、询价截止期。
（2）发询价邀请函
编制好询价邀请函要发给三个以上报价人，报价人可以是设备制造厂，也可以是取得设备制造栈授权销售的代理公司。
（3）报价和询价截止
在询价截止期前，报价人要以正式函件提交报价书，报价书除按询价邀请函要求提供相应的内容外，还应附上营业执照等资格证明。报价单要有法人签字和单位盖章。询价截止后，停止接受迟交的报价书。
（4）审评报价书
首先对提交的报价书进行初审，去掉明显不满足询价邀请函要求的报价书，只有满足询价邀请函基本要求，而且有法人签字和单位盖章的报价书，才能参加评比，评比原则有以下几点：
①主要技术参数相同的报价书，对价格进行比较，合同授予价格最低的报价人。
②在价格相同情况下，如果报价书所列的主要技术参数优于询价书要求，合同应授予提供设备质量优、档次高的报价人。
（5）编报评比结果报告
评比结束后，将报价书审核和评比结果，以文字和表格形式汇总编写成书面的评比报告，评比报告应包含以下内容：
①基本情况概述：采购物资设备的具体名称、发询价邀请函时间、发出询价书份数，到询价截止期共收到的报价书份数等。
②评比情况介绍：认定不合格报价书数量和理由，价格比较结果和推荐获得合同的报价人的理由。
③附表：认真填写报价评审结果记录表
（6）询价结果报审
根据有关规定，“询价采购方式”为事后审查，但前两个询价材料需要报世行审批。询价材料包括询价函、报价书以及评是报告。经世行审批后的询价结果，才能签定合同。两个以外并严格按照已批准的询价材料格式和程序进行的第三次询价，可以不报世行审批直接签定合同。
（7）签定合同
得出评比结果，前两个询价材料经世行审批后，项目办应向获得合同的投标商发出通知，并约定时间进行合同谈判和签定合同，合同应附上物资设备清单、主要技术规格和技术参数等材料。
（8）质量验收
物资材料设备交货后，项目单位要组织有关人员，根据合同和行业标准对货物质量进行验收，并填报物资设备验收证明。
（9）申请付款
物资材料设备验收后，区项目办将供货商提供的发票以及验收单等与询价材料一起报区财政厅债务处审核，审核无误后，办理款项支付。
2、凭证的管理
各级项目办要建立物资设备采购凭证档案，每一个采购合同，从发询价函到货物验收，每一步都要留存相应的凭证，按时间和程序建立档案，以备接受世行及上级主管部门检查。
[NextPage] 采购凭证档案内容包括：①询价邀请函及询价表；②设备报价书及报价表（附资质证明材料）；③评审报告及报价评审结果记录表；④世行及区项目办、区财政厅对评审结果批件（前两个合同）；⑤买卖双方签署采购合同；⑥货物验收单；⑦供货商开具的发票。
四、实施询价采购需要注意的问题
（1）同时发出询价邀请函，世行规定，同一批货物的询价函必须是同日发出，并规定报价截止日，以保证询价采购的公平性。
（2）询价、报价和签订合同必须按顺序进行
各种询价材料和单证上所标日期必须符合以下次序排列：询价→报价→评审→报批→批准→签合同→货物验收→取得发票。在询价采购文件中，不能出现评审日期在前、报价日期在后，签合同日期在前、询价日期在后等，违背世行采购程序和步骤的错误做法。
（3）报价商资质
在接收报价书过程中，有的报价商没有提供齐全资质证明，这将影响其取得合同的可能，取得合同的报价商必须补齐应有的资质证明。
（4）必须遵循世行最低价中标的`原则
①世行规定，要在所有满足质量要求的报价书中选择报价质量最低的报价商授予合同。对于虽然价格最低，但其质量不能满足询价要求的报价商，必须在其报价中找出充分理由将其排出价格评比之外，使价格评比仍是最低报价中标。
②在进行价格比较时，要特别注意报价的价格构成。如果其中一个报价中含有运费，其它报价中也应加上运费后再进行比较，以保证比较的公平性。
③在出现两个相同金额最低报价时，必须详细说明选择其中一家授予合同的理由。说明材料不能只写质量不好、服务不好等含糊概念，要用具体的数据和理由加以说明。
（5）询价和采购数量要一致
询价材料出现各种数量必须前后一致。询价和报价以及合同所涉及到的数量必须一致。询价文件不应涂改，如确需修改的，必须在修改处加盖公章并由签约人签字认可。
（6）出厂价、零售价要明确
报价书、合同和发票的价格要标明是出厂价还是零售价，否则世行只支付75%的货款。世行赠款的支付比例是，货物出厂价按100%支付，零售价按75%支付。
（7）认真建立采购凭证档案
世行规定“询价采购方式”为事后审查。因此，采购凭证建档和管理非常重要，必须严格按要求认真建立采购凭证档案，以备接受审查。如果不建立凭证档案或档案建立不规范，就可能被世行定性为错误采购，不支付货款，这是得不偿失的。
五、物资设备验收、登记和报修的方法和要求
（1）物资设备验收
货物到达港口和车站后，应按以下要求进行货物提取和验收工作：
①及时与供货商联系，获得提货单证，并尽快前往港口、车站提取货物；
②收到货物后，马上组织有关的专业人员或熟悉使用所购设备人员进行数量核对、外观检查、性能测试；
③要根据装箱单认真核对货物数量，如发现数量不足，要及时通知供货商；外观检查发现破损和污染等情况，要收集非自身人为造成的破损证据，向供货商提出更换和索赔；检验时出现无法开机和机器运转不正常等情况，要及时停机，马上按保修卡要求与设备保修部门联系，通报情况。
（2）物资设备登记
年度计划中物资设备采购，包括区项目办统一招标采购的物资，在采购完成并付款后，区项目办将物资采购债务清单分割通知各项目单位，各项目单位应根据分割通知单，对这部分物资设备进行登记，按规定的财务管理办法建帐。
（3）设备报修
招标采购的物资设备，采购合同均规定保修期最少一年，计算机主机三年、汽车二年或5万公里，这些设备在使用过程中，如果由于质量问题引起的故障和损坏，各使用单位要及时按保修卡要求与设备保修部门联系，同时将情况以书面形式报告区项目办，情况报告要详细、完整，并说明使用环境条件等因素，以便按要求更换或修复，不能自行拆机修理和在非保修部门修理。否则得不到应有的保修。
六、世行项目车辆国际招标采购及减免关税和通关提货的简要介绍
（一）委托国际招标代理
根据财政部规定，世行项目的国际和国内招标采购，必须由国家批准的具有招标资格的专业贸易公司进行。因此，在项目立项过程中，要选择有关公司作为招标代理。我们正在选择招标代理公司。
（二）编写和报审招标文件（标书）
招标文件是世行项目国标竞争性招标采购中具有信息功能、标准功能、法律功能的重要文件。因此，招标文件必须严格按照世行采购指南规定、国家进出口贸易规定以及项目的实际情况和需要进行编写。编写好的招标文件，首先要报商务部机电设备进口审查办审查，审查通过后报世界银行审批，经世行批准的招标文件才能用于招标。
（三）登报招标通告
招标文件批准后，要由代理公司在人民日报海外版刊登招标通告，通报招标内容，发标和投标的时间和地点，开标日期等信息。
（四）开标和评标
在规定时间里由招标代理公司，组织用户和投标商进行公开开标，当众打开投标文件和宣读投标报价。开标后由招标代理公司在商务部的专家库里随机抽取相关专家，参加由用户、招标代理和专家三方组成的评标组，对投标文件进行评审。
（五）评标结果报审
经过评标小组评审得出的评标结果，由区项目办（或财政厅）以正式文稿报商务部机电设备进口审查办审查，经审查后的评标结果由招标代理公司译成英文报世行审批。
（六）授标及签定合同
由招标代理公司根据批准的评标结果，将该招标合同授予中标的投标商，并进行合同谈判和签订合同。
（七）办理进口许可
根据国家有关规定由区项目办统一向有关部门申请办理进口配额和进口许可证。
（八）办理减免车辆进口关税
根据国家海关总署署税[1999]565号关于《中华人民共和国海关对外国政府、国际组织无偿赠送及我国国履行国际条约规定进口物资减免税的审批和管理办法》规定，以及《海关总署关于补充国际组织名录的通知》，对于《广西综合林业发展和保护项目》的物资设备进口若属减免税范畴的，则办理减免进口关税。办理减免税的审批单位为受赠单位或项目执行单位所在地海关。办理减免关税程序如下：
代理公司与供货商签定合同后，区项目办将收齐和办理好如下材料：
1、外国政府、国际组织的赠送函或含有减免税条款的协定、协议、国际条约（复印件），如果没有赠送函或相关协定，也可提供国际组织驻中国代表处的证明函作为赠送或者赠款采购进口物资的依据。
2、进口物资（车辆）清单。
3、进口批文（车辆进口许可证、机电办批文）。
4、采购合同（英文复印件）。
5、国际招标的形式发票（中英文复印件）。
受赠单位申请材料如下：
1、受赠单位提交的《免税申请书》。
2、由受赠单位填写从海关领取的《进口货物征免税申请表》。
3、受赠单位法人证书以及海关需要的其它单证（复印件）。
（九）报关及货物提取
将办理好的《进出口货物征免税证明》，统一委托有关公司进行报关。
货物到达港口后，区项目办统一委托商检、理货、货物装卸、出库等手续。并通知各项目单位派员前往港口提货（接车）。
项目采购管理制度3
第一章 总则
第一条 为规范公司小型项目的内部采购行为，降低采购成本，提高工作效率，根据国家、省市有关法律、法规，依据开发区有关规定，结合公司实际，制定本办法。
第二条 本办法所称公司小型项目，是指由公司自有资金投资建设工程、服务外包和运营管理范畴内的事项，超出本办法规定金额以外的公司项目和财政资金项目参照武经开办〔20xx〕54号《进一步规范开发区政府采购管理工作的暂行规定》文件精神执行。公司小型项目范围界定为（详见附件一）：
（一）工程建设类
1、单项合同估算价在50万元以下的勘察、设计、监理等服务采购项目；
2、单项合同估算价在200万元以下的新建、改建、扩建、修缮和装饰等施工项目；
3、单项合同估算价在100万元以下的材料、设施、设备等货物采购项目；
4、单项合同估算价低于1、2、3款的，但是总合同估算价在3000万元以下的项目。
（二）服务外包类
1、单项合同估算价在50万元以下的项目概念性方案设计、物业管理、平面广告等服务；
2、单项合同估算价在50万元以下的项目造价、资产评估、专有技术认定、项目建议书策划等专业咨询服务。
（三）运营管理类
1、运营消耗物料的批量采购项目；
2、办公设备设施等固定资产的采购。
第三条 公司小型项目的内部采购应当具备下列条件：
（一）项目已经立项或已经获准实施，资金已经落实；
（二）勘察和设计采购：规划红线已经取得；
（三）施工和监理采购：设计完成，取得技术审查意见书或规划许可证等（如有）；
（四）货物及耗材采购：货物及耗材的性能、内容、数量已经确定。
第四条 公司小型项目的采购，需经公司批准同意后方可实施，具体填报《采购需求申请表》（附件二）。项目单项金额在5千元以内（含）的采购需求，由各部门分管领导签字确认实施；5千元以上的，由公司领导审批实施。
第五条 公司小型项目的内部采购活动应当遵循公平、公正、诚实、信用原则。
第二章 采购方式
第六条 公司小型项目的内部采购采用邀请招标、比价采购、直接采购方式进行。
第七条 邀请招标是公司小型项目内部采购的主要方式，应公开邀请不少于三家（含三家）具备承担项目服务能力、资质、业绩、信誉良好的特定法人或者依法成立的组织参加投标。
第八条 符合下列情形之一的，可以采用比价方式进行采购：
（一）估算金额在20万元以下的单项或分项采购项目；
（二）按本办法组织重新邀请招标未能成立的。
第九条 符合下列情形之一的，可以直接采购：
（一）属垄断行业，只能从唯一服务商处采购的；
（二）出于原有项目一致性或者服务配套的.要求，需继续从原服务商处采购的；
（三）采购范围较小且单项估算价10万元以下的专业服务或专业设备采购，经公司领导同意后，已确定服务商的；
（四）发生了不可预见的紧急情况，需紧急实施的。
第三章 采购程序
第十条 采用邀请招标方式采购的公司小型项目，符合以下条件的，公司委托第三方专业招投标平台组织实施。
（一）单项合同估算价50万元（含）及以上的工程施工类项目；
（二）单项合同估算价20万元（含）及以上的服务采购类项目；
（三）单项合同估算价20万元（含）及以上的物资采购类项目；
（四）单项合同估算低于本条（一）、（二）、（三），但是项目总投资额1000万元（含）及以上的公司小型项目。
第十一条 对于不满足第十条规定，同时适用于邀请招标方式采购的公司小型项目，需求部门应当根据项目实际需要提出需求，遵循以下程序组织实施邀请招标：
（一）编制招标文件。招标文件应当载明：投标内容、项目概况及实施要求（需求部门提供）；投标函格式；相关技术资料；投标报价要求；评标方法；投标有效期等；
（二）通过公司网站或其他公开方式发出投标邀请书、招标文件；
（三）组织现场勘查、招标答疑；
（四）投标人编制投标文件，并按招标文件规定的要求投标；
（五）组建评标委员会。评标委员会由行政管理部负责组建，成员由需求部门、财务管理部代表组成，必要时邀请其他相关部门代表或有关技术、经济等方面专家组成，成员人数为不少于5人的单数；
（六）评标委员会开标、评标，形成评标报告，包括：推荐中标候选人；废标情况；评标委员会认为需说明的其他问题；
（七）通过公司网站或其他公开方式公示并向中标人发出中标通知书，签订合同。
第十二条 邀请招标推荐中标候选人，应当采用综合评估法或者经评审的最低投标价法。
（一）采用综合评估法的，应当按照招标文件确定的评标办法，对投标文件提出的质量、工期、价格、方案等，以及投标人的业绩、信誉和人员能力等能否最大限度地满足招标文件的要求予以综合评定；
（二）采用经评审的最低投标价法的，应当在投标文件能够满足招标文件实质性要求的投标人中，评审出投标价格最低的投标人，但投标价格低于其企业成本的除外。
第十三条 邀请招标出现下列情况之一的，应当重新组织邀请招标：
(一)在招标文件规定提交投标文件截止时间，提交投标文件的投标人少于3家的；
(二)评标委员会经评审，认为所有投标人的投标文件不符合招标文件实质要求的。
第十四条 采用比价方式采购的公司小型项目，应当遵循以下程序：
（一）属公司运营管理范畴内小型项目的采购，由行政管理部对需求部门提出的采购计划审核形成采购清单，报公司领导批准实施。对批量金额在5万元以下的，由行政管理部择其要件进行市场比价，形成比价结果报公司批准后组织实施；对批量金额在5（含）～20万元以下的，由行政管理部会同需求部门以及财务管理部进行市场比价，形成比价结果后，由行政管理部按程序组织实施；对零星耗材和通用类电器，由行政管理部组织到大型超市或网络电商平台、卖场统一购置。
（二）属公司投资建设范畴内小型项目的采购，由需求部门会同行政管理部和财务管理部进行市场比价，形成比价结果后，由需求部门按程序组织实施。
（三）属公司服务外包范畴内小型项目的采购，由需求部门会同行政管理部以及财务管理部进行市场比价，形成比价结果后，由需求部门按程序组织实施。
（四）市场比价应向不少于三家（含三家）单位组织进行，按照符合采购需求、质量和服务且报价最低的原则择优择廉确定成交商，由不少于2名的经办人员组成采购小组负责组织实施。
第十五条 采用直接采购方式的公司小型项目，应在保证项目质量和双方商定合理价格的基础上进行，由不少于2名的经办人员组成采购小组负责组织实施。
第四章 附则
第十六条 公司小型项目的内部采购过程均应形成书面记录，并填写《采购结果评定表》（附件三），据此签订相关合同。
第十七条 公司工作人员以及评标委员会成员玩忽职守、滥用职权、泄露秘密、徇私舞弊的，公司给予严厉处分。
第十八条 本办法由行政管理部负责解释。
第十九条 本办法自发布之日起实施，所依据的法律、法规或区政府部门规定如有更新，本办法中涉及的相关内容相应调整。
项目采购管理制度4
第一条目的
为规范公司及各项目部物资的采购工作，为规范采购部的部门管理行为，管理依据,管理标准,做到“非人管人，制度管人，流程做事”的管理方式，提高工作效率，降低采购成本，特制定本制度。
第二条适用范围
本制度适用于公司所有物资采购工作。
第三条权责
（1）采购部负责本制度的执行监督。
（2）采购部有权根据本制度对违反制度的人员进行处罚和提出处理意见。
（3）项目部及公司各相关部门具体执行此制度的要求。
第四条材料计划
1、材料上报：公司及项目部的所需材料均需按照标准版本上报至公司采购群，由总经理审阅批示。在无特殊批示后视为同意采购。其他形式均不认可，视为无效计划。材料上报日期按规定日期上报,不按时间节点上报材料（领导特殊批示的除外），视为无效计划。在材料相关标准不确定就上报，视为无效计划。为统一采购以节省最大成本，现将材料上报做如下规定：
2、计划类别
（1）材料总计划。
（2）月度材料计划。
（3）周材料计划。
（4）急需材料采购计划。
（5）特殊材料计划。
3、具体计划及时间节点说明
（1）材料总计划：指项目部接到工程后，项目部制作出该工程所需材料名称，数量，规格，标准，要求，做出计划，动工前10天上交采购部，采购部接到总计划后，进行材料的比对，做出市场分析，制定出材料内部计划.做出材料价格资金预算。提前寻找供应合作商，出成本表。采购部经理合理分配采购人员的对接工作。
（2）月度材料计划：每个月25号到30号，项目部根据倒排工期的情况，根据时间节点，上报次月材料需求计划给采购部，采购部根据此计划，联系供应商，制定出材料价格，同时对大型材料做到提前考察价格，核算加工周期。做出月度资金使用计划，每月1号到5号上交财务，做到有计划支付。如果项目工期短，能够在当月完成的，只需上报材料总计划，不需要上报月度计划。
（3）周材料计划：指以四天为一个周期，每个周期项目部上报近期的材料,材料上报时需按预算编制的科目编制上报需求计划。周六提交周采购计划，周日、周一完成询价并提交询价表；周二前一般材料进场,大宗材料,加工类材料,甲定类材料,附样品类材料,不明确类材料完成定价、采样和确定进场日期。周二提交周采购计划，周三、周四完成询价并提交询价表；周五前一般材料进场,大宗材料,加工类材料,甲定类材料,附样品类材料,不明确类材料完成定价、采样和确定进场日期。
（4）急需材料采购计划;指项目部施工中遇到特殊情况，需要购买的材料。项目部电话说明急需类材料的购买的具体原因，通知采购部经理、总经理，经批准以后，采购部方可进行采购,及时补报材料计划。
（5）特殊材料计划.有总经理签字特别批示的材料，按需求日期优先购进。
第五条材料采购
1、材料询价
针对材料计划，对应负责的采购员在拿到材料采购计划后，首先明确相关材料的具体型号数量和具体要求。仓库有的材料优先应用到项目中,没有的材料在与项目部确认好最终的相关要求后开始询价。本着“货比三家，物美价廉”的原则，对询价供应商数量要求至少三家以上。具体规定和要求如下：
（1）采购员在询价时，原则上可以找任何满足条件的供应商询价，但针对询价中供应商随意找人代替或者顶包，对相关责任人每次500元处罚，并承担相应责任。
（2）在询价单中，对供应商所报的价格随意增大或更改来锁定某个供应商或者谋取个人利益，对相关责任人做开除处理，并承担相关法律责任。
（3）所有采购人员不得向供应商泄露公司信息或机密，不得将物资的底价或竞争方的信息透露，一经发现，对责任人处以1000元的处罚。
（4）针对材料价值一万元以下，五千元以上或者单项过千的出具询价单由采购部经理审批同意后购买；一万元以上（含一万元）的材料出具询价单后由预算部领导核实,总经理审批同意后方可购买，询价单必须货真价实，发现弄虚作假，对责任人处以1000元罚款，采购部经理对其负责抽查落实，公司抽查。
（5）询价单针对材料，不针对个人或项目，可共享使用。针对询价单的时效性，一个月之内，在价格无变动的情况下同一种材料无需再出具询价单；
（6）针对签订合同的长期供货商，在询价时优先考虑；针对开具专票的供应商，在询价时优先考虑；针对厂家源头类供货商，询价时优先考虑。
2、材料对比
（1）材料价格确定后，数量较大的材料与预算清单材料价格对比，发现材料价格差异大或高于预算价格时，有询价单的在询价单上注明,签字时进一步说明，没询价单的要首先上报领导。
（2）材料数量较大的.材料，累计数量超过预算量时，协助项目查清原因并上报领导。
3、材料采购工作
（1）样品确认。由采购员联系供应商提供多家相应样品，由项目部或者甲方确认。在样品确认后，项目部更改或取消，造成损失的由项目部负责并向总经理汇报,采购部协助退货或退至仓库。
（2）甲方指定材料。指定材料由采购部和项目部一起向总经理汇报，包括价格和付款方式等问题。在总经理批复后按相应采购流程购买。
（3）采购员在供应商样品确认后上报询价单批复，由采购员与之签订合同（公司统一版本）。合同要求保密，在合同中必须注明单价、材料型号及发票的类型和开具发票的时间，资料完善,合同的其他具体要求按公司制度执行。
（4）针对材料采购，采购员需在4天的采购周期内完成一般材料采购，未进场的，首先由采购部经理询问延迟进场的原因，并催促尽快进场，对进一步未进场的材料，每项对采购员处100元罚款，并随时间的延长进行累计。若因其他部门的原因导致采购计划落后而延误交期的，采购部门不以受到处罚；若因其他部门申报清单出错，并没有及时变更导致采购错误的，采购部不以受到处罚；若因生产中，材料清单发生临时变更未及时给予通知导致采购错误的，采购部不以受到处罚。
（5）针对大宗材料,加工类材料,甲定类材料,附样品类材料,采购员需在4天的采购周期内完成材料采样,询价,结合项目部材料使用情况制定出进货时间,结点.未能按时供货的给与100元处罚,对于项目上剩余材料过多,或由于变更造成材料剩余,由项目部负责,采购部协助办理退货或退仓库手续.
（6）采购材料的价格。针对采购的材料，采购员需对材料价格负责。在审批过程中或在以后查核中明显高于现市场价20％的，一次性罚款500元；高于现市场价30％的，一次性罚款1000元；累计3次以上或此项累计罚款金额在1000元以上的对工作安排作调整。在采购过程中对价格下降做出巨大贡献的奖励100-1000元.若因生产进行中出现的突发采购计划，采购部应尽力保证以‘为公司节约成本的理念’进行采购，若在急需的采购中价格略高于市场价的，公司采购部应以实际情况考虑，不对采购人员进行惩罚。
（7）采购材料的数量。采购员需根据项目上所报计划来确定采购数量，原则上不得大于项目上所报材料的数量标准（砂石料或者砖等地材因凑车增加数量的经项目部确认同意后的除外）。在项目材料验收入库时发现数量弄虚作假，查明原因后如是采购员弄虚作假，每次处200元经济处罚，并追究相关责任；如是供应商弄虚作假，采购员首先要通知供应商本批次货物按实际到货数量结算，并根据实际情况作出部分经济处罚。
（8）采购材料的质量。采购员需根据项目要求的质量标准来确定采购质量，在项目材料验收入库时发现质量弄虚作假，以次充好，查明原因后如是采购员弄虚作假，每次处200元经济处罚，并追究相关责任；如是供应商弄虚作假，采购员首先要通知供应商退货或更换，并根据实际情况作出部分经济处罚。
（9）材料进度跟催。由供应商送货材料，加工类材料等有送货周期的材料，采购员需及时跟进，掌握送货进度，保证工地正常施工。
第六条材料入库
（1）每个项目部由公司指定具体的材料收料员，每一项材料入库必须由收料员本人验收，及时开具相应的材料入库单；收料员不在场时，由他指定相应人员临时验收入库，后期本人核实无误后开具相应的材料入库单。不能滞后采购部的单据手续工作。
（2）相关资料务必货到资料到,资料要真实有效,,对随货带去的材料相关资料（包括但不限于合格证、检验报告等）统一随材料交付材料员保管，资料不全的由收料员向采购员通知补全，后期项目部丢失的，采购部不在负责，由项目部自行解决。相关的资料一定是厂家盖章或者供应商盖章，否则视为无效资料，需重新提供。
（3）项目部对验收后的材料数量和初步的材料质量负责。收料员接到材料到货通知后,对应清单数量进行清点,发现问题做出记录,需要测量的进行测量,同时对材料表面质量进行初步检测,需要通知技术员的有技术员检测,无异议,在清单上签字或开证明,材料清单或收据上必须有章或供货商签字,否则视为无效票据,再办理入库手续,有异议的由采购员协调退货或其它方式处理,原则上后期发现材料数量不对或者损坏的情况由项目部负责，采购部协助解决。内在质量问题有采购员，项目部，供应商共同分析，协商解决。
（4）收料员根据实际收货数量和质量开具入库单，采购员根据实际验收的材料数量和质量与相关供应商结算。
（5）采购部单据按预算编制材料分类初步统计与预算量对比,做出预警,给项目及领导提供参考依据.
第七条材料账款
1、材料预付款及定金
（1）针对部分材料需要预付款的情况，采购员尽量采用预付款方式,预付款时手续要齐全(手续见财务制度),减少个人借款,却有需要通过借款的方式，在公司统一版本的借条上面需要写明钱数，借款项目部和用途（如能写清楚单价数量也要写明）。部门经理签字，财务经理签字，总经理签字。如借款金额大于或者等于十万还需要董事长签字。签字完成后交到财务部。
（2）借款需要在财务规定的时间内及时冲减，具体要求见财务部规章制度。
2、对账支付
（1）每项购买的材料应和预算编制对应由采购员详细的记录购买时间、材料数量、型号、价格、供应商名称、付款方式、是否开具发票及发票类型；采购部统计人员对相关材料对应计划按实际货单做出详细统计，做后期对账核帐使用。
（2）相关签字手续
（3）个人报销
针对由采购员个人报销的材料单据，采购员应提供相应的支付凭证，包括小票，微信截图等。其他要求需按财务部和公司相关的规章制度执行。
（4）供应商转账
针对由财务部直接转账的材料单据，采购员应根据其开具的发票准确的提供相应的收款帐号，因帐号提供错误而延迟支付的，针对情况，由供应商或者采购员承担相关责任。严禁将供应商的款项报销个人等挪用公司款项的情况出现，一经发现，每次处100元的罚款，并追究相关法律责任。其他要求需按财务部和公司相关的规章制度执行。
（5）供应商挂账
针对挂账支付的材料单据，采购员填写单据时应写明挂账单位（与开具发票单位一致，其他特殊情况需提前向财务部说明）和详细的工程名称。与公司长期合作的供应商在工地出现退货的情况时，退货单同样需附上挂账单并写明为退货，挂账金额为负数，挂账联为挂账单第3联。采购员每月与合作供应商核对账目一次，确保无漏帐，重帐，错账。其他要求需按财务部和公司相关的规章制度执行。
（6）供应商挂账付款
在挂账的供应商满足付款条件后，由供应商开具相应的收款收据，采购员在收款收据后粘贴对应的挂账单第二联，执行付款手续。付款采用少付勤付,有采购人员,或财务人员主动通知供应商方式,提高公司信用度,增加挂账额.减少不必要的手续.其他要求需按财务部和公司相关的规章制度执行。
第八条剩余物资处理
（1）项目部出现的剩余材料,数量大的由项目部向领导做出回报,同时由材料员提出退货申请,由采购人员联系供应商退货,并开具退货单,由项目部签字认可,以付.账的由供应商将货款打回财务帐户或以现金退款,具体方法按财务要求办理手续.挂账的,退货单需附上挂账单并写明为退货，挂账金额为负数，挂账联为挂账单第3联。
（2）项目部出现的剩余材料,数量较小的(能退则退),不能退货的材料,由材料员办理退库手续,与采购员一同将材料退至仓库内,按进货价的50%-70%价退出项目成本.
（3）多次能利用的材料,由材料员办理退库手续,与采购员一同将材料退至仓库内,办理入库手续.
第九条其他工作
1、材料售后质保
在相关的材料在购买时，如灯具，机械等需在单据上注明保修期限。在保修期内由采购人员联系供应商进行维修保养；在保修期外由项目部和采购部协商解决。
2、发展定点供应商
（1）发展优质供应商，签订联营协议。
（2）尽力做到供应商直接供货到施工现场，由项目部直接验收、入库。
（3）发展联营供应商的数量和质量，坚持每月每个采购员增加一名长期合作挂账供应商,也作为采购部月度考核的重要内容。
3、合同
采购部的材料合同均采用公司同一版本，采购员在签订合同时应该注意以下几点：
（1）合同一定要注明开具发票的类型和开具发票对应的时间节点。
（2）合同对相关的进场时间，进场质量作出明确的要求，针对要求要有相关的制约措施。
（3）合同相关附件一起准备齐全后申请盖章，附件主要包括但不限于供应商的营业执照，开户许可证，法人或者代理人的身份证复印件，代理人的委托书等，附件上面一定要有供应商的公章认可。
项目采购管理制度5
第一章总则
第一条为规范学校工程建设项目采购与招投标活动，维护学校的合法权益，确保工程质量，根据《江苏省建设工程招标投标管理办法》、《江苏省高等院校基建工程招投标管理办法》等有关法律法规以及《州苏大学招标投标管理暂行办法》，结合学校实际，特制定本实施细则。
第二条本细则所指工程建设项目包括：建筑物和构筑物的新建、改建、扩建及其相关的装修、拆除、修缮等;与工程建设有关，实现工程基本功能所必需的重要设备、材料;完成工程所需的勘察、设计、监理、工程造价咨询等服务;以及与项目配套的线路、管道、绿化及各种设备设施的施工和安装。
第三条工程建设项目招标采购工作在学校招投标工作领导小组的领导下进行，由工程建设类招投标工作小组(以下简称招投标工作小组)全面负责，后勤管理处负责招投标活动的具体组织与实施，其中部分实验室改造项目(实验室家具、通风、洁净等)由国有资产与实验室管理处负责。
第二章招标采购前期工作
第四条工程建设项目在招标采购前必须按规定进行论证与审批。
(一)基本建设项目须经相关职能部门组织论证，校长办公会或党委常委会讨论同意后，由后勤管理处按规定向相关行政主管部门报批。
(二)维修改造项目按预算金额分类论证审批。
1.单项合同估算价在10万元(人民币，下同)以下的，由相关职能部门审批通过后组织实施;
2.单项合同估算价在10万元及以上、50万元以下的，由相关职能部门审核后报分管校领导审批;
3.单项合同估算价在50万元及以上、100万元以下的，由相关职能部门组织论证后，报校长审批;
4.单项合同估算价在100万元及以上、1000万元以下的，由相关职能部门组织论证后，报校长办公会议讨论决定;
5.单项合同估算价在1000万元及以上的，由相关职能部门组织论证后，报党委常委会讨论决定。
第三章招标采购的范围及方式
第五条采购方式分为招标采购(公开招标、邀请招标)、谈判和询价等。招标活动的组织形式分为有形建设市场委托代理招标和学校组织招标。
第六条单项合同估算价在5万元以下的，可直接确定供应商。
第七条单项合同估算价在5万元及以上、10万元以下的，通过谈判或询价方式进行采购。
第八条单项合同估算价在10万元及以上的，以招标等方式进行采购。
(一)符合下列条件之一的，由学校组织招标：
1.与施工相关的重要设备和材料等货物单项合同估算价在10万元及以上，50万元以下的;
2.施工单项合同估算价在10万元及以上、100万元以下的。
(二)符合下列条件之一的，由学校委托有相应资质的招标代理机构在州苏市(工业园区)建设工程有形建设市场实施招标采购：
1.勘察、设计、监理、造价咨询等服务单项合同估算价在30万元及以上的;
2.施工单项合同估算价在100万元及以上或者建筑面积在20xx平方米以上的;
3.与施工相关的重要设备和材料等货物单项合同估算价在50万元及以上的。
第九条勘察、设计、监理、造价咨询等服务单项合同估算价在30万元以下的，以协议服务为主要形式。
第十条因特殊原因，无法进州苏市(工业园区)建设工程有形建设市场公开招标的，经校长办公会议审批同意后，可由学校组织招标。
第四章招标采购程序
第十一条 有形市场委托代理公开招标的，由招投标工作小组负责办理委托手续并按要求提供所需材料。招标程序一般如下：
(一)编制招标文件，发布招标公告;
(二)接受潜在投标人报名;
(三)资格预审确定投标人并备案;
(四)招标人发放招标文件并备案;
(五)招标人组织投标预备会或澄清答疑;
(六)投标人送达标书、开标;
(七)评标委员会评标、定标;
(八)招标人提交书面报告;
(九)中标结果公示;
(十)招标人签发中标通知书;
(十一)合同备案。
上述程序当中的具体要求按地方政府有关规定执行。
第十二条学校组织招标的，一般按下列程序进行：
(一)招投标工作小组编制招标文件，招标文件一般应包括下列内容：
1. 投标邀请函;
2. 投标须知;
3. 提交投标文件的方式、地点和截止时间;
4. 开标时间、地点和方式;
5. 投标人的有关资格条件要求，应提供的有关资质和资信证明文件;
6. 采用工程量清单招标的，提供详细的工程量清单;
7. 合同主要条款：如质量标准、工期要求、工程款支付方式、材料设备采供方式及清单等;
8. 施工组织设计等技术性条款;
9. 设计图纸和技术规范等;
10. 投标报价要求及其计算方法(包括编制报价的依据、主要设备及材料品牌和工艺要求、供应方式，未计价材料价格处理方法、标价浮动范围等);
11. 是否全部响应招标文件所有内容等承诺性说明;
12. 投标保证金、履约保证金或担保方式要求;
13. 投标文件编制格式要求，可随附投标文件格式化范本;
14. 评标的依据、标准、方法和定标原则。
(二)发布招标公告或资格预审文件。由招投标工作领导小组办公室统一审核并发布招标公告或资格预审文件。
1.招标公告一般包含下列内容：报名资格条件;招标人的名称和地址;招标项目的内容、规模、资金来源;招标项目的实施地点和工期;获取招标文件或者资格预审文件的地点和时间;对招标文件或者资格预审文件收取的费用;要求投标人提供有资格证明、资信状况文件、拟派项目经理、主要施工管理人员情况及其近五年来已完工工程，在建工程等业绩情况材料。
2.资格预审文件一般包含下列内容：资格预审申请书格式;申请人须知;需要投标申请人提供的企业资质、业绩、技术装备、财务状况和拟派项目经理与主要技术人员的简历、业绩等证明材料。
招标公告发布之日至报名申请日应当不少于3个工作日，报名时间不少于半个工作日。
(三)组织资格预审。实行资格预审的，由招投标工作小组组织进行。未通过资格预审的申请人不具有投标资格。通过资格预审的申请人少于3个的，应当重新招标。超过9个的，可采用随机抽签等方式确定投标人。
(四)发售招标文件。
(五)踏勘现场与招标答疑。根据项目情况需要现场勘踏的，可由招投标工作小组统一组织。如投标人对招标文件有疑问的，须在招标文件规定的截止时间前以书面形式递交，招投标工作小组将答疑文件以书面形式给投标人。答疑文件作为招标文件的组成部分。
(六)招投标工作小组接受投标文件。
(七)确定评标委员会成员。评标委员会成员由项目单位代表和有关技术、经济方面的专家组成，成员人数为5人及以上单数(项目合同估算价较大的，一般应7人及以上，须有校外专家参加)。评标委员会成员的名单在中标结果确定前应当保密。与投标人有利害关系的应主动申请回避。
(八)开标。开标由招投标工作小组主持。开标时，由学校纪监审办公室工作人员检查密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。在招标文件要求提交投标文件的截止时间前收到的所有投标文件，开标时都应当当众予以拆封、宣读。开标过程应当记录，并存档备查。
(九)评标。评标委员会按照招标文件确定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，编制评标报告。
基本建设项目评标可以采用综合评估法、经评审的最低投标价法、合理低价法、合理区间随机确定中标人法或者法律法规允许的.其他评标方法。
评标委员会经评审，认为所有投标文件都不符合招标文件要求的，可以否决所有投标。所有投标被否决的，应当重新招标。
(十)定标。评标委员会推荐中标候选人，由招投标工作小组审核确定中标人。
(十一)发布中标公示。
(十二)签订并履行合同。基本建设项目学校与中标人订立书面合同后7日内应当将合同送建设行政主管部门备案。
第十三条采用谈判方式的，一般按下列程序进行：
(一)成立谈判小组。谈判小组一般由项目单位的代表、专家，以及后勤管理处、财务处、国有资产与实验室管理处和相关部门的工作人员组成，成员人数为5人及以上单数;
(二)制定谈判文件。谈判小组根据采购项目情况制定谈判文件，文件中应明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项;
(三)确定参加谈判的供应商。参照《州苏大学招标投标管理暂行办法》第二十条，确定参加谈判的供应商;
(四)谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露其他供应商的信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商;
(五)确定成交供应商。谈判结束后，应要求所有参加谈判的供应商，在规定的时间内进行最后报价，谈判小组根据谈判情况以及价格等，综合比较确定成交供应商;
(六)根据项目情况，发布中标公示或将结果通知所有参加谈判的供应商;
(七)签订并履行合同。
第十四条采用询价方式的，一般按下列程序进行：
(一)成立询价小组。询价小组一般由项目单位代表与后勤管理处或国有资产与实验室管理处、财务处工作人员等组成，成员人数为3人及以上单数;
(二)制定并发布询价公告(文件);
(三)确定成交单位;
(四)签订并履行合同;
第十五条 协议服务商的确定。
(一)学校通过公开招标等方式确定协议服务商，明确其服务的价格和条件，并以协议书的形式，由学校在协议有效期内自主选择协议服务商及服务;
(二)协议服务商一般不超过5家;
(三)协议服务商的协议服务期一般为1年。
第五章监督检查
第十六条学校纪监审办公室负责对招标采购活动进行监督，接受并处理招标采购活动中的相关投诉。有关部门和当事人应如实反映情况，提供相关材料。
第十七条任何单位和个人均有权对学校招标采购活动中的违规违法行为进行投诉、检举和控告。
第十八条凡必须招标而不招标或化整为零规避招标的，责令限期更正，并对相关责任人依照有关规定给予相应处理。对参与招标采购活动的工作人员滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊者，学校将依法追究纪律责任;构成犯罪的，移送司法机关追究刑事责任。
第六章附则
第十九条工程建设项目竣工完成后须组织验收并按相关规定审计。
第二十条未尽事宜，由学校招投标工作领导小组讨论决定。
第二十一条本细则自公布之日起试行，由招投标工作领导小组办公室负责解释。
项目采购管理制度6
一、所有部门的非工程采购需经过行政部，申请人需在实际采购前向行政部提交由申请人部门经理批准的非工程采购申请单。申请人可提出对供货商的建议，由行政部统一采购。
二、经行政部采购的项目包括(不仅限于)下列采购项目:
1、公用事业及电话服务。
2、办公用品、办公设施、房屋、仓库、车辆的租用。
3、机票、酒店代理。
4、货物运输、邮政、邮电服务。
5、广告、印刷服务。
6、办公保险。
7、与信息系统相关的软硬件设备及服务。这里的软硬件设备包括各种电脑、服务器及周边设备，如打印机、扫描仪、调制解调器、磁带机等，网络设备包括交换机、路由器、布线系统、布线设备等，以及在上述设备上运行的系统软件，各种应用软件，各种为建设信息系统而需进行外包的服务项目。此类用品的采购需先申报管理信息部提出采购建议，由行政部按建议具体实施采购。
三、当行政部所获报价高于采购申请单上申请人所要求价格的.5%，或大于人民币100元，需在申请人部门主管重新加签后，方可向供货商签发采购订单。
四、所有采购订单需由行政部发出，采购订单应由行政部授权签发。
五、采购订单应依据采购申请，发给经审核的供应商。无采购申请，行政部不能发出订单，采购订单发出前，不得支付任何采购预付款。
六、所有收货必须由独立于采购人的收货人完成。收货必须在订单完成之后，否则收货人员有权拒绝收货。
七、库管人员负责核实发票上的数量、金额是否和订单一致，据此填写收货报告。收货人员立即通知申请人取走货物，申请人须在收货单上签字。签字的收货报告、采购申请单、发票交给财务财务会计部作为付款凭证。
八、行政部每十天对未完成订单进行跟踪。对滞期30天的订单将在跟踪后，决定订单有效性。
项目采购管理制度7
1.目的
控制采购过程,保证所采购物资和服务符合质量要求.
2.范围
适用于公司内各类物资和服务的采购管理.
3.职责
3.1总经理办公室后勤主管负责物资采购的实施,行政副主任负责物资采购的管理控制.
3.2品质管理部负责组织对分供方进行评定和控制.
3.3各部门质检员或专业技术人员负责采购物资和服务的验收.
4.程序
4.1根据采购物资对服务质量的影响程序,将采购物资分为三类:
a类:对服务质量有重大影响的物资.如:土建材料、木材、机电设备等.
b类:对服务质量有直接影响的物资.如:娱乐设施、花草树木、清洁物品用于客户水电设施维修使用物资等.
c类:对服务质量无明显影响的物资.如:办公文具等
4.2采购资料
4.2.1物资使用部门负责提供采购资料,包括:规格、名称、价格、技术要求、相关国家、专业标准等.
4.2.2总经理办公室后勤人员及时收集采购资料,不断按《分供方评估管理程序》调整《合格分供方名单》,并保存采购资料.
4.3采购计划审批
4.3.1各物资使用部门每月于25日前根据工作计划,填写《物资申请单》由部门经理签字后交总经理办公室后勤主管汇总后报总经理审批.
4.3.2 《物资申请单》包括:物资名称、规格、型号、等级、数量、价格、交货期、技术要求、检验方法等内容,必要时注明分供方名称.
4.3.3计划审批后后勤主管安排仓管员根据库存情况制作全公司采购计划填写《物资申请单》.
4.3.4后勤主管审核公司《物资申请单》,并将各部门《物资申请单》于26日前同时报总经理或其授权人审批.
4.3.5审批工作在每月28日前完成.
4.3.6采购员根据审批后的`安排《物资申请单》及《合格分供方名单》实施采购.大批量集中采购于月底前完成.
4.3.7后勤主管及时将各部门《物资申请单》中未列入全公司采购计划项目反馈到各部门.
4.3.8应急物资的采购由部门经理、总经理助理审核后报总经理批准.
4.3.9固定资产和高额物资采购需加专项报告.
4.3.10各级管理采购物资审批权,按财务规定执行.
4.3.11需要采购服务的部门提出服务采购申请,经部门经理、总经理助理审核后报总经理审批.
4.3.12按《分供方评估管理程序》或《设备(服务)合格分供方名单》选择合格分供方.
4.3.13按《合同审批程序》实施签订合约,合约必须明确我方要求,及双方承担的责任.
4.3.14严格履约.
4.4采购物资的验证
4.4.1物资购进后,采购员应及时通知质检员办理入库报检手续;库管员根据《物资申请单》项目进行检验及入库登记,填写《入库单》,做好台帐记录.
4.4.2质检员对物资进行验收时,若发现物资有标识破损、遗失、模糊、物品受潮、水迹、油迹、破裂等异样,必须打开包装进行检验或向经理报告,填写《物资验收单》.
4.4.3如果采购物资需在分供方供货处进行检验时,由后勤主管负责组织相关部门质检员与分供方联系,实施现场验证,认真填写《物资验收单》.
4.4.4如果客户提出对我公司分供方验证时,由后勤组负责双方联系,公司可以参考其意见,但客户的验证结果不能代替公司对采购物资的检验.
4.4.5机电设备等技术性较强的物资验收由物资申请部门组织或指定专人验收其技术性能等.
4.4.6使用部门(人)在使用物资前应进行验收,以确保其质量符合要求.
4.4.7服务质量验收由服务申请部门负责.
4.4.8当出现不合格物资时,由质检员填写《不合格物资处理单》,并呈请部门经理审批,由采购员按审批意见处理执行.
4.4.9对小批量采购的a、b类物及首次承接的分供方可采取全部检验的方法.
4.4.10采购完成后采购的有关文件由使用部门及后勤各自保存备份以备查阅.
4.4.11对采购服务不合格项由服务采购部门负责人根据合同等,要求分供方赔偿或返工.
4.5物资的保管按《仓库管理程序》执行.
5.监督执行
由总经理办公室监督执行.
6.支持性和相关性文件
bvpqs4.6-01-01 《a、b、c类物资合格供应商名单》
bvpqs4.15-01 《仓库管理程序》
bvpqs4.6-01-02 《设备(服务)合格分供方名单》
7.质量记录及表格
bvpqs4.6-01-f1-01《物资申请单》
bvpqs4.6-01-f2-01《入库单》
bvpqs4.6-01-f3-01《物资验收单》
bvpqs4.6-01-f4-01《不合格物资处理单》
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集团采购管理制度11-27
材料采购的管理制度11-11
药品采购管理制度09-01
采购内部的管理制度09-19
食堂采购管理制度09-18