加强干部学院学籍档案管理刍议

加强干部学院学籍档案管理刍议

加强干部学院学籍档案管理刍议

　　徐丽丽

　　（黑龙江省妇女干部学院，黑龙江哈尔滨 150040）

　　摘要：学籍档案管理是干部学院教学管理工作的重要内容。正确认识学籍档案，加强学籍档案管理，对提高干部学院管理水平有着的巨大的促进作用。本文论述了干部学院学籍档案的内容和作用，探讨了从完善学籍档案管理制度、提高学籍档案管理人员素质、推进学籍档案信息化建设三个方面加强学籍档案管理，从而提高干部学院管理水平。

　　关键词：学籍档案；干部学院；档案管理；信息化

　　档案管理工作是衡量干部学院教育质量和管理水平的一个重要标志，而学籍档案是干部学院档案的重要组成部分。管理和利用学籍档案是干部学院管理工作中的一项基础性工作。加强学籍档案的管理，促进学籍档案管理工作的规范化、科学化和标准化，对规范干部学院的教学秩序、提高教育教学质量、促进良好学风的形成、实现向社会输送全面发展的合格人才的最终目的等都有着巨大的促进作用。本文结合笔者多年档案管理工作的经验，围绕干部学院的学籍档案管理，讨论了其主要内容、主要作用和存在的问题，对目前如何加强干部学院学籍档案管理工作进行探讨。

　　一、干部学院学籍档案的主要内容

　　学籍档案是学生从入校到毕业分配的整个在校学习过程的原始记录，是学生在校期间学习、考试、实习和社会实践等一系列教学活动中直接形成的，具有保存与利用价值的文件材料。依据根据《中华人民共和国档案法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》，结合干部学院的实际情况，干部学院学籍档案主要包括：1．招生计划、新生名册等；2．在校学生名册，新生登记表，学生学籍卡片、考试成绩卡，学生学籍变更（休学、复学、转学、转专业等）的材料；3．学生职业技能培训参训情况和所获证书统计表；4．各年级实习计划和实习单位合同、学生实习情况、实习报告和实习成绩；5．学生奖惩材料：获奖、评优、处分等；6．毕业证书和发放登记表；7．毕业分配单位统计表和签约单位合同；8．扩展材料——毕业生跟踪调查统计情况：使用单位对毕业生质量的意见、毕业生社会满意度调查、优秀毕业生情况和典型事迹等。

　　二、干部学院学籍档案的主要作用

　　学籍档案对个人、学校和社会都具有重大价值。1．对个人而言，学籍档案记录的内容是评价学生在校表现和学习情况的依据。因此，学生在校期间，通过了解学籍制度，可以明确努力的方向、规范自己的行为，并有意识地遵循有关规则，从而促进良好学风的形成。学籍档案作为学生在校期间真实情况的证明，学校可据此为学生开具相关证明。2．对学校而言，学籍档案的建设是学校基础性建设之一，学籍档案的管理是学校日常管理的重要部分。好的学籍档案管理制度可引导教学活动的有序进行，有效降低学校管理成本。学籍档案管理工作的规范化、科学化和标准化水平在一定程度上体现着干部学院的教学管理水平。加强学籍档案的管理，可大大提干部学院的管理水平。3．对社会而言，学籍档案是用人单位挑选人才的重要参考依据，学籍档案的完整性、真实性在一定程度上影响单位对学生的评价。此外，用人单位对毕业学生的反馈情况进行统计分析和评价，可以为学校拟定人才培养方案提供重要依据，有助于促进干部学院向社会输送全面发展的、社会迫切需要的合格人才。

　　三、存在的问题

　　目前，针对妇女干部学院适应社会发展需求的需要，专业变化快，办学形式和生源多样化，学籍档案的种类和内容也呈现出复杂多样的局面。在这样的形势下，学籍档案的管理出现了一些不容忽视的问题。主要有：1．管理体制不够完善，管理比较混乱；2．学籍档案的内容复杂，数量繁多，建设周期长，在学籍档案形成过程中，由于各种原因很容易造成档案不全或档案丢失，使学籍档案在一定程度上失去了完整性和真实性；3．由于档案管理人员工作量大，任务繁重，却往往不受重视，使得人员流动性较大造成缺乏相对固定的专业队伍，或责任心不强等导致档案管理工作出现脱节现象。

　　这些问题的存在给学籍档案的持续建设、有效管理和利用造成了不便，严重影响了干部学院学籍档案管理的质量。因此当务之急是要针对存在问题，切实加强学籍档案管理水平，实现学籍档案的科学管理，从而提干部学院管理水平。

　　四、加强学籍档案管理的主要途径

　　加强学籍档案的管理应从以下几方面人手：

　　1．完善学籍档案管理体制，提高管理意识。学籍档案工作是办好学校的重要基础工作之一，必须把学籍档案工作纳入学校整体发展规划，完善管理体制，从而加强对档案工作的领导和管理。建立和完善归档制度，分散收集，集中管理。学籍档案的归档纳入各部门人员的职责范围，做到每学期、每年级按时、完整、准确归档。要从制度上加强对学籍档案真实性的认证和鉴别，保证其真实可靠。还应制定完善的考核管理制度和激励机制，奖罚分明。

　　2．加强学籍档案管理人员培训，提高素质，稳定工作队伍。学籍档案管理是一项非常细致的工作，具有极强的程序性和专业性。学籍档案管理人员必须具备档案业务知识和一定的科学文化知识；必须热爱档案事业，忠于职守、遵守纪律；必须有极大的责任心和学习精神，经常研究工作中出现的新情况，解决新问题。要建设这样一支队伍非一朝一夕可以实现，干部学院的领导者必须重视档案管理人员的培训，提高管理人员素质；必须有针对性的引进人才，培养人才，适当提高人员待遇，稳定学籍档案管理队伍，保证档案管理工作的严肃性与持续性。

　　3．推进“档案信息化”，促进学籍档案现代化建设。在目前整个社会大环境中，档案工作正随着经济、社会和科学技术的发展不断发展变化，学籍管理手工操作的传统方法已经不能适应广大干部学院学员人数多、工作量大的现状，“档案信息化”、“数字档案”等是高速发展的信息时代对学籍档案管理提出的新要求。学籍档案电子化管理具有传统管理方式无可比拟的优势，可大大提高学籍档案管理的效率．存储信息量大，检索迅速、查阅方便、保存时间和空间几乎不受限制。这是信息技术、网络技术的快速发展给学籍档案管理带来的新的机遇。就笔者多年工作经验，以下几方面是干部学院学籍档案管理信息化建设的基本要求：硬件设备的准备：计算机、扫描仪、服务器、存储设备等；软件：应该购买或开发专门的档案管理软件以进行档案的输入、查询、输出等；档案信息化管理制度的建立：包括档案收集、输入、校对、审查、储存、备份、修改、查阅等制度；条件好的干部学院也可将档案管理系统与学校信息网整合，以方便用人单位作网上查询以便选才或甄别学历真假；做好病毒及黑客的多层次防护；专职人员培训制度及标准操作流程的建立；引进信息化管理的专门人才。总之，学籍档案计算机信息化管理是现代社会学籍档案管理发展的必然之路，已成为衡量干部学院学籍档案管理水平高低的重要指标。

　　随着社会的进步和发展，干部学院的社会需求也在稳步上升，保证学籍档案的真实、完整、准确，是衡量学校管理水平和教学质量的标尺之一，因此，加强学籍档案的建设和管理是干部学院长期而又与时俱进的工作。本文结合实际工作经验，就干部学院学籍档案的内容、作用谈了一些认识，针对目前干部学院学籍档案管理工作中存在的普遍问题，论述了从完善管理制度、提高管理队伍素质、学籍档案信息化管理的发展趋势三方面加强学籍档案的管理，希望对干部学院学籍档案管理工作的提高有所助益。

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