浅谈高校学生档案管理存在的问题和对策

浅谈高校学生档案管理存在的问题和对策

　　浅谈高校学生档案管理存在的问题和对策

　　葛梦薇

　　摘要：高校学生档案是学生在校期间学习、考试、参加各种学生活动的真实反映，是伴随学生高校生涯及其人生旅程的重要记录，它不仅对学生本身有着重要作用，对未来用人单位选拔人才也有着重要的参考价值。而现如今，随着经济社会的快速发展，社会对学生档案的要求与日俱增，但高校本身的档案管理工作存在着诸多问题，例如档案管理方式落后、管理程序不规范等。为此，高校应对本校和学生负责，及时制定相应的对策，完善档案管理工作，使学生在进入社会时有个规范、实用的档案。

　　关键词：学生档案；管理；问题；对策

　　作者简介：葛梦薇（1978-），女，本科，讲师，现主要从事档案管理等工作。

　　高校学生档案是学生在人生中使用最多的档案，因为它能真实反映学生在工作之前几年间的种种表现，这时期的人格、特点基本定型，通过高校期间的档案能基本映射出学生的能力、素质、个性等特点，即使不见学生本人，也能对其有个大体认识。但如今高校的档案管理水平还停留在十几年前的阶段，已经跟不上现在高速发展的社会，因此加强档案管理水平，提升档案管理能力，就成了高校不得不面对的问题，本文就此提出几点看法。

　　一、现如今高校学生档案管理存在的问题

　　1.缺少相应的规范性文件。目前，我国在高校学生档案管理工作方面没有规范性文件，成熟的法律法规更是无从谈起，到底学生档案归谁管？怎么管？都不得而知。正因为没有相应的法规条文，使得学生档案管理非常混乱，包括管理部门混乱：有的地方归教育部门管，有的地方归人事部门管，有的地方多个部门一起管；管理标准混乱：有的按照本区域范围内的标准进行管理，有的按照本学校自己制定的制度进行管理，有的则根本没有标准；管理人员混乱：有的由校人事处的人员进行管理，有的由各个院系指派人员进行管理。从混乱的现象中，不难分析出，没有统一规范的法规条文是管理混乱的根本原因。[1]

　　2.管理方式落后。高校学生档案作为未来我国人力资源建设的信息宝库，是现代化社会发展的重要组成部分，只有用科学、合理的管理方式才能跟上发展的脚步。学生档案管理方式不能一成不变、遵循守旧，不能停留在你查我调的老路上，有时我们查阅档案要花费几天甚至十几天的时间，查阅流程烦琐，而实现信息化管理、网络化管理是大势所趋，用计算机管理档案能为我们提供诸多方便，我们不用舟车劳顿地去调取档案，不怕有人造假档案，不怕自己写的简历没人信。在需要查看档案时，只需上网就能看到真实、详尽的档案资料，利己利人，这才是高效快捷的管理方式。

　　3.档案管理意识淡薄。目前，高校往往把教书育人、教学教务管理当作重要任务来抓，忽视了学生档案管理的工作。原因主要是档案意识淡薄，上至学校领导，下到学生本身对档案的作用和重要性都没有足够的认识。在当地主管部门看来，学生档案管理工作不能突显自己的业绩，不如抓教学水平来的实际，所以管理相对松懈。在学校领导看来，档案管理不是硬性指标，没有上级部门的具体要求，没有相应的考核机制，执行起来相对轻松，所以对档案的日常管理敷衍了事，往往选派一些临近退休的员工来进行管理，且不说这些人员是否具备相关的专业知识，就连起码的责任心都不会有，他们会认为档案管理工作是自己养老的一份差事。教师在填档案时会集中发给学生，给学生一个模板，让学生自己来填写。而学生在填写自己的档案资料时也不够认真、仔细，要么字迹潦草，要么千篇一律，很少有新颖的展现，觉得写得好与差没什么影响。这些原因使得我们的学生档案资料质量不高，他人从档案中收获的信息量很少，且没有什么参考价值，对学生来说也是不负责的。

　　4.档案维度过窄。高校学生注重学业领域的学习，在思想教育、心理健康教育等方面则处于空白状态，档案里没有这方面的涉及，学生也就不想浪费时间在这上面，而思想、心理教育对大学生来说也很重要，不容忽视，在提倡素质教育，培养复合型人才的今天，仅靠学习成绩证明学生的能力很难有说服力。例如：许多学生因为成绩不佳，或者感情受挫，又或者遇到一点点的矛盾和困难，就会做出伤害自己和他人的举动，特别是身处这种压力巨大的社会，学生因为一时排解不开自身的问题，就会做出出格的举动，这与学生的心理承受能力有很大关系，即使这些学生成绩优秀，但也难称得上是人才。(www.fwsir.com)倘若，我们的学生档案详细记录了每一位学生的心理特征、心理变化趋势，那么很多问题就能够避免，我们教师能够提前预防、帮扶说教，把学生拉回到正常的心理轨迹上，防患于未然，学生的心理能力也会得到相应的提高。所以，加大档案维度、增加档案的记录项目很有必要。

　　二、对学生档案管理问题的对策

　　1.建立健全相应的规范性文件。国家教育部作为主管教育的高层部门，在学生档案管理上负有非常重要的领导责任。没有主管部门的法规条文，下面的高校自然不知如何去实施，只能是摸着石头过河，只靠一套《档案法》来宽泛地管理所有档案，而缺少具体、有针对性的规范性文件，结果可想而知。因此，国家教育部应尽快出台有关高校学生档案管理的文件，规范学生档案管理机制，使全国各地的高校能够有章可循，按照统一的标准和要求管理档案[2]。规范性文件的内容最好包括档案管理的主管单位、管理人员的选用、档案的媒介、档案的存储、档案的抽查和检查、奖惩措施等内容，有了硬性指标和文件，高校才能有目的的进行实施，管理效果也会事半功倍。

　　2.深化档案改革，升级管理方式。我们的档案管理方式已经延用了很长时间，在早期社会还能勉强应付，但到了现代社会则有些捉襟见肘，很多工作因为一份档案而停滞不前，从而影响整体工作效率。为此，对学生档案改造升级就成为了必然，现代社会信息技术如此发达，完成档案的升级工作并非难事，关键要有勇于创新的勇气和方便群众的信念。十八大以来，我国领导人一直坚持深化改革，割除影响社会进步的不良因素，学生档案管理工作理应顺应改革潮流，发现自身问题，革除旧病，勇于创新。例如，我们可以借助扫描仪、互联网将档案录入计算机，先在本地区形成小的数据库，并试图在全国形成一个庞大的数据库，不管你身在何地，都能查得到，同时做好防泄密工作，使得档案既方便又安全。这样我们随时随地就能调取自己的档案，节省时间的同时又提升了效率。

　　3.加大宣传力度，增强档案意识。国家教育部要自上而下的进行档案宣传，强化高校的档案意识，提高学校领导、教师、学生对档案的认识和理解，在没有成熟的学生档案管理文件之前，要以《中华人民共和国档案法》来强化人们的认识，加大学习和宣传的力度，充分理解和牢记档案管理的重要性，档案是关系到社会、学校和个人的大事，必须当做重要任务来抓。学校领导要把档案工作纳入正常工作内容的范畴，做好做实档案管理的部署，统筹兼顾，责任到人；教师要教育学生认真对待档案的填写和考核，教育学生重视档案、认真填写档案，并对学生填写的档案认真审查；学生要提高填写档案的规范性，正确认识档案的重要性，在校期间好好表现，不犯错误，争取在档案上留下优良记录。

　　4.增加档案的信息量。高校学生档案是陪伴我们一生的资料，对我们来说意义重大，既然如此重要，就要把这项工作做好，如果仅仅是记录在校学习成绩，未免显得有些单薄，毕竟学生的个人素质不仅仅是由成绩来表现的，还应包括心理素质、思想素质、诚信能力等，一份完整、详尽的档案，才更有说服力[3]。素质教育倡导培养复合型人才，未来社会也需要能力出众的人才，学习成绩好只能证明在校期间善于学习，考试能力强，其他方面则无法判断，倘若档案的维度得到增加，我们能考察和筛选的项目就会更多。例如：用人单位选择人才时，不仅看到了学生每门功课的成绩，还了解到学生心理抗压能力、为人是否诚信、执行能力是否出众等资料，这样就能选出德才兼备的员工。

　　5.理顺管理体制，狠抓组织落实。档案管理作为一个特殊的部门，不像教育那样需要渊博的知识储备，只要具备有关的专业知识就能做好，关键在于落实。高校应建立健全适合自己学校的管理体制，不管是全校统一管理还是分院管理，都应建立完善的体制，权责明晰，责任到人，最重要的是建立一支成熟的管理队伍，选派政治可靠、责任心强、年富力强、具有大专以上学历的党员同志从事档案管理工作。档案工作细致烦琐，需要选派的工作人员有耐心和责任心，热爱档案管理工作，爱护档案资料，严格依规办事，严禁泄露档案内容，对档案工作要充满服务意识，踏踏实实地把档案管理工作做好。

　　三、结语

　　随着社会和时代的发展，也对档案信息的内容、形式、服务模式提出较大的要求，且关系到每一位学生的切身利益，目前的档案管理方式已经与现代社会有些脱节，因此，提升和改进档案管理方式成为必然，国家和高校应充分认识档案的重要性，认真对待，提升档案管理的水平，制定一套科学有效的管理模式，必须做到管理的科学化、规范化、实用化，以适应新时代的步伐。

　　参考文献：

　　[1]罗叶春。高校学生档案管理存在的问题及对策[J].百色学院学报，2008，（4）：139.

　　[2] 高淑侠。 浅谈高校学生档案管理[J]. 徐州工学院学报，2011，5（10）：12-13.

　　[3]侯子云，张龙。高校学生档案管理的现状及对策[J].丽水学院学报，2012，8（6）：126-128.

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