开发利用地方文献资源的思考

开发利用地方文献资源的思考

1　地方文献资源据

不完全统计目前国内外关于地方文献的解释达200多种。广义上讲是指所有与本地区有关的文献,即地方出版物、内容涉及本地的出版物和地方人士的著述等。狭义上理解则是指内容与本地区有关的文献。综合起来看,我们认为地方文献是反映特定区域内一切自然现象和社会现象以及群体活动方式的记录。凡是在内容上涉及该区域并具有一定价值的文献信息载体,均属地方文献的范畴。它既记录了地方的自然环境、社会政治、经济、军事等方面的实践活动,也记载了文化、教育、宗教、民俗……承担着积淀历史、记录地方人民的认识和实践、传承社会精神财富、发展和促进地方文化等重任。

1.1　地方文献资源的特点

地方文献与其他文献相比较,是一种独有的文献资源,不仅在馆内藏书体系中占有特殊的地位,是唯一的,而且各馆的地方文献数据对因特网而言也是唯一的。这种双重唯一的特点决定了它的特性。

(1)区域性。以一定的区域为记录范围,反映该区域的自然、社会基本情况,有鲜明的地方和独特的区域文化特色。(2)时代性。不同历史时期即使是同一区域的地方文献都会表现出不同的特点,具有鲜明的时代特征。(3)广博性。以不同的题材和形式,从不同的角度,反映了该区域内政治、经济、军事、文化、历史、地理、民族、风俗、宗教等,从内容到形式都明显具有广博性。(4)翔实性。大多出自地方人士之手,史料真实、可靠,数据准确,具有权威的翔实性。(5)原始性。地方文献中有相当一部分属于非正式出版物,如各种手册、资料汇编、档案、快报、手稿、图片等,第一手材料都能体现它原始性的特征。(6)无序性。地方文献内容广泛、类型各异、载体繁多、来源分散,表现出了一定的无序性和不规范性。

1.2　地方文献的类型

地方文献的类型因标准和形式不同,划分方法也不同。

(1)从著述形式看,有地方志、地方丛书、地方图录、地方档案、地方碑志、信札等…。(2)从载体形式上分,有刻印型地方文献、印刷型地方文献、手抄型地方文献、缩微型、视听型地方文献。(3)从内容上分,有地方社科文献、地方自然科学文献、地方经济文献等…。(4)从出版形式分,有地方图书、地方连续出版物。(5)从时代上分,有地方古代文献、地方近代文献、地方现代文献。

1.3　开发地方文献的价值和意义

(1)根据当地的历史、地理情况为当政者制定正确的方针、政策提供有用信息。中国古代有“郡之有志,犹国之有史,所以察民风,验土俗,使前者有所稽,后有所鉴,其重典也。”在历史上地方文献的主要功用是:“资治垂训”,为当政者的决策提供服务。虽然现在的领导科学与古代的“资治垂训”有本质的不同,但领导们仍可以从这些文献中借鉴一些有用的东西。(2)为今天我们发展有地方特色的经济提供历史线索。比如,目前旅游业已成为一大产业,各地都在争先恐后开发旅游资源,促进旅游业的发展。地方文献中可提供大量丰富的有关旅游文化方面的自然、人文景观的记载或介绍,为我们开发旅游资源提供了历史资料。(3)地方文献对地方文化起着保证继承、加速传播与交流、促进发展等多方面的作用。

开发地方文献(包括少数民族文献)能加深各民族间的相互了解和团结友好,从而增强地方民族的凝聚力。这样既能满足地方群众文化生活需要,又能保持和发扬地方原有的物质文化特色,还能挖掘潜力,为以后的科学研究提供丰富的资料。为我们对地方历史、地理、科技、宗教、风土人情等方面的研究提供必要的材料和有价值的数据和事例。

2　地方文献资源的开发和管理

2.1　开发是利用的基础。因此应确定合理的开发原则,有效多样的方法,科学的管理模式

2.1.1　合理开发的原则各馆都应根据本馆和本地的实际情况,确定收集的范围,制定收集的原则。

(1)区域性原则。明确收集的区域范围,如本地区的地方文献和与本地区相关的周边地区文献。(2)系统性原则。对地方文献的收集应力求全面、完整和有一定连续性。按学科范围可分全面收集、完整收集等,同时也要重视常规地方文献、灰色地方文献和其他资料中零星的地方文献的收集。(3)针对性原则。不同馆针对不同的服务对象,对地方文献的收集要做到目的明确,有计划、有重点地收集确保形式独特的馆藏特色。(4)时效原则。具体确定全面收集、重点收集、一般收集的时间范围,对古代、近代地方文献的收集,要做到“争”、“抢”时间;对现代地方文献要做到定期收集。

不管遵循哪些原则,我们开发地方文献的最终目的都应是(1)将地方文献有序化,以方便使用。各馆所藏地方文献在各自馆中所占比例不大,而且利用率如何,也令人产生疑问。往往是珍贵,有用的地方文献躲在角落里无人问津,大家守着文献又找不着文献。因此方便读者使用地方文献的前提是让其整理有序。(2)地方文献的信息化。随着计算机的发展及普及,文献信息的自动化管理成为现实。很多馆都已经基本实现了自动化管理,用自动化手段来开发管理地方文献。这样既便于查寻,提高查全率和查准率,又便于在网上互访,实现文献共享。(3)做好文献拥有与信息需求之间沟通工作。日常工作中常遇到这样的情况:有的部门或地方忽视地方文献的重要性,需要利用地方文献时,却无法找到所需要的东西。这说明图书馆在文献拥有与信息需求方面的沟通工作还需要加强。

2.1.2　多样的方法

收集地方文献的方法和途径多种多样,除传统的复制、现购、交换、析出、捐赠、呈缴等外,还可在网上进行,如在自己的网页上设立“征集热线”栏目,随时报道“征集动态”。“书目”,也可以通过检索,直接下载所收集的信息,分类、加工后收入数据库或链接到网页上。

地方文献资源要方便地被读者使用,开发是关键。(1)编制多种地方文献专题目录。根据馆藏特色和读者需求,编制相应的专题目录。我馆是地方高校图书馆,为满足本校师生员工及地方相关研究人员从事“郭沫若研究”方面的科研需求,从二十世纪八十年代末,九十年代初起一直定期编制“郭沫若研究专题索引”,在本校和《郭沫若学刊》上公布和发表,很大程度上满足了本校师生和全国各地对“郭沫若研究”的需求,为他们的科研提供了较为丰富的线索。另一方面,我馆近年来联合眉山市图书馆编制了“三苏(苏轼、苏洵、苏辙)研究专题目录”,使实现本地区域内的资源共享迈出了第一步。(2)加强宣传报道。方式可以多种多样。如举办地方文献展览;举行和参加各种地方文献的研讨会或知识竞赛;开辟地方文献通报、简介、评价专栏。我们从2000年起由馆领导牵头,情报咨询工作人员负责定期编制(每月一期)有关地方文献和其他科研信息在内的“文献信息简报”,在校园网上发布或用ｅ-ｍａｉｌ的形式向读者传递最新的科研信息。(3)可根据具体情况和读者实际需求,逐步建立地方文献书目数据库—专题索引数据库—全文资料数据库。

2.2　在网络环境下的扩展和延伸

当前的信息时代,各种类型的地方文献越来越多地以数码形式出现,也就是将文字、图像、声音、影视资料等以数码的形式,统一编码,进行整理、保存和重显。

2.2.1　网络环境下,由于多媒体技术日益广泛的应用,我们对地方文献收集的范围扩大了,途径也得以大大拓宽,除保留传统征集方式外,还可以通过因特网收集网络中散存的地方文献。目前网上的绝大部分文献资源都是自由的(即免费的),又没有时间和地点限制,故对我们所需要的地方文献从网上收集下载既方便又快捷。对这些地方文献的整理也需要依赖计算机等现代技术。可以利用多媒体文字、图像、声音三维一体的特点,将所能收集到的地方文献整理保存。如,对文字印刷品,可通过计算机扫描以数码形式的图形文件保存在计算机内;对手稿、碑帖、照片、图片等则可用电子扫描等方式变换成BMP,JPD,JIE等文件保存在光盘或存贮器上;对录音带和影视资料等可转换为AVI,MOV等文件,保存在光盘或网络服务器的存贮器中。地方文献多媒体化后更加有利于读者的利用和我们与读者的沟通、联系,还能有效地减少这些极为珍贵的地方文献资料的破损、遗失、逾期不还等现象,通过因特网和局域网,实现最大范围的资源共享,扩大地方文献的读者群和研究队伍,使地方文献得到更为广泛的传播。

2.2.2　建地方特色专题数据库。随着社会信息化的发展,地方文献日益丰富,人们对地方文献的需求也在迅速增长。为了使其在得到充分开发利用的基础上体现本馆的特色,我们应构建有地方特色的专题数据库。这样便于将分散于各学科,分布于各种载体,分藏于各单位的零散的地方文献通过建库集中起来,既能弥补馆藏的不足,又可方便读者。几年来我馆为建立有自身特色的专题数据库,做了不少的准备工作,今年终于迈出了实质性的一步。

2.3　我们的实践

经过一段时间的准备和调查研究,我们从今年起开始建“郭沫若研究专题数据库”、“三苏研究专题数据库”多渠道收集整理与郭沫若和苏轼、苏洵、苏辙有关的书刊、图片、音像资料,并以规范格式数字化加工,提供资料类型、资料题名、责任者、关键词、题录摘要等检索途径,并实现检索结果与全文、音像等对象数据的链接。在这些工作全面铺开以前,首先要进行:

2.3.1　用户分析

随着地方现代化建设步伐的加快,各地域之间文化交流活动频繁,地方文献信息的用户和需求量呈上升趋势。通过调查我们发现:首先,用户数量迅速增加。前几年我馆用户基本只限于本校师生,校外用户或社会读者屈指可数。近两三年来学校教师、学生人数成倍增加,利用馆藏从事地方文献研究的用户人数也相应增加了。1999年以前本校长期从事“郭沫若研究”的有十人左右,校外用户(包括全国各地)三十人左右。2000年起从事“郭沫若研究”的人逐渐增多,校内有近三十人,校外有五、六十人。有名牌大学教授、大中专教师员工、在校生、国家公务员、离退休干部等多层次读者。其次,文献需求量也快速增长。信息社会中,信息更新速度加快,人们对信息的需求量也迅速增长,同样对地方文献信息的需求量也大幅增长1999年全年查阅和索取“郭研”资料及复印件150篇(册),而2001年查、阅、借“郭研”资料及复印件的就达400余篇(册)。可见,地方文献信息需求量呈快速增长的趋势。

2.3.2　论证

建库前,必须从国内已有的数据库开发、数据信息源、技术设备、建库人员素质等方面进行多方论证。比如,全国范围内是否已开发有同类数据库?硬件配置是否符合要求?软件系统能否达到最优化?建库人员的知识结构、专业水平、综合素质能否胜任建库工作?…等。根据数字化信息的可共享和分布式存储的特点,在充分论证、分析的基础上我们决定创建以数字化信息为主体的分布式知识保障体系。通过并行数据库技术和分布式计算机系统,利用各系部服务器存贮空间和网络宽带,将各学科资料元数据和对象数据库分布存储、集中管理。通过本馆选用的北京丹诚软件有限公司开发的数字图书馆管理软件实现与教育科研网、因特网的链接。随时随地供多个用户同时检索使用。

按馆内计划2002年1月完成各特色数据库郭沫若研究专题数据库、三苏研究专题数据库、乐山旅游文化数据库)的试建及制订相关数据规范,为下一步正式建库打下基础。2002年7月暑假前构建1000条以上的数据;2002年9月开学时正式通过院知识保障体系中心网站推出这些专题数据库的查询检索及全文服务。

2.3.3　实施

首先,将馆藏图书、期刊中的相关文献信息;各系部资料室中校图书馆没有的相关信息;馆藏书刊机读目录、电子图书、多媒体光盘以及期刊全文数据库中的相关信息;通过与相关网站的链接,检索收集到的网上有关“郭研”、“三苏研究”、“乐山旅游文化”方面的信息;通过赠送、交换、现购、复制等途径收集到的相关文献信息、书刊、图片、音像、缩微资料、进行整理、查重、排序、挑选、审核…等,最终确定哪些文献信息被收录入与之相应的专题数据库。

第二步,高质量的数据库必须有科学规范的文献标引,因为文献标引决定着数据的质量,也决定着数据库的质量。所以为实现对文献信息规范化标引,必须先选好分类表和主题词表。我们是按《中图法》对文献的学科内容进行规范化标引的,通过《汉语主题词表》来确定恰当的主题词,同时根据实际情况,增加读者熟悉的关键词。

第三步,著录的完备与准确程度直接影响数据库的质量和检索效果。因此我们在遵循GB3792-85(文献著录总则)、GB3792 2 85(普通图书著录规则)的基础上,为了使数据具有可交换性,采用标准化的机读目录格式CNMARC。

希望通过我们的努力能使地方文献得到更为广泛的传播,对促进地方政治、经济、文化的发展,提高地方知名度起到积极的推动作用。

〔出处〕 四川图书馆学报2002(6)

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