地方文献资源建设的视野与技艺

地方文献资源建设的视野与技艺

　　一、新技术环境下,地方文献资源建设中的问题

1.地方文献载体形式多样化。由于高新技术的作用,文献信息载体除了纸质以外,还有胶质材料、磁性材料和网上传输。这样,地方文献的征集范围从印刷型文献扩展到缩微文献(如缩微胶卷、胶片)、视听文献(如电影拷贝、电视录像带、录音带、电视直播节目等)、电子文献(如机械可读磁带、软磁盘、交互式光盘等)和网上信息资源。以缩微文献为例,全国图书馆文献缩微复制中心自1986年开始文献抢救工作以来,截止1996年底,共缩微各种文献4.27万余种,其中报纸3227种、1.8万余盘;期刊13163种、7000余盘;古籍善本26370钟、2.5万余盘。在大量的缩微文献中,其中有一部分是珍贵的地方文献。由于在缩微过程中经过“拾遗补缺”,往往比一馆所藏文献要完整、系统,可利用价值更高。近年来,电子文献急剧增长,信息网络快速发展,改变了文献信息资源结构。电视文化的极大普及,地方电视台的大量地方信息也已经成了重要的地方文献信息源。诸此种种,地方文献载体多样化,导致文献收集范围和渠道的扩展,增大了收集难度。

2.地方文献征集、整序手段复杂化。在新技术环境下,文献采访征集加工处理的理论基础和技术支撑发生了变化,传统的征集和分类编目已经不完全适应工作要求了。很长一段时间以来,地方文献获取的纸质文献主要是通过购买、交换、复制和接受捐赠,为了增加文献数量,往往在谋取地方政府的支持下,下文要求所属机关、企事业单位将所出版的书刊资料向公共图书馆缴送,或者图书馆派人到各机关、事业单位进行征集。今后将不限于传统的获取模式,还要通过网上搜索、电视转录等形式,去广泛地获取地方文献资料。网上信息资源获取要与数据通讯管理部门签定协议,办理有关数据使用手续后,再从网络下载。网络下载的地方文献信息必须进行综合处理,深度加工和重组,使大量随机无序的信息资源转化成有序的、便于利用的知识。将网络上的虚拟馆藏资源序化为本馆实体馆藏资源,完成载体转换。在网络、电视资源采集时,都必须使用高科技手段,要求工作人员有较高的科技素质和掌握高科技的能力,要求完善硬件设备环境。

3.地方文献工作内容宽泛化。纸质文献作为一种载体决定并影响地方文献工作的内容和形式,而文献信息储存与传递的新系统和新载体将极大地丰富地方文献工作的内容,并将彻底改变在“书本位”信息环境下形成的重视静态文献资料,忽视动态信息的思维定势,地方文献工作将围绕多种载体文献做文章,面对新的技术环境,地方文献工作内容将愈来愈丰富多彩。评价地方文献资料的质量标准也不只限于馆藏实体地方文献数量、结构和利用率,还要看在网络环境下,获取地方文献信息的能力。

4.地方文献购置经费使用方向多元化。纸质文献大多数是交换、接受缴送和捐赠的。如山东图书馆每年入藏的地方文献中,90%以上是通过无偿征集获取的。而视听文献、电子出版物、网上信息资源获取则必须遵循市场法则。因此,文献购置经费使用上要统筹兼顾,以内容为出发点进行文献载体的选择,非纸质文献的收集、加工、处理费用远远高于纸质文献的费用,必然造成地方文献的购置费用成倍增长,给图书馆加大购书经费的压力。

5.建设地方文献数据库和进行馆藏地方文献数字化。建设地方文献数据库,首先是建立地方文献书目数据库,这是基础性建设,恰恰又缺乏基础。据了解,大多数省馆没有馆藏地方文献书目,即使一些地方文献工作开展的比较好的图书馆,也没有建立完整的、系统的地方文献书目体系,遑论全省地方文献联合目录。因此要把地方文献书目数据库建设放在首位。同时根据本地经济建设和社会发展的需要,分期分批地建设一些有较大政治影响和经济效益好的专题地方文献数据库。数据库建设是一项庞大的信息工程,存在一个不断补充、不断完善的渐进过程。不管是建立文摘数据库,还是全文数据库,都必须高起点,在应用软件的选择上,最好选用那些技术成熟、标准化程度高的软件。近年来,建中国数字化图书馆的呼声日高,但从图书馆界整体而言,在缺乏人才缺乏资金的情况下,一窝蜂地去搞数字化图书馆是非常不现实的。

二、地方文献资源建设的构想

1.地方文献资源建设,应实施区域性的宏观调控,搞好区域内的分工协作,走整体建设的发展道路,最大程度实现地方文献资源的共建共享体系。文献资源共建共享的根本目的,就是要通过图书馆协作的规模效应来提高开发和利用文献资源的综合能力。随着地方文献总量的不断增加和图书馆资金的匮乏,现在一定区域内的任何一个图书馆都不可能将本地区出现的地方文献一网揽尽。因此,一定区域内的地方文献资源建设只有借助于宏观调控的手段,使各馆把自身的地方文献资源建设纳入到本地区范围内的地方文献资源建设的大系统之中,实行统筹规划,突出各自特色,协调管理,改变以往大而全、小而全的文献资源建设的老路,通过地区性中心馆作为协调机构,指定馆际间的分工协议,明确各馆的收集范围和重点,避免发生大的冲突,形成各自特色明显的收藏体系,又共同组成完备的区域性地方文献。这种大视野的地方文献资源建设方针,既可以最大限度地避免重复建设而造成的浪费,也可以最终通过网络环境实现本地区资源的共建共享,发挥地方文献资源的规模效应,促进地区内各项事业的蓬勃发展。

2.地方文献资源建设应注重重点收藏的学科体系,并保证这部分收藏的完整性和系统性。地方文献是开展地域性研究的最有价值的文献基础。因此,从文献收集内容的总体要求来看,应围绕着反映地方建设的理论研究、地区性社会科学的应用研究以及为地方各级领导决策提供文献情报服务等为重点来进行。也就是地方文献资源建设体系要把重点收藏和学科体系有机地结合起来,使馆藏地方文献在某几个方面达到文献保障的研究级水平。确定地方文献资源建设的学科体系,必须结合地域文化中优势突出的方面,或独特的方面。这样既有科学性,又因为目标明确,容易形成各馆自身的独特的地方文献体系。因此,一旦确定了重点收藏和学科体系,就要尽全力保证这部分地方文献收集的完整性和系统性。

3.重视对非历史文献、非正式出版物和非文史类资料中地方文献的征集工作。地方文献资源是地方文献信息服务的基础。建设完整的地方文献资源体系,是当代地方文献事业发展的现实要求。因此,必须在实际工作中,加大对非历史文献、非正式出版物和非文史类资料的征集力度。这部分文献的来源十分广泛,专指性和地域性强,动态性和时效性好,使用价值也较高。根据调查统计,这类文献已经占到每年征集地方文献总量的60%—70%以上,并且还会随着地方各项事业的蓬勃发展所占比例不断增加。可是,这部分文献出版周期不定,出版量少,出版形式多样,发行范围有限,一般都是在本行业或本地区以内部发行或交换方式进行传播。搜集者很难掌握其出版信息,因而造成这部分文献的大量流失。因此,在今后的地方文献征集工作中,要注重对搜集工作人员信息意识的培养,树立良好的责任心和职业道德,多途径、多渠道地搞好信息搜集,以高素质适应地方文献搜集工作日趋复杂化的要求。

4.建立地方文献报刊资料数据库。地方文献的类型多种多样,报刊文献只是其中的一种。它信息密度最大、传递周期短、内容丰富翔实,且相对客观,具有很高的使用价值和史料价值。但由于报刊文献总量太大,有关的地方文献信息分散在不同时期,不同种类的报刊之中,要想从中迅速查到有关资料,仅靠浏览大量的原始报刊,几乎是不可能的,这就大大制约了对这部分文献的利用。因此,有必要通过图书馆地方文献工作部门,采取建立地方文献报刊资料数据库这种方式,把各类报刊中有关的各类信息析出,并通过有效的整理和组织,提供给用户使用。这样既有利于充实地方文献资源,也有利于提高报刊文献的使用效率,同时,也有利于实现报刊文献数据库建设的合理布局。

三、地方文献资源开发利用的有效途径

1.地方文献的收集方法是关键。(1)征订。与各类出版发行机构保持联系,通过文献征订单订购出版发行的地方文献。(2)现购。多渠道获取地方文献发行动态;定期到书市、书店、书摊,通过函购和现场采购收集。(3)缴送。建立地方文献呈缴本制度,规定本地各单位公开出版发行、内部编印交流的地方文献,必须主动及时送交几份图书馆收藏。(4)索取。定期跟踪采访本地相关单位及地方名人,及时掌握有关地方文献信息,主动上门访求索取。(5)复制。通过各种目录,了解地方文献缺藏信息,在遵守版权和著作权的前提下,采取复制手段收集。(6)析出。许多地方文献收录于大型丛书、总集、文集、报刊等文献中,通过复印、扫描、摘抄、剪辑等手段收集。(7)交换。与其他单位和个人建立友好合作交流关系定期交换地方文献。(8)捐赠。开展读者研究,倡导捐赠活动,接受个人、机构团体捐赠地方文献。(9)代集。利用上下级关系、协作关系,委托其他单位和个人代为征集地方文献。

2.地方文献的科学管理是保障。地方文献的管理主要有分散管理和集中管理两种形式。实践证明,集中管理优于分散管理,既方便文献的补充与开发,又便于读者的检索与利用。集中管理由许多工作环节构成。(1)详细登录。地方文献按不同类型、不同载体形式分别进行财产登记。(2)科学分编。按地方文献学科内容分类,取著者号为书次号,集中同类同著者的不同著作,便于管理和利用。(3)标准著录。地方文献必须按照国家有关标准进行标引著录,以“ＣＮＭＡＲＣ”作机读目录数据格式,为地方文献数据库建设打好基础。(4)合理排架。地方文献应采用集中专藏、分类排架法。设立地方文献专用库,并划分若干区域,根据不同载体类型,外型特征购置不同资料架,分门别类存放各类地方文献。(5)严格管理。一是健全制度,制定读者借阅规则、工作人员岗位职责等地方文献管理细则;二是专人负责,配备具有地方文献知识、熟悉馆藏、有责任心的专业人员管理。再则,修补整理收集的地方文献,有些是破损的旧文献,有些是零碎的散页,需要及时修补、整理、装订,保证其完整性。

3.地方文献的全面开发是核心。即根据读者各种需求,将地方文献进行不同类型、不同方式、不同深度的整理、加工,活化为动态的信息情报源。(1)编制多种目录。首先,编制多套馆藏地方文献目录。按文献出版形式划分为古籍、普通图书、期刊、报纸、视听文献等种类,每类按学科、主题、题名、责任者等检索途径标引编排,分别编制分类目录、主题目录、题名目录、著者目录。含于其他资料中的地方文献应作参见款目析出,保证地方文献的完整性。其次,编制各种地方文献专题目录,根据馆藏特色和读者实际需求,编制专题性目录。再则,编制地方文献联合目录,图书馆纵横联合、合作编制地方文献联合目录,实现资源共享。最后,编制地方文献待访目录。通过各地各馆各种目录的查检并编制缺藏待访地方文献目录,为收集者和读者提供参考线索。(2)编制各种索引。地方文献内容广泛,形式多样,分布零散,可见,编制各种索引显得十分重要。一方面将分散的地方文献论文资料线索,分门别类编制专题索引,另一方面,将不同知识点的地方文献提取摘录下来,注明出处和位置,编制主题索引、地名索引、著者索引等目录索引,详尽地揭示地方文献线索和内容特征。(3)编写摘要和提要。在编制地方文献目录索引的基础上,进一步编写内容提要和摘要,更加详尽地揭示内容信息,便于读者充分检索和利用。(4)汇编专题资料。地方文献分布零散,某一专题或主题文献分散于不同类型、不同学科或综合性文献中,采用复制、摘抄、剪辑等手段将其抽取析出,集中汇编成册。

〔出处〕 济南大学学报2002(5)

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