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浅谈地方文献的搜集整理与利用
1 导言
地方文献是公共图书馆重点馆藏内容之一，也是显示馆藏特色的重要方面。地方文献是公共图书馆为当地两个文明建设服务的一项重要工作。因此，文化部颁发的《省（自治区、市）图书馆工作条例》明确规定“搜集整理与保存文化典籍和地方文献”是省级图书馆六项主要任务之一。
地方文献由于本身所具有的鲜明的地区性（记载反映了本地区和相关地区过去、现在的政治、经济、文化、教育、历史、地理及重要人物、事件、风土人情、人文景观等），时代性（体现在某一时代的地方文献必然会反映那个时代该地区的历史或现实的发展动态），真实性（一般为当时人记当时事，或后朝人记前朝事，离事件发生的时间不远，较为真实可靠），使它在文献资源中占有特殊的地位。它是一个地方的人们长期以来精神生活和物质生活创造的结晶，是一个地方文明的体现。因此，地方文献又能有效地服务于一个地方的经济和政治生活的各方面，在地方物质文明和精神文明建设中越来越显示它的地位和作用。
地方文献的作用是多方面的，主要有：
①为领导决策提供参考和依据。
②为地方社会经济建设提供信息。
③为促进文化交流和推动学术研究服务。
④为编篡地方史志提供翔实的原始资料。
⑤为开展爱国主义教育，提供宝贵的乡土教材。
随着社会的发展，地方文献的数量与日俱增，内容广泛丰富，形式多种多样，广大读者对地方文献的需要也日益迫切。因此，作为文献收藏和传播中心的各级公共图书馆，对地方文献的搜集和利用责无旁贷。
本人不揣浅陋，就公共图书馆开展地方文献工作淡一点精浅的认识，以就教于同仁。
2 地方文献的搜集
2．1地方文献的搜集范围
确定适度的搜集范围，是开展地方文献工作关键的一步。范围定得过宽，很难办到，也会浪费过多的人力、物力和财务。范围定得太窄，又会使文献出现缺漏。因此，根据地方文献源远流长，内容宏富，品种繁多等具体情况，可以确定以下几个方面为地方文献的搜集范围。
①地方出版物。
包括正式出版物和非正式出版物。其中，非正式出版物中，无论是否获得出版许可而由个人或团体自行印刷、录制的出版物，只要不是盗版均可收集。
②地方著述。
其一，本地人士的著述，不论是否在本地出版；其二，外地籍现仍在本地人士的著述；其三，曾在本地生活、工作、学习过很长时间现己离开本地的外地籍人士的著述：其四，曾在本地生活、工作、学习时间较短，但对本地历史发展的某一侧面或阶段发生过重大影响，并在全国有较高名望的外地籍人士之著述；其五，祖籍虽属本地，但从未在本地生活、工作学习，且著述中从无有关本地人和事的则不予收录。
③内容与本地有关联的文献。
④无论本地籍或外地籍人士，只要文献内容与本地有关，均应收藏。
以上三个方面的文献，无论何种体裁或载体形式，如图书、报纸、期刊、手搞、文告、碑拓、字画、图片、音带、像带、胶卷、软盘、光盘等等，均在搜集之列。
2．2地方文献的搜集方式
①调查走访与摸清家底相结合
经常到政府机构如新闻出版局、音像制品与电子出版物管理等部门、出版社、报社、期刊杂志社等单位走访，了解文献出版信息，同时，摸清馆藏地方文献情况，编制地方文献缺藏目录，做到心中有数，有的放矢。
②预订与征集相结合。
一是在各种公开出版和发行图书目录中，订购地方文献：二是走访大专院校和科协、作协、文联、社科联、方志办、文史馆、档案馆等群众团体，向会员和社会公众散发地方文献征集启示，争取社会各届人士和团体捐献地方文献。
③依靠上级领导，多方联系有关部门，加强和健全地方出版物呈缴本制度，用法律形式和行政手段保证地方文献的搜集工作，使此项工作有章可循，有法可依，这是保证馆藏地方文献门类齐全的重要措施。
④健全机构，指定专人，开列专款。
地方文献的搜集应列入年度采购计划，并有专项经费。有条件的图书馆应设立地方文献部或地方文献组，没有条件的也应指定专人负责。
3 地方文献的加工与整理
搜集了大批地方文献，能否充分发挥作用，与加工整理工作大有关系。许多有价值的地方文献，只有通过多途径的整理，这些有价值的地方文献才能充分地被读者利用。因此，加工整理工作是地方文献工作中的重要一环。许多公共图书馆在开发利用地方文献资源方面做出了成绩，取得了显著的效益，原因在于这些图书馆不仅做好了登记、分类、著录、目录组织等基础工作，而且进一步对地方文献进行了深加工整理。
3．1编制书目
不仅要编制馆藏地方文献书目（可以是书本式的，也可是卡片式的），还要编制专题书目，如湖南省湘潭市图书馆于1982年编制的《唐至清末湘潭地方人士著述目录》就揭示了湘潭自唐置县至清末湘潭人士的著述情况。
还有一种反映本地某名人的本人著述及其研究此人资料的目录，如湘潭市图书馆1994年编的《齐白石研究资料书目索引》揭示了1933年至1993年六十年间齐白石本人著述和研究他的资料587条。
另外，还可编制地方文献联合目录。因为搜集工作起步的早晚，经费的多寡，侧重点的不同，一个图书馆不可能收齐所有的地方文献，这就需要联合其它图书馆、方志办、档案馆、文史馆等单位合编，走馆际协作的道路。
3．2索引
对于特定的某类地方文献，将有关款目摘录出来，注明出处，按一定的排检方法编排以供参考。如吉林省图书馆曾编制印行的《东北地方文献索引》，是编史修志，研究东北历史不可多得的史料。
3．3专题资料汇编
把大批地方文献中的有关同一内容的资料集中，按一定的编排方法汇编成册。如吉林省图书馆编制的《东北市县沿革及地名由来》；湖南省湘潭市图书馆和地名办从几十种著述中搜集了描写湘潭风物诗词250多首、汇编成的《湘潭风物诗词集》一书。
4 地方文献的开发与利用
地方文献是图书馆一座尚待深入挖掘的宝库。近些年来，一些公共图书馆在开发和利用地方文献资源上做了大量的工作。
4．1配合撰修新方志和地方史，接待了来自全国各地众多的史志工作者，为他们提供了大量的地方文献，受到读者和有关部门的广泛好评。
4．2为读者解答咨询。如湖北省图书馆利用《湖北统计年鉴》、《武汉统计年鉴》等地方文献，为读者提供了大量的数据资料。
4. 3通过整理地方文献来开发利用。如湖北省图书馆一些同志参加整理并出版的馆藏地方文献《湖北旧闻录》、《湖北历史人物辞典》、《出自敌对营垒——曾国藩幕僚鄂城王家壁文稿辑录》等受到社会各界的欢迎。
4．4利用地方文献，为地方经济建设和国内发展服务。如湖北省图书馆先后为三峡工程建设和防治洪涝灾害提供了大量的水利水文、地震和气象资料。
5 结语
地方文献源远流长，生动丰富，时间跨度大，范围广，数量繁多，必须及时不断地搜集、整理，日积月累，持之以恒，才能逐步形成规模。而地方文献工作又是一项艰巨而琐碎的工作。这就要求我们地方文献工作者耐得住寂寞，忍受得清贫，抵制住大千世界种种物欲的诱惑，在工作中处理好文献建设和经济效益的关系，而图书馆的领导也应从人力、物力、财务上予以保证。这样上下同心，再加上现代化技术的运用，我相信，地方文献工作一定会蒸蒸日上。
〔出处〕 图书情报论坛 2000（4）
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