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省级图书馆地方文献的搜集、整理和利用
[摘要] 本文从省级图书馆的角度出发，在地方文献传统工作模式的基础之上，对其搜索征集、加工整理、开发利用等环节．提出了一些新的观点和方法。
一个省图书馆之所以区别于他省图书馆，其主要征别，即在于该省图书馆所收藏的具有地方特色的文献资料。省级图书馆中地方文献的收藏，是该省区域内政治经济、文化艺术、教育科技、历史地理、民俗民情等方面的综合反映；是一个省之内社会百科的历史记录；是省级图书馆藏书的主要内容和重要的组成部分。由此可见，地方文献在省级图书馆中的地位是何等的重要，故图书馆界中之先贤和当今有识之上，一直都非常重视地方文献工作，并为之摇旗呐喊、身体力行，为我国省级图书馆地方文献的建设作出了极大的贡献。
既然地方文献对于省级图书馆如此之重要，那么地方文献的搜索征集、加工整理和开发利用这三项基本工作完成得好坏，则直接影响到地方文献的质量、能量和价值，同时也反映出省级图书馆藏书的内在档次和水平。
1 地方文献的搜索征集
目前，地方文献的搜索征集存在着诸多难点。其一，不少负责地方文献征集的人员缺乏对本省地方文献出版情况整体的了解和把握，尤其是非省会的出版物更是所知寥寥，很难做到有计划、有方向、更全面、更具体地进行征集工作。其二，地方文献作为省级图书馆的最基本的收藏内容之一，尚未被全社会所认识，即便是一些文化单位和文化人士对此也不甚了解，很少有人主动与图书馆联系，呈缴有关的文献资料。其三，地方文献中非出版物例如名人的手稿和笔记、政府内部的有关行文、乡村里的村志和族谱，浩如烟海、综迹难觅。
搜索征集地方文献既有这么多难点，作为省级图书馆和征集人员应该如何排除困难，努力在最大范围内和最大可能的情况下，尽量全面地、系统地搜索征集地方文献呢？
1．1加强政府行为。由政府出面加强宣传。在报纸、电视、街头广告栏上，用公益广告的形式向人民大众宣传地方文献的概念、范畴和意义及公民应具有的主动呈缴地方文献的权力和义务。这种公益广告不但可以加强社会对地方文献的认识和理解，同时它还使国家所倡导的精神文明建设具有更深层的意义。
1．2省级图书馆应建立专门机构即地方文献部，实行实实在在的地方文献搜索征集工作，同时还应深入进行数量上的征集、门类上的挖掘、来源上的登记等诸方面的工作。
1．3借鉴报纸的通讯员制度，在各处招募地方文献信息征集员，配合省馆地方文献部进行征集工作。
1．4编制《本省地方文献征集索骥手册》，采用电话簿式的方法，将可能产生地方文献的来源加以分门别类，如政府机构、民间团体、厂矿企业、学校医院及社会名流等，将这些单位中负责编写文献的具体部门及联系方式加以详细登记，以便随时地或定时地进行联系，确保及时地将文献资料征集上来。
1．5在征集地方文献中正式出版物的同时，还要注意加强对非正式出版物和非出版物的搜索征集工作，如一些文化名人的手稿、笔记。
1．6发挥地区、市、县图书馆的地方优势，组成地方文献的征集网络，加强和扩大省级图书馆在地方文献方面的征集力度、广度和深度。
1．7在地方文献的搜集中，既要注意到资料来源的广阔性，还要注意到资料来源的连续性，特别要注意社会各界中负责地方文献编制人员的人事更替，及时与后任人员建立起良好的人际关系和良好的业务关系，避免文献资料断档。
1．8在地方文献的搜集中还要注意对本馆藏于其它部室中含有地方文献性质的资料进行挖掘，认真地进行自我透视。
2 地方文献的加工整理
对地方文献进行加工整理，是地方文献为社会服务的桥梁，是地方文献建设中的重要一环。地方文献种类繁杂，包罗万象。地方文献的这种特殊性，给其加工整理出了一个大大的难题。地方文献的加工整理应该如何进行呢？
2．1由省级图书馆地方文献部就地方文献加工整理组织专门班子，根据加工整理的具体情况和环节。设人设岗，各司其责。
2．2在对文献进行具体加工整理的过程中，鼓励各环节岗位人员发现新问题、透视新层次、挖掘新题材、变换新角度、拓展新视野，将这些新的思想体现在文献的加工整理中，并作为工作人员的成绩记录在案。
2．3做足案头工作，从不同问题、不同层次、不同角度、不同视野出发，建立特色卡片系统，制定出立体的检索模式，使其具有更多的检索点，以方便读者检索查阅。
2．4为防止一些特殊的珍品文献资料在重复利用时出现污、损、盗乃至氧化问题的发生，应备出复印件或影印件以供查阅。
2．5除关注地方文献地域性和文献性之外，还要关注时效性，尤其是对各种年鉴和各种统计资料，需要先加工或最先加工、快加工、或特快加工，以避免因加工不出而造成的拒借。
3 地方文献的利用
地方文献的搜索征集和加工整理，说到底，是为了服务社会、方便读者。因此，地方文献的利用，才是这些工作的最终目的。所谓地方文献的利用，就是读者对地方文献的查阅并对其所载知识和信息的占有。占有的越多，利用度也就越高。那么如何提高地方文献的利用度呢？
3．1做好前期的登记工作。变地方文献的被动利用为主动利用，对图书馆来讲是个新课题。要做到这一点须有一个准备期或称为启动期。在此期间，对来馆查阅地方文献的读者进行问卷调查，其内容可有：A、单位名称；B、本人姓名；C、查阅内容；D、查阅目的；E、有何意见。调查结果有助于了解读者所需所用，为开展“主动利用”奠定数据基础。
3．2建立读者利用档案。档案内容大概两点：一为常来查阅的单位和人员及查阅周期建立档案。二对被查阅的文献内容及其被查频率建立档案，从中找出规律性的数据，为文献的“主动利用”做到心中有数。
3. 3按照档案数据，把最新地方文献的相关目录，用各种可能的形式通知读者，使读者更有准备地进馆查阅，从而最大限度地减少读者进入图书馆之前的盲目性。
3．4设计专题，采用走出去、请进来的方法，加大地方文献的利用度。所谓走出去，是把专题中地方文献的内容经加工整理后，对外进行展览和宣传。所谓请进来，是请名人名家就本省的某一课题和内容举行学术讲座，其中可以是文学的、历史的、地理的等等。
3．5把地方文献中发现的学术或其它疑难问题，通过当地报纸张榜说明，请社会各界的有识之士踊跃揭榜、给予求证解决，并将其成果刊登于相应的学刊之中，同时在报纸上鸣谢。这样做既充分利用了地方文献、解决了学术上的问题、活跃了本省的学术气氛，还可以对地方文献从概念到范畴向社会进行一次生动的宣传。
3．6在地方文献的利用中，还可以将其分为无偿利用和有偿利用两个部分。在当前，“有偿利用”将是地方文献工作健康发展的一个十分必要的措施和环节。笔者认为：凡是通过地方文献的利用、并经过地方文献部分人员的直接劳动而获得的具有商品交换性质的、并可获取利润的信息，都属于“有偿利用”的范围。
总之，最大限度地搜集、加工、整理出地方文献，使地方文献充分的开发和利用，使之更好地发挥作用，进而扩大省级图书馆的职能是十分重要的。
〔出处〕 河南图书馆学刊 2000(4)
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