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建立地方志计算机数据库系统的初探
摘 要：本文浅述了地方志在社会主义物质文明和精神文明建设中的重要地方志的特点开发、建设数据库的问题。
21世纪人类将全面进入知识经济社会，信息化、网络化已成为不可逆转的趋势，信息传递一瞬万里。为有效地开发、利用地方志中的文献信息资源，把原书本式的地方志建设成为计算机能够识别的数码式文献（即电子版地方志），这将极大地提高人们对地方志的利用，促进社会经济、文化科学的发展。
1 地方志在社会主义双文明建设中的重要作用
编纂社会主义时期第一代新方志，湖南是全国起步较早的省份之一，也是当前成果较多的省份之一。洋洋三千万余言的《湖南省志》的84部分志已出版发行53部；各地编纂的113部地市县志已出版发行104部。这一代新方志的出版，是湖南省自清康熙三年湖广分省以来最浩繁的文化建设工程，也是一项实现为现代社会经济服务的系统工程。自古以来，人们都把志书看作是资治致用之书。“治天下者以史力鉴，治郡国者以志为鉴”。中华人民共和国成立后，党和政府重视地方志的编纂工作，自八十年代以来，全国各省都成立了修志机构，有十多万人投入了修志。在物质文明和精神文明建设中，地方志作为一种资料性著述，已愈来愈被人们所重视，发挥了有益的作用。新方志是经过考证，能反映地方社会科学、文化、经济、人文地理、物产、矿业等多方面的系统性资料，这些资料可供自然科学工作者进行教学和科研之用。我国很多重大的科研成果都得益于地方志资料。当代著名的气象学家和地理学家竺可帧将方志中有关植物分布、花开花落的变化、大河冰冻的记载收集在一起，找出了物候变化的规律，写成了著名的论文（中国近五千年来气候变迁的初步研究），受到了国内外学术界的重视。可以说，在为有关科学研究提供资料方面，地方志是一座内容丰富的文献宝库，具有很高的开发利用价值和应用前景。地方志可以为总结历史经验教训，实行正确领导提供借鉴，领导者可以从前人成功的事实中得到经验，从前人失败的事实中吸取教训，新方志还能力进行政治思想教育提供具体教材。地方志一般具有以下特点：
1．1 由各地、各行业专家撰写，入志史料考证严格，资料翔实可靠；
1．2 按行业或地域分册出版，集中反映其发展的基本情况，对当地经济发展具有决策、参考、指南等信息咨询作用；
1．3 资料经过整理加工，具有系统化、条理化特点，并体现出规律性的东西；
1．4 提供各种事实、概况和统计数字等动态信息；
1．5 各分册独立出版，内容不交叉重复。
2 如何建设计算机地方志数据库
数据库是控制和处理文献信息的一个重要手段，它的建设是信息时代文献书目信息存贮和利用的必然要求。它以检索迅速、存取便利、又可以提供远距离传输而赢得社会各界用户的青睐。数据库是文献工作自动化的基础，是文献信息资源共享的先决条件，只有先建立相关文献的数据库，才有可能实现各项工作的计算机自动化管理，并通过计算机和数据库高效、全面系统地揭示相关文献信息资源，为读者提供优质服务。
系统地开发利用地方志，建设一个全面的、便于大众使用的计算机地方志数据库系统（电子版地方志），笔者认为应注意以下两个方面。
2．1 建立高质量的地方志计单机全文数据库。
全文数据库，即包括书名、篇名、关键词、正文、人名、地名、年代、参考文献等数据的数据库，另外还有诸如图像、语言（音乐）等数据库。在现代社会，作为参考指示性的书目信息已不能满足读者多层次的信息需求，而全文数据库有其他类型数据库不具备的优点：
2．1．1 读者可通过计算机网络系统检索直接得到全文；
2．1．2 时差为零，能方便快捷地为读者提供资料服务;
2. 1．3避免了二次加工人为的差错。如：手工摘录出现的抄写错误等。同时，它还能根据用户的需要编制二、三次文献或索引书目等高质量的信息；
2．1．4 便于方志的修改和增补。
2. 2 编制多种索引，满足用户多途径检索的要求。
索引是读者利用地方志数据库的入口，因此，索引的编制应以科学为根据，以学科分类为基础。索引与全文数据库中的有关条目链接要科学，便于用户从学科分类、主题等途径查找。建立多个检索口。还可以模糊检索的方式，使查找、利用资料更准确、更快捷和便利。为此，我们认为计算机地方志数据库系统应设置以下几个方面的索引系统：
2．2．1 关键词索引：从地方志标题、章节和内容中抽取具有代表性的关键词，并能运用概念组配方式。揭示文献内容特征。该索引是检索地方志文献信息的重要手段。
2．2．2 分类索引：类目的索引以科学分类为依据。同时，还应照顾到志书本身的特征
2．2．3 人名索引：以地方志中人名力检索途径，查找与人名有关的内容。
2．2．4 地名索引，以地方志中所涉及到的地名为检索途径查找相应的文献内容。
2．2．5 条目索引：以地方志各分册的篇目为依据编排，只要键入分册名和篇名，即可阅读该分册或指定篇目的全文数据。
3 系统开发前后应做的工作
3．1 对人员的要求：地方志信息数据开发研制工作应选派具图书馆业务知识的专业计算机人员和图书馆业务骨干参加，这样才能使系统的研制工作顺利地开展。
3．2 加强数据库的质量建设：在数据库的建设过程中，数据录入时要力求准确，宁繁匆简，责任到人，建立严格的定期检查制度，保证数据库建设的质量。
3．3 重视用户教育：系统开发成功后，在使用过程中可能需要经过一段时间的用户培训方能达到开发者的目的，因此向用户普及数据库知识以及计算机方面的知识是非常必要的，同时还应编制用户使用手册。
3．4 利用数据库产品加强对其宣传报道，扩大社会影响。
3．5 上网的要求：近几年来，我国已陆续建成了十大“金”字号的国民经济信息化网络工程，初步形成了一个覆盖全国、连接世界的高速信息网络系统。计算机地方志数据库系统，是图书馆计算机自动化管理系统中的一个子系统，它通过图书馆计算机自动化管理系统进人全国图书馆网络系统或1nternet网。
在信息化的社会中，谁能尽快地将自己的信息上网，谁就能拥有更多的用户。因此，数据库产品形成后，应尽快与本馆计算机系统连接、上网，以扩大其社会影响，为社会所认识和利用。
电子版地方志比书本式地方志有很大的优势。它有便于检索、快捷方便、便于修订、内容全面等特点。地方志数据库的建设工作量大、时间长，是一个大工程，但有着深远的意义。省图书馆是地方中心图书馆，收集、保存地方文献是其主要职责之一，因此，建设地方志数据库是省图书馆的一项主要任务。
参考文献：
（1）禹舜，一项为现实服务的文化建设工程——浅谈地方志的社会功能[N]．湖南日报
（2）周士虎，试论建立大规模的全文数据库[J]．现代图书馆情报技术， 1996（3）。
（3）陈子玲，知识经济时代图书馆的生存与发展[M]．天津：天津人民出版社， 1999，2
〔出处〕 《河南图书馆》2001.（6 ）
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