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地方文献的搜集整理与利用
摘 要：论述了地方文献的搜集整理方法及其利用．
关键词：地方文献；搜集；整理
中图分类号：G253
地方文献，顾名思义是有关地方各方面情况的有价值资料，也就是记录有关地方情况的各种载体．有关地方的情况既包括各级地方政府部门及专业出版社发行的公开或内部的资料内容，也包括地方人士所编撰的图书内容．另外，有关本地方的一切文献，无论是由本地区发行，或其他地区出版社发行的研究本地方情况的，都应归属于地方文献．地方文献的搜集与整理，对研究地方社会、政治、经济、文化的演变与发展具有重要的现实意义和历史意义．
1 地方文献的搜集
地方文献涵盖的范围很广。其中相当一部分属于内部发行，基本上是在本地区或本行业散发，不向社会公开，无法通过正常发行渠道搜集。而且印刷量较少，且多是一次刊印，不再版．这就要求有关工作人员积极扩展渠道，上门访求，广寻博收，搜集有关信息．多和本地区各部门、地方人士以及本地区籍贯的知名人士接触，建立良好的协作关系，发挥图书馆自身的优势，搜集有关地方文献后，为有关部门和知名人士设立专藏，举办专题展览，为他们提供宣传展示本部门及本人良好业绩和形象的机会，使他们感觉到图书馆是一个有效场所，吸引他们今后能积极主动将出版的每种书赠送给图书馆保存，以便扩大其影响，为他人研究提供有力保障．
图书馆本身由于受到各种条件制约，社会上许多人士对图书馆的重要性和职能认识不够，这对开展地方文献搜集工作极为不利．因此，应积极争取上级领导及有关单位的支持，通过行政措施和法律手段来搜集地方文献．周口市委、市政府领导非常重视地方文献整理工作，由宣传部牵头下发“关于征集地方文献的通知”．工作人员凭此文件开展工作，使各、市、区政府及其宣传、文化等部门都开始重视这项工作，形成一种：爱我周口历史、载我周口辉煌”的文化氛围，扩大舆论宣传。争取社会各界人士的支持，制定有关措施，让地方出版社和各有关图书资料出版发行的部门，向图书馆缴送样本，供图书馆保存，并逐步完善样本呈缴制度．
2 地方文献的整理
2．1 确定藏书方针。建立特色藏书体系
在对地方文献的整理之前，首先要确定好藏书建设的方针，做到有的放矢，结合馆藏基础，针对当地政治、经济、文化、自然条件及民族特点、历史沿革，建立起地方文献的藏书体系．地方文献的主要收藏范围有：(1)地方志(地方志是对一定行政区域范围内历史、地理、政治、经济、特产资源、文化、教育等各方面的综合记载)；(2)有关本地区的研究资料、调查报告、游记、笔记及其他专门著述；(3)本地区所出版的期刊、报纸，特别是报纸，每天都有大量的本地区新闻资
料，具有较高的保存价值；(4)属本地区范围的家谱、族谱以及名人传记及年表等；(5)本地区内出土的金石文物和碑帖拓片，以及考释文字记载；(6)有关本地区的地图、图片、照片等．
2．2 注重目录组织及主题标引
地方文献的种类繁多，应区别对待，以最充分地利用地方文献为目标进行整理工作．由地方出版社及各部门发行的有关地方内部资料，如地方志及部门的发展情况等，以及本地本籍知名人士编撰的图书都要单独存放在特藏部门，作为特藏部门的一个组成部分．其他地区出版社面向全国发行的有关本地区情况的文献资料，如有两本以上的应分配给特藏部门和普通流通部门各一本以上；如只有一本，应留在普通流通部门，但必须在特藏部门设立反映它们的目录；以保证地方文献目录的系统性和完整性．
如条件允许，最好能在目录中反映其主要内容，进行主题索引。分别编制书名、人名和主题字顺目录，查找时不必问某一部书归入某一类，只要按书名、人名或主题字顺检索即可．这样的处理方式方便那些查找地方文献，了解地方文化、经济状况的读者．并避免了所有有关地方情况的文献都集中在专藏部门所造成的局限性．因为地方文献都放在特藏部门，就表明利用的重点服务对象是专门研究本地区的人员，忽视了普通流通部门的读者群，不利于扩大地方知名度，阻碍了地方信息的传播和繁衍．
3 地方文献的利用
研究地方文献的搜集、整理，目的在于利用．如何利用地方文献为地方经济建设及精神文明建设服务是地方文献研究最重要的课题．
3．1 扩大宣传面
要想发展地方经济就需要先创造一个良好的社会环境，已有的良好环境也需要广泛宣传，让人们了解本地方的情况，希望来此工作、投资．良好社会环境的创造和宣传就需要地方文献作支撑．地方文献尤其是地方志，都是身边的人记录身边的事，所述事件的真实性很容易就得到验证，而且地方文献基本能反映本地区社会全貌．一个部门或社会组织的基本情况都真实地反映在地方文献中，作为一种资料被保存下来，清楚地向世人说明功过是非，永远地成为历史，供后人学习研究．任何一个部门或个人都不愿在历史的长河中留下不良的记载，即便仅局限于某一地区的污点也是一样．因此，他们会在这种监督之下更好地工作，在地方志中留下自己精彩的一笔．
外部人员研究本地区的文化、经济、政治状况，这证明本地区已引起他人的重视和关注．只要自身的社会状况良好，相信会得到研究人员的认可，局外人士称赞一个地区，这个地区的状况在其他人看来应该是相当不错的，自然而然地在潜移默化中提高了地方知名度．本地区知名人士文献的出版发行也说明了这个地区的文化繁荣、经济发达、社会氛围比较合谐．因此，搜集整理外部人员及本地知名人士对本地方的研究成果，更有史料价值，其利用价值更大，可信度更高．
3．2 资源共享及区域网的建立
由于各类图书馆隶属于不同的行政主管部门，多头领导，条块分割，相互之间没有形成网络，没有统一的规划协调，不利于对地方文献的统一开发和利用．一方面各个图书馆经费紧张，而另一方面又形成各自盲目采购，重复搜集等资源浪费现象．为了更好地利用地方文献，应当下大力气搞好本地区图书馆的集中管理，强化各系统、各区、县、市图书馆特藏部门之间的横向联系，使之有机地结合起来，编制地方文献联合目录，形成资源共享，有效地促进地方文献信息资源的开发和利用．
地方文献服务的对象不仅仅集中在本地区，作为其他地区研究本地区的人员也是服务的重点对象，因为只有通过他们才能将地方宣传出去．如何方便他们利用本地区的地方文献尤其是那些不公开或内部发行的资料，是图书情报工作人员的一个难题．首先是资料的宣传问题，地理意义上的远离，导致信息不畅，研究人员不一定知道有哪些与他们研究有关的地方文献．针对这种现象，可以利用网络的优势，在自己的网络服务器中建立一个专门的地方文献数据库．将地方文献数字化后通过网络可以最大范围地被使用，同时提高了时效性．如一些部门资料，有很多统计数字能够说明近一个时期的发展状况，而随着时间的推移，这些数字保留下来也只能作为研究历史的材料，不可能为近期制定发展战略提供依据．
地方文献上网对工作人员提出了更高的要求，不仅要熟悉有关图书馆业务知识及计算机信息技术知识，还要能深刻挖掘地方文献的主题，将最有用的内容输入数据库中．并根据用户需要及形势的发展不断更新数据库中的数据，利用有限资源发挥出最大作用．
4 结论
地方文献对研究资源利用、经济开发有重要参考价值，地方文献的搜集整理与利用需要上级主管部门的支持和相关部门的大力配合，是一个系统工程，不是图书馆这一个部门所能单独完成的．只有协同作战，才能保证地方文献搜集尽量完整，也使其利用得更加充分，不仅为精神文明建设服务，更要为地方经济发展添砖加瓦．作为图书馆来讲，不能让地方文献“死”在图书馆，要有效发挥其价值．这就要求图书馆扩大服务内容，提高服务质量．尤其是要解放思想，以全新角度理解地方文献，寻找新的途径搜集整理地方文献，开拓地方文献利用的新思路．
(张红 河南周口市人，川汇区图书馆助理馆员)
〔出处〕 周口师范学院学报 2005年第2期
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