为ERP升级上保险

为ERP升级上保险

　　在面对ERP产品时，企业往往只关注ERP售前的价格、规划和实施，而忽视售后的维护与升级。
　　但当他们真正上了ERP才知道，ERP的升级也很重要——企业自身业务需求的拉动和企业规模的扩张都要求他们对原有ERP产品的功能更加强化、模块再次扩充，企业CIO甚至需要找到一款更适合自己企业的产品替换掉现有的ERP，并且需要重新考虑产品的升级费用、规划部署和实施风险等问题。而在这一过程中，项目管理思想的引入可有效帮助企业规避ERP升级带来的风险。

升级的是与非
　　在ERP产品升级方面一直存在着两种观点：一种是ERP产品版本过多是产品不够完善的结果；另一种是厂商限期对以前版本的支持力度在用户看来是强制升级。在这两个问题上，用户和厂商之间一直存在分歧。
　　前一种情况，如用友的U8从8.2(此版本后开始被称作ERP产品)到8.5共15个版本，其中经历了3次比较大的升级；再如新中大的URP从2001年推出后每年都会升级1次，每三四个月还会推出1个小的版本。用户认为，版本过多，尤其是补丁的泛滥，反映的是产品的不够完善。但厂商对此却持不同看法：版本多并不能完全代表产品不够完善，因为随着功能模块的增加、设计思想的改变和技术架构的提升，版本有时会自然增加，但版本过多可能与产品不够完善有关。
　　经过ERP初期的圈地时代，现在各厂商都在不断推出更适合企业生产、经营、管理的ERP产品，版本升级在所难免。对于版本升级泛滥学说，浪潮通软副总裁魏代森对此的看法是，ERP产品不可能是尽善尽美的，所以，正常的版本更新和升级很正常，而且技术方面经历从DOS时代到WINDOS时代、从C/S架构到B/S架构等变化也需要厂商对ERP产品进行升级。企业对ERP的升级也很正常，随着企业的发展，无论企业的业务规范程度、计划程度、管理水平和服务方面都在不断变化，这些变化都使得企业对管理软件的需求进一步增强。但版本过多确实有可能因为产品不够完善。
　　东软软件股份有限公司副总裁荣新节表达了类似观点，“ERP的升级主要取决于技术上的变化和功能上的完善，如早期的ERP大多都是以MRPII为主，现在则包括供应链管理、客户关系管理、人力资源管理等。但从前一个版本到下一个版之间有很多的版本的话，多数情况下是由于版本的不完善和功能的不足造成的。”
　　对于后一种情况，如ORACLE就对R10.7产品提出了支持期限，SAP也对以前版本提出了支持期限。用户认为这是在强迫他们升级，但厂商认为这很正常。ORACLE对此的解释是从长远来看，老的版本将不再适应新的业务需求并将逐渐退出市场。在这些老的版本上再进行投资（包括客户和厂商），将是一种浪费。
　　浪潮通软魏代森副总裁也认为制定支持期待对厂商和企业都有力，“我们有很多版本，我们要是对每一个版本都去维护的话，代价会很高，维护的成本也非常高。而在强制升级的同时，厂商会给客户提供很多优质的服务，对用户来说利大于弊。”但目前，国内厂商还没有一个敢这样得罪用户的，其对以前版本都提供支持。
跟着业务的感觉走
　　强迫也好、需求也好，现在用户都不可避免的要对ERP产品进行升级了。而在升级的过程中，业务部门的需求是决定ERP产品是否升级的关键。
　　东软股份公司荣新节副总裁认为，用户的升级通常有两种情况：一种是业务的变化引起企业对系统新功能的需求，即老系统不能满足新业务的变化时，就需要对原有系统进行升级；还有一类是技术上的，比如，以前受网络管理限制和主机限制，ERP系统选择的技术方式多是基于C/S架构的，现在则多采用B/S架构。但对于用户来讲，技术上的升级有时候并不完全必要，用户实际在使用ERP时应该根据业务需求走。
　　其实像WIN98、WIN2000、WIN2003一样，各厂商的ERP产品都在不断推陈出新。比如国内由财务软件厂商转型到ERP厂商本身就是一种升级，他们的产品也由原来的财务扩展到财务加进销存，现在又多集成了CRM、HR、BI等功能模块。再如Oracle ERP产品从1995年进入中国市场以来,也历经了从R10到R11再到R11i两次大的版本升级。对于厂商而言，技术的变革、管理思想的提高、模块的扩充必将带来ERP版本的更新换代，即升级。
　　然而，对于企业CIO来说，不可能像升级WINDOS操作系统一样简单实施ERP产品的升级。对于即将上马ERP和已经应用ERP的企业CIO来说，他们不得不考虑系统升级给企业在资金投入、升级繁简程度、工作量和人员安排、实施风险等各方面问题。ERP产品的升级牵扯着企业CIO和各部门每一个人的神经，同时也连着厂商的每一根血脉。
　　因此，对于那些选择需要承担版本升级、模块扩充费用的企业CIO来说，在面对厂商不断推出的ERP产品时，他们应该更为冷静的考虑自身业务部门的需求和投资回报以及是否真的有必要跟着厂商不断推出的新版本和新功能走？
　　但在这里需要明确的是版本的升级不同于版本更新，比如，Oracle ERP产品的R10有10.0至10.7八个版本、R11里有R11.0.0、R11.0.1、R11.0.2、R11.0.3四个版本，R11i中也有R11.5.0至R11.5.9十个版本。其他厂商的产品也都类似，即在每一个大的升级版本中，会有若干个小的更新版本，它们是随着企业相关产品的不断稳定和功能的逐步完善而推出的更新版本或者专门针对某一行业的特殊版本，例如浪潮通软和新中大的版本有的就属于后者。
　　对于这些版本的更新一般是不需要企业付费的。而对于版本的升级各主流厂商的状况却不尽相同。SAP、ORACLE、神州数码、浪潮通软等是将升级费用加到服务费中，如SAP在给一汽大众做的项目中，每年按产品成本的17%收取服务费；神州数码的服务费在10-15%之间；用友、新中大是直接收取产品费用百分比，用友在10%-20%之间，新中大在15%左右；而升级金蝶的产品虽不用缴纳服务费或产品费用百分比，但需要交纳相应实施费用。最终下来，用户在选用各厂商产品时付出的升级成本应该差不多。但这里有一点需要注意的是，其他厂商的实施费用是单算的，如果企业需要厂商帮助实施，企业还需要按照每天雇用的实施人员工作量支付实施费用，一般在二三百美元之间，国内厂商的实施费用相对要便宜些。
　　所以对于版本的更新，用户最好跟着厂商走，因为更新不会牵扯太大的变化，而且会修复其中不完善的地方，对于产品的升级用户则需要权衡其中的利益关系，看业务部门是否真的有需要，而且要看投入与产出是否成正比。
　　另外，除了业务的需求，有时技术水平的提升对企业ERP的升级影响也很大，比如ERP产品从C/S架构升级到B/S架构就为证券公司和集团企业带来了极大方便。因为这些公司要求集中化管理，原来在C/S架构的ERP产品下实施集中化管理有一定困难，现在升级到B/S架构上就可以轻松实现了。
风险阻碍产品升级
　　既然企业的业务部门需求决定了企业的ERP是否需要升级，那么随着中国企业特别是中小企业的发展，企业在组织结构和地域范围方面正在急剧扩张，其业务部门对更强ERP功能和更

多模块的需求也越来越强烈。按理说，企业CIO对于ERP产品的升级换代也应该趋之若鹜，但是，事实却是，大多数企业CIO却并不热衷于对ERP产品的升级。
　　对此，浪潮通软魏总指出，造成这种现象的原因有两种：一种是原来的版本有可能能够满足业务部门的需要，不需要升级；另一种情况是一些旧有意识在做怪。比如，会计电算化在我国用得非常普遍，但是对于企业CIO来说，它可能只意识到会计电算化的作用而忽略了财务管理、成本控制以及更多管理思想的价值。
　　而金蝶市场部总经理曾良则认为，这也与用户对新产品的不信任有关，使得他们对待ERP新产品的推出普遍持观望态度。因为新版本在推出之时，虽然模块有所增加，功能也得到进一步增强以及技术水平得到提升，但新产品在稳定性方面会有可能存在不足，可能不及上一个经过不断更新的版本。比如推出的大规模升级版本与上一版本相比，虽然功能增强了很多，但稳定性方面按照国际软件工程规律往往达不到上一版本的程度，可能要再经过进一步推出的版本才能完全稳定下来——这在国际软件业是非常普遍的现象。
　　神州数码北方区EC服务部经理梁景茹女士指出，企业对产品的担心完全没有必要，因为任何一款ERP产品都是经过多轮测试才向客户推荐的。比如神州数码有一套严谨的测试体系，包括产品中心测试、顾问测试、代表客户测试等，然后才会全面推广。
　　另外，这种不热衷升级的原因还包括企业的效益不如人意、系统的使用/推广情况不理想、对新版本的增强功能和特色认知不足、价格因素、实施风险以及个别CIO沽名钓誉等。而其中，实施风险是决定企业CIO是否考虑升级ERP产品的一个重要原因，尤其是对于即将更换新的ERP系统的用户来说，这种风险更大。这种风险不仅来自实施后用户的使用体验，而且在实施过程中，也会受惯性意识的阻碍。
　　梁景茹女士指出，这种风险体现在：如果是一个没接触过ERP的用户，脑子里一片空白，厂商会说什么是什么，他们将比较容易接受厂商的观点，这虽然造成了信息的不对称，但有利于项目的实施。但现在企业的CIO有很多经验，而且对于产品的升级和业务需求会有很多自己的理解，双方争执会大幅增加，而且CIO和业务部门人员容易把新系统与原系统进行比较，这些在某种程度上都会给产品的升级带来风险。
用项目管理规避风险
　　对于升级ERP系统，决不能简简单单的认为只把数据移植到新系统就可以了，这其中存在很多风险，比如升级的失败、实施方（主要指靠第三方实施的企业）的撤离、选型失误、业务人员适应能力弱等等。
　　博科资讯市场部经理肖健指出，要解决产品升级的风险问题首先要更替切入点，确定有无必要性；其次，要了解自己的需求，制定宏观的规划，最好适合公司未来3-5年的规划；第三，要选型慎重，选择合适的合作伙伴。
　　用友相关负责人表达了类似观点，即在新旧产品更替过程中，可以采用以下几项措施，有效规避失败风险：首先，要将企业一把手列为项目负责人；其次，采用严格的考核机制；第三，明确企业的业务需求；第四，详细调研，协调业务、财务、决策各方意见，统一认识；第五，有详细的项目计划（初始调研、培训、实施、验收等）。
　　而ORACLE、浪潮通软、神州数码、金碟等相关负责人在接受采访时，则更为明确的指出，将项目管理思想引入ERP产品升级过程，有利于保障用户产品升级的成功率。其中，项目管理中的需求分析，可以帮助企业了解企业ERP产品升级的细节，从而把未知因素降到最低；项目计划通过在关键位置设立检查点，使得企业CIO能够随时监控产品升级的实施进度，及时发现问题，并对出现的异常现象做出快速反应；设计和过程文档化可以使产品的升级过程更加清晰和有计划性。
　　ORACLE相关负责人指出，客户在做产品更替时，应用项目管理的方式进行。至少要包括前期调研、影响分析、方案制定、模拟测试、风险控制及应急方案、产品的最终更新等。有时还需要考虑新功能的实施以及最终用户相应的培训。
　　浪潮通软魏总指出，在引入项目管理思想进行ERP产品升级时，首先要让客户明白升级的明确目标并使双方达成一致；其次要在实施过程中，使得新系统与原有系统形成良好的衔接，使原有数据能够平稳过渡到新系统中；第三，升级过程中，双方心态要摆正，把升级真正看作一个项目来看待，而不是仅仅装个软件就算了，要做好初始调研、规划、培训、实施工作。
　　而对于升级本身来说，在通常情况下，用户对ERP产品的升级会有两种可能，第一种与硬件设备的升级同步进行，在购买新设备的情况下，这种情况是最好的。对这些新的设备直接进行安装，调试成功之后再把两系统切换过来。如果旧设备能够与新系统配套，也不愿意再更换硬件，就需要对原有数据进行备份，然后再进行升级。如果时间比较长，那备份的数据还要保持与原系统的同步。而在升级时间选择上，用户最好在本年末或下年初，因为在这段时间，企业业务经常会进行比较大的调整，其可以随着产品的升级一起变动。

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