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对做好办公室工作的一点理论思考

时间:2022-08-24 00:54:06 工作体会 我要投稿
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对做好办公室工作的一点理论思考

  对做好办公室工作的一点理论思考
  
  办公室是一个单位的综合部门,是承上启下、联系左右、协调各方面的中心枢纽。办公室工作对本单位的全面工作有举足轻重的作用。随着改革的进一步深入,各机关单位所承担的任务日益增多,同时对办公室工作的要求也越来越高。在开展深入学习实践科学发展观和"作风建设年"活动中,最近就如何更好地做好办公室工作进行了一点研究和思考。
  
  一、认清办公室工作的主要职能,是做好办公室工作的前提和基础。
  
  从总体上说,办公室的工作任务包括:办文、办会、办事、参谋、协调、人财物管理等方面内容。其主要职能为:
  
  (一)管理职能。办公室的管理职能,是指运用行政的手段来管理本单位的事务。主要包括1、公文管理,即办公室负责公文的收发、传递、催办、机要、档案等各个环节的具体事宜;2、事务管理,如财务管理、会务接待、值班工作、保密工作、汽车使用管理、采购设备和物品等工作。管理职能是一个单位各项工作能够正常运作的重要保障。3、日常工作运行管理,如上传下达,安排落实具体事务,完成上级部门和本级领导交办的工作等。
  
  (二)综合协调职能。综合协调功能是办公室的重要职能,它是指为了完成特定目标而使不同单位、部门、个人之间相互配合、协调一致的职能。它既要协调本机关外的关系,包括与上级、与兄弟单位、与基层的关系;又要协调机关内的关系,包括与领导、与各处室、与下属单位、与各位员工的关系等,通过协调使各项工作达到统一步调合理安排。
  
  (三)服务职能。办公室服务职能的主要内容包括:为领导服务、为机关服务、为基层服务,就是通常俗称的"三服务"。为领导服务,主要是指办公室工作人员是领导的助手、要参与政务、办理事务等;为机关服务,是指为机关内部各部门服务,办公室要积极主动提供服务,及时解决问题;为基层服务,主要是指为下级单位、基层和群众服务。"三服务"至关重要,缺一不可。
  
  (四)参谋职能。办公室要发挥参谋作用,积极为领导出谋献策,这是领导决策民主化、科学化的迫切需要,也是新时期赋予办公室的一项重要任务。参谋工作主要包括以下内容:一是通过各种现代化手段为领导决策搜集提供各种信息;二是协助决策,发挥助手作用。
  
  二、坚持办公室工作的原则,是做好办公室工作的关键。
  
  办公室工作千头万绪,样样工作都很重要,要做到办公室工作少出差错、高效运作,需要把握以下几项重要原则:
  
  (一)摆正位置原则。要摆正位置需要处理好两个关系:一是参谋与决策的关系。办公室作为联系上下左右、前后内外的桥梁,平时应当了解上级精神,掌握工作重点,及时主动地为领导提供各种真实、有用的信息,想领导之所想,谋领导之所思,大胆积极地提出建议,作出"怎么办"的预案,为领导全面分析问题、正确进行决策服务。但是,在为领导出谋献策时,要把握分寸、注意适度,不能把自己的意图强加于领导,不能片面理解领导的指示,断章取义,更不能代替领导决策,假传"圣旨"。二是用权与越权的关系。办公室工作繁杂、琐碎。根据其职能,对一些具体事务,办公室有权处理。但是,对一些关系到全局性工作,涉及到领导的政务活动,以及财务、上级领导机关的要求等,必须及时向领导请示报告。
  
  (二)轻重缓急原则。由于办公室涉及的事项众多,先做哪一块,后做哪一块,要认真的把握。凡事总是有先后、有轻重、有缓急的情况。所以,办公室在协调这些关系中,应当根据情况,全面分析,看清利害关系,作出正确判断,急事争办,缓事缓办,特事特办,重要的事情先办,全局性的工作先做。有些事情不要按部就班,不能等,更不能拖,该加班的就加班,要注意把原则性与灵活性有机地结合起来,从而科学安排时间,提高办事效率。
  
  (三)服务到位原则。服务是办公室工作的出发点,也是办公室工作的归宿。办公室在执行服务职能时,一定要到位,需要注意以下几点:一是应由被动服务转变为主动服务。二是在一视同仁的原则下充分体现为领导服务的重要性。要做到领导工作涉及到哪里,办公室的工作范围就要延伸到哪里。三是必须"事无巨细"。这就是要求办公室无论任何事,都要认真对待及时处理,做到大事不丢,小事不漏,事事有回声,件件要落实。
  
  (四)"刚性"管理原则。办公室管理日常事务,就必须严格按照规章制度执行,这制度就是"刚性",不得随意变更,不以人废,也不以人存,更不能够与自己"相亲"、"相熟"的人就执行制度宽,对其他人就执行严。所以执行制度,无论是领导还是一般干部职工,都必须是"刚性"的,不得违反。只有"刚性"的管理,管理才能够到位,工作的目的才能达到。
  
  (五)协作配合原则。办公室作为领导的参谋部,要协助领导推动各项任务的完成,做好出谋划策和组织管理工作,办公室各工作岗位和每个工作人员之间的协作配合尤其必要。没有这种协作配合,就不可能发挥办公室的整体功能,难以制定出好的行动方案。
  
  (六)按程序办事原则。办公室工作涉及领导和全局,所以在工作中必须讲规定、按程序,不能越位,不能随意。否则会造成矛盾和漏洞。
  
  三、提高办公室自身建设,是做好办公室工作的保障。
  
  办公室的工作,条块头绪多,工作繁杂,联系性强,这就要求办公室工作人员不但要有良好的服务意识、吃苦耐劳的精神,还要有乐于奉献的崇高思想境界。同时,内部要团结统一,分工不分家,相互支持配合,同心同德才能顺利完成任务。加强办公室自身建设需要:
  
  (一)办公室工作人员要不断提高自己的综合素质和工作水平。为适应办公室工作需要,办公室工作人员除具备较高的政策水平,丰富知识之外,还应当做到:政治可靠,人品第一,扎扎实实,任劳任怨。这就要求办公室工作人员一要不断地加强理论和业务的学习和交流,提高自我政治素养和业务水平。二要在实际工作中锻炼,在实践中提高工作水平和办事能力。三要不追求名利,有忘我的精神。
  
  (二)要合理分工,制定规范、科学的工作程序。办公室工作要从实际需要出发,合理分工,适时地调整人员结构。要明确分工职责,充分发挥各职能岗位的作用,使每个岗位的工作人员各司其职,各尽其责,使内部运转方式和管理方法建立在科学的基础之上。(www.fwsir.com)对过去长期积累下来的经验以及相沿成习的工作程序和方法,应当根据新形势和新任务的要求加以重新认识,从而形成一套规范化、科学化、制度化的工作程序和工作方法。
  
  (三)积极改善办公条件和服务手段。做好办公室工作,我们不能满足于传统的手工作业方式,而应当随着社会的发展,根据财力、物力的宽裕程度,配备良好的办公用具和现代化通讯设备,以便高质量、高效率地做好服务工作。因此,要求办公室的工作人员要学会操作和使用先进办公设备,学会现代管理知识,具有不断进取的创新精神。
  
  农工委办公室作为我单位的中心枢纽,"牵一发而动全身",其工作的好坏直接影响到全委工作目标的实现,所以作为农工委办公室的工作人员当前要紧紧围绕市委、市政府、农工委的中心工作,将"学习科学发展观"和"干部作风建设年"的理论和要求渗透到各项工作当中,协调全局、严格管理、热情服务,推进办公室工作取得扎扎实实的成效。