对做好办公室工作的一点理论思考

对做好办公室工作的一点理论思考

　　对做好办公室工作的一点理论思考
　　
　　办公室是一个单位的综合部门，是承上启下、联系左右、协调各方面的中心枢纽。办公室工作对本单位的全面工作有举足轻重的作用。随着改革的进一步深入，各机关单位所承担的任务日益增多，同时对办公室工作的要求也越来越高。在开展深入学习实践科学发展观和"作风建设年"活动中，最近就如何更好地做好办公室工作进行了一点研究和思考。
　　
　　一、认清办公室工作的主要职能，是做好办公室工作的前提和基础。
　　
　　从总体上说，办公室的工作任务包括：办文、办会、办事、参谋、协调、人财物管理等方面内容。其主要职能为：
　　
　　（一）管理职能。办公室的管理职能，是指运用行政的手段来管理本单位的事务。主要包括1、公文管理，即办公室负责公文的收发、传递、催办、机要、档案等各个环节的具体事宜；2、事务管理，如财务管理、会务接待、值班工作、保密工作、汽车使用管理、采购设备和物品等工作。管理职能是一个单位各项工作能够正常运作的重要保障。3、日常工作运行管理，如上传下达，安排落实具体事务，完成上级部门和本级领导交办的工作等。
　　
　　（二）综合协调职能。综合协调功能是办公室的重要职能，它是指为了完成特定目标而使不同单位、部门、个人之间相互配合、协调一致的职能。它既要协调本机关外的关系，包括与上级、与兄弟单位、与基层的关系；又要协调机关内的关系，包括与领导、与各处室、与下属单位、与各位员工的关系等，通过协调使各项工作达到统一步调合理安排。
　　
　　（三）服务职能。办公室服务职能的主要内容包括：为领导服务、为机关服务、为基层服务，就是通常俗称的"三服务"。为领导服务，主要是指办公室工作人员是领导的助手、要参与政务、办理事务等；为机关服务，是指为机关内部各部门服务，办公室要积极主动提供服务，及时解决问题；为基层服务，主要是指为下级单位、基层和群众服务。"三服务"至关重要，缺一不可。
　　
　　（四）参谋职能。办公室要发挥参谋作用，积极为领导出谋献策，这是领导决策民主化、科学化的迫切需要，也是新时期赋予办公室的一项重要任务。参谋工作主要包括以下内容：一是通过各种现代化手段为领导决策搜集提供各种信息；二是协助决策，发挥助手作用。
　　
　　二、坚持办公室工作的原则，是做好办公室工作的关键。
　　
　　办公室工作千头万绪，样样工作都很重要，要做到办公室工作少出差错、高效运作，需要把握以下几项重要原则：
　　
　　（一）摆正位置原则。要摆正位置需要处理好两个关系：一是参谋与决策的关系。办公室作为联系上下左右、前后内外的桥梁，平时应当了解上级精神，掌握工作重点，及时主动地为领导提供各种真实、有用的信息，想领导之所想，谋领导之所思，大胆积极地提出建议，作出"怎么办"的预案，为领导全面分析问题、正确进行决策服务。但是，在为领导出谋献策时，要把握分寸、注意适度，不能把自己的意图强加于领导，不能片面理解领导的指示，断章取义，更不能代替领导决策，假传"圣旨"。二是用权与越权的关系。办公室工作繁杂、琐碎。根据其职能，对一些具体事务，办公室有权处理。但是，对一些关系到全局性工作，涉及到领导的政务活动，以及财务、上级领导机关的要求等，必须及时向领导请示报告。
　　
　　（二）轻重缓急原则。由于办公室涉及的事项众多，先做哪一块，后做哪一块，要认真的把握。凡事总是有先后、有轻重、有缓急的情况。所以，办公室在协调这些关系中，应当根据情况，全面分析，看清利害关系，作出正确判断，急事争办，缓事缓办，特事特办，重要的事情先办，全局性的工作先做。有些事情不要按部就班，不能等，更不能拖，该加班的就加班，要注意把原则性与灵活性有机地结合起来，从而科学安排时间，提高办事效率。
　　
　　（三）服务到位原则。服务是办公室工作的出发点，也是办公室工作的归宿。办公室在执行服务职能时，一定要到位，需要注意以下几点：一是应由被动服务转变为主动服务。二是在一视同仁的原则下充分体现为领导服务的重要性。要做到领导工作涉及到哪里，办公室的工作范围就要延伸到哪里。三是必须"事无巨细"。这就是要求办公室无论任何事，都要认真对待及时处理，做到大事不丢，小事不漏，事事有回声，件件要落实。
　　
　　（四）"刚性"管理原则。办公室管理日常事务，就必须严格按照规章制度执行，这制度就是"刚性"，不得随意变更，不以人废，也不以人存，更不能够与自己"相亲"、"相熟"的人就执行制度宽，对其他人就执行严。所以执行制度，无论是领导还是一般干部职工，都必须是"刚性"的，不得违反。只有"刚性"的管理，管理才能够到位，工作的目的才能达到。
　　
　　（五）协作配合原则。办公室作为领导的参谋部，要协助领导推动各项任务的完成，做好出谋划策和组织管理工作，办公室各工作岗位和每个工作人员之间的协作配合尤其必要。没有这种协作配合，就不可能发挥办公室的整体功能，难以制定出好的行动方案。
　　
　　（六）按程序办事原则。办公室工作涉及领导和全局，所以在工作中必须讲规定、按程序，不能越位，不能随意。否则会造成矛盾和漏洞。
　　
　　三、提高办公室自身建设，是做好办公室工作的保障。
　　
　　办公室的工作，条块头绪多，工作繁杂，联系性强，这就要求办公室工作人员不但要有良好的服务意识、吃苦耐劳的精神，还要有乐于奉献的崇高思想境界。同时，内部要团结统一，分工不分家，相互支持配合，同心同德才能顺利完成任务。加强办公室自身建设需要：
　　
　　（一）办公室工作人员要不断提高自己的综合素质和工作水平。为适应办公室工作需要，办公室工作人员除具备较高的政策水平，丰富知识之外，还应当做到：政治可靠，人品第一，扎扎实实，任劳任怨。这就要求办公室工作人员一要不断地加强理论和业务的学习和交流，提高自我政治素养和业务水平。二要在实际工作中锻炼，在实践中提高工作水平和办事能力。三要不追求名利，有忘我的精神。
　　
　　（二）要合理分工，制定规范、科学的工作程序。办公室工作要从实际需要出发，合理分工，适时地调整人员结构。要明确分工职责，充分发挥各职能岗位的作用，使每个岗位的工作人员各司其职，各尽其责，使内部运转方式和管理方法建立在科学的基础之上。(www.fwsir.com)对过去长期积累下来的经验以及相沿成习的工作程序和方法，应当根据新形势和新任务的要求加以重新认识，从而形成一套规范化、科学化、制度化的工作程序和工作方法。
　　
　　（三）积极改善办公条件和服务手段。做好办公室工作，我们不能满足于传统的手工作业方式，而应当随着社会的发展，根据财力、物力的宽裕程度，配备良好的办公用具和现代化通讯设备，以便高质量、高效率地做好服务工作。因此，要求办公室的工作人员要学会操作和使用先进办公设备，学会现代管理知识，具有不断进取的创新精神。
　　
　　农工委办公室作为我单位的中心枢纽，"牵一发而动全身"，其工作的好坏直接影响到全委工作目标的实现，所以作为农工委办公室的工作人员当前要紧紧围绕市委、市政府、农工委的中心工作，将"学习科学发展观"和"干部作风建设年"的理论和要求渗透到各项工作当中，协调全局、严格管理、热情服务，推进办公室工作取得扎扎实实的成效。