对外接待办法

对外接待办法

　一.总则　　对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
　　本办法适用于全公司各部门。
　　二.对外接待范围
　　本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
　　接待的对象分为内宾和外宾。
　　三.对外接待部门
　　公司行政部为公司负责接待的职能部门。
　　遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有关部门要积极主动配合。
　　四.对外接待原则
　　接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而去。
　　平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
　　对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
　　节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
　　周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
　　保密原则。向不定期宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的部题。
　　五.接待规格的确定。
　　高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
　　对等接待。适用于一般性接待活动。
　　低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
　　六.接待礼仪
　　见面。原则为主动、热情、礼貌。
　　2.接待：主动起迎，问明来意。
　　3.安排交谈地点：
　　⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
　　⑵手前头忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接呀另商时间；
　　⑶切忌让客人久候而无人问津。
　　⑷客户提出国家领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
　　七.引见。
　　首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
　　引见顺序；
　　⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
　　⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
　　⑶职务相同，先介绍年纪大的。
　　⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
　　八.行路。
　　陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
　　乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
　　自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
　　九.其他。
　　穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
　　主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
　　尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
　　因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。
　　十.接待内容和程序
　　㈠接待内宾。
　　接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
　　布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
　　迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
　　看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
　　安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
　　组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
　　送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
　　小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
　　㈡接待来宾。
　　接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
　　迎送。
　　安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
　　对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
　　会见会谈。
　　会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
　　我方人员应提前到达，并在门口迎送。
　　对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
　　会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
　　会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
　　如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
　　宴请。
　　有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
　　举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
　　文艺晚会。
　　根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
　　参观游览。
　　根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
　　接待标准
　　⑴用餐标准。
　　1、招待官员、关系户80~120元/人·餐
　　2、较重要官员、关系户50~80元/人·餐
　　3、地方一般干部、外单位来人10~30元/人·餐
　　4、公司分支机构来人15元左右/人·餐
　　5、常客员工标准
　　住宿安排。
　　招待对象　　　　　标准　　　　　　　　审批权限
　　较重要官员　　　200~350元/天　　　　　　总经理
　　较重要官员　　　150~200元/天　　　　　　总经理
　　公司分支机构　　按公司标准
　　常客　　　　　　自愿
　　十一.附则
　　1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
　　2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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