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加强领导时间管理 提升秘书服务价值
加强领导时间管理 提升秘书服务价值
文/朱向军
现代企业的竞争和发展对其领导者提出了更高的要求，尤其是具有一定规模的企业，对领导者的要求已经上升到了更加职业化和专业化的高度。与之相应，现代企业的秘书也不能停留在抄抄写写、被动服务等简单职能上，一定要努力创新自身的工作职能，让自己在计划职能和组织职能这两个维度上有所发挥，即把对领导时间的计划和管理纳入自己的工作中来。这样，秘书服务的价值就会有实质性、突破性的提升。
1.对领导时间进行科学安排，
使之得以有序使用
秘书可以根据领导的一系列基本职能进行时间分配和管理。具体内容包括，领导在处理公司重大投资项目和重点工作上的时间管理；领导在参加公司重要会议和关键例会上的时间管理；领导与公司内部主要管理人员沟通交流上的时间管理；领导与公司股东之间沟通上的时间管理；领导与分（子）公司领导沟通上的时间管理；领导对核心市场和终端信息进行访问上的时间管理；领导与公司外联组织和社会关系沟通上的时间管理；领导参与企业或行业重要展览会和发布会上的时间管理。除此之外，领导处理私人事务方面的时间管理也非常重要。面对领导在时间使用上的诸多需求，秘书至少要做好以下四方面工作。
1.每月为领导制订一份以周为单元的时间规划表。根据企业发展规划或领导的基本职能，概括领导的核心工作和基本工作，然后根据领导要求进行时间分配和排序，经领导确认后制订领导的月工作时间表。
2.每周为领导制订一份相对严密的时间安排表，并对关键节点作重点标注。根据领导一周的时间安排编制表格，并根据具体情况及时修正，对关键时间节点作重点提示和书面标注，以提醒领导。
3.每天下班前递交领导第二天的时间安排表，并对关键时间节点作重点标注。
4.每周末和每月底要对时间规划的执行情况进行分析，并与领导进行充分的沟通，以保证下期时间管理更加合理和有效。
秘书如果能严格按照以上四点科学安排领导的时间，就能在很大程度上避免领导陷入繁琐的日常事务，把有限的时间应用到更重要的工作上来。
2.对领导时间进行计划管理，
以提高其使用价值
面对众多管理职能上的要求，领导很难面面俱到，也无法事无巨细一视同仁，即便充分利用了所有可用的时间，工作效益也未必能够提高。这时，领导需要更周密的时间计划管理，以提高时间的使用价值。对此，秘书可以从以下四个方面着手。
1.与领导充分沟通。给领导做时间计划管理，必须先与领导充分沟通，协助领导对日常工作和重点工作进行盘点，为做好时间计划做准备。
2.与职能部门沟通。除了与领导充分沟通外，还应与职能部门进行沟通，听取他们对领导时间安排上的意见，避免因沟通脱节而影响工作。
3.协助领导了解下属管理人员的时间使用情况。多数领导很少关注下属管理人员的时间使用情况，秘书要协助领导了解这些情况并及时调整下属的工作量，以分担领导的部分工作，减轻领导在时间上的压力。
4.协助领导做好会议时间管理。大大小小的会议消耗了领导大部分的工作时间，秘书应协助领导减少会议占用的时间。可以由秘书替代出席的会议就不让领导出席，会后向领导转达会议精神或递交会议记录即可；必须由领导出席的会议，秘书应协助领导做好会前准备，以提高会议效率，缩短会议时间。
参考文献：
1.张丽荣、王军《办公室事务》，大连理工大学出版社2008年版。
2.金常德、覃一静《职业秘书办公室综合事务管理教程》，清华大学出版社2008年版。
3.李玥《时间管理理论在高校秘书工作中的运用》，《教育教学论坛》2012年第5期。
4.赵映诚《论秘书的时间管理》，《江汉大学学报》2000年第5期。
5.申宇杰、潘小平《秘书要有管理时间的能力》，《秘书之友》2006年第5期。
6.黄希庭、张志杰《论个人的时间管理倾向》，《心理科学》2001年第5期。
7.俞瀚编《有效地利用时间》，天则出版社1989年版。
（本文刊于《秘书》杂志2014年第1期。封面图片：《南国晨曦》余力）
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