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档案管理规章制度

时间：2024-06-06 08:12:39 规章制度我要投稿

档案管理规章制度(优秀)

　　在现实社会中，制度的使用频率呈上升趋势，制度是在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范。拟定制度需要注意哪些问题呢？以下是小编为大家收集的档案管理规章制度，欢迎大家分享。

档案管理规章制度(优秀)

档案管理规章制度1

　　第一章基本原则

　　第一条为了提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为我公司各项工作服务，根据中共中央组织部、国家档案局发布的《干部档案工作条例》特制定本制度。

　　第二条人事档案工作是企业组织人事工作的重要组成部分，也是企业档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行党的干部路线、方针、政策是为先贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用干部服务的。

　　第三条人事档案是企业人事管理等有关部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是人力资源管理与开发的重要依据，是反映个人成长历史的凭证和依据，应由公司人力资源处人事档案室集中统一管理。

　　第四条在人事档案管理工作中，必须严格贯彻执行党和国家的有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保档案的完整与安全。

　　第二章体制、任务和人事档案干部

　　第五条人事档案是企业档案的一个组成部分，集中纳入人力资源处统一管理，业务工作接受公司党委领导和上级有关业务部门的检查指导。

　　第六条人事档案室的任务是贯彻落实党和国家关于人事档案工作的方针政策、制定企业人事档案工作规章制度，负责接收、鉴别、整理、保管、转递、提供利用公司各级员工的人事档案。

　　第七条人事档案工作人员要认真学习马列主义、毛泽东思想，坚持四项基本原则，作风正派，责任心强，刻苦钻研业务，不断提高政治、业务素质，努力做好本职工作。

　　第三章人事档案材料的收集范围与归档要求

　　第八条为了使人事档案能够真实地全面地反映个人全貌，人事档案室要经常通过有关部门收集全公司员工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料，充实档案内容。具体收集归档范围见附件。

　　第九条公司各级党委（总支）、各厂、各处室（科室）要建立主动送交人事档案材料的工作制度，并由各单位党委（总支）的人事干事、组织干事负责收集各单位的归档材料，属于归档范围的人事档案材料，在材料形成后，经有关部门审查签章后送交人事档案室归档，员工在公司工作期间形成的各类材料必须在离公司前全部移交档案馆。

　　第十条收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，文清楚，对象明确，手续完备、具有保存价值。需经组织审查盖章或本人签的，应在盖章签后方能归入人事档案。

　　第十一条不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料必须详细登记，并报请人力资源处负责人审查批准，由专人负责监销。

　　第十二条人事档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。？

　　第四章人事档案的管理和利用

　　第十三条人事档案室对收集的人事档案材料按规定进行整理，并按在职人员档案、离退休人员档案、死亡档案进行分类、编号、排架。人事档案室对不属于上述范围人员的人事档案应进行代管，并按有关部门的规定收取管理费。

　　第十四条对人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册。每半年检查核对一次档案，做到档号与档案名册编号一致，发现问题及时解决。严格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。

　　第十五条根据安全保密，便于查找的原则，人事档案应严密科学地保管。档案库房应是坚固的，具有八防等安全设施和措施的专用档案库房，配置铁质档案柜。库房内应保持清洁，整齐和适宜的温湿度。

　　第十六条档案卷皮，目录和档案袋的样式、规格按标准制作，干部档案的整理严格按照中央组织部下发的《干部档案整理工作细则》和有关规定执行。

　　第十七条严禁任何人私自保管他人档案，人事档案干部不得保管本人和亲属的档案。不得在电话里泄露档案内容。

　　第十八条做好档案管理的各项基础工作，编制检索工具，逐步实现人事档案的现代化管理，便于提供利用。

　　第十九条凡需从人事档案中取证或办理公证，必须由人事档案室办理。有关材料应认真核实签署意见并加盖“济南啤酒集团总公司人力资源处”公章，方能有效。

　　第二十条对人事档案的接收、传递必须严格手续，有案可查。查借阅人事档案应严格按档案室制定的《人事档案查（借）阅制度》办理。

　　第五章档案的转递

　　第二十一条人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送，不准邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必须持人事或组织部门出具的介绍信，一般介绍不予办理。

　　第二十二条如《调档通知》调出人员要求转递档案，必须经人力资源处负责人同意签署意见方可转出。有关部门同时把本人的现实表现、体检表或技术档案转入人事档案室，由人事档案室统一转递。档案转出后，逾期一个月未见对方退回回执应写信催回，以防丢失。

　　第二十三条为使人事档案能够随着公司的人事变动，干部职务变动而及时调整，公司人力资源处应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知人事档案室。因商调而转出档案后，人力资源处应及时通知人事档案室此人是否商调成功，如未商调成功有关部门应在一个月以内追回档案，最多不超过三个月。

　　第二十四条公司员工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等，在没收到人力资源处转来的转递档案通知单前，其档案仍由人事档案室保管；但要从处理决定下达之日算起，按有关部门的收费规定收取档案保管费。

　　第二十五条公司各单位、部门应积极配合档案室做好员工档案的转递工作，学生分配单位有变化时应及时通知档案室，以使档案能正确投递。

　　附件

　　人事档案材料收集归档范围

　　1、员工调配、任免、考察考核等工作中形成的'各种登记表（如职工履历表、登记表），任免呈报表（包括上报的考察材料），鉴定、民主评议和组织考核形成的综合材料，离退休审批表，军队转业部门审批表等。

　　2、录用和聘用工作中形成的录用和聘用审批表，政审材料，续聘审批表，退职材料。

　　3、出国出镜人员审批表、登记表及在外表现情况的鉴定材料。

　　4、党代会、人代会、政协会议的工、青、妇等群众团体代表会以及民主党派代表会的代表登记表和委员的简历表、政绩材料。

　　5、办理工资、待遇工作中形成的审批表和解决待遇问题和审批材料。

　　6、评聘专业技术职务（职称）工作中形成的专业技术人员任职资格申报表，专业技术职务考绩材料以及聘任专业技术职务的审批表。

　　7、员工更改姓名、民族、年龄、入党入团时参加革命工作时间等过程中形成的个人申请表，组织审查报告，上级批复以及所依据的证明材料。

　　8、党团组织建设中形成的入党志愿书（1—2份系统的）和转正申请书、自传、政审材料、党员登记表、不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料，民主评议党员工作中形成的组织意见。民主评议党员登记表，优秀党员事迹及审批材料。认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见；入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料；加入民主党派的材料。

　　9、干部审查工作中形成的调查报告、结论、上级批复、个人结论的意见、检查交待、旁证材料；甄别复查结论、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

　　10、表彰奖励活动中形成的各种先进人物登记表、审批表、先进模范事迹。

　　11、各种处分决定、调查报告、上级批复、本人交待及旁证材料、刑事判决书。

　　12、员工的创造发明、科研成果、著作、译著和有重大影响的论文等目录。

　　13、体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残确定残废等级的材料。

　　14、办理丧事活动中形成的悼词、讣告；非正常死亡的调查报告。

　　15、高等教育、国民教育、成人教育和干部进修、培训工作中形成的学生（学员）登记表、学习成绩登记表、毕业登记表，授于学位的材料，学历证明书，学习鉴定材料。

　　16、学生学籍变动记录材料。

　　17、学生在校期间每学年的思想品德评定表。

　　18、毕业学生体检表。

　　19、其他可供组织参考有保存价值的材料。

档案管理规章制度2

　　一、目的

　　1、加强档案管理工作，保证档案的及时收集、归档、完整和有效利用。

　　1.1适用范围

　　适用于公司档案室的各种档案的管理工作。

　　二、职责

　　1、主管行政公司领导：负责外单位〔个人〕查阅档案的审批。

　　2、行政管理部经理：负责公司员工借阅档案的审批。

　　三、档案员职责

　　1、档案员负责档案的接收、整理、编号、装订、存放。

　　2、档案资料的交接。

　　3、办理档案的借阅、登记、统计。

　　4、执行相关保密制度。

　　5、档案室设备、设施的管理等。

　　四、工作步骤

　　1、凡属以下几类资料均属归档资料：

　　1.1本公司根本情况资料，包括批文、营业执照、代码本、财产登记台帐、管理制度、合同、人事劳资、工作根本情况描述等资料；

　　1.2公司行文，包括发文、发函、会议纪要、报告、请示等；

　　1.3各部门资料，包括业务、行政管理等材料；

　　1.4外来资料，包括中央、省、市、区、集团公司来文、友邻单位及其它单位、组织来文及法律法规等；

　　1.5图书等参考资料，包括参考书籍、期刊、报纸及其它宣传资料等。

　　五、档案编号、档案分划

　　为便于系统化管理，根据档案的内容和形式特征，将公司档案划分为八大类（为一级分类），每一大类下再划分出假设干子类（为二、三、四级分类）。

　　1、具体分划详见档案分划编号表

　　1.1档案编号

　　为方便查阅档案资料，根据档案分划对档案进展编号。编号采用八位阿拉伯数字。具体编号方法如下：

　　1.2分类图示：

　　┌─┬─┬─┬─┐

　　│Ｘ│Ｘ│Ｘ│Ｘ│

　　└┬┴┬┴┬┴┬┘

　　│ │ │ └─────第四级类，类数0～99 │ │ │

　　│ │ └───────第三级类，类数0～999 │ │

　　│ └─────────第二级类，类数0～9 │

　　└───────────第一级类，类数0～99每一编号的具体意义。

　　案卷号、文件顺序号按电脑输入时间自动排序，从00000001开场。

　　2、档案地址确定

　　档案存放位置利用分类编号来确定。

　　2.1确定档案一级类存放区：根据各一级类档案资料的多少在档案架上划定各一级类档案存放区。各一级类档案存放区依序按从右到左、从正面架到反面架的顺序在档案架上标出。

　　2.2各一级类档案区内的子级类档案依序按从右到左、从上到下的顺序排列。

　　2.3每一份档案均存放在某一级类的档案盒内。

　　2.4同一个档案盒内的档案资料按编号顺序从上到下排列存放。

　　2.5每一类档案在柜架存放时均须留有一定余地，以保证新增档案的存放。

　　六、归档前管理

　　1、归档前资料管理

　　1.1分散在各部门的资料归档前由各部门兼职资料员负责管理。

　　1.2各部门必须设置资料固定存放处，并将资料分类放入不同的卷宗内。

　　1.3各部门负责人对应归档资料的完整、完好负责。

　　七、归档时间

　　各类档案资料视其类别、性质等不同，分别按如下：

　　1、确定归档时间

　　1.1公司批文、供水、供电增容方案指标下达执行书等重要文件随时归档；

　　1.2法律诉讼、外来文件等资料处理完毕即行归档；

　　1.3用户资料在用户办理完各项手续后即行归档；

　　1.4各项工程资料在验收后一个星期内归档；

　　1.5各部门当年的业务、行政管理资料、行文、承包合同、人事劳资等资料在翌年的第一季度内归档；

　　1.6图书资料购置后即归档，期刊、杂志半年归档一次。

　　2、其它资料按公司领导确定的时间归档。

　　八、归档要求

　　1.归档资料必须完整，如文件的正文与附件、正式印本和稿本、设计图纸及其更改通知等都必须齐全。

　　2.归档的文件资料必须是原件。部门须常用的资料可留用复印件，原件归档。书写材料必须是耐久的纸张、墨水，不得使用铅笔、圆珠笔，纯兰墨水。

　　3.归档资料必须准确记录各项活动，凡涉及工程图纸、管网分布及走向、埋深等，必须做到“图物相符，数字准确〞，设计的'修改也须在图纸上反映出来。

　　九、档案资料移交

　　1.资料归档前各部门须按类整理好，并填写档案资料移交清单。

　　2.移交时，档案员须仔细核对移交的资料，核对无误后，交接人在移交清单上签字。

　　3.移交清单一式两份，交接人各留存一份。

　　十、资料编号归档

　　1.档案员把各类移交资料按编号方法进展整理、编号。

　　2.档案员须把每份档案资料名称、编号和归档时间等逐一登记在登记册上。

　　3.编号后的档案，按“档案地址确定〞的规定上架排列存放。

　　十一、档案管理

　　档案室由行政管理部负责管理，行政管理部指定档案员负责具体管理工作。

　　十二、档案员岗位职责

　　1.档案员必须熟练掌握档案业务知识，了解、掌握公司职能活动和档案材料情况。

　　2.档案员负责档案的接收、整理、编号、装订、存放、管理等工作。

　　3.档案员负责催促各部门档案资料的移交工作。

　　4.档案员负责档案资料的借阅、登记、统计等工作。

　　5.各部门兼职资料员必须配合公司档案员做好有关档案资料的收集、整理及交接等工作。

　　6.档案员必须按要求做好保密工作。

　　7.档案员必须做好档案室设备、设施的保管维护工作。

　　8.档案员必须完成公司安排的其它相关工作任务。

　　十三、档案保管

　　1.档案架合理排放，既保证光线充足、通风，又能方便使用。

　　2.档案室必须每天清洁一次，每周大扫除一次，保持清洁卫生。

　　3.档案室内严禁烟火，室内须配灭火器材，档案员必须掌握正确使用灭火器材的方法。

　　4.保持档案室枯燥，定期在柜架中投放枯燥剂。

　　5.雨季加强检查，每逢大雨必须检查档案室有无漏水、渗水现象，雨后即检查档案有无潮霉现象。

　　6.档案柜架内须定期投放防霉、防鼠药品，定期检查档案有无霉变、鼠咬现象。

　　7.发现档案有潮霉、鼠咬情况，应立即采取措施加强防范，对已造成损坏的档案进展修复、补制。

　　8.下班时或档案员离开时应仔细关好、锁好门窗。档案室钥匙除档案员外，其他人不得持有。

　　十四、档案鉴定与销毁

　　1.文书档案资料保存期限分别为短期15年、长期25年、永久三类。

　　2.城建档案的保存期限分为短期30年，长期70年，永久三类。

　　3.公司抽调各部门有关人员组成档案鉴定小组，鉴定小组负责审议、鉴定档案资料的保存期限。

　　4.鉴定小组于每年的最后一个季度内召开一次鉴定会，审议、鉴定新增资料的年限及应销毁的资料。

　　5.档案资料的销毁由档案员具体执行，鉴定小组委派一人监视执行。

　　十五、销毁档案编号的处理

　　1.经鉴定不需保存但暂时不能销毁的档案，将其从原存放架上取出，用X（表示暂存记号）标识记号，并将其装订放入专门存放区内。

　　2.档案销毁情况均须登记在物业管理档案销毁登记表上。

　　十六、档案借阅

　　1.档案资料一般只限于公司员工及集团公司需要查阅的人员查阅。

　　2.外单位及个人因工作需要查阅档案的，必须经主管行政副总经理批准。

　　3.档案一般只限于在档案室内查阅，因工作需要借出时，必须填写档案借阅申请审批表。

　　4.审批表经部门负责人批准签字后，交行政管理部负责人批准签字，方可借出档案。

　　5.借出档案者必须保证档案的完好，不得在档案上涂改、划线、圈点等，不得缺页、遗失、私自复印，并保证如期归还。

　　6.档案借还情况须在登记本上登记。

　　十六、档案统计

　　1.档案资料定期进展清理、统计。

　　2.档案员必须每季度统计一次档案增删、使用及管理情况，并将统计结果报行政管理部负责人。

　　十七、档案管理意外事件处理程序

　　档案失盗、借出档案人丧失或损毁档案、潮霉鼠咬损毁档案等均属于档案管理中的意外事件。

　　1、处理程序

　　1.1发生意外事件时，首先应立即将事件情况报告行政管理部负责人和主管领导。

　　1.2当发生档案失盗或借出档案人丧失档案事件时，应立即设法追回所失档案。

　　1.3当发生借出人损毁档案或潮霉鼠咬等损毁档案事件时，应立即对损毁档案设法进展修补、复原。

　　1.4假设无法追回、修补损失的档案，那么应请有关部门协助设法重新补制。

　　1.5在进展补救工作的同时，对意外事件发生的原因进展调查，追究有关人员的责任。

　　1.6根据意外事件发生的性质及档案损毁程度，对有关责任人进展行政和经济处分。

档案管理规章制度3

　　第一章总则

　　第一条为了加强公司各类档案的系统管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，结合公司实际情况，特制订本制度。

　　第二条凡公司、各部门在工作中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须集中管理，任何部门、和个人不得据为已有。

　　第二章档案管理体制

　　第三条

　　1、统一管理原则：公司档案实行统一管理，任何部门和个人不得把公司档案资料据为己有。

　　2、保守秘密原则：员工都有保守档案秘密的义务，维护公司利益，任何人不得泄露或者非法利用所知悉的档案机密。

　　第四条公司档案分为：文书档案、财务档案、各项规章制度档案、工程技术档案各项目资料、图纸资料、建设工程、拆迁档案等其他资料。

　　1、与公司财务有关的资料由财务部保管。未经董事长许可，任何人不可动用。

　　2、有关文书、各项规章制度方面的资料，由办公室保管。

　　3、设计方案、施工图、设计变更、监理、洽商、设备厂家的资质文件及其往来资料以及设计院、勘察单位之间往来资料、采购的设备、材料说明书、检验报告、质量保证书等，由工程部自行归档保管。

　　4、销售部方面资料：由销售部保管对外签定的广告、策划合同等。销售人员在合同签署完毕后，办公室应保留一份售楼商品房合同样本，永久保存。

　　5、前期部方面资料：项目立项申报资料、征地、拆迁批复、国土规划、城市规划、政府及主管部门批文、复函、证件等前期技术资料，由前期部自行归档保管。

　　6、拆迁部方面资料：征地、拆迁批复等文件资料，由拆迁部自行归档保管。

　　7、各部门向办公室移交档案时，应同时移交相关文件的电子文档。归档范围外的请示、

　　报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门自行保管。

　　第五条各部门形成的文件材料等由本部门负责归档管理，办公室有责任对各部门的档案管理工作进行监督和指导。

　　第六条因工作变动或因故离职时，应将文件材料交接清楚，才能离职。

　　第三章档案的归档范围

　　第七条凡是映公司工作活动、具有查考利用价值的公文、图纸、合同、技术资料、簿册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等各种门类和各种载体档案均属归档范围。

　　1、部门含部门以上的各种计划、方案、规划，各种重决议和各种重要通知、通报，及各种公文、会议纪要、事记等。

　　2、各种工程图纸、设计变更通知书等工程资料。

　　3、各类工程检测、鉴定报告。

　　4、各种协议书、合同书，各种技术资料，和各种设备档案及说明书。

　　5、公司年初财务预算报告及年终财务报告，各种财会报表及原始凭证、帐册及其管理方面的文件材料。

　　6、公司各种审计报告、资产评估报告。

　　7、公司各种管理规章制度。

　　8、公司各种注册、登记证件、政府批文，各种法律证照、公证文件。

　　9、公司各种电子图纸、图表及有保存价值的电子文档。

　　10、公司的重奠基、庆典、新闻发布会等仪式和具有重要价值的社会活动，及用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等声像信息资料。

　　11、公司发展事记，和董事长亲自起草或修改的重要文稿。

　　12、其他需要归档的重要文件。

　　第四章档案的'借阅管理办法

　　第八条凡需借阅公司档案者，均须填写《档案借阅审批单》，签批后方能借阅。

　　第九条借阅的档案密级与领导签批

　　1、公司各部门因工作需要，借阅、查阅需办理相关手续，经部门经理签字，董事长助理或

　　总经理审批后，可办理借阅、查阅手续。

　　2、重要档案及财务档案，须由董事长批准，方可借阅。

　　第十条借阅档案必须严格履行登记手续，依据《档案借阅审批单》，为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁，确因工作需要摘抄、复制，须经董事长助理或总经理批准。归还的档案要进行检查、清点，经检查无误方可办理手续。如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。逾期不还者，档案管理员要及时催还。

　　第十一条公司档案借阅查阅只供公司内部各部门。档案借阅时间为3天，如需延长，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理人员须及时催还。借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量，承担一切赔偿责任。

　　第十二条借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿损失。借阅者必须严守公司机密，绝不能将档案资料内容外泄;由于泄漏机密而给公司造成损失者，将按规定对其进行处罚直至追究其法律责任。在职人员调离本公司时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，退还所借档案，经档案室审查无误签字后，才能调离。

　　第十三条加强档案保管工作,做好防盗、防火、防潮等工作,定期检查档案保管工作。

　　第五章档案的销毁

　　第十三条办公室每年对公司档案进行一次清理，清除不必要保存的资料。

　　第十四条对已失去作用或已超过保管期限的档案资料，经办公室确认，报董事长助理、总经理审批，并进行登记后予以销毁。

　　第十五条销毁时要有二人监督，销毁档案须使用碎纸机或焚烧的方式，严禁将要销毁的文件作为它用，或作废纸出售。

　　第六章罚则

　　第十六条有下列行为之一，视情节轻重，给予100元-5000元罚款处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：

　　1、毁损、丢失或擅自销毁公司档案。

　　2、擅自向外界提供、抄摘公司档案。

　　3、涂改、伪造档案。

　　4、未及时上报归档或管理不善的档案管理者。

　　5、未按手续办理借阅，外带者或越级查阅者档案管理者同罚。

　　6、泄露公司档案机密者。

　　7、其他危害公司利益的行为。

　　第二七条本制度由办公室负责解释、补充。对未尽事宜，办公室随时调整更新。

档案管理规章制度4

　　一、目的：

　　为使学校人事档案管理与利用有章可循，特制定本规则。

　　二、内容：

　　1、归档制度

　　(1)对资料进行鉴别，看其是否符合归档要求。

　　(2)按照资料属性、内容，确定其归档的具体位置。

　　(3)将资料放入档案，并输入资料库。

　　2、核查制度

　　检查核对一般定期进行。但突发事件之后或对有些档案发生疑问之后也要进行检查核对

　　3、保卫制度

　　(1)、指定专人负责档案保管。

　　(2)、备齐必要的存档设备。

　　(3)、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。

　　(4)、不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

　　4、统计制度

　　(1)人事档案的.数量。

　　(2)人事档案材料收集补充情况。

　　(3)档案整理和保管情况。

　　(4)档案及设备利用情况。

　　5、转递制度

　　档案转递一般由工作调动等原因引起

　　(1)取出应转走的档案;

　　(2)填写人事档案转递记录;

　　(3)按发文要求包装、密封

　　6、借档制度

　　(1)由有关单位部门开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章。

　　(2)其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料;

　　(3)证明材料由人事处审阅，加盖公章，然后登记、发出。

　　第一条、为确保人事档案的机密性，完整性和准确性，为人事决策提供信息和依据，特制定本制度。

　　第二条、本制度适用于公司所有员工的人事档案管理。

　　第三条、员工人事档案由人力资源部负责管理。

　　第四条、新员工第一次建档后，日后所有有关个人人事资料都随时归档，包括员工在职期间试用、考核、职位调动、工资晋升、培训记录、行政处分、奖励等，以保证档案的完整性、保密性及可查性。

　　第五条、新员工报到后按《个人资料档案目录》顺序进行建档

　　如下：

　　1、招聘登记表

　　2、聘用通知书

　　3、学历证、职称证、计算机等相关资格证的复印件。

　　4、身份证复印件

　　5、照片

　　6、员工转正申请表

　　7、聘用合同

　　8、奖惩材料

　　9、任免、升降、调薪等材料

　　10、其它材料

　　第六条、档案管理应由专人负责并建员工档案薄册，记载档案的接收、存入、提供、使用和变动情况。

　　第七条、要做到分类准确、编号规范、排列有序、定期核对。

　　第八条、所有人事档案都属秘密文件，应妥善保管，不得随意泄密。

　　第九条、人事档案不允许无关人员查询。部门负责人有权查阅本部门员工的档案。总经理有权查阅任一员工的档案，除总经理外任何人不得查阅员工的工资档案。

　　第十条、任何人不得借阅自己本人档案。

　　第十一条、档案管理人员及档案查阅人员应严格保证档案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈划、污损、带出、丢失。

　　第十二条、收回档案时，档案管理人员必须认真检查核对，否则追究当事人的责任。

　　第十三条、离职人员档案保存期为一年。

档案管理规章制度5

　　为加强公司档案业务管理，进一步提高档案管理水平，保证档案的系统性与完整性，完善档案借阅手续，使公司档案管理达到规范化、合理化、标准化，更好地为公司各项工作服务，结合实际情况，特制定本制度，具体内容如下：

　　一、档案管理的范围

　　本公司所有需要归档的文件资料，包括：对公司在经营活动中形成的包括行政事务、企业管理、劳动人事、培训教育、安全管理、后勤服务、外事工作等有保存价值的原始材料，在生产经营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、产品销售、财务管理、生产调度、设备工装（模具）管理、能源管理等方面有保存价值的原始材料。

　　二、档案的管理部门

　　公司综合事务部为档案管理的职能部门，负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专（兼）职档案管理人员，负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围，定期向档案管理部门移交档案，确因工作需要继续使用的文件资料，原件移交档案室，使用部门留存复印件。接收档案必须认真验收，并办理交接手续，维护档案的完整与安全，使档案更好地为公司各项工作服务。

　　三、档案的分类

　　在切实遵循《中国档案分类法》前提下，根据公司实际情况，将所涉及的档案划分为十大类：

　　1、行政管理。

　　2、人事管理。

　　3、财会档案。

　　4、生产经营管理。

　　5、技术质量安全管理。

　　6、基建档案。

　　7、外来文件。

　　8、声像档案。

　　9、实物档案。

　　10、其他档案。

　　财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、账簿、报表等相关资料的收集、整理、归档。

　　实物档案是公司各类活动中形成的如模型、样品、赠品、证书、奖杯奖旗等实物。以上十类档案中，每一大类档案内容又要根据需要及实际情况分成若干小类进行管理。

　　四、归档要求

　　1、归档的文件材料要完整、系统、准确。

　　2、归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。

　　3、存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。

　　4、档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷内目录”。目录各项必须填写清楚（一律使用黑色中性笔填写），字迹工整、清晰，装订整齐。

　　5、档案盒（袋）内文件的排列：档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正本在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。

　　6、文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重复文件，需要办理销毁手续。

　　7、归档时间：部门或责任人应于相关工作结束后立即（最迟一周内）将应立卷归档的文件整理立卷，向公司档案管理部门移交归档。

　　五、档案的查阅和借阅

　　1、查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还。

　　2、查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复制的，应填写档案资料复制申请单，经所在部门经理签署意见后方可复制。

　　3、原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须由所在部门出具借阅申请并由部门经理签名认可。借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。借阅档案时应做到以下几点：

　　（1）借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找。

　　（2）按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时返还的.，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅。

　　（3）要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人。

　　（4）所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写。

　　（5）借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚。

　　（6）档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任。

　　（7）调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

　　六、档案的移交

　　档案移交必须办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字，接收方核对签收。

　　七、档案的保管

　　1、要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射“五防”工作。

　　2、档案柜所在办公室严禁吸烟。

　　3、档案管理人员要定期对档案进行安全检查，发现问题要及时向领导报告，并采取补救措施。

　　4、对于不易继续保存的档案资料，应及时予以复制；对于已破损的档案资料应及时予以修复。为做好档案的提供和利用工作，所有文件资料均应按照其分类组卷，并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。

　　5、档案管理人员要做好档案资料的保密工作，档案管理部门除外，其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。

　　八、档案的销毁

　　公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见，报总经理批准后予以销毁。

档案管理规章制度6

　　1、物业档案建立的内容

　　业主入伙资料

　　业户家庭资料

　　业户联系电话

　　包括:正常情况下的联系电话和紧急情况下的联系电话,如家庭电话、单位电话、手机、呼机、E-mail地址等。

　　业户室内装修管理资料

　　包括:装修申请表、装修过程情况记录、管线变动情况等。

　　业户日常维修资料

　　包括:维修、维修回访等记录情况。

　　业户反馈资料

　　包括:服务质量回访记录、业户投诉及处理记录、业户意见征询、统计记录等。

　　2、物业档案管理的具体措施

　　业户档案资料是在业户入伙以后逐步建立起来的,其内容包括业户的姓名、家庭情况、工作单位、联系方法、管理费收缴情况、室内装修管理::资料及物业独用部分使用及保养维修情况等。

　　业户档案的收集

　　xx物业设立档案室,建立相应规章制度,对业户档案进行严格管理。资料收集坚持内容丰富的.原则。在实际工作中从需要出发,扩大资料来源,从时间上讲是在业主入伙时开始收集归档,实行业户一户一档。

　　业户权籍资料管理

　　从业户入伙开始,应着手权籍资料的收集工作,权籍资料的收集、整理、归档,应做到条理清晰、完整齐全,便于查阅。管理和使用好权籍资料,动态反映业户权籍状况,为业户需求提供服务。

　　业户档案的整理

　　各个业务范围上收集到的信息资料,统一交档案员集中整理,整理的重点根据资料内容、来源进行分类,做到条理清晰、便于查阅。

　　3、业户档案的归档xx广场xx号楼项目(---)管理处的业务接待将收集到的业户资料每月五日前提交档案中心。xx物业档案中心员按照物业管理自身的内在规律和联系,将资料分类有序地保存,并输入计算机存档,运用计算机的先进手段进行档案资料的管理。

　　4、档案的利用

　　为业户服务工作及时提供档案资料,直接或间接地为业户管理服务,从而有效地提高服务质量和服务水平。

　　5、业户档案的管理

　　业户档案的使用应有严格的规定,借阅必须由具备规定条件::的人员经登记后方可借出,归还时须由专人进行检查,如有破损,立即修复,严重时追究有关人员的责任。业户档案存放时要做好防火、防潮、防蛀工作,计算机使用时应防止电脑病毒侵入。

档案管理规章制度7

　　为切实加强我单位系统内人事、文件档案的管理，由单位办公室指定专人对档案进行分类、整理、保管，结合本单位实际，特制定以下制度：

　　一、档案工作职责

　　1、搜集、保管档案、材料，为国家和部门积累档案史料（含声像档案）；

　　2、收集鉴别和整理档案材料；

　　3、办理档案、材料的查阅、借阅和传递；

　　4、登记干部职工职务、工资的变动情况；

　　5、为有关部门提供档案、材料情况

　　一、目的

　　1、为加强本公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度。

　　2、公司档案,是指公司过去和现在的企业各级部门及员工从事生产、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图标、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声象、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

　　3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

　　4、重要原始档案遵循“双人双控，共同管理”原则，由总经办统一管理。

　　第二章档案归档二、文件材料的收集管理

　　1、公司指定专人负责文件材料的管理。

　　2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。

　　3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。

　　三、归档范围

　　1、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

　　2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

　　3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记

　　4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

　　56、本公司的大事记及反映本公司重要活动的`剪报、照片、录音、

　　7、工程基建：设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造假、工程管理（变更、进度控制、质量空hi）、工程验收、工程报批资料等。

　　8、合同：原辅料采购、设备采购、工程基建、技术转移、委托合同、设计合同、其他合同。

　　9、设备档案：公用系统、物料、仓库等辅助设备；生产部设备、工程部设备、QC部设备等。

　　10、员工培训：培训计划、总结、内部培训记录、外部培训报告等。

　　11、供应商档案

　　四、归档时间

　　1、各类证照、批件、商标、合同、协议等原始文件和加盖公章的文件复印件须于文件产生的24小时（一个工作日）内到档案室办理归档手续。

　　2、设备档案、产品档案、质量标准、检验方法、标准操作规程随时产生随时归档。

　　3、员工培训类资料按月归档，于每月25日之后至次月5日之前到档案室办理归档手续。

　　4、计量类资料按半年归档，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到档案室办理归档手续。

　　5、供应商档案按每年度归档，于每年1月25日之后2月5日之前将上一年的资料到档案室办理归档手续。

　　6、记录文件，辅助记录半年归档一次，其他记录文件每年归档一次。

　　7、批记录文件按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理归档手续。

　　8、未按要求及时归档而造成损失的，由当事人承担全部责任，并根据情节轻重予以相应处理。五、归档份数

　　1、原件全部归档，并注明份数、出处。

　　2、使用频繁的档案，各使用部门应复印留存自用。六、档案要求

　　1、由档案室和各部门指定派一名专人负责归档事宜。 2、对已经破损或模糊的文件必须先修复再归档。 3、文件必须通过系统整理后再归档。

　　4、文件须经归档部门主管或部门以上领导签字确认后方可归档。

　　5、案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。 6、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

　　7、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。

　　8、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,整。

　　七、归档手续

　　各类文件归档时，归档部门应填写《文件归档单》一式二份，由归档部门负责人和总经办审批，归档部门和档案室各留一份，以备查考。由档案员填写《文件归档登记簿》，贵当然和档案员共同签字确认。

　　第三章档案的收集与整理八、档案的收集

　　1、由各部门指派专人，每周一对其本部门需要归档的文件进行收集，并进行分类、排列、编目后移交档案室。

　　2、由档案管理人员定期到各部门对零散的文件进行收集，再进

　　9、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完行系统的、全面的整理。

　　3、收集时要保证档案的质量，如不完整，需进行进一步的收集，对收集不全的档案，要做好记录。

　　九、档案的整理

　　1、档案采用按类别分类的方式，做到层次分明，便于保管和利用。

　　2、档案严格按照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整理，并做电子目录方便日后检索。

　　第四章档案建档十、分类梳理

　　归档的资料，由档案员分类、编号、于文件归档的当天入库，并建立《档案明细台账》

　　十一、档案专用章

　　所有归档的复印件及归档原件产生的复印件，每页纸加盖蓝色档案专用章，加盖档案专用章的复印件视同原件使用，档案专用章置于档案室，由档案员保管。

　　十二、档案编号章

　　档案盒中每份档案右上角加盖红色编号章，编号手写，档案编号章置于档案室，由档案员保管，对已归档编号档案做出的任何调整须登记备查。

　　十三、检索目录

　　所有归档文件，由档案员建立对应关系的电子版检索目录，并定期核对。

　　十四、电子备份

　　重要资料的原件须通过扫描等方式建立电子备份，各归档资料如有电子版的也应一并建档备份。

　　第五章档案使用和归还十五、档案使用

　　1、文件复印：由使用人填写《档案复印件登记簿》，一般性文件经部门负责人批准，重要文件同时报分管副总批准，由档案员复印、提供。 2、借出已加盖档案专用章的复印件：由使用人填写《档案借出登记簿》，经部门负责人批准，最长不超过十个工作日，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准；十日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续。

　　3、借阅原始文件：由使用人填写《档案借阅登记簿》，经部门负责人批准，于档案室制定的地点查阅，不得带离档案室，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准。

　　4、外单位借出档案时，由使用人填写《档案借出登记簿》，须经总经理批准后方可使用。

　　5、按规定审批，由当事人和档案员在相应登记簿上登记并签字确认方可使用档案；违者一经发现，对档案员处以200-1000元/人/件的罚款；造成损失的，由档案员全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。

　　十六、档案归还

　　1、档案使用者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散或损毁。借出的各类档案文件在归还时，经检查无误后，应在《档案借出登记簿》登记，并由使用人和档案员分别签字确认。

　　2、发生损坏、丢失的，对使用人处以200-100元/人/件的罚款；造成损失的，由使用人全部承担，并根据情节轻重予以相应处理。

　　3、档案归还时内容发生变更的，使用人应及时知会档案员进行更新，以保持档案的准确性。

　　十七、档案保管与检查

　　1、公司各类应归档文件应集中于档案室管理，任何部门或个人不得私自保存，更不得擅自销毁或据为己有，造成损失的，由当事人全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。

　　2、每月底，由综合部负责人将对档案室的资料进行抽查；每三个月与档案元共同对档案室的所有资料进行一次彻查，并填写《档案清查记录》。

　　3、档案管理应账实相符，档案损毁或丢失的，由档案员全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。十八、档案的销毁

　　1、对需要进行销毁处理的档案，由档案室填写《档案销毁申请表》，并制作《档案销毁清册》，包括：本单位和卷宗的简短的历史情况、销毁档案所属年代、保管期限及其数量和详细内容、鉴定的情况和销毁的理由等内容的书面报告，经相关部门负责人和总经理审核签字同意后，方可销毁。

　　2、档案员进行档案销毁，QA和档案归档部门各指派一人进行监销，档案销毁须协同保卫部门共同处理。

　　3、档案销毁时档案员要在销毁清册上“销毁情况”一栏注明“已销毁”字样和日期，监销人员要在销毁清册上签字确认。

　　十九、档案管理人员职责

　　1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

　　2、按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。

　　3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。

　　二十、档案的利用

　　1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理签字批准。

　　2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理。

　　3、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。

　　4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。

　　5、必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

　　6、不准转借,必须专人专用。

　　7、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

　　杭化新材料综合管理部

　　20xx年10月

档案管理规章制度8

　　第一条为加强档案信息管理，充分发挥档案信息的作用，有效保存和应用档案信息，制定本制度。

　　第二条本制度所称档案信息是指工程建设活动中形成的各种技术的`、商务的、综合的具有保存价值的文件、批件、标书、纪要、图纸、照片图片、测绘数据、视频、签证、信函、通知、报表等，包括纸质资料、电子版资料和多媒体资料等。

　　第三条公司规划建设管理部负责工程类档案信息的收集、

　　第四条调度员、测绘员、施工管理员、监理工程师、招标单位、设计单位、施工单位和公司运行管理部门是档案信息资料的来源，负责相关资料的绘制、记录、编辑、修改、

　　第五条各种档案信息资料应按要求分类编码保存，要注意防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持适当的通风。具体要求参照公司综合档案管理办法。

　　第六条工程竣工图纸及相关资料应在归档的同时向生产运行相关部门及时

　　第七条旧管

　　第八条档案资料的借阅执行综合档案相关条款。

　　第九条档案信息需要同时向综合管理部归档的，应按要求归档。

　　第十条保存三年以上的工程类档案资料应移交综合管理部档案室统一保存，需要留存备用的可留复印件。

　　第十一条未尽事宜执行综合管理部档案管理办法。

档案管理规章制度9

　　目的作用

　　公司的文秘档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为了加强对文秘档案的管理，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

　　管理职责

　　行政管理部是公司文秘档案的归口管理部门，负责文秘档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查，加强对文秘档案室的业务领导和工作实务指导。

　　各部门所负责的部门内部档案资料，应有专人兼管。同样也应执行本制度所规定的各项条款要求。

　　文秘档案室是公司对文秘档案的专管机构，在行政管理部的领导下，其管理的主要职责为：

　　制定或参与制定关于文秘档案管理方面的规章制度。

　　协助行政管理部长对各职能部门文件资料归档管理的指导监督。

　　负责对永久行文秘档案向有关档案机构的移交工作。

　　总结经验，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘档案资料能够充分得到利用，为经营服务产生收益。

　　归档资料的范围、内容

　　计划性文件资料

　　包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作规划、计划。

　　批示性文件材料

　　包括公司各类标准、指标，如计划指标、考核标准、技术标准等；公司管理层在生产经营中的各类命令、工作指示、调度记录等。

　　法规性文件

　　包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件；公司内部制定的各类规章制度。

　　公司的重大决议

　　包括由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。

　　总结性文件

　　包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结；下属单位的工作总结及单项性的各种总结报告。

　　凭证性材料

　　包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、凭证、台帐等。如产量记录、质量记录、设备保养维护记录，以及材料能源消耗等、产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。

　　汇报性材料

　　包括公司向各上级主管单位的汇报材料、统计报表、财务报表等；公司领导在外部公共场所发言或发布的各类文书资料等

　　劳资人事资料

　　包括公司的人事任命、人事调整、认识考勤、人才引进和培训考核、工资核定记录等相关资料。

　　调研性资料

　　包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商资料、公司内部各策划方案的技术经济论证材料等。

　　声像制品资料

　　包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学习、考察时或外单位提供的以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料。

　　证件性文书资料

　　包括法人营业执照、土地使用许可证、产品检疫证、卫生许可证、出口许可证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料如汽车使用和房屋建筑等批文证照。

　　馈赠行资料

　　包括上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

　　文件资料的立卷归档

　　档案的收集

　　凡属本制度第三条所涵盖的文件资料，均应归档统一管理，各部门应做好资料的分类立卷，至次年元月底整理归档；会计归档类在年度终结后，由财务部门编造清册，每两年归档一次。

　　银行票据由财务部立卷留存；各类报表（应收帐报表、销售报表等）报相关领导阅后由专人回收并即刻销毁，只财务部立卷留存。

　　业务要货计划、往来函等业务传真、资料由业务部立卷留存。

　　各类外来文件、资料由总经理办公室负责立卷留存；内部文件原则上各部门传阅后，即由总经理办公室回收立卷留存。

　　公司员工应注意随时收集各种信息资料，并及时汇总到各部门档案管理员，员工因公外出参观学习考察和参加个各种会议回到公司后，应将相关资料全部移交档案管理员。

　　立卷归档的时间

　　凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。

　　对于某些专门文件，或驻地分散在外的'个别业务单位的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。

　　立卷归档的要求

　　各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的文秘档案资料，递交文秘档案室立卷归档。

　　移交档案要填写移交清单，移交清单一式两份，双方签字后各执一份。

　　归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须归在一起。

　　立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，然后还要填写备考表，注明保管期限。

　　填写案卷一律用炭素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。

　　立卷应以本单位形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。

　　立卷应以同类问题为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。

　　立卷应把上级文件于本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。

　　立卷归档后，发现还有需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。

　　文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。

　　各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有条件，并保持其完好无损。

　　声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

　　文秘档案的借阅

　　文秘档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人需须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。

　　各部门工作人员可直接查阅属于本部门业务工作范围得文秘档案资料。如需查阅非本部门得重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案得部门领导批准，方可借阅。

　　文秘档案得借阅者应负责档案得完整和完好，不得私自影印、复印、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加注标语，不得转借，如有**，酌情处罚。

　　对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采取复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制文件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制件不会有误。

　　必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自对档案资料作解释或下结论。

　　文秘档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延期借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。

　　借阅文秘档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。

　　文秘档案保密要求

　　档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。

　　档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、秘密三级。

　　有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经公司办公室主任或副总以上领导批准。

　　有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室主任或副总以上级领导批准。

　　对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

　　外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。

　　档案管理员丢失或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。

　　企业在职工工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离。

　　超期档案的销毁

　　对超过保存期限的档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁。

　　经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

　　销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

档案管理规章制度10

　　一、凡公司各个基层单位、部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定向本单位档案管理部门移交，集中管理，任何单位和个人不得将档案据为已有。

　　二、各基层单位、部门领导应重视各自单位文件资料的管理和档案立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。

　　三、各基层单位、部门的档案管理工作由行政管理部负责监督和指导。

　　四、归档内容

　　1、凡是反映本单位、本部门工作活动、具有查考利用价值的原始文件材料（文字、图表、声像等）均属归档范围。

　　2、各基层单位、部门应归档的文件材料。

　　3、党和国家领导人及上级单位有关领导视察、检查本单位工作时有特殊保存价值的重要指示、讲话、题词、照片和录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊。

　　4、股东会、董事会、年度工作会议、总裁办公会、项目论证会、业务专题会议等重要会议的会议纪要、记录的成套文件材料以及会议形成的声像材料等。

　　5、颁发的各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。

　　6、请示与批复文件。

　　7、年度工作计划、总结、参考价值的考察报告，重要工作汇报材料等。

　　8、领导公务活动形成的'重要文件、电报、电话记录，来自外单位的与公司有关的文件材料。

　　9、员工花名册、员工个人信息档案、入离公司记录、劳动合同（协议）、薪酬制度，以及职务任免、职级评定、绩效考核、培训等人力资源管理工作中形成的文件材料。每年4月做归档封存。

　　10、财务预决算、财务凭证、财务账簿、相关财务往来协议、合同等。以上资料以3至5年为期限视情况做存档。

　　11、组织机构、人员编制，各基层单位、部门批准执行的规章制度。

　　12、企业历史沿革，包括企业简介、大事记、反映企业重要活动、事件的剪报、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物宣传册及展览照片、录音、录像等文件材料。

　　13、月度（或季度）的工作综述、项目动态等文件材料的定稿，编印的企业要闻、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物（企业报、企业杂志等）的定稿、样本。

　　14、解决法律纠纷问题形成的文件材料。

　　15、企业所有对外签订的各种合同、协议书。

　　16、固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证。

　　17、在购置大型办公设备中形成的凭证、协议合同、图纸、使用说明书等设备资料。

　　18、审计、考核及接受上级单位检查等活动中形成的重要文件。

　　19、外单位与本企业的工作来往文件等。

　　五、归档要求

　　1、公司各基层单位、部门应在每年三月底以前将上年度已办理完毕、

　　需归档的文件材料整理、鉴定、立卷，定期向档案管理部门移交。

　　2、公司各基层单位、部门必须严格遵守归档制度，在接收相关文件后的`3个工作日内做好文件资料原件的归档工作，不得无故延期或不移交应归档的文件材料。不能及时归档的，或无法原件存档的，要做出相应说明。如因工作需要还需使用相关文件，应按先立卷归档后再办理借阅手续。

　　六、档案的鉴定与销毁

　　1、行政管理部对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，提出存毁意见，经企业有关领导批准后，按规定进行销毁。

　　2、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。若按规定需要销毁时，要由二人以上并在指定地点进行监销，档案管理人员要认真填写、编制销毁清单，经报总裁批准后方可销毁。

　　七、档案的借阅

　　1、公司各部门因工作需要，员工借阅本部门的业务档案需到行政管理部填写档案借阅单，经直接上级批准后方可借阅。

　　2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门主管同意或公司领导批准。

　　3、机密档案的借阅需经总裁（或分管副总裁）批准。

　　4、借阅档案必须严格履行登记手续，档案管理人员要及时对归还的档案进行检查和清点，并在登记薄上注销借用记录。

　　5、借阅的档案不得泄密、涂改、勾画、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经相关领导批准。

　　6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

　　7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，如有遗失，将由行政管理部视情况给予经济处罚。

　　8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应报相关领导批准，且按公司有关保密规定办理。

　　9、公司人员岗位调动时，必须将借阅的档案及时归还。否则，人事专员有权拒绝办理调岗手续。

档案管理规章制度11

　　第一条设立专门的档案库房或档案柜对档案进行存放、保管，并指派专人负责，做到“专人专柜”的管理。档案管理人员应严格保守档案机密，任何人不得擅自进入档案室，以保证维护档案的完整性和安全性。

　　第二条档案室配备档案柜或密集架，档案上架排列应科学合理，便于查找。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。

　　第三条对照片、光盘、U盘等特殊载体的档案须配置密封盒和专门的案卷盒，按编号盒存放在防磁柜。

　　第四条档案室要做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等“八防”工作。

　　第五条档案室在接收同级别人事档案托管机构或企业移交的档案后，应对移交档案进行严格检查，确保后续托管业务能顺利开展。

　　第六条确定接收的'移交档案要办理托管协议，做好编目工作，并及时入库并及时完成档案汇总统计、登记电子档工作。

　　第七条各类外借档案必须严格执行档案借阅制度，在归还时要核对是否有遗漏或损害，及时放回原处。

　　第八条定期对库房档案进行清理、核对工作，做到帐物相符。对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。

　　一、档案科所有工作人员都有保护档案义务，档案属于涉及托管人员隐私，未经许可不得外借、外传。

　　二、各类档案的借（查）阅，必须填写《档案借（查）阅申请单》

　　三、个人档案一律须托管人员本人、或委托书指定的委托人，经过相关审批流程后方可借阅。

　　四、外单位来人借（查）本托管人档案，需持单位《档案借（查）阅申请单》并经科长签字批准，方可查阅。

　　五、阅档必须在档案室，不得携带外出，以确保档案的安全性。借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管领导批准。

　　六、外借的档案借阅者必须妥善保管，借阅的档案只限本人使用，未经许可不得擅自转借、拆开、调换、污损文件或在文件上圈点、划字等，要保持档案的整洁、完整。

　　七、外借档案一旦发生遗失、损坏、销毁等，应立即知会办公室进行处置。

　　第五条归档范围：

　　1、公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委任书、协议、合同、项目方案等具有参考价值的文件材料。

　　2、本公司的请示与上级机关的批复以及对外的正式发文与有关单位来往的文书。

　　3、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

　　第六条档案的借阅与索取：

　　1、借阅档案要认真填写《借阅档案登记薄》。

　　2、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

　　3、归还档案时，档案管理人员要严格检查，如发现遗失、污损、或随意涂改情况的，要追究借阅者责任，并及时报告公司主管领导。

　　第六条档案的销毁：

　　1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。

　　2、若按规定需要销毁时，必须编制《档案销毁清册》，属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准核对清楚后方可销毁。

　　3、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

　　一、设备档案的归档范围

　　(一)设备仪器依据性文件材料。

　　(二)设备仪器随机文件室材料。

　　(三)设备仪器运行、维护文件材料。

　　二、设备档案的立卷归档要求

　　凡重要设备须归档的文件材料，在设备进单位时，应严格遵守设备开箱验收制度，验收时，须由档案室人员、设备使用部门双方到场验收并填写设备开箱验收记录，以保证设备档案的完整、齐全。验收完毕交档案室保管。

　　三、设备档案的归档时间

　　设备档案的归档时间是随时归档。

　　四、设备档案的立卷要求

　　1、设备档案文件材料要收集齐全，系统整理，书写材料优良，字迹工整、图样清晰、签署完备，有利于长远保存。

　　2、案卷装订应在组卷、卷内文件排列和编目的基础上进行。

　　3、案卷内不同尺寸的科技文件材料要折叠成统一幅面，一般以A4图幅为标准。

　　4、长远保存的案卷装订必须取掉金属物。

　　5、案卷不装订时，其科技文件材料要按照卷内目录的编排次序排列有序。

　　6、案卷要整齐美观。

　　五、设备档案的借阅和保管

　　1、设备档案应及时归入档案室专柜存放。各部门需要查阅时，可按规定向档案室借阅，若要复印或常借等，必须经分管领导同意，方可实施，任何科室和个人不得将其原始材料占为已有。

　　2、安监局档案室负责设备档案的监督、指导和检查。

档案管理规章制度12

　　一、目的

　　为了对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。维护人事档案材料完整，防止材料损坏，规范人事档案的管理，特制定本制度。

　　二、范围

　　本制度适用于对公司人事档案的执行管理。

　　三、职责

　　3.1人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保存、定期检查核对、转递、保密、统计等工作。

　　3.2人事档案管理：集团公司人事管理课(宁波地区)负责本地区所有分公司、直属部门的人事档案管理工作。外地分公司的员工人事档案管理由当地人事管理部门负责管理工作。

　　3.3集团公司人力资源部为本制度的归口部门，负责指导监督各部门、分公司的人事档案管理工作、负责本制度的编制及落实执行工作。

　　3.4集团公司企业委员会负责本制度的审议及授权主管人签核，总裁负责本制度的批准执行。

　　四、人事档案管理的内容

　　4.1员工人事档案归档及管理：新员工入职时将《员工应聘申请表》及相关证件(毕业证书、身份证、各类技术认证证书)复印件提交人事管理课，人事管理课根据《员工应聘申请表》建立员工人事档案(内容包括：该员工的应聘、录用、劳动合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等相关资料)并及时归档。归档的流程为首先对新的员工人事档案材料进行鉴别，其次按新员工的所在部门以及职务、性别等进行分类并确定其归档的具体位置并且在目录上补登新员工人事档案材料的名称及有关内容，最后将新员工的人事档案材料归档。

　　4.1.1确立两级档案管理制度：一级员工人事档案为员工入司随转的`人事档案材料。二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整情况、学历及职称变化情况、历年考核情况及员工基本情况复印件备查材料等。

　　4.1.2员工人事档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门、职务归类。员工终止/解除劳动关系时，应将该员工人事档案的材料归入公司人事

　　离职员工人事档案类。

　　4.1.3员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在《员工离职通知单》上签字，确认无遗留问题;员工相关档案调入单位时，人力资源部核对档案材料，密封该员工人事档案，连同开具的《档案材料转移单》及其它有关材料，转至调入单位并归档。相关手续《员工入职试工转正辞退作业管理制度》。

　　4.2检查核对：人力资源部人事管理课档案管理员要定期(每月25日)对员工的人事档案进行检查核对并在《员工人事档案统计表》上签字，确保员工的人事档案的完整、安全。但是下列情况下，也要进行检查核对：突发事件后，如被盗、遗失、或水灾火灾之后;对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失;发现某些损失之后，如发现材料变酶、发现虫蛀等;检查完毕后必须在《员工人事档案统计表》上确认签字。

　　4.3转递(员工异动)：档案转递过程如下，人事管理课档案管理员取出要转走的员工人事档案并在档案帐册上注销该员工的人事档案并填写《转递人事档案通知单》，按发文要求包装、密封。在转递过程中应遵循保密原则并且要求收档单位在回执上签字盖章。

　　4.4保密制度：由人事管理课档案管理员负责人事档案管理。不得将人事档案材料带到公共场合。公司人事管理课对接受员工原单位转递而来的认识档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。

　　4.5统计：人事管理课每月25日须对员工人事档案的数量、人事档案材料收集补充情况、档案整理情况、档案保管情况、利用情况进行统计并填写《员工人事档案统计表》。

　　4.5.1人事档案统计分类：履历及相关证件材料、鉴定及考核材料、评聘及奖惩材料、其他可供公司参考资料。

　　4.5.2人事档案统计信息要及时更新，人力资源部根据人员流动情况每月25日必须将相关人事档案的统计情况更新并填写《员工人事档案统计表》，提报人力资源部总监审核。五、员工人事档案管理，应严格执行国家和公司有关规定。

　　查阅员工人事档案应经人力资源部总监(或总裁)批准，并办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。人事档案管理规章制度6

　　一、牢固树立保密观念，严格遵守党和国家的保密制度，严防失密、泄密事故发生。

　　二、不得向与工作无关人员谈论档案内容，不准用电话、传真提供密秘级以上档案。

　　三、凡借阅秘密级以上档案，须经主管领导及档案馆长批准，未经批准不得借出、复制或摘抄。

　　四、档案人员不得随意丢放、擅自提供、抄录、公布、损毁、丢失、涂改、伪造或销毁档案、绝密档案要单独保管。

　　五、密级档案要经常查对，失泄密时要及时上报局主管领导，并对责任者进行追究处量。

六、非档案工作人员不得进入档案库房。

　　七、任何人不准私自保存档案或携档案进入公共场所。

　　八、档案管理人员应熟知本局各类档案的密级划分，调密级档案时不少于两名工作人员。

　　九、档案在传递时应以机密件通过机要通信转出，或由档案人员二人以上专呈递送。

档案管理规章制度13

　　第一章拟建立的规章制度

　　一、拟建立的公众管理制度包括业主临时公约、业主委员会章程、客户服务指南或住户手册、精神文明公约、住宅公共设施设备维修基金管理办法、治安管理须知、车辆进出停放管理须知、消防管理须知、环境卫生管理须知、招牌广告及公共场地、墙壁、屋面管理须知、营业场所管理须知、文娱场所管理须知、装饰装修管理须知等。

　　根据招标书要求提供的《业主临时公约》附文如下,其他详细内容此处略。

　　注:《凤凰城业主临时公约》建议稿附后。

　　二、拟建立的内部管理制度包括人事管理制度、福利管理制度、考勤管理制度、财务管理制度、预算管理制度、奖惩管理制度、投诉管理制度、文件管理制度、员工基本规范、通讯设备管理制度、管理体系及重大事项决策管理制度、培训管理制度。

　　详细内容此处略。

　　三、拟建立的质量手册及程序文件包括质量手册、文件控制程序文件、质量记录程序文件、管理评审程序文件、人力资源程序文件、合同评审程序文件、物业接管程序文件、服务设计开发程序文件、采购程序文件、入住管理程序文件、内部审核程序文件、不合格程序文件、数据分析程序文件、纠正防措施程序文件等。

　　详细内容此处略。

　　四、拟建立的工作手册包括各级岗位职责工作手册、社区文化工作手册、公共场地工作手册、营业文娱场所工作手册、房屋整改工作手册、空房管理工作手册、住户入住工作手册、装修管理工作手册、投诉的接待和处理工作手册、住户意见的征求、评议以及服务的定期回访工作手册、住户档案管理工作手册、便民服务实施工作手册、费用的统计、收取和追收欠款工作手册、环卫工作手册、绿化工作手册、报修工作手册、供配电设施设备工作手册、给排水设施设备工作手册、电梯设施设备工作手册、库房工作手册、突发事件或异常情况处理工作手册、勤务工作手册、安全工作手册、门卫工作手册、巡逻工作手册、争创物业优秀规划等。

　　详细内容此处略。

　　五、拟建立的质量记录文件因数量达几百份,此处省略

　　第二章档案的建立与管理

　　一、物业档案建立的内容档案建立的内容包括:业主入伙资料;

　　客户家庭资料;

　　客户联系电话:包括:正常情况下的联系电话和紧急情况下的.联系电话,如家庭电话、单位电话、手机、呼机、E-mail地址等;

　　客户室内装修管理资料包括:装修申请表、装修过程情况记录、管线变动情况等;

　　客户日常维修资料包括:维修、维修回访等记录情况;

　　客户反馈资料包括:服务质量回访记录、客户投诉及处理记录、客户意见征询、统计记录等。

　　二、物业档案管理的具体措施客户档案资料是在客户入伙以后逐步建立起来的,其内容包括客户的姓名、家庭情况、工作单位、联系方法、管理费收缴情况、室内装修管理资料及物业独用部分使用及保养维修情况等。

　　1、客户档案的收集设立档案室,建立相应规章制度,对客户档案进行严格管理。

　　资料收集坚持内容丰富的原则。

　　在实际工作中从需要出发,扩大资料来源,从时间上讲是在业主入伙时开始收集归档,实行客户一户一档。

　　2、客户权籍资料管理从客户入伙开始,应着手权籍资料的收集工作,权籍资料的收集、整理、归档,应做到条理清晰、完整齐全,便于查阅。

　　管理和使用好权籍资料,动态反映客户权籍状况,为客户需求提供服务。

　　3、客户档案的整理各个业务范围上收集到的信息资料,统一交档案员集中整理,整理的重点根据资料内容、来源进行分类,做到条理清晰、便于查阅。

　　4、客户档案的归档凤凰城小区管理处的业务接待将收集到的客户资料每月五日前提交档案中心。

　　物业档案中心员按照物业管理自身的内在规律和联系,将资料分类有序地保存,并输入计算机存档,运用计算机的先进手段进行档案资料的管理。

　　5、档案的利用为客户服务工作及时提供档案资料,直接或间接地为客户管理服务,从而有效地提高服务质量和服务水平。

　　6、客户档案的管理客户档案的使用有严格的规定,借阅必须由具备规定条件的人员经登记后方可借出,归还时须由专人进行检查,如有破损,立即修复,严重时追究有关人员的责任。

　　客户档案存放时要做好防火、防潮、防蛀工作,计算机使用时应防止电脑病毒侵入。

档案管理规章制度14

　　第一条为了加强城市地下管线工程档案的管理，保障地下管线安全，充分发挥地下管线档案在城市规划、建设、管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、国务院《建设工程质量管理条例》等有关法律、法规，结合本市实际，制定本办法。

　　第二条本办法适用于本市城市规划区内地下管线工程档案的管理。

　　本办法所称城市地下管线工程档案，是指本市城市规划区内新建、改建、扩建的包括城市供水、排水、燃气、热力、电力、电信、广播电视、工业等在内的各类地下管线及相关的人防、地铁等工程档案。

　　第三条市建设行政主管部门负责本市城市地下管线工程档案管理工作。

　　市城建档案管理机构负责城市地下管线工程档案管理的具体工作，业务上受市档案行政管理部门的监督与指导。

　　第四条建设单位在编制建设项目修建性详细规划前，应当到市城建档案管理机构查询施工地段的地下管线工程档案，取得该施工地段地下管线现状资料。并在申请领取建设工程规划许可证时，报送规划行政主管部门。

　　第五条建设单位办理地下管线工程施工许可手续时，应当与市城建档案管理机构签订《移交档案责任书》。

　　第六条施工单位在地下管线工程施工前应当取得施工地段地下管线现状资料；施工中发现未建档的管线，应当及时通过建设单位向建设行政主管部门报告。

　　建设行政主管部门接到报告后，应当组织相关单位查明地下管线的性质、权属，责令地下管线产权单位测定其坐标、标高及走向。地下管线产权单位应当及时将测量的资料报送市城建档案管理机构。

　　第七条地下管线工程覆土前，建设单位应当委托具有相应资质的工程测量单位，按照《城市地下管线探测技术规程》采用gps定位技术进行竣工测量，形成准确的竣工测量数据文件和管线工程测量图，并经地下管线产权单位进行确认。

　　实施监理的地下管线工程，监理单位应当对地下管线工程档案资料进行审查确认。

　　对重要的地下管线工程施工中档案资料的形成，市城建档案管理机构可进行现场监督检查，有关部门、单位应当给予配合。

　　第八条地下管线工程竣工验收前，建设单位应当提请市城建档案管理机构对地下管线工程档案进行专项预验收，合格后方可进行地下管线工程竣工验收。

　　市重点项目的地下管线工程，建设单位应当通知市档案行政管理部门派员参加预验收并参加竣工档案的验收。

　　第九条工程测量单位应当及时向市城建档案管理机构移交有关地下管线工程的1：500城市地形图和控制成果。

　　对于工程测量单位移交的城市地形图和控制成果，市城建档案管理机构不得出售、转让。

　　第十条建设单位在地下管线工程竣工验收备案前，应当向市城建档案管理机构移交下列档案资料：

　　(一)地下管线工程项目准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件和竣工图；

　　(二)地下管线竣工测量成果；

　　(三)其他应当归档的电子文件、工程照片、录像等资料。

　　城市供水、排水、燃气、热力、电力、电信等地下管线专业管理单位(以下简称地下管线专业管理单位)应当及时向市城建档案管理机构移交地下管线专业图。

　　第十一条地下管线专业管理单位应当将更改、报废、漏测部分的地下管线工程档案，及时修改补充到本单位的地下管线专业图上，并在一个月内将修改补充的地下管线专业图(含电子和纸质图)及有关资料向市城建档案管理机构移交。

　　第十二条建设单位向市城建档案管理机构移交的档案资料应当符合《建设工程文件归档整理规范》和《辽宁省建设工程文件归档整理规范》的规定及其他有关要求。

　　第十三条地下管线工程竣工档案必须完整、准确、真实，不得涂改和伪造，并需编制单位负责人签字盖章。

　　第十四条市建设行政主管部门应当会同专业地下管线工程管理部门不定期组织地下管线普查，并对地下管线信息数据库进行修正。

　　本办法实施前地下管线工程已投入使用的，由市建设行政主管部门组织普查，各专业地下管线工程管理部门予以配合。普查成果经各专业地下管线工程管理部

　　门确认后，由市城建档案管理机构统一接收和管理。

　　各专业地下管线工程管理部门可从市城建档案管理机构免费查询本部门管理单位的专业地下管线工程档案资料。

　　第十五条市城建档案管理机构应当绘制地下管线综合图，建立地下管线信息系统，并及时接收普查和补测、补绘所形成的地下管线成果。

　　市城建档案管理机构应当依据地下管线专业图等有关地下管线工程档案资料和工程测量单位移交的城市地形图和控制成果，及时修改城市地下管线综合图，并输入城市地下管线信息系统。

　　第十六条市城建档案管理机构应当建立、健全科学的管理制度，配备专业人员，做好地下管线工程档案的接收、整理、鉴定、统计、保管、利用和保密工作。

　　第十七条市城建档案管理机构应当建立地下管线工程档案资料的利用制度，积极开发地下管线工程档案资源，为城市规划、建设和管理提供服务。

　　第十八条违反本办法规定，建设单位未报送地下管线工程档案的，由建设行政主管部门责令改正，并处1万元以上10万元以下罚款；对单位直接负责的主管人员和其他直接责任人员，处单位罚款数额5％以上10％以下罚款；因建设单位未报送地下管线工程档案，造成施工单位在施工中损坏地下管线的，建设单位依法承担相应的责任。

　　第十九条违反本办法规定，建设单位不按期报送地下管线工程档案资料或者报送的.地下管线工程档案资料不符合规定要求的，由市城建档案管理机构责令其限期报送；逾期不报送的，市城建档案管理机构可以委托具备相应资质的单位进行测绘，测绘费用由建设单位承担。

　　第二十条违反本办法规定，地下管线专业管理单位未移交地下管线工程档案的，由建设行政主管部门责令改正，并处1万元以下罚款；因地下管线专业管理单位未移交地下管线工程档案，造成施工单位在施工中损坏地下管线的，地下管线专业管理单位依法承担相应的责任。

　　第二十一条违反本办法规定，建设单位和施工单位未按照规定查询和取得施工地段的地下管线资料而组织施工，损坏地下管线给他人造成损失的，依法承担赔偿责任。

　　第二十二条违反本办法规定，工程测量单位未按照规定提供准确的地下管线测量成果，致使施工时损坏地下管线给他人造成损失的，依法承担赔偿责任。

　　第二十三条建设行政主管部门实施行政处罚后须报市档案行政管理部门备案。

　　第二十四条市城建档案管理机构因保管不善，致使档案丢失，或者违反保密制度提供地下管线工程档案资料的，或者因汇总管线信息资料错误致使在施工中造成损失的，应当依法承担赔偿责任；相关责任人员，由有关部门依法给予行政处分。

　　第二十五条规划区以外的地下管线工程档案管理参照本办法执行。

　　第二十六条本办法自10月1日起施行。