新时期高校民生档案工作探析

新时期高校民生档案工作探析

新时期高校民生档案工作探析
张建梅
[摘要]高校民生档案事关师生的生存与发展。文章阐述了加强高校民生档案的重要意义，提出了高校加强民生档案工作的三项原则，即以师生的民生需求为导向，以法律法规为保障，以丰富的馆藏资源为基础，并在此基础上指出，当前必须着力推进以教师业绩档案、学生成长档案、名师教学档案、校园文化档案为重点的高校民生档案建设。
[关键词]民生档案 高校学生成长档案校园文化档案
[作者简介]张建梅（1971-），女，甘肃张掖人，湖州师范学院档案馆，硕士，主要研究方向为档案管理。（浙江湖州 313000）
[中图分类号]G271
[文献标识码]A [文章编号]1004-3985(2010)36-0054-02
党的十七大明确提出关注民生、保障民生、改善民生是科学发展观的重要组成部分，并把民生问题作为党和政府工作的重点。为贯彻十七大精神，国家档案局于2007年12月29日印发了《关于加强民生档案工作的意见》，要求各级档案部门自觉将民生档案工作纳入工作范畴，积极探索民生档案管理和利用的最佳方式和有效途径。2008年9月1日实施的《高校档案管理办法》明确指出，高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构；加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。因此，高校档案部门要根据自身的特点，以发展的眼光找准建立覆盖师生员工的档案资源，以方便快捷的服务手段为广大师生员工做好服务。
一、高校加强民生档案工作的重要意义
民生档案是单位、社会组织和个人在劳动就业、社会保障、医疗卫生、教育、公共管理等民生领域中形成的各种载体的文件材料，是维护群众权（范文先生网 www.fwsir.com）益的原始凭证，是“人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题”在档案工作中的集中体现①。因此，高校加强民生档案工作具有非常重要的意义。
1．高校加强民生档案工作是贯彻落实十七大精神的必然要求。党的十七大报告明确指出，加快推进以改善民生为重点的社会建设，努力使全体人民学有所教、劳有所得、病有所养、住有所居。这不仅明确了我国改革发展关键阶段社会建设的重点内容和战略目标，同时，也为档案工作服务党和国家工作大局指明了前进方向。为此，档案部门必须紧紧围绕以改善民生为重点的社会建设，牢牢抓住服务民生不动摇，围绕服务民生制定发展目标，部署工作任务，整合各类民生档案资源，使档案工作的成果更多地体现服务民生、改善民生。当前，高校要把加强民生档案管理作为改善民生服务和推进档案工作发展的一项重要任务，切实提高思想认识，增强工作意识，明确目标要求，认真研究部署，扎实推进实施，着力推动建立覆盖人民群众的档案资源体系和服务人民群众的档案利用体系。
2．高校加强民生档案工作是全面提高高等教育质量的必然要求。新时期高等教育改革发展的着力点在于提高质量、走内涵发展之路。这就要求必须牢牢抓住人才培养这个根本，始终坚持教育以育人为本、以学生为主体，办学以人才为本、以教师为主体。以学生为主体，高校档案工作要服务学生的成长成才，根据提高人才培养质量的要求和大学生的发展特点，加强心理健康、就业、帮困助学等民生服务，更好地促进大学生的全面发展。以教师为主体，高校档案工作要服务于高素质师资队伍建设，开拓新的服务渠道，提高教师民生档案工作的质量和水平，全力促进教师全身心投入教学、科研和育人工作。
3．高校加强民生档案工作是全面构建和谐校园的必然要求。建设和谐社会离不开和谐校园的建设，高校档案馆更好更快地开发利用学校民生档案信息资源，对构建和谐校园有很大的促进作用。档案工作要坚持以人为本，积极主动地把实现好、维护好、发展好广大师生员工的根本利益作为高校档案工作的出发点和落脚点，改变过去“重事轻人、重物轻人、重官轻民、重名入轻普通人、重机构轻个人”的观念，转变在档案利用中存在的重学校利用、轻个人利用，重为学校服务、轻为师生员工服务的做法，重视所有涉及人的档案的价值，真正认识到档案的重要性和有用性，不再仅局限于政府和学校，而要面向大众，面向师生，要像重视部门利用那样重视学校师生员工的利用，尽快建立方便师生员工的档案利用体系，树立“服务民生与服务业务并重，服务领导与服务群众并重”的观念，充分发挥档案工作在解决民生问题中的重要作用②。
二、高校建设民生档案的基本原则
高校档案是学校发展历史的缩影，它包含了教学、科研、管理等诸多方面的内容，反映了历届师生员工各个时期的活动。多年来高校档案主要是为学校的各项工作如编史修志、工作查考、学术研究、经济建设、宣传教育等服务。但是高校档案中也包含大量民生档案，高校民生档案主要有人事、工资福利、师资培训、职称、教师科研成果、招生、学生学籍、学生就业、医疗、保险、聘用合同等与师生相关的档案。在校工作、生活过的教工和学生如果遭遇各种证明缺失、证件丢失等均可来档案馆查询，并得到相关证明解决学历认证、工龄、工资确认、亲属证明、知识产权等民生问题。
高校民生档案服务对象主要是师生。在查到相美民生档案资料后可开证明、复印相关材料并加盖档案馆档案证明专用章，复印件即可起到原件的作用。例如利用文书档案进行工作考查和享受党的惠民政策，利用学籍档案办理就业手续，利用人事档案办理出国、买房贷款、遗产继承手续，利用房产档案确定房产权，利用工资档案核实工龄办理退休手续等，这不仅解决了教职员工和毕业生的燃眉之急，在一定程度上化解了社会矛盾，稳定社会秩序，促进社会和谐③。民生档案事关师生的生存和发展，我们必须坚持以人为本的理念，确定建立民生档案的原则。
1．高校民生档案必须以师生需求为导向。对高校档案工作而言，关注民生、服务民生就是要以师生员工的需要为导向。因此高校档案部门要认真了解师生的需求，有针对性地开展民生档案工作，抓好民生档案基础业务管理和建设，把民生档案纳入档案管理体制，科学整合和丰富馆藏各类民生档案资源，突出民生档案在档案资源建设中的地位，建立覆盖师生的档案资源体系。对民生档案优先收集，优先编目，优先整理，优先输入，优先提供利用，使档案工作真正做到察民情、知民意、解民忧、维民权、保民安，更好地发挥档案事业在服务民生和社会和谐方面的积极作用。
2．高校民生档案必须以法律法规为保障。为了更好地建立民生档案，高校档案部门必须要有统一的标准体系和制度保障，把指导和监督涉及民生事务的部门的档案工作作为工作重点，督促这些部门做好民生档案材料的收集与归档工作，确保民生档案及时建档、有效管理，确保民生档案齐全完整，为服务民生提供真实可靠的信息来源。同时，由于民生档案中涉及公众的诸多私人信息，在提供和利用过程中，可能会出现侵权、伤害群众利益的行为，为防患于未然，就需要建立健全民生档案法规体系，明确民生档案公开的范围、方式和程序，保障师生的利益不受侵犯。
3．高校民生档案必须以丰富的馆藏资源为基础。要做好民生档案工作，就必须要做好基础性档案资源建设，建立能满足师生需求的档案资源体系。一方面，档案工作人员要对馆藏档案进行筛选，整合学校民生档案资源，以便更好地为师生服务；另一方面，高校档案部门要围绕服务民生，积极调整馆藏建设思路，突出为民、便民、惠民主题，加大与师生员工关系密切的人事档案、教师业务档案、学校名人档案等各类专门档案和专业档案的接收力度。不断丰富馆藏资源，改善馆藏结构，逐步建立面向民生、覆盖民生的多元化档案资源体系，使高校档案部门真正成为学校各类民生档案的保管基地和公共查询中心。
三、高校民生档案建设的着力点
民生问题是一个不断变化的问题，高校民生档案工作要紧跟民生问题的变化，积极拓展服务的渠道和范围，克服过去“编”多“研”少，编研成果跟不上形势的问题，找准档案工作服务民生的着力点。
1．教师业绩档案。高校教师既承担着教书育人的职责，又担负着科研重任，仅凭人事档案是不能完全反映教师业绩的。现行的高校综合档案管理是依据《高校档案实体分类法》进行分类，反映教师特点、学术水平和专业技术能力的档案材料分散于教学、科研、出版等档案中，缺乏系统性和完整性，不利于高校人才资源的开发和配置。建立教师业绩档案，能真实地反映教师德、能、勤、绩等多方面的情况，可以客观准确地评价教师的教学成绩、学识水平和科研能力。不仅可以多角度、全方位对教师工作进行价值判断，为学校发展服务，同时通过间接基础资料的反馈，也有利于教师的自我调节。教师业绩档案是一项有利于教师个人，更有利于学校各项工作协调发展的实践活动，在教师的科技成果、专业技术职称评聘、申请科研项目、申报科技奖励、申请政府津贴以及学科带头人的申请与考核等工作中都将起到重要的参考作用。
2．学生成长档案。高校学生档案是学生在高校学习、实践活动中形成的，是学生的个人经历、思想品德、成绩、个性特点、专长爱好、健康状况等方面的原始记录，在某种程度上真实地反映一个学生的客观面貌。作为记录个人学习经历、实践经历、考核奖惩、思想政治状况等内容的文件材料，在就业、职称评定、婚育证明、转正定级、政审、办理养老等社会保险以及开具出国、考研有关证明等方面继续发挥着凭证、依据和参考作用⑥。
档案管理人员应规范学生档案（范文先生网 www.fwsir.com）管理，重视学生档案的珍贵价值，不断挖掘学生档案信息资源，扩大学生档案材料的收集范围，充实档案内容，调整学生类档案接收范围，要改变以往单纯接收教学类档案如学生学籍册、新生录取名册、学生登记表、入党志愿书、毕业登记表等做法，将接收范围扩大到与学生关系密切的个人资料，例如当前要切实做好学生心理档案、学生就业档案等，并把利用率高的学生档案优先进行整理、编目。做好学生档案工作不仅关系到学生个人的前途，也能反映学校的管理水平，这对推动学校改革创新和教育发展有着重要意义。
3．名师教学档案。为了深化教学改革，提高教学质量，突出教学的中心地位，调动教师教学的积极性和创造性，建立学校名师档案是优化人才资源的一项重要工作。名师档案是特定范围内的教学专家在从事教学、科研、社会活动中直接形成的，反映和记录名师个人科研和教学成果，对国家及单位和个人有保存价值的各类文件材料⑦。名师教学档案主要包括个人概况、传记、学术论文、教研技术资料、专著书刊、奖状、证书、录音、录像等原始记录。
4．校园文化档案。校园文化是高校民生的重要组成部分，根据档案资料总结提炼的办学特色、办学指导思想、办学理念、校园文化活动是校园文化建设的力量之源。收集学校的重大事件、重要的政治活动、重要的纪念日、机构变更、学科及专业设置、学术报告、社团活动等方面的资料，编写大事记、组织机构沿革、校史、年鉴、专题资料及出版画册等，对学生进行系统性的校史教育，促进学生进一步了解校情，激励学生严谨治学、传承文脉、开拓创新，提高学生对学校的自豪感和为学校发展做贡献的使命感，着力提高校园文化的品位。

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