高校教学档案管理工作现状的分析和探讨

关于高校教学档案管理工作现状的分析和探讨

　　关于高校教学档案管理工作现状的分析和探讨
　　
　　文/丁嘉莉
　　
　　摘 要：教学档案管理工作是日常管理工作的重要组成部分，针对目前高校教学档案管理工作实际存在的问题，应保证高校教学档案管理工作质量和规范的同时，提高管理人员素质，使档案管理具有灵活、创新、与时俱进的特色，建立规范化、标准化的统一文档管理，形成档案管理平台，提高档案的利用率，并保证档案的信息安全。
　　
　　关键词：教学档案；电子档案；管理平台
　　
　　反映学校教学实践活动和教学管理工作的教学档案是学校管理工作的重要组成部分。教学档案管理者必须结合本校教学实际情况，把教学管理和教学活动过程中形成的能反映教学管理、教学活动的全过程以及对学校今后开展教学工作具有参考价值和凭证作用的文件材料及时收集、归档。高校教学档案管理工作应保证质量和规范的同时，具有灵活创新、与时俱进的特色。在档案管理工作中要重视档案材料的收集、整理和保管，同时把档案信息资源开发出来，提高档案利用率，为学校的教学管理、教学改革与建设发挥重要的作用。但是，目前高校教学档案管理工作在不断发展的同时仍然还存在着不少问题，需要档案管理者在日常工作实践中不断发现问题、解决问题，从而改进档案管理工作。
　　
　　一、目前高校教学档案管理的现状及存在的一些问题
　　
　　1.从档案管理模式上来说，我国高校档案管理方面逐步走上规范化道路
　　
　　随着众多高校办学规模不断扩大、办学层次逐步提升，大部分高校已经逐步实现教学档案的分级管理和分类管理。一方面在校级档案部门下，设立各院系教学档案分管部门，形成教学档案的校、院两级管理，使档案管理更加系统化；另一方面将教学档案分类进行管理，比如，项目档案、科研成果档案等，便于查阅参考，更好地体现档案收集工作的价值。虽然大部分高校档案管理模式已经实现分级管理和分类管理，但在实际管理过程中仍然存在不少问题。
　　
　　（1）档案分级管理体系松散
　　
　　在分级管理模式中，由于高校教学活动众多繁杂，其相应产生的教学档案资料可能出现没有及时归档、整理汇编的情况，从而造成院系级教学档案人员归档不全、材料质量不高等现象发生，
　　
　　使校级档案管理出现错误及遗漏。在分类管理模式中，由于各级管理部门档案分类标准不统一，使档案类别混杂，不利于上下级之间的档案统一管理以及查阅使用。
　　
　　（2）档案管理制度不健全
　　
　　如，在查阅、借阅档案时，登记措施不完善，出现借阅使用期间不妥善保管、用后不及时归还等情况，造成重要档案时有流失。
　　
　　2.从档案管理技术手段上来说，计算机网络新技术的应用极大地革新了教学档案管理工作
　　
　　随着信息技术飞速发展，教学档案数字化、网络化建设已经成为知识经济时代档案管理发展的必然趋势。近年来高校通过引进先进的档案管理软件，将传统的纸制档案转化为电子档案，实现教学档案的科学管理。然而在教学档案管理信息化进程中，对计算机网络的依赖也逐渐突显出一些问题，值得我们重视和思考。
　　
　　（1）电子档案的数据兼容性
　　
　　随着众多档案管理系统的不断引进，很多高校忽视了各类信息管理系统的兼容性问题。高校各部门各自引进不同的档案管理系统，缺乏统一管理平台，造成资源浪费，(www.fwsir.com)重复劳动，不能实现信息共享，束缚着档案信息化的发展。
　　
　　（2）电子档案的安全性
　　
　　目前网络信息安全问题是全世界关注的热点问题之一。档案管理日益依赖计算机网络，电子档案信息的保密问题值得我们重视。当电子档案信息通过网络进行传递时，在管理者和用户在方便地利用档案信息的同时，应避免档案信息泄密。存储于服务器上的档案信息如何防止其发生不确定变化甚至丢失等是计算机网络应用于教学档案管理以后需要重点考虑并及时解决的问题。
　　
　　（3）电子档案的利用率
　　
　　随着电子档案管理系统的不断发展，使大量档案信息可以充分得到有效利用，不再是堆积成山的死板纸质文档，而是可以随时调用及时呈现的活跃知识库。然而，目前面对如此丰富的电子档案，大多数档案管理者对其利用率并不是很高。多数院系对教学档案的利用局限于应付各种评估和检查，没有根据教学研究需要对档案进行有效收集、筛选、加工，使之转化成不同形式的科研成果，因此，对档案的有效利用亟待开发。
　　
　　二、如何加强高校教学档案管理
　　
　　1.健全教学档案管理规章制度，贯彻分级管理和分类管理模式，建立完善的监督管理和考核制度
　　
　　（1）按照《档案法》等文件制定出符合实际的管理规章制度， 指导档案建设、运行和管理工作
　　
　　高校各个部门应贯彻分级、分类管理模式，确定各教学管理部门、各学院、教研室的归档范围，把档案工作纳入教学计划，提出明确的归档要求，将岗位职责划分到位，杜绝档案管理工作中的拖沓、疏漏。
　　
　　（2）建立完善的监督和考核制度
　　
　　学校定期检查各部门教学档案管理工作，并且将其列入年度考核，优奖劣罚，实行年度检查评比制度，确保教学档案管理工作不断得到提高，保证教学档案建设和管理的质量，使教学档案的管理工作向制度化、规范化、标准化的方向发展。
　　
　　2.实现电子档案标准化建设，建设统一的电子档案管理平台
　　
　　（1）电子档案的建设要注重数据的兼容性
　　
　　形成标准统一的档案格式，使其不受操作平台、软件系统的影响而能被识读，方便导入导出数据，然后进行研究分析。
　　
　　（2）建立统一的档案管理平台
　　
　　实现档案系统内部的连接以及与互联网的连接，真正实现信息资源共享，使师生方便迅速地查询所需的档案信息资料，为高校的教学改革和发展服务，保证档案资源的高效利用。只有在共同的档案管理平台的基础上，才能够真正实现档案信息从收集、整理、归档到开发利用的无缝衔接，最终体现档案管理的价值。
　　
　　3.拓展档案管理工作内容，提高档案的利用率
　　
　　传统的档案管理工作的主要内容是进行档案信息的收集、整理、归档等工作，由于管理技术限制，对庞大的纸质文案资料不能进行很好的全局统筹分析。随着电子档案管理系统的不断发展，各类教学档案不断更新，使档案管理者拥有大量及时有效的一线教学数据，这些档案数据库内容区别于以往传统的纸质档案，可以通过软件快捷地进行调取，筛选，统计分析，因此，档案管理者可以根据教学、研究需要对文档文件进行分类收集、筛选、加工，编制资料，充分发挥教学档案的功能，为教学管理研究提供大量的支撑材料，使档案管理工作更加丰富，实现档案利用率最大化，服务教学第一线，进一步提升档案管理的内涵价值。
　　
　　4.加强电子档案的信息安全管理，纸质档案和电子档案管理相结合
　　
　　网络环境越来越复杂的信息时代，档案管理工作中对电子档案信息系统的依赖越来越大，因此，档案管理的信息安全性问题得到了普遍关注和重视。一方面由于电子文件采用电子编码技术，内容可以任意修改且不留痕迹，使文件的原始性和真实性受到挑战；另一方面由于网络传输过程中可能由于病毒侵害等原因造成档案信息的变化甚至丢失，因此，加强电子档案管理的信息安全建设是档案管理新时期的重要挑战。
　　
　　（1）加强电子档案安全性管理
　　
　　电子档案在形成过程中应利用高科技手段防止攻击和入侵，特别注意随时进行数字签名、信息认证和加密保护，避免档案在传输和处理过程中出现错误。
　　
　　（2）在不断完善电子档案管理系统的同时，不能忽视传统档案的管理工作，做到纸质档案和电子档案相结合的管理模式
　　
　　传统纸质档案充分发挥传统档案的基础和保障作用是电子档案系统发展的重要保证；电子档案系统则可以通过视频、图片等不同文档格式，做到纸质档案难以企及的多视角、多方位的综合丰富的档案内容收集。
　　
　　5.提高档案人员的业务素质，适应档案管理角色变化，从单纯的收集者转变为管理者、研究者
　　
　　不管是实现档案标准化建设，建设电子档案数据库，形成统一的档案管理平台，还是进行创新思维，与时俱进地提高档案利用率，都需要档案管理者脚踏实地地在实践中完成，因此，高校教学档案管理工作对档案管理人员的知识素质提出了更高的要求，除了必须具备一定的专业理论知识，还应具有多学科的知识体系结构。档案员应努力提高自身的档案业务素质，学习档案的专业知识和管理技能，不断更新自己的知识结构，创新思维模式，从传统的资料收集者转变为管理者和研究者。
　　
　　参考文献：
　　
　　[1]刘萍。关于高校教学档案管理存在问题的研究。中国科技信息，2010（10）。
　　
　　[2]王慧勤。加强院系教学档案管理之我见。教育与教学研究，2009（07）。
　　
　　[3]卢宏伟。教学研究型高校教学档案管理模式研究。北京档案，2009（08）。
　　
　　[4]李琴。论高校教学档案管理中的主要问题及对策。湖北第二师范大学学报，2011（04）。
　　
　　（作者单位 南京工程学院教务处）

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