浅谈如何做好新时期办公室工作

浅谈如何做好新时期办公室工作

　　浅谈如何做好新时期办公室工作
　　
　　9月22日，我有幸有机会参加了市委办、市政府办举办的全市办公室主任培训会，通过此次培训会，让我对办公室工作有了新的认识。现我就如何做好新时期办公室工作谈几点初浅的想法。
　　
　　一、存在的问题和困难
　　
　　一是日常工作极为繁杂。办公室独有的工作性质、特殊的服务群体以及法律政策的动态性和变化性更增添了工作的艰巨性和繁杂性，工作经常加班加点，"白加黑"、"5+2"更是工作常态。
　　
　　二是队伍素质有待提高。办公室工作具有直接性和突发性，对工作人员的素质要求很高，接待、综治、突发事件处理等工作都需要灵活应变，文秘工作则要求既全且专，但是由于日常工作繁杂，办公室人员的培训学习不够，总是被动服务多，发挥主观能动性少，参谋服务、调查研究、综合协调、自身建设的能力都有待加强。
　　
　　三是干部工作激励缺失。由于工作压力大、任务重，且缺乏必要的激励机制，办公室普遍难以进人，难以留人。根据工作实际和工作人员反映，办公室的"幸福指数"相对比其他岗位要低很多，取得的成绩又不像其他科室那么明显。办公室工作因其特殊性和艰苦性，很多工作人员并不是很乐意到这个岗位来，即使来了，由于长期高负荷工作也容易丧失主动性和积极性。
　　
　　三是乡镇党政办公室存在"四多四少"现象。即：办具体事务多、抓大事多，谋全局、当参谋少；当前工作参谋服务多，超前谋划少；被动完成领导交办任务多，创造性开展工作少；一般性参谋建议多，有深度的调研精品少。
　　
　　二、做好新时期办公室工作的几点思考
　　
　　新时期的办公室工作要适应经济社会发展和行政管理体制改革新形势的要求，必须以科学发展观为指导，坚持"发展要有新思路，改革要有新突破，工作要有新举措"，推动办公室工作思路、工作方法和管理理念创新。从这个意义上说，推动办公室各项工作的创新，就是新形势下办公室工作的灵魂。只有把办公室工作的"规律性"和"时代性"结合起来，把"创造性"和"继承性"结合起来，把"创新精神"和"工作实际"结合起来，才能使办公室适应新形势的要求，更好地围绕中心、服务大局。
　　
　　（一）创新服务方式，当好参谋助手
　　
　　必须创新工作方式，把工作的重心，转变到既要完成日常的事务性工作，又要兼顾为领导决策参谋服务上来。一方面，办公室是机关运转的中枢，掌握各项业务的进展，了解各方面的信息，有能力、有责任为领导决策提供参谋服务；另一方面，办公室熟悉行政程序和办事规则，领导在议定政策、布置工作时，也需要办公室出谋划策。为了更好地发挥参谋助手作用，办公室应抓住以下几个关键环节：
　　
　　一是找准定位，谋划全局。办公室干部要创新观念，用党的十八大精神和科学发展观的战略思想武装头脑，特别要树立围绕中心、服务大局、统筹安排的中心意识，主动参与，积极谋划，要紧跟领导思维节奏，紧跟重大决策进程，重点协助领导抓好信息咨询和决策落实。办公室干部要努力锻炼成既是处理日常事务性工作的高手，又是能够善于出点子的高参。
　　
　　二是超前筹划。办公室干部要敢于打破传统思维定式，对任何问题都要超前思考，提前介入，考虑问题尽可能"快半拍"。对领导同志关注的问题，尽可能做到提前谋划，充分发挥好补台、提醒、参谋、助手的作用。要争取做到有备无患，积极围绕本地区、本部门的中心工作，主动为领导排忧解难。说句心里话，领导同志整天忙会，忙调研，忙阅文批文等等，有时很难抽出务虚的时间。如果办公室根据需要，适时提出建议，效果肯定好，自然起到了参谋助手的作用。
　　
　　三是主动服务。服务贵于主动，高质量地完成领导交办事项和每项日常工作固然十分重要，但要当好参谋助手，提高服务层次，就必须做到主动服务。而做好主动服务，重点要抓好两个方面：首先是吃透"两情"。主动服务关键在于吃透两情：领会领导意图--上情、充分掌握下情。这就要求办公室干部一方面要准确把握政策，及时了解领导关心关注的重点，吃透上情；另一方面要加强调研，深入基层搞调查，深入一线摸实情，充分占有一手资料，为领导决策出思路、出良谋，而不能闭门造车，靠"炒剩饭、炒冷饭"作文章。其次是加强预测。搞好预测性研究，善于从纷繁复杂、盘根错节的问题中抓住主要矛盾和矛盾的主要方面，善于从倾向性、苗头性的问题中发现规律。
　　
　　四是把握规律。办公室要当好参谋助手，必须讲求一定的方式方法，要谋到点子上，参在要害处。为此，要抓好两个方面：首先要处理好与业务部门的关系。办公室工作既不能替代业务工作，又不能脱离业务工作，要做到既不缺位、又不越位，还要善于补位，需要催办的催办，需要督查的督查，需要协调汇总的协调汇总，总之是只帮忙、不添乱。其次要勤于积累，善于总结。
　　
　　（二）创新协调方式，形成机关合力，共同完成任务
　　
　　在日常工作中，只有提高协调能力，才能最大限度地发挥机关优势，调动各部门共同促进拟定事项的落实，在新形势下，必须创新工作方式，提高协调能力，积极稳妥地协调好各类问题，调动各方面积极性、创造性，共同完成好任务。具体来看，办公室要着力加强四个方面的协调：
　　
　　一是领导班子内部的协调。办公室要围绕决策的形成和落实，使每位领导都了解基本情况，为其有准备地发表意见创造条件。特别是要为主要负责同志提供尽可能多的信息，使其对决策相关的情况心中有数，充分了解决策的必要性、可能性、有利条件和不利因素。办公室要着重分析决策过程中的不同意见，特别是与主要负责同志想法不完全相同的意见，深入分析产生分歧的内在原因，把握分歧的本质，做好事前沟通，保证决策顺利进行。
　　
　　二是机关内部各单位之间的协调。办公室作为综合协调部门，要坚持原则性和灵活性相结合，千方百计从差异中寻找共同点，避开或删去枝节的矛盾点，争取从大处着眼，达成共识。同时，允许各方求同存异，保留不同意见，尽可能创造宽容和谐的氛围，以确保决策能够很好地贯彻执行。
　　
　　三是上下级之间的协调。在上下级之间的工作联系中，办公室也要当好润滑剂。一方面，下级对上级的请示报告，办公室要把好会签关，充分征求各方面的意见，保证意见的一致性，同时，给上级领导提供充分的背景信息，让领导了解事情的来笼去脉，体现全面性。另一方面，对上级的指示、决定，要协调下级单位贯彻执行，保证决策的顺利实施。
　　
　　四是办公室内部的协调。办公室工作涉及办文、办会、办事的各个方面，很多业务密切关联。特别在新的时期，文件办理、督办落实、信息报送、政府信息公开、档案管理等多项工作都密切关联，只有了解全局的工作，才有可能做好某一方面的工作，才能保证办公室各项工作的协调同步。因此，加强办公室的内部协调和沟通，是做好办公室工作的基础。做到协调同步、配合同步，办公室内部各单位就要做到立足全局、信息共享，统筹兼顾，步调一致。
　　
　　（三）创新工作方式、加强督促检查
　　
　　督促检查是整个领导行为的重要组成部分，督促检查搞不好，整个链条就会断裂。办公室负有重要事项督查之责，必须高度重视督查工作。一是务求实效。督查工作必须真抓实干，不能用会议落实会议，用文件落实文件。要做大量实际、深入、具体的工作，力戒表面化、肤浅化和抽象化，要以突出实效为目的。二是督办与督查并举。在督查过程中，不能只了解情况，了解工作进展，还应对存在的问题查明原因、分清责任，并责令当事人加强整改，最终要落到促进工作上来。三是调动一切积极因素，形成合力。督促检查工作带有系统性，往往涉及多个部门、多方面工作，很多情况下不是办公室一个部门能够完成的。这就需要办公室调动、组织一切力量，加强配合，共同完成任务。
　　
　　（四）加强保密工作，应对安全保密新形势
　　
　　在新形势下，办公室工作必须加强创新，适应保密形势的需要。新时期的保密工作应重点抓好以下四个方面：
　　
　　一是狠抓保密制度建设。首先，完善机关保密制度。《保密法》及相关法规，是对国家保密规定的基本制度，办公室要在严格执行《保密法》的前提下，结合本地方、本部门工作的特点，制定有关会议、文件、存储和传输介质、无线通信等保密管理的相关规定。其次，要加强保密检查，使保密检查工作经常化。办公室要通过经常性的保密检查，做到勤教育、常提醒，使每个同志时刻崩紧安全保密这根弦。再次，建立完善保密责任制。根据新时期保密工作的特点，建立并落实保密责任制度，如领导责任制、工作人员岗位责任制，并把保密责任制与考核制、奖惩制结合起来。
　　
　　二是加强宣传教育，抓好保密队伍建设。队伍建设是抓好保密工作的关键环节。首先，办公室要建立一支高素质的保密队伍。适应新形势和新任务的需要，选拔一批懂技术、懂法律、善管理的干部充实保密队伍，并抓好学习培训，不断提高业务能力。其次，要加强全机关的保密教育。通过保密教育，除了使每个干部了解保密工作相关的法律规章外，还要掌握现代科学技术知识，如通信、办公自动化及互联网保密等知识，从根本上提高防止失窃密的能力。
　　
　　三是抓好要害部门、要害部位的保密工作。用现代高科技装备起来的办公自动化系统，对提高工作效率和工作质量发挥了巨大作用，但也给保密工作带来了新的问题。在计算机信息处理中，电磁辐射、存储介质、附加软件、文件传输等，在通信中，将无线电通信设备带入会场等都是失泄密的重要渠道。
　　
　　四是公文、会议是保密的重点和关键点。做好文件的保密工作，关键是抓好工作规范。要严格按照相关的程序办理。在文件准备阶段，要合理地划分密级，确定适宜的拟稿人选，确认发放范围和份数；在文件运转阶段，要有严格的收发**记，坚绝避免擅自投递；在文件使用阶段，对涉密文件，要专人传送，按照规定传阅。其中任何一个环节上的失误，都可能导致文件的失控或失泄密。在会议保密中，特别是一些重要涉密会议，办公室人员要严格执行有关保密制度和规定，按照会务组织程序，做好会议的保密工作。
　　
　　（五）保证好公文质量、加快文件运转
　　
　　公文办理是办公室的一项重要工作。要做好公文办理工作，必须抓好两个方面：保证公文质量，提高运转效率。首先是把好公文质量关。文稿送领导审示之前的最后一道关口，就是经办公室审核把关。把好文件质量关是办公室工作的基本功和必修课。内容把关中要抓住两个重要环节：一要实事求是，对其运用材料是否真实，对材料概括是否准确。二要观点正确，推敲文件的观点、政策是否符合宪法和法律，是否和上级的基本路线、方针、政策一致。格式把关主要看文种是否妥当，密级和紧急程度是否标准恰当，主送和抄送单位、发文时间、发文号是否正确等等。文字把关主要做到，经办公室审核把关的文稿，要做到观点鲜明，逻辑清楚，文字简练，结构严谨，坚持好的文风。其次，加快文件运转。机关行政效率很大程度上体现在文件办理效率上。
　　
　　（六）要重视抓好办公室的思想、制度和人才队伍建设
　　
　　办公室工作涉及机关工作的方方面面，是整个机关建设一项最基础性的工作。要把这项工作抓出实效，必须从基础建设抓起，其重点是：思想基础、制度基础和干部队伍基础。
　　
　　一是坚持五个到位，加强办公室思想建设。办公室干部必须热爱这项工作，为了工作而甘于任劳任怨，甚至任"冤"才行。因此，这就需要牢固树立服务意识、习惯于平淡、甘心于奉献，满足于当"铺路石"，才能做好办公室工作。同时，必须事无巨细、扎扎实实地带领大家做好每一项工作。另外，还要增强责任意识。办公室必须建立明确的责任落实制度和严格的责任追究制度。只有把责任落实到人头上，才能层层有压力，人人有动力，确保工作有条不紊地运转。要实事求是，要坚持时时、事事、处处注重实际，说实话、办实事、求实效才行。无论是办文、办会还是办事，都要结合实际、依法行政。在新形势下，效率是办公室工作的生命线。这就要求办公室干部一方面要提高自身的工作效率，另一方面，要督促带动其他业务部门提高工作效率。要强化社会服务。多年以来，社会上流传着国家机关"门难进、脸难看、事难办"的说法，这与建设服务型机关的要求是背道而驰的。办公室作为机关对外的"窗口"，必须使办公室干部牢记服务宗旨，提高服务质量，坚持服务到位。特别在新的时期，办公室要坚持把树立服务意识和奉献精神，作为干部的基本素质和要求，把贯彻落实科学发展观和以人为本的理念，与提高办公室干部的服务质量密切结合起来，深入细致地把服务工作做细做实，向社会展示政府机关勤政、廉政、为民的良好形象。
　　
　　二是完善管理制度，实现办公室工作的规范化
　　
　　办公室日常工作很具体，有些甚至很琐碎繁杂，但都是为党组和领导集中精力抓大事、谋全局创造条件，所以对于保障机关日常运转的具体工作必须慎之又慎、细而又细，来不得一丝的马虎。只有建立健全各项工作制度，做到靠制度管人，靠制度管事，才能使办公室工作和创新走上规范化、科学化的轨道。只有不断总结经验，把重复性、程序性的工作理出其内在规律，并形成制度，才能使每项日常工作都有章可循。还要看到，制度完善是一个动态的过程，形势的发展和工作重心的变化，要求不断修订完善规章制度，包括对已有的规章制度进行认真梳理，查漏补缺。要注意总结工作中好的经验和做法，深入分析其中的原因和经验教训，不断修订完善各项制度，以克服工作的盲目性和随意性，使之更加科学、更加合理、更加严密。
　　
　　三是好干部队伍，打牢办公室组织建设基础
　　
　　做好工作关键在人，创新的实践源于人的主观能动性，源于人对社会发展进步的感知力。建设一支积极创新、开拓进取的办公室干部队伍，对于做好新时期的办公室工作至关重要。1、提高政治素质。办公室工作的政治性很强，要把思想政治建设作为办公室建设的一条主线。2、培养"高层次、复合型人才"。新时期新任务对办公室干部素质提出了更高要求。办公室干部必须做到既能办文办会办事，当战斗员，又能出谋划策做助手，当高参；既能服务于领导，完成领导交办的事项，又能面对群众，服务于社会。3、提高政策水平。办公室干部要认真学习法律法规，学习基础理论，提高政策水平和依法行政能力，提高业务素质。要做到这一点，根本途径在于加强学习。4、提高文字水平。(www.fwsir.com)办公室必须将提高文字水平作为培养干部、提高能力的侧重点，给予足够的重视。5、提高创新能力。办公室工作要适应领导需要，必须努力走在形势前面，与时俱进，这就要求办公室所有干部培养创新思维，增强创新意识。因此，办公室干部不仅要掌握本单位基本的工作规律和工作方法，还要敢于探索，勇于突破，力争走在前面，主动性、创造性地做工作。6、要提高应对突发事件的能力。办公室干部必须提高应对突发事件的能力，能够把原则性与灵活性有机地统一起来。
　　
　　四是抓好秘书队伍建设，尤其是乡镇党政综合办公室秘书队伍建设。秘书要自觉接受这种严格的要求和监督，努力提高自己全方位的素质。首当其冲的就是要具备高度的政治素质。要树立正确的世界观、人生观和价值观，牢固树立全心全意为人民服务的思想。秘书要要勤政，忠于职守，勤奋敬业；要廉政，清正廉洁，严于律己；要优政，讲求创新，优质高效。要善于听取各方面的意见和反映，当好领导的耳目和助手，而不能高高在上，脱离群众；要善于创新，开拓工作，而不能墨守成规，驻足不前；要认真细致，精益求精，而不能粗枝大叶，得过且过；要谦虚谨慎，礼貌待人，而不能盛气凌人，冷淡生硬等等。1、学习业务。作为秘书，要在做好日常工作的同时，认真钻研各项相关业务工作，以提高分析问题、解决问题的能力。2、掌握现代化办公手段，以提高工作质量和效率，更好地适应工作需要。3、提高文字水平。作为秘书，除了要把好呈阅领导同志材料的文字关之外，还需要为领导同志准备一些会议讲话等相关文字材料，不具备一定的文字表达能力是不能胜任的。4、提高反腐倡廉的自觉性和主动性。在廉政问题上，要时刻利用正反两方面典型勉励和警示自己，做到警钟长鸣、防患于未然。
　　
　　总之，要做好办公室工作，办公室的每一个工作人员一定要放高眼光，不断创新，端正态度，不怕困难，不惧辛苦，扎实工作，以自己的实际行动诠释服务群众，服务基层，服务发展，甘于奉献的精神。同时，在繁杂辛苦的工作中，不继积累经验，为今后的发展打下坚实的基础。
　　
　　乡党政综合办公室
　　
　　二0一三年十月八日